Verträge für die Abrechnung mit einer anderen Firma verwenden

Verträge können außerdem verwendet werden, um einer Firma die Arbeit für eine andere Firma in Rechnung zu stellen. In diesem Fall können Sie eine vorhandene Beziehung zwischen einer Muttergesellschaft und einer Tochterfirma verwenden oder eine beliebige Firma in Ihrer Autotask-Instanz als die Abrechnungsfirma auswählen.

Rechnungsstellung an die Muttergesellschaft für die Arbeit in der Tochterfirma

BEISPIEL  Sie haben einen Kunden mit mehreren Standorten in Ihrer Gegend. Sie haben jeden Standort als eine separate Firma in Autotask eingerichtet, da Sie Kontakte, Geräte und Tickets für jeden Standort separat erfassen müssen. Alle Rechnungen müssen jedoch an die Hauptgeschäftsstelle geschickt werden.

Eine Beziehung zwischen Muttergesellschaft und Tochterfirma ist eine permanente Beziehung zwischen zwei Firmen, die auf Firmenebene eingerichtet wird. Zur Abrechnung über die Mutterfirma müssen Sie zuerst die hierarchische Mutter-/Tochterfirmenbeziehung zwischen zwei Firmen im CRM-Modul von Autotask einrichten. Siehe Registerkarte Tochterfirmen.

Wenn Sie einen Vertrag für ein Projekt oder Ticket für eine Tochterfirma auswählen, enthält die Vertragsauswahl sowohl die Verträge der Tochterfirma als auch der Mutterfirma. Mutterfirmenverträge sind durch ein Häkchen in der Spalte Mutterfirma gekennzeichnet. Wenn Sie einen Mutterfirmenvertrag wählen, wird die geleistete Arbeit für das Projekt oder Ticket über die Mutterfirma abgerechnet. Details über die Beziehung zwischen Mutter- und Tochterfirma sowie das Bestimmen der Rechnungsempfänger-Firma finden Sie unter Posten der Tochterfirma einer Mutterfirma in Rechnung erstellen.

Eine externe Abrechnungsfirma verwenden

BEISPIEL  Firma A fungiert als „Clearing House“ für Servicetermine von mehreren Endkunden. Die Firma baut eine Abrechnungsbeziehung zu den Endkunden auf und vergibt die Arbeiten an Dritte. Wenn Sie Arbeit von Firma A annehmen, sollten Sie die Arbeiten, die Sie für die Endkundenfirma (Firma B), vornehmen, in Autotask erfassen, jedoch müssen Sie mit der auftragserteilenden Firma A abrechnen. Sie rechnen nicht direkt mit Firma B ab. In diesem Fall würden Sie einen Vertrag für den Endkunden einrichten, Firma A als Abrechnungsfirma festlegen und dann diesen Vertrag auf die Tickets oder Aufgaben anwenden, die über Firma A abgerechnet werden.

Eine Abrechnungsfirma ist eine Drittfirma, die im Vertrag ausgewählt wird, um die Rechnungen für alle Rechnungspositionen unter diesem Vertrag zu erhalten. Umsatz und Kosten werden über die Endkundenfirma erfasst, jedoch werden alle genehmigten und gebuchten Posten für den Vertrag der Abrechnungsfirma in Rechnung gestellt.

Jede Firma in Ihrer Autotask-Instanz kann ausgewählt werden. Eine Mutter-/Tochterfirmenbeziehung ist nicht erforderlich, und die Abrechnungsfirma muss auch kein Kunde sein. Sie können so viele Abrechnungsfirmen für einen Endkunden einrichten, wie Sie Verträge einrichten können.

HINWEIS  Wenn Multi-Währung aktiviert ist, muss die Abrechnungsfirma dieselbe Währung haben wie der Endkunde.

So können Sie ...

  1. Geben Sie beide Firmen in Ihre Autotask-Instanz ein, die Firma, für die Sie Arbeiten erledigen werden, sowie die Firma, mit der Sie abrechnen. Informationen zum Arbeiten mit Firmen finden Sie unter Überblick über Firmen.
  2. Richten Sie einen Vertrag für die Firma ein, bei der Sie arbeiten werden, und wählen Sie die Abrechnungsfirma aus. Wenn Sie möchten, können Sie einen Kontakt dieser Firma als den Benachrichtigungskontakt der Abrechnungsfirma auswählen. Der Benachrichtigungskontakt der Abrechnungsfirma kann automatische Benachrichtigungen erhalten, die von Workflow-Regeln ausgelöst werden. Informationen zur Auswahl einer Abrechnungsfirma finden Sie unter Seite 2: Umsatz und Abrechnung.
  3. Wenden Sie den Vertrag auf Projekte, Tickets oder Zeiteinträge an. Nachdem Sie abrechenbare Posten aus den mit dem Vertrag verbundenen Projekten, Tickets oder Zeiteinträgen buchen, werden die Posten den Rechnungen an die Abrechnungsfirma hinzugefügt. Bis sie gebucht sind, bleiben diese mit der Endkundenfirma verknüpft. Informationen über das Anwenden von Verträgen finden Sie unter Wie Verträge angewendet werden.
  4. Wenn es sich bei der Abrechnungsfirma um einen Kunden handelt, aktivieren Sie den Zugriff auf das Kundenportal für einen oder mehrere Kontakte. Die Kontakte können dann Projekt- und Ticketdetails einsehen, die ihnen in Rechnung gestellt werden. Sie aktivieren die Kontakte der Abrechnungsfirma genau wie Kontakte für jeden anderen Kundenportalkunden. Informationen zum Einrichten des Kundenportals und Aktivieren von Kontakten finden Sie unter ADMIN: Konfigurieren des Kundenportals.

BEISPIEL  Optimale Vorgehensweise: Wir empfehlen Ihnen, dass Sie Ihre Rechnungsempfänger-Firmen als Firmen vom Typ Kunde einrichten und dann einem oder mehreren ihrer Kontakte Zugriff auf das Kundenportal gewähren. Dadurch kann die Firma, über die Sie abrechnen, Tickets und Projekte einsehen, die ihnen in Rechnung gestellt werden.

Da die Abrechnungsfirma nicht die Endkundenfirma ist, die auf Verträgen, Tickets und Projekten genannt ist, haben Mitarbeiter der Abrechnungsfirma keinen Zugriff auf Ticket- oder Projektinformationen. Sie können den Fortschritt eines Projekts nicht verfolgen und keine Zeiteinträge oder Notizen auf Tickets einsehen.

Wenn es sich bei der Abrechnungsfirma um eine Firma vom Typ Kunde handelt, können Sie einem oder mehreren Kontakten Zugriff auf das Kundenportal gewähren. Diese Kontakte können sich dann auf dem Portal anmelden, um Ticket- und Projektdetails einzusehen, z. B. Projektzeitpläne und Projektnotizen sowie Beschreibungen, Status und Notizen von Tickets.

Im Portal sehen sie lediglich Tickets und Projekte, die mit einem Vertrag verbunden sind, für den dies die Abrechnungsfirma ist. In den Ticket- und Projektdetails sehen sie lediglich Details, die auf Posten bezogen sind, die ihnen in Rechnung gestellt werden. Wenn Sie zum Beispiel einen Zeiteintrag auf einem Ticket hinzufügen und einen anderen Vertrag für den Zeiteintrag auswählen, erscheint dieser Zeiteintrag nicht im Portal.

Die Endkundeninformationen werden auf separaten Seiten für Endkunden im Portal angezeigt (Endkundentickets und Endkundenprojekte). Diese Seiten stehen nur Firmen zur Verfügung, die als Abrechnungsfirmen in einem oder mehreren Verträgen ausgewählt wurden. Die Informationen auf den Portalseiten der Endkunden sind schreibgeschützt. Benutzer können Informationen nicht bearbeiten und keine Notizen oder Kontakte hinzufügen. In der Projektübersicht der Endkunden können Benutzer auf einen Link klicken, um Projektmitarbeitern eine E-Mail zu senden.

Wenn Sie eine Abrechnungsfirma angeben, bleiben alle Arbeitsaufwandseinträge und Warenposten der Endkundenfirma zugeordnet, bis die Posten genehmigt und gebucht wurden. Die Posten werden unter der Endkundenfirma genehmigt und gebucht, angepasst oder zurückgebucht. Sie werden in den Dashboard- und Rentabilitätsansichten als Einnahme- und Kostenposten für die Endkundenfirma angezeigt. In Berichten und LiveReports erscheinen die Posten unter der Endkundenfirma.

Sobald die Posten genehmigt und gebucht sind, erscheinen sie unter der Abrechnungsfirma auf der Seite Rechnungsstellung/Posten zur Rechnungsstellung. Sie sind dann in Rechnungen enthalten, die für die Abrechnungsfirma erstellt werden.

HINWEIS  Auf der Seite Rechnungsstellung / Posten zur Rechnungsstellung verhält sich das Kontrollkästchen Posten für Tochterfirma anzeigen wie folgt:
Angenommen Firma A ist die Mutterfirma von Firma B, und Firma C hat einen Vertrag mit Firma B als Abrechnungsfirma. Wenn der Benutzer zu „Posten zur Rechnungsstellung“ geht, nach Firma A filtert und das Kontrollkästchen Posten für Tochterfirmen anzeigen auswählt, zeigt das Raster KEINE Posten an, die unter dem Vertrag mit Firma C in Rechnung gestellt werden (wobei Firma B die Abrechnungsfirma ist).

Wenn Sie den Exportassistenten verwenden, werden mehrere neue Spalten zum Exportieren des Namens und der Adressinformationen der Abrechnungsfirma angezeigt. Beim Export mit generischem XML-Format gibt es kein <bill_to_company>-Element. Stattdessen zeigt die Spalte <cust_name> die Abrechnungsfirma für Posten an, die einem Vertrag mit einer Abrechnungsfirma zugeordnet sind.

Vergleich zwischen Mutter-/Tochterfirma und Abrechnungsfirma

Die folgende Tabelle bietet einen Vergleich der unterschiedlichen Funktionen bei Mutter-/Tochterfirmenbeziehungen und Rechnungsempfänger-Beziehungen.

  Abrechnung über Mutter-/Tochterfirma Abrechnungen bei Abrechnungsfirma/Endkunde
Beziehung zwischen Firmen Die Mutter- und Tochterfirma müssen in Autotask eine Beziehung auf Firmenebene konfiguriert haben. Keine Beziehung erforderlich. Jede Firma in Ihrer Autotask-Instanz kann als Abrechnungsfirma in einem Vertrag ausgewählt werden.
Einschränkungen für Beziehungen Eine Muttergesellschaft kann mehrere Tochterfirmen haben, jedoch kann eine Tochterfirma nur eine Muttergesellschaft haben. Beziehungen über mehrere Generationen sind nicht zulässig. Das heißt, eine Tochterfirma kann nicht Mutterfirma einer anderen Firma sein, und eine Mutterfirma kann nicht Tochterfirma einer anderen Firma sein. Es gibt keine Einschränkungen bei den Beziehungen zwischen einer Abrechnungsfirma und einer Endkundenfirma. Eine Endkundenfirma kann über eine unbegrenzte Anzahl an Verträgen verfügen, die jeweils mit einer anderen Abrechnungsfirma verbunden sind. Eine Firma kann sowohl eine Endkundenfirma als auch eine Abrechnungsfirma sein.
Berichts- und Dashboard-Anzeigen Wenn ein Vertrag vorhanden ist, werden Umsatz und Kosten über die Vertragsfirma erfasst (entweder die Mutterfirma oder die Tochterfirma).
Wenn kein Vertrag vorhanden ist, bestimmt die Rechnungseinstellung „Außervertragliche Posten Mutterfirma in Rechnung stellen“, ob Umsatz und Kosten unter der Mutterfirma oder der Tochterfirma erfasst werden.		 Umsatz- und Kostenposten werden überall in Autotask PSA der Endkundenfirma zugeordnet.
Ticket- und Projekterfassung im Kundenportal Wenn es sich bei einer Kundenportal-Firma um eine Mutterfirma handelt, können Portalmitarbeiter mit Manager- oder erweiterten Zugriffsrechten Tickets der Tochterfirmen einsehen. Wenn die Abrechnungsfirma eine Firma vom Typ „Kunde“ ist, können Sie den Mitarbeitern der Abrechnungsfirma Zugriff auf das Kundenportal geben, damit sie Ticket- und Projektinformationen von Endkunden einsehen können, die mit den ihrer Firma in Rechnung gestellten Posten verknüpft sind.
Vertrag erforderlich? Abrechenbare Posten von Tochterfirmen, die nicht von Verträgen abgedeckt sind, können automatisch einer Mutterfirma in Rechnung gestellt werden. Sie können diese Option während der Rechnungsstellung auswählen oder global für eine Firma in den Rechnungseinstellungen. Ein Vertrag ist immer erforderlich, um die verrichtete Arbeit für den Endkunden mit einer Abrechnungsfirma zu verrechnen.
Diverses Da Muttergesellschaften und Tochterfirmen in Autotask eine vordefinierte Beziehung haben, bietet die Seite Firma für sowohl die Muttergesellschaft als auch die Tochterfirma Informationen über die zugehörigen Firmen. Eine Abrechnungsfirma wird auf Vertragsebene konfiguriert. Der Name der Abrechnungsfirma erscheint in den Vertragsinformationen.

Das nachfolgende Flussdiagramm zeigt, welcher Firma der für eine Tochterfirma geleistete Arbeitsaufwand in Rechnung gestellt wird (abhängig von Vertrags- und Rechnungseinstellungen).