Inwiefern sind Projekte Teil des gesamten Autotask PSA-Workflows?

Projekte sind vorgeplant. Sie können als Vorschläge beginnen, mithilfe einer Verkaufschance nachverfolgt werden und ggf. ein Angebot erforderlich machen. Viel mehr als Tickets sind Projekte mit Verkaufsbemühungen verbunden.

Angenommen, eine Ihrer Firmen möchte Zeit- und Kostenschätzungen für ein Projekt, um deren Netzwerkstatus zu beurteilen. Dieses Projekt könnte zu einem lukrativen Vertrag führen, um das bestehende Netzwerk zu aktualisieren und zu erweitern. Der Startpunkt eines jeden Projekts ist es, den Auftrag zu gewinnen. Wenn Sie mit dem Kunden verhandeln, erwarten Sie, dass die folgenden Schritte erledigt werden: die Netzwerkinfrastruktur des Kunden überprüfen, nach den aktuellen Standards bewerten und eine Baseline entwickeln, die Sie für ein zukünftiges Netzwerkwartungsprojekt verwenden können.

Dies könnte in etwa so ablaufen:

Erstellen Sie eine Projektprojektierung im Projektmodul. Bei Bedarf können Sie einem Netzwerk-Experten konsultieren, damit Sie die Phasen und Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, darlegen können. Prüfen Sie dann Ihre Mitarbeiterverfügbarkeit, berechnen Sie die notwendige Zeit, planen Sie das Budget und ermitteln Sie den Preis des Projekts, um interne und externe Erwartungen zu verwalten.

Sie können entweder eine neue Projektierung erstellen oder (wenn Sie in der Vergangenheit bereits ähnliche Projekte erstellt haben) Informationen aus einer Projektvorlage verwenden. Nachdem Sie die Verkaufschance gewonnen haben, schließt das Projektierungsprojekt jegliche Bedenken in Bezug darauf aus, wie Sie zu dem vorgeschlagenen Budget und Preis gelangt sind.

Wenn Ihre Firma mit Verkaufschancen im CRM-Modul arbeitet, können Sie eine Verkaufschance erstellen und die Projektierung mit dieser Verkaufschance verknüpfen. Verkaufschancen erfassen und überwachen geplante Umsätze. Wenn Sie das Beschaffungsmodul verwenden, können Sie einen Auftrag generieren und dessen Fortschritt verfolgen. In einigen Organisationen wird die Verkaufschance möglicherweise vor der Projektierung erstellt, vor allem, wenn Sie ein separates Vertriebsteam haben. Siehe Verkaufschance und Projektierung.

Ob Sie nun mit der Projektierung oder der Verkaufschance beginnen, wenn Sie diese verknüpfen, können Sie ein Angebot erstellen, das alle Arbeitsaufwandseinträge aus der Projektierung kombiniert und als einen Arbeitsaufwandsposten aufführt. Das Angebot kann zusätzliche Artikel und Services umfassen, die der Verkaufschance zugeordnet sind. Zusätzliche im Angebot enthaltene Kosten können später als Projektwarenposten abgerechnet werden.

Wenn Sie Angebote verwenden, können Sie das Angebot zum Überprüfen und Kommentieren direkt an den Kunden mailen. Siehe Arbeitsaufwand anhand einer Projektprojektierung im Angebot beinhalten.

Wenn Sie die Verkaufschance gewinnen, wandelt der Assistent: Gewonnene Verkaufschancen das verknüpfte Projektierungsprojekt in ein aktives Kundenprojekt um. Projektaufgaben werden zugewiesen, und Sie können mit der Verwaltung des Projekts in Autotask PSA beginnen.

Sie können auch die Seriendruckfunktion in Autotask PSA verwenden, um die Informationen aus der Projektprojektierung in ein Word-Dokument zu exportieren, das Sie als Arbeitsbericht verwenden können, der von Ihrem Kunden geprüft und unterschrieben werden kann. Siehe Schritt 4: Aktionen auswählen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Vernetzung des Vorgangs mit einer externen Anwendung zur Angebotsabgabe. Einige externe Produkte bieten Integrationen mit Autotask PSA. Andere können Daten importieren, die Sie aus Autotask PSA in Form von Tabellen im CSV-Format exportieren. Weitere Informationen zu Produktintegrationen finden Sie unter Angebotserstellung & Beschaffung – Integrationen.

Wenn Sie Projekte mithilfe von Microsoft Excel verwalten, können Sie während des Angebots-/Projektierungsvorgangs in Excel arbeiten und dann die Daten einfach in Autotask PSA importieren. Sobald Ihr Projekt in Autotask PSA ist, können Sie Projektarbeit abrechnen und den Fortschritt Ihres Projekts mithilfe von Aufgaben-, Mitarbeiter- und Finanzberichten erfassen. Siehe Die Importvorlage für Projektphasen und Aufgaben ausfüllen.

Sobald Sie den Auftrag gewonnen haben, können Sie Ihr Projekt in Arbeitsphasen mit detaillierten Aufgaben aufteilen und Mitarbeiter für die Arbeit zeitlich einplanen.

Wenn Sie Ihr Projekt aus einer externen Anwendung importiert haben, wurden viele Ihrer Phasen und Aufgaben bereits erstellt, so dass Sie sie lediglich anpassen müssen. Siehe Die Seite „Projektzeitplan“.

Sie können ganz einfach auf alle Projektinformationen (einschließlich des Projektzeitplans) über die Projektübersicht zugreifen. Selbst Designs, Spezifikationen und andere externe Dokumente können als Projektanhänge gespeichert werden.

Mitarbeiter werden automatisch über die ihnen zugewiesenen Aufgaben informiert. Sie können über den Projektzeitplan oder ihre Seite „Meine Aufgaben & Tickets“ auf Aufgaben zugreifen, ihre Arbeitszeiten direkt auf der Aufgabe eintragen und mit dem Fortschreiten der Arbeiten den Aufgabenstatus aktualisieren.

Einträge für Arbeitsaufwand und Warenposten sind automatisch für die Abrechnung verfügbar. Der Projektzeitplan, Projekt-Registerkarten im Dashboard und Berichte bieten nützliche Informationen über Umsatz, Fristen, überfällige Aufgaben und Mitarbeiterverfügbarkeit. Und bei Bedarf können Sie den Projektzeitplan anpassen und Aufgaben entsprechend der Entwicklung des Projekts verschieben.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einem Kunden abgeschlossene Arbeiten und die damit verbundenen Warenposten in Rechnung zu stellen. Sie können:

  • Arbeitsstunden und Warenposten über Ihre Standardsätze und Ihren Standardabrechnungsplan (z. B. alle 2 Wochen) abrechnen.
  • Arbeitsstunden und Warenposten für diesen Kunden über Sondertarife abrechnen (indem Sie dem Projekt einen Vertrag vom Typ „Individualvertrag“ zuweisen).
  • Einen Pauschalpreis (in Teilbeträgen) für alle Arbeiten in Rechnung stellen, wenn Arbeiten abgeschlossen werden. In Autotask werden diese Teilmengen als „Meilensteine“ bezeichnet und können den Phasen des Projekts zugeordnet werden. Im Netzwerkbeurteilungsprojekt könnten wir bei Abschluss der Netzwerkuntersuchung abrechnen und dann wieder bei der Präsentation der Ergebnisse und Empfehlungen.

Es ist wahrscheinlich, dass Sie bestimmte Arten von Projekten haben, die Sie immer wieder an unterschiedliche Kunden verkaufen. Um das Projektmanagement solcher Projekte zu vereinfachen und Zeit zu sparen, erstellen Sie eine Projektvorlage, die Sie jedes Mal verwenden können. Oder Sie können dies auch in Excel tun und die Vorlage dann für jedes neue Projekt in Autotask PSA importieren. Siehe Ein Projekt als Vorlage speichern:.