Eine Bestellung hinzufügen oder bearbeiten

SICHERHEIT  Diese Seite wird über die Sicherheitseinstellungen für die Bestandsführung des Ihnen zugewiesenen Zugriffsrechts geregelt. Für diese Funktion benötigen Sie die Berechtigung „Bestellungen: Hinzufügen“.

NAVIGATION   > Bestände > Beschaffung & Lieferung > Bestellungen > auf „Neu“ klicken oder „Bestellung bearbeiten“ aus dem Rastermenü auswählen

NAVIGATION   > Bestände > Beschaffung & Lieferung > Kauf &> Erfüllung > „Bestellung erstellen“ auswählen

In diesem Abschnitt wählen Sie den Lieferanten und die Versandinformationen aus. Dieser Vorgang sollte abgeschlossen sein, bevor Sie Bestellpositionen hinzufügen.

1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Feld	Beschreibung
Name des Lieferanten (erforderlich)	Wählen Sie den Lieferanten aus, bei dem Sie die Bestellung vornehmen möchten. Geben Sie entweder die ersten Buchstaben eines Lieferantennamens ein, und wählen Sie dann den Namen aus der Liste der entsprechenden Namen aus, oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol , und wählen Sie einen Lieferanten aus der Datenauswahl aus. Dieses Feld kann auch dann noch bearbeitet werden, nachdem die Bestellung gespeichert oder eingereicht wurde. Es wird schreibgeschützt, sobald Einheiten von Bestellpositionen eingegangen sind. Wenn Sie einen anderen Lieferanten angeben, der gegenwärtig nicht mit dem Artikel verbunden ist, fügt Autotask den Lieferanten zur Lieferantenliste des Artikels hinzu. HINWEIS  Wenn Multi-Währung aktiviert und mindestens eine Bestellposition unten auf der Seite im Raster für Bestellpositionen vorhanden ist, können Sie nur eine Änderung zu einem Lieferanten vornehmen, der mit derselben Währung verknüpft ist. Da die Kosten für Bestellpositionen ab sofort in der Währung des Lieferanten eingegeben werden, würden Änderungen an einem Lieferanten mit einer anderen Währung Fragen aufwerfen, wie diese Werte kalkuliert werden.
Nummer der Lieferantenrechnung	Bevor die erste Bestellposition erhalten wurde: Geben Sie die vom Lieferanten angegebene Rechnungsnummer ein, sofern vorhanden. Ein Wert, den Sie in diesem Feld eingeben, bleibt bearbeitbar, bis mindestens eine Bestellposition der Bestellung erhalten wurde. Nachdem die erste Bestellposition erhalten wurde: Wenn Sie die erste Bestellposition erhalten, wird der ursprüngliche Wert aus dem Feld entfernt. Es enthält nun eine schreibgeschützte, durch Komma getrennte Liste der Lieferantenrechnungsnummern, die mit den Bestellpositionen verbunden sind. Jede Zahl wird nur einmal angezeigt, selbst wenn sie mit mehreren Bestellpositionen verbunden ist. Es gelten die folgenden Regeln: Lieferantenrechnungsnummern können eine Zeichenfolge von bis zu 50 Zeichen umfassen. Eine individuelle Bestellposition kann keine oder mehrere Lieferantenrechnungsnummern aufweisen. Alle Bestellpositionen, die in einer Sendung eingegangen sind, werden mit derselben Lieferantenrechnungsnummer verbunden. Wenn Sie auf die Werte in diesem Feld klicken, wird die Seite Eingangshistorie geöffnet. Siehe Die Beleghistorien und Belegdetails anzeigen.
Vorlage	Wählen Sie eine Bestellvorlage aus, oder klicken Sie auf das Pluszeichen , um eine neue Vorlage zu erstellen. Siehe Bestellvorlagen verwalten.
Externe Bestellnummer	Geben Sie die externe Bestellnummer an, falls verwendet. Wenn Sie auf die Bestellnummer des Kunden verweisen möchten, für den Sie die Artikel bestellen, können Sie sie hier eingeben.
Zahlungsbedingungen	Zahlungsbedingung Wenn dieses Feld auf Angeboten und Rechnungen erscheint, informiert es den Kunden, wann Sie den Zahlungseingang für seine Bestellung erwarten. Bei Bestellungen gibt es die Zahlungsbedingungen an, die Sie vom Lieferanten erwarten. Wählen Sie eine Zahlungsbedingung aus.
Steuerregion	Steuerregion (Lieferant) Steuerregionen für Lieferanten werden verwendet, um die Umsatzsteuern zu berechnen, die Sie ihnen voraussichtlich zahlen werden. Der berechnete Steuerbetrag erscheint lediglich auf der ausgedruckten Bestellung (ähnlich wie die Fracht) und stellt den Steuerbetrag dar, der voraussichtlich erhoben wird. Wenn Sie die Steuern, die Sie voraussichtlich für Käufe zahlen werden, nicht berechnen möchten, lassen Sie dieses Feld leer. Wenn Sie Steuerinformationen auf der Bestellung anzeigen möchten, die Sie an den Lieferanten senden (Steuerregion, Steuerkategorie, separate Belegzeile für jede Steuer), wählen Sie aus der Sicht des Lieferanten die Steuerregion aus, die für Ihre Firma gilt. Auf diese Weise können Sie den Steuerbetrag, den Sie voraussichtlich an den Lieferanten zahlen werden, auf der Bestellung angeben und sicherstellen, dass die richtige Steuerregion an Stellen angewendet wird, an denen Sie keine manuelle Auswahl treffen können, wie z. B. auf der Seite Kauf & Erfüllung oder auf der Seite Bestandsartikel. Informationen über die Berechnung von Steuersätzen finden Sie unter Ihre Steuertabelle konfigurieren.
Steuerkategorie anzeigen	Markieren Sie das Kontrollkästchen, um den/die Namen der Steuerkategorie(n) auf der Bestellung anzuzeigen.
Separate Belegzeile für jede Steuer anzeigen	Markieren Sie das Kontrollkästchen, um alle Steuerkomponenten einer Steuerkategorie als separate Belegzeilen auf der Bestellung anzuzeigen.
Allgemeines Memo	Geben Sie Text ein, um allgemeine Kommentare oder Informationen zur Bestellung hinzuzufügen. Memoinhalte erscheinen in den Fenstern Bestellung bearbeiten und Bestellung anzeigen/drucken. Dies ist außerdem eine verfügbare Spalte auf der Suchseite für Bestellungen. HINWEIS  Sie können jeder Bestellposition ein separates Memo hinzufügen. Memos von Bestellpositionen werden separat angezeigt und sind nicht im Suchergebnisraster sichtbar.
Bestellung automatisch ausfüllen mit (Automatische Ausfülloptionen sind nicht verfügbar, wenn Artikel direkt über die Registerkarte „Bestandsartikel“ bestellt werden)	Wenn Sie auf einen Link zum automatischen Ausfüllen klicken, wird das Raster Bestellpositionen mit allen Bestandsartikeln ausgefüllt, bei denen Folgendes gilt: Lagerbestand + bestellte Anzahl < Mindestanzahl des Bestandsartikels für den Lagerort. Das Feld Anzahl für die Bestellposition wird automatisch auf die erforderliche Anzahl gesetzt, damit Folgendes zutrifft: Lagerbestandsanzahl + bestellte Anzahl = Höchstanzahl. Wenn Sie Posten mit diesem Lieferant als Standard auswählen, werden nur Artikel hinzugefügt, bei denen der angegebene Lieferant der Standardlieferant für den Artikel ist. Wenn Sie Alle mit diesem Lieferanten verbundenen Posten auswählen, werden alle Posten hinzugefügt, bei denen der angegebene Lieferant mit dem Artikel verbunden ist. Automatisch aufgefüllte Bestellpositionen können wie alle anderen Posten bearbeitet und gelöscht werden.
Bestellung für Firma	Wenn Sie die Bestellung für einen bestimmten Kunden generieren, geben Sie den Firmennamen ein, oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol. Dadurch wird die Option Ausgewählte Firma im Optionsfeld Versand an aktiviert. Wenn Sie die Bestellung über die Kaufseite hinzufügen, ist dieses Feld bereits ausgefüllt.
Versand an, Adressfelder, Telefon-/Faxfelder	Nutzen Sie die Optionsfelder, um ein Versandziel für die Bestellpositionen auszuwählen. Mithilfe Ihrer Auswahl werden die Felder für die Versandadresse und Telefonnummer unterhalb des Optionsfelds ausgefüllt oder gelöscht. Wenn Sie Zentrale auswählen, wird für die Versandadresse Ihre eigene Hauptadresse eingetragen. Wählen Sie Andere Adresse aus, wird die Markierung des Felds aufgehoben, und Sie müssen die Adressfelder manuell ausfüllen. Wenn Sie Ausgewählte Firma auswählen (nur verfügbar, wenn eine Firma im Feld Bestellung für Firma ausgewählt wurde), wird als Versandadresse die Adresse des Kunden angegeben, und die Artikel werden direkt an den Kunden gesendet. WICHTIG  Ihre Auswahl kann bis zum Eingang der ersten Bestellposition geändert werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf das Versandziel, es sei denn, der Lieferant wird informiert.
Versandart/-datum	Wählen Sie optional eine Versandart aus dem Dropdown-Menü aus. Siehe Versandarten hinzufügen und verwalten. Sie können auch auf das Symbol für die Datumsauswahl neben dem Datumsfeld klicken und das voraussichtliche Versanddatum auswählen. HINWEIS  Um Steuern auf Versandkosten zu berechnen, muss die ausgewählte Versandart über eine zugewiesene Artikelgruppe verfügen. Der Artikelgruppe muss eine Steuerkategorie zugewiesen sein. Steuern werden anhand der Steuerkategorie errechnet, die mit der Artikelgruppe der Versandart verbunden ist, sowie der auf der Bestellung angegebenen Steuerregion. Alle diese Komponenten müssen vorhanden sein, sonst werden keine Steuern berechnet.
Fracht	Geben Sie den Frachtbetrag ein, der Ihnen für diese Bestellung berechnet wird. Wenn Multi-Währung aktiviert ist, zeigt dieses Feld den Währungsindikator in der Währung des Lieferanten an. Das Feld ist schreibgeschützt, wenn die Währung des Lieferanten und die interne Währung identisch sind. Wenn sich die Währung des Lieferanten unterscheidet, fahren Sie mit der Maus über den Währungsindikator, um den Betrag in der internen Währung anzuzeigen (mithilfe des Wechselkurses für das aktuelle Währungspaar berechnet).

HINWEIS  Es gibt ein Limit von 300 Positionen pro Bestellung.

Um Bestellpositionen hinzuzufügen oder zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Scrollen Sie zum Abschnitt Bestellpositionen auf der Seite.
2. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Bestellposition hinzuzufügen. Im Raster wird eine Zeile hinzugefügt, und die Schaltflächen OK und Abbrechen sind aktiviert. Um einen vorhandenen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie in die Belegzeile, die Sie aktualisieren möchten.
3. Füllen Sie die Felder in der neu hinzugefügten Zeile aus und klicken Sie auf OK.

HINWEIS  Sie müssen auf OK klicken, um die Änderungen in jeder Belegzeile zu speichern.

Feld oder Funktion	Beschreibung
Schaltflächen
Neu	Klicken Sie, um am Anfang der Liste Bestellpositionen eine neue, leere Zeile hinzuzufügen, die bearbeitet werden kann. Diese Schaltfläche wird nur für Benutzer mit Zugriffsrechten angezeigt, die die Berechtigung Posten manuell zu Bestellungen hinzufügen (nicht für Dashboard-Benutzer) beinhalten, und ist nur dann aktiviert, wenn die Bestellung noch nicht eingereicht wurde.
„OK“ und „Abbrechen“	Klicken Sie auf OK, um neue Posten zu speichern, die der Liste der Bestellpositionen hinzugefügt wurden, sowie Änderungen an bestehenden Posten. Klicken Sie auf Abbrechen, um eine neue Zeile zu entfernen oder eine bearbeitbare Zeile in ihren ursprünglichen Zustand zurückzuversetzen. HINWEIS   Sie müssen auf OK klicken, nachdem Sie Änderungen oder Ergänzungen an Bestellpositionen vorgenommen haben. Ansonsten gehen die Änderungen verloren, wenn Sie speichern und das Fenster schließen.
Geschätztes Eingangsdatum anwenden	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein geschätztes Eingangsdatum auf alle Posten anzuwenden. Wenn Bestellpositionen dieser Bestellung bereits über ein anderes geschätztes Eingangsdatum verfügen, können Sie das aktuelle geschätzte Eingangsdatum entweder aktualisieren oder beibehalten. Siehe Das geschätzte Eingangsdatum erfassen.
Beschreibungen verwenden von	Dieses Feld ist standardmäßig auf das gesetzt, das für die Einstellung Zu verwendende Standardbeschreibung für Bestellpositionen ausgewählt wurde. Sie können es jedoch für die aktuelle Bestellung überschreiben und eine andere Option auswählen. Klicken Sie Bestellung anzeigen/drucken, um die unterschiedlichen Optionen zu überprüfen. Wenn Sie Angebotener Artikel ausgewählt haben und die Bestellung Posten enthält, die nicht mit einem Angebot verbunden sind, oder der Warenposten und die Bestellung Posten umfassen, die nicht mit einem Warenposten verbunden sind, wird die Beschreibung des Artikels (Katalogs) verwendet.
Verkaufssumme	Zeigt den Gesamtbetrag der Bestellung an. Wenn Multi-Währung aktiviert ist, wird der Wert in der Währung des Lieferanten angezeigt.
Spalten
Auftrag (Firma) (Beschaffung erforderlich)	Wenn die Beschaffung aktiviert ist und der Artikel zur Erfüllung eines Auftrags bestellt wird, wird in dieser Spalte der Auftragsname gefolgt vom Firmennamen angezeigt. Wenn kein Auftrag vorliegt, wird der Firmenname angezeigt. Der Auftragsname oder der Firmenname sind Links zu Detailansichten, wenn Sie Zugriffsberechtigungen für den Auftrag haben. Der Name ist ein Link zum Öffnen des Auftrags.
Ticket/Projekt/Vertrag (Beschaffung erforderlich)	Wenn die Beschaffung aktiviert ist und der Artikel bestellt wird, um einen Ticket-, Projekt- oder Vertragswarenposten zu erfüllen, wird in dieser Spalte die Ticketnummer, der Projektname oder der Vertragsname angezeigt. Wenn Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, ist die Nummer oder der Name ein Link, um das Ticket, das Projekt oder den Vertrag zu öffnen.
Artikelname (erforderlich)	Der Name des zu bestellenden Autotask-Artikels. Dieses Feld ist automatisch ausgefüllt, wenn Sie die Bestellung über die Seite „Bestandsartikel“ öffnen oder eine Option zum automatischen Ausfüllen ausgewählt haben. Beginnen Sie beim Hinzufügen neuer Artikel mit der Eingabe eines Artikelnamens und wählen Sie dann aus der angezeigten Liste aus. Alternativ können Sie auf das Symbol klicken, um die Artikelauswahl zu öffnen und einen Artikel auszuwählen. Dieses Feld ist erforderlich. Beachten Sie, dass wenn Sie über die Berechtigung zum Hinzufügen/Bearbeiten von Artikeln im Bestandsmodul verfügen, Sie einen neuen Artikel über die Artikelauswahl hinzufügen können.
Lagerort (erforderlich)	Der Name des Lagerorts, mit dem der bestellte Artikel verbunden wird. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü der verfügbaren Lagerorte aus.
Anzahl (erforderlich)	Die zu bestellende Anzahl. Geben Sie eine Zahl direkt in das Feld ein. Wenn Sie eine Option zum automatischen Ausfüllen verwenden oder die Bestellung über die Bestandsartikelliste öffnen, wird das Feld mit der erforderlichen Anzahl zum Erreichen der Höchstanzahl der Artikel ausgefüllt. Falls erforderlich, können Sie das Feld bearbeiten.
Kosten	Die Kosten pro Posten. Dieses Feld gibt standardmäßig die zuletzt für diese Kombination von Artikel/Lieferant im Artikeldatensatz des Artikels gespeicherten Kosten an. Die Kosten können bei Bedarf bearbeitet werden. Wenn für Ihre Datenbank Multi-Währung aktiviert ist, zeigt dieses Feld den Währungsindikator an. Es wird davon ausgegangen, dass der von Ihnen im Feld eingegebene Wert in der Währung des Lieferanten ist. HINWEIS   Wenn Sie die Kosten ändern und derselbe Artikel als eine separate Belegzeile erscheint, werden die Kosten der anderen Belegzeile aktualisiert. HINWEIS  Wenn Sie nicht berechtigt sind, interne Kostendaten anzuzeigen, dann ist dieses Feld nicht sichtbar.
Kosten (intern)	Dieses Feld wird nur dann angezeigt, wenn Multi-Währung aktiviert ist, und es ist schreibgeschützt. Es zeigt die gespeicherten Kosten für jede Bestellposition in der internen Währung an. Dabei wird für das Währungspaar der Wechselkurs zum Zeitpunkt des Erstellens der Bestellposition verwendet. Die internen Kosten werden aktualisiert, sobald die Bestellung bearbeitet wird, es sei den, der Status lautet Vollständig erhalten. Sie werden nicht aktualisiert, nur weil der Wechselkurs geändert wird.
Lagerbestand	Dieses schreibgeschützte Feld gibt die derzeitig am angegebenen Lagerort verfügbare Stückzahl dieses Artikels an.
Max. (Maximum)	Dieses schreibgeschützte Feld gibt die Höchstzahl der Artikel an, die sich in der Bestandsführung am jeweiligen Lagerort befinden sollten (kombinierte Gesamtzahl der verfügbaren und bestellten Artikel).
Min. (Minimum)	Dieses schreibgeschützte Feld gibt die Mindestzahl der Artikel an, die sich in der Bestandsführung am jeweiligen Lagerort befinden sollten (kombinierte Gesamtzahl der verfügbaren und bestellten Artikel).
Bestellt	Dieses schreibgeschützte Feld gibt die Anzahl der aktuell bestellten Artikel, einschließlich der Artikel in der aktuellen Bestellung. Beachten Sie, dass der Artikel bereits zum Bestand hinzugefügt sein muss, damit dieses Feld eingetragen wird.
Auftragsrückstand	Dieses schreibgeschützte Feld gibt die Gesamtzahl der bestellten, jedoch noch nicht eingegangenen Artikel aus Bestellungen mit dem Status Teilweise erhalten an. Diese Zahl beinhaltet nicht die Artikel in der aktuellen Bestellung.
Bereits reserviert/entnommen	Reserviert/Entnommen Dieses schreibgeschützte Feld erscheint bei Lagerartikeln, Bestellpositionen und angebotenen Artikel, die Sie im Bestand haben. Es gibt die Anzahl der Artikel vom ausgewählten Lagerort an, die auf einem Angebot reserviert oder für einen (Ticket-, Projekt- oder Vertragswarenposten) entnommen wurden. Auf einigen Seiten können Sie auf die Nummer klicken, um Details über die Lagerartikel anzuzeigen, die entnommen oder reserviert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Die Seite „Details zu Reservierung/Entnommen“.
Verfügbar	Verfügbar Dieses Feld bezieht sich auf bereits sortierte Artikel, Bestellpositionen und angebotene Artikel, die Sie im Bestand haben. Es gibt die Stückzahl dieses Postens an, die aktuell am angegebenen Lagerort verfügbar sind. Verfügbar = (Lagerbestand - Reserviert/Entnommen). Wenn ein Angebot verloren geht, wird die Reservierung freigegeben und der Artikel im Lagerbestand wird auf den Status Verfügbar gesetzt.
Automatisch aufgefüllt	Dieses schreibgeschützte Feld weist ein Häkchen auf, wenn der aufgelistete Artikel der Bestellung mithilfe der automatischen Auffüllfunktion hinzugefügt wurde.
Standardlieferant	Dieses schreibgeschützte Feld weist ein Häkchen auf, wenn der für die Bestellung ausgewählte Lieferant der Standardlieferant für diesen Artikel ist.
Steuerpflichtig	Dieses schreibgeschützte Feld weist ein Häkchen auf, wenn der Artikel steuerpflichtig ist.
Memo und/oder geschätztes Eingangsdatum hinzufügen oder bearbeiten	Zeigt für jeden aufgelisteten Artikel ein Notizsymbol oder ein Bearbeitungssymbol an. Wenn ein Notizsymbol mit einem Pluszeichen (+) angezeigt wird, wurde kein Memo oder geschätztes Eingangsdatum hinzugefügt. Klicken Sie auf das Symbol, um ein Memo und/oder ein geschätztes Eingangsdatum für den Artikel hinzuzufügen. Details zum geschätzten Eingangsdatum finden Sie unter Das geschätzte Eingangsdatum erfassen. Wenn ein Bearbeitungssymbol angezeigt wird, wurde ein Memo oder ein geschätztes Eingangsdatum hinzugefügt. Klicken Sie auf das Symbol, um das Memo anzuzeigen oder zu bearbeiten, oder fahren Sie mit der Maus über das Symbol, um das Memo als Tooltip anzuzeigen. Darüber hinaus können Sie den Inhalt der Artikelmemo auch über die Druckansicht der Bestellung oder über die Suchergebnisliste der Bestellhistorie einsehen.

4. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen oder Ergänzungen der Bestellpositionsliste zu speichern.

WICHTIG  Ist eine Bestellposition gelb hervorgehoben, so ist der in der Bestellung ausgewählte Lieferant nicht mit dem Artikel der Bestellposition verbunden. Erwägen Sie, diesen Artikel bei einem anderen Lieferanten zu bestellen.

Nachdem Sie alle Bestellpositionen hinzugefügt oder bearbeitet haben, sollten Sie mithilfe der interaktiven Schaltflächen oben auf der Seite die Bestellung speichern und eventuell einreichen.

Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Wenn die Beschaffung aktiviert ist, können Sie eine Bestellung für mehrere Artikel auf einmal über die Seite Kauf/Erfüllung hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellung erstellen, um die neue Bestellung zu öffnen. Siehe Bestellungen über die Seite Kauf & Erfüllung erstellen (Beschaffung erforderlich).

Die Kontextmenüoptionen einer Bestellposition hängen vom Status der Bestellung ab.