Rechnungsdaten mithilfe des Exportassistenten exportieren

SICHERHEIT  Vertragsberechtigung: Kann auf Rechnungshistorie und Exportassistent (für Rechnungen) zugreifen

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1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation. (missing or bad snippet) Der Exportassistent wird geöffnet.

Auf der ersten Seite können Sie mithilfe von Filtern die Suche nach abrechenbaren Posten eingrenzen. Wählen Sie einen oder mehrere der folgenden Filter aus.

HINWEIS  Wir empfehlen Ihnen, dass Sie nur anhand einem Satz von Daten filtern.

Filter	Beschreibung
Organisationseinheit	Wenn Sie alle Firmen mit abrechenbaren Transaktionen auswählen möchten, lassen Sie das Firmenfeld leer. Wenn Sie lediglich Transaktionen von einer Firma exportieren möchten, klicken Sie auf das Symbol für die Firmensuche neben dem Feldnamen. Wählen Sie auf der nun geöffneten Seite Ihre Firma aus der Firmenliste aus oder geben Sie den Firmennamen ein.
Arbeitsdatum > = (größer oder gleich) Arbeitsdatum < = (kleiner oder gleich)	Geben Sie einen Datumsbereich für abrechenbare Arbeit ein oder wählen Sie einen aus. Der Standard ist Arbeit am heutigen Tag und 30 Tage in der Vergangenheit.
Rechnungsdatum > = (größer oder gleich) Rechnungsdatum < = (kleiner oder gleich)	Geben Sie einen Datumsbereich für in Rechnung gestellte Arbeit ein oder wählen Sie einen aus. Der Standard sind Rechnungen, erstellt am heutigen Tag und 30 Tage in der Vergangenheit. Sie müssen diesen Filter löschen, wenn Sie für Ihre Transaktionen keine Rechnungen in Autotask erstellen. Filtern Sie nur nach Rechnungsdatum, wenn Sie zusätzlich zum Exportieren eine Rechnung in Autotask erstellen.
Genehmigungsdatum > = (größer oder gleich) Genehmigungsdatum < = (kleiner oder gleich)	Geben Sie einen Datumsbereich für genehmigte Transaktionen ein oder wählen Sie einen aus. Der Standard sind Genehmigungen vom heutigen Tag und 30 Tage in der Vergangenheit.
Rechnungsstatus	Mit dieser Funktion können Sie zusammen mit oder unabhängig von der Rechnungsstellung exportieren. Der Export kann nach allen Posten, in Rechnung gestellten Posten und nicht in Rechnung gestellten Posten gefiltert werden.
Geschäftssparte	Dieser Filter ist verfügbar, wenn die Organisationsstruktur aktiviert ist. Er enthält alle aktiven Kombinationen von „Bereich > Geschäftssparte“.

2. Klicken Sie auf Weiter. Eine Liste der Rechnungspositionen, die Ihren Filterkriterien entspricht, wird angezeigt.

HINWEIS  Autotask zeigt nicht mehr als 2.000 Rechnungspositionen an. Wenn mehr als 2.000 Rechnungspositionen gefunden werden, erhalten Sie eine Nachricht, um entweder Ihre Suche einzuschränken oder alle nicht sichtbaren Einträge zu exportieren. Wenn Sie fortfahren, haben Sie keine Möglichkeit, Ihre Rechnungspositionen zu überprüfen.

3. Klicken Sie in der Spaltenüberschrift auf Alle markieren, um alle Einträge zum Exportieren auszuwählen, oder prüfen und wählen Sie die Einträge individuell aus. Klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie eines der folgenden Dateiformate für den Export aus:

Format	Beschreibung
CSV (durch Komma getrennte Werte)	Wählen Sie diese Option, um eine Textdatei mit durch Kommas getrennte Daten für jeden abrechenbaren Posten zu erstellen.
Sage Line 50 (Internetware Connect XML zu URL)	Diese Optionen sind für Sage-Kunden gedacht, die abrechenbare Transaktionen aus Autotask in ihr Sage-System mithilfe des Drittanbieterprodukts Internetware Connect exportieren möchten. Wenn Sie diese Exportoption auswählen, erscheint das Feld „Steuersatz“ auf der Seite. Prüfen und bestätigen Sie, dass das Feld den aktuellen Mehrwertsteuersatz anzeigt. Aktualisieren Sie dies bei Bedarf auf den aktuellen Satz. Der Standardwert für dieses Feld ist 20. Der Exportassistent speichert den aktualisierten Steuersatz für die nächste Ausführung des Assistenten.

5. Klicken Sie auf Weiter. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, abhängig von der ausgeführten Exportart:

Wenn Sie Folgendes ausgewählt haben ...	dann ...
CSV	Wird die Seite für die Feldnamen geöffnet. Klicken Sie auf Ja, um Feldnamen mit einzubeziehen, damit Sie die Daten zu Ihrer Buchhaltungssoftware zuordnen können. Klicken Sie auf Weiter. Eine Liste der Felder, die exportiert werden, wenn diese Optionen ausgewählt sind, finden Sie unter Felder exportieren.
Sage Line 50 (Internetware Connect XML zu URL)	Erscheint ein Dialog mit dem Hinweis, dass alle Daten, die derzeit an die URL geschickt werden, mit den Daten im aktuellen Export überschrieben werden. Klicken Sie auf OK, um fortzufahren, oder klicken Sie auf Abbrechen, um auf der Seite „Exportart“ zu bleiben und eine andere Exportart auszuwählen.

6. Geben Sie eine Referenznummer für den Batch-Export an, wenn Sie den Export in der Exporthistorie von Autotask kennzeichnen möchten. Von dort aus können exportierte Transaktionen erneut exportiert oder gelöscht, jedoch nicht angezeigt werden. Siehe Die Exporthistorie durchsuchen und verwalten.
7. Klicken Sie auf Fertigstellen. Die Abrechnungstransaktionen werden in das ausgewählte Dateiformat exportiert. Alle Exporte erscheinen auf der Seite „Exporthistorie“ und können mithilfe des Rechtsklickmenüs gelöscht oder erneut exportiert werden.

Wenn Sie Folgendes ausgewählt haben ...	dann ...
CSV	können Sie die Datei öffnen oder speichern. HINWEIS  Wenn Sie ein reines durch Komma getrenntes Dateiformat beibehalten müssen, öffnen Sie die Datei nicht mit Excel. Speichern Sie sich stattdessen und verwenden Sie MS Editor.
Sage Line 50 (Internetware Connect XML zu URL)	erscheint eine Bestätigung mit der Mitteilung, ob der Export erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Wenn der Export erfolgreich war, wird die URL, zu der die XML-Daten exportiert wurden, auf der letzten Seite des Assistenten bereitgestellt.

Wenn Sie gebuchte Abrechnungstransaktionen exportieren, kann die Exportdatei ein benutzerdefiniertes Feld für Tickets enthalten. Dieses Feld wird festgelegt, wenn das benutzerdefinierte Feld für Tickets eingerichtet wird. Damit ein Export möglich ist, muss die Beschreibung des Felds die Zeichenfolge #export# enthalten. Informationen über benutzerdefinierte Felder für Tickets finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder verwalten.