Kauf und Warenannahme
Zu Kauf und Warenannahme gehören alle Workflows im Hinblick auf den Erwerb von Beständen: Genehmigungen für den Kauf, Erteilen und Verwalten von Bestellungen sowie Erhalt von Posten in den Beständen.
Die folgenden Aufgaben werden unterstützt:
| Funktion | Beschreibung | Beschaffung erforderlich |
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Kaufgenehmigung beschaffen |
Ihre Firma kann einen Kaufgenehmigungsprozess für Warenposten über einem bestimmten Geldbetrag einrichten. Dann erscheinen alle Artikelkäufe, die genehmigt werden müssen, automatisch auf der Seite Genehmigungen für den Kauf und müssen genehmigt werden, bevor sie zu einer Bestellung hinzugefügt werden können. |
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Eine Bestellung manuell erstellen |
Sie können eine Bestellung manuell erstellen, indem Sie einen Lieferanten und optional einen Kunden auswählen und manuell Artikel hinzufügen, die Sie kaufen möchten. |
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| Eine Bestellung erstellen (vereinfachte Version) |
Die Beschaffungsfunktion beinhaltet eine Kaufseite, auf der automatisch alle Artikel (sowohl Bestands- als auch Nichtbestandsartikel) aufgelistet werden, die den Status Muss bestellt werden haben. Sie können alle Posten auswählen, die Sie beim selben Lieferanten bestellen möchten, und sie automatisch zu einer Bestellung hinzufügen, die Sie über diese Seite erstellen. Bestellungen über die Seite Kauf & Erfüllung erstellen (Beschaffung erforderlich) |
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| Die Bestellung anzeigen und drucken |
Sobald die Bestellung gespeichert wurde, können Sie sie im HTML- oder PDF-Format einsehen, eine andere Bestellvorlage auswählen und sie per E-Mail an den Lieferanten senden. |
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Die Bestellung an den Lieferanten einreichen |
Durch Einreichen der Bestellung wird der Status der Bestellung auf Eingereicht festgelegt und Sie können die Posten aus der Bestellung erhalten. WICHTIG Das Einreichen der Bestellung bedeutet nicht, dass der Lieferant sie erhält. Hierzu müssen Sie sie entweder als Anhang an Ihren Ansprechpartner beim Lieferanten mailen oder sie in die Kaufanwendung des Lieferanten eingeben. |
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| Geschätzte Eingangsdaten erfassen |
Die Beantwortung von Fragen zum voraussichtlichen Eingangsdatum eines Artikels kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn diese Informationen verfügbar sind, können Sie sie in Autotask eingeben. |
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Alle Bestellungen suchen und verwalten |
Auf der Suchseite für Bestellungen können Sie alle jemals in Autotask erstellten Bestellungen suchen und verwalten. |
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| Bestellpositionen erhalten |
Sobald eine Bestellung eingereicht wurde, wird der Status aller Bestellpositionen in Bestellt aktualisiert. Sie können nun angenommen werden, indem Sie die Bestellnummer auf der Suchseite für Bestellungen finden und die Seite Bestellung erhalten/Bestelleingang stornieren öffnen. |
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| Bestellpositionen annehmen (vereinfachte Version) |
Die Beschaffungsfunktion beinhaltet die Seite Warenannahme, auf der automatisch alle Artikel (sowohl Bestands- als auch Nichtbestandsartikel) aufgelistet werden, die den Status Bestellt haben. Sie können mithilfe von zahlreichen anderen Filtern, z. B. Artikel, Lieferant oder Artikelnummer des Herstellers, nach einer Bestellposition suchen, die in einer Lieferung enthalten ist. Dies ist einfacher und schneller, als mehrere Bestellungen zu durchsuchen. |
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Beleghistorie und -details anzeigen |
Wenn Sie eine Bestellung bei einem Lieferanten aufgeben, gibt es keine Garantie, dass alle Artikel in einer Sendung versendet oder auf einer Rechnung in Rechnung gestellt werden. Mit den Seiten Beleghistorie und Belegdetails können Sie mehrere Sendungen und Rechnungsnummern sortieren, die mit der Bestellung verbunden sind. |
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| Den Eingang von Bestellpositionen stornieren |
Durch Stornieren des Eingangs von Bestellpositionen können Sie Fehler korrigieren, die während des Eingangsvorgangs gemacht wurden, und die bestellte Anzahl reduzieren, wenn der Lieferant nicht die gesamte Bestellung erfüllen kann. |
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| Bestellpositionshistorie |
Auf der Seite Bestellpositionshistorie wird die Wareneingangshistorie für jede Bestellposition erfasst. |
