Posten der Tochterfirma einer Mutterfirma in Rechnung erstellen

Häufig wird eine Beziehung zwischen Mutter- und Unterorganisation zwischen Firmen in Autotask eingerichtet, damit die Mutterfirma die Abrechnungsfirma für die Tochterfirma wird. Dadurch können Sie einen separaten Autotask-Firmendatensatz für eine Tochterfirma, Abteilung oder Franchise einrichten, die keine unabhängige Geschäftseinheit ist, und die Adresse, Kontakte, Projekte und Tickets für die Tochterfirma erfassen. Rechnungen werden jedoch an die Mutterfirma gesendet.

Es ist außerdem möglich, eine Mutterfirma für mehrere andere Firmen (die Tochterfirmen) einzurichten, so dass Sie die Tochterfirmen als eine Gruppe durchsuchen, gruppieren, filtern und darüber berichten können. In diesem Szenario können Sie auch über die Tochterfirmen abrechnen.

Es ist auch möglich, einiges über die Mutterfirma und den Rest über die Tochterfirmen abzurechnen.

HINWEIS  Posten der Mutterfirma können keiner Tochterfirma in Rechnung gestellt werden.

HINWEIS  Wenn Multi-Währung aktiviert ist, müssen Mutter- und Tochterfirmen dieselbe Währung haben.

HINWEIS  Wenn Sie die Funktion „Jetzt abrechnen“ verwenden, um direkt über ein Ticket abzurechnen, werden alle Rechnungspositionen auf dem Ticket, die nicht über eine Mutterfirma abgerechnet werden, nicht in der Rechnung beinhaltet. Siehe Eine Rechnung aus einem Ticket erstellen.

Wodurch wird die Firma bestimmt, über die abgerechnet wird?

  • Wenn eine Rechnungsposition durch einen Vertrag (entweder einen Vertrag der Mutterfirma oder der Tochterfirma) abgedeckt ist, wird die Rechnungsempfänger-Firma durch den Vertrag bestimmt und kann nicht geändert werden.
  • Wenn Sie die Option Außervertragliche Posten Mutterfirma in Rechnung stellen auf der Seite „Rechnungseinstellungen“ auswählen, werden Posten der Tochterfirma, die nicht von einem Vertrag der Tochterfirma abgedeckt sind, automatisch der Mutterfirma in Rechnung gestellt. Sie müssen das Kontrollkästchen Posten für Tochterfirma anzeigen auf der Seite „Rechnungsstellung / Posten zur Rechnungsstellung“ oder das Kontrollkästchen Verfügbare Posten für Tochterfirma anzeigen im Dialogfeld „Rechnungspositionen auswählen“ nicht markieren.

WICHTIG  Sie können jedoch einen automatisch beinhalteten Posten im Dialogfeld „Rechnungspositionen auswählen“ entfernen!

  • Wenn die Option „Rechnungseinstellungen“ nicht markiert ist, werden diese Posten standardmäßig der Tochterfirma in Rechnung gestellt. Wenn die Rechnungsstellung für die Mutterfirma oder die Tochterfirma jedoch nicht über die Einstellung Rechnungseinstellungen automatisiert ist, können Sie bei der Rechnungsstellung für eine einzelne Firma dennoch die Artikel der Tochterfirma einer Mutterfirma in Rechnung stellen. Siehe Außervertragliche Posten der Tochterfirma einer Mutterfirma in Rechnung erstellen.

Das nachfolgende Flussdiagramm zeigt, welcher Firma der für eine Tochterfirma geleistete Arbeitsaufwand in Rechnung gestellt wird (abhängig von Vertrags- und Rechnungseinstellungen).

Umsatz und Kosten werden nie über die Abrechnungsfirma erfasst. Das folgende Flussdiagramm zeigt, wo sie basierend auf der Firma, mit der der Vertrag verbunden ist, und der Rechnungseinstellung „Außervertragliche Posten Mutterfirma in Rechnung stellen“ erscheinen.

HINWEIS  Uns ist bekannt, dass der Bericht Gewinn- und Verlustdetails nach Vertrag Umsatz/Kosten inkorrekt mit der Tochterfirma statt mit der Mutterfirma verknüpft, wenn eine Mutterfirma vorhanden ist. Dies geschieht aufgrund einer Diskrepanz bei der Gruppierung der Daten und der unterschiedlichen Funktionsweise der Berichtsmaschinen. Beide Berichte funktionieren wie erwartet.

So können Sie ...

  1. Wenn Sie eine Firma hinzufügen oder bearbeiten, die die Tochterfirma einer vorhandenen Firma wird, verwenden Sie die Firmenauswahl, um die Mutterfirma auszuwählen. Siehe Name der Mutterfirma.
  2. Wenn Sie eine Firma hinzufügen oder bearbeiten, die die Mutterfirma einer vorhandenen Firma wird, klicken Sie auf die Registerkarte Tochterfirma und wählen Sie eine oder mehrere Tochterfirmen für die Mutterfirma aus. Siehe Registerkarte Tochterfirmen.

HINWEIS  Die Abrechnungsfirma muss als Mutterfirma und die Firma, bei der die Arbeiten vorgenommen werden, als Tochterfirma eingerichtet sein. Sie können der Tochterfirma keine Arbeiten in Rechnung stellen, die bei der Mutterfirma vorgenommen wurden.

  1. Erstellen Sie einen Vertrag für die Mutterfirma. Jeder Vertragstyp kann ein Mutterfirmenvertrag sein. Siehe Einen Vertrag erstellen.
  2. Wenn Sie ein Ticket oder Projekt für die Tochterfirma erstellen, werden in der Vertragsauswahl sowohl die Verträge der Tochterfirma als auch der Mutterfirma angezeigt. Verträge der Mutterfirma sind mit einem Häkchen in der Spalte Mutterfirmenvertrag gekennzeichnet.
  3. Wählen Sie den Mutterfirmenvertrag als Abrechnungsvertrag aus. Sie können dies manuell vornehmen, indem Sie den Mutterfirmenvertrag als Standardvertrag für die Tochterfirma festlegen oder indem Sie den Mutterfirmenvertrag den Geräten der Tochterfirma zuweisen.
  4. Die Rechnung wird für die Mutterfirma erstellt.
  • Richten Sie keine Verträge für die Tochterfirma ein.
  • Richten Sie alle Verträge für die Mutterfirma ein. Richten Sie optional einen davon als Standardvertrag ein. Wenn die Tochterfirmen über keinen Standardvertrag verfügen, wird der Mutterfirmenvertrag auch ihr Standardvertrag.
  • Öffnen Sie die Rechnungseinstellungen für jede Tochterfirma und markieren Sie Außervertragliche Posten Mutterfirma in Rechnung stellen. Siehe Außervertragliche Posten Mutterfirma in Rechnung stellen.

HINWEIS  Um die Steuerregion der Unterorganisations auf die Rechnungspositionen der Unterorganisations auf der Rechnung einer Mutterfirma anzuwenden, deaktivieren Sie die Systemeinstellung für Verträge und Abrechnung Steuerregion der Mutterfirma verwenden, wenn Posten der Tochterfirma über eine Rechnung an die Mutterfirma abgerechnet werden. Siehe Systemeinstellungen für Verträge und Abrechnung.

  • Richten Sie alle notwendigen Verträge für die Tochterfirma ein.
  • Richten Sie optional einen davon als Standardvertrag ein. Dies wird empfohlen, besonders wenn die Mutterfirma ebenfalls über einen Standardvertrag verfügt.
  • Öffnen Sie die Rechnungseinstellungen für jede Tochterfirma und vergewissern Sie sich, dass Außervertragliche Posten Mutterfirma in Rechnung stellen nicht markiert ist.
  • Richten Sie alle notwendigen Verträge für die Tochterfirma ein.
  • Richten Sie optional einen davon als Standardvertrag ein. Dies wird empfohlen, besonders wenn die Mutterfirma ebenfalls über einen Standardvertrag verfügt.
  • Öffnen Sie die Rechnungseinstellungen für jede Tochterfirma und stellen Sie sicher, dass Außervertragliche Posten Mutterfirma in Rechnung stellen nicht markiert ist.
  • Stellen Sie auf der Seite „Rechnungseinstellungen“ im Abschnitt Abrechnung sicher, dass eine der folgenden Optionen ausgewählt ist: Adresse der Mutterfirma verwenden, Rechnungsadresse der Mutterfirma verwenden oder Adresse manuell eingeben.

Mithilfe dieser Option wird alles Finanzielle auf Tochterfirmenebene erfasst, die Rechnungen jedoch alle an die Mutterfirma gesendet.

Selbst wenn Außervertragliche Posten Mutterfirma in Rechnung stellen auf der Seite Rechnungseinstellungen einer Tochterfirma nicht markiert ist, können Transaktionen der Tochterfirma dennoch der Mutterfirma in Rechnung gestellt werden, wenn eine individuelle Rechnung für die Mutterfirma erstellt wird.

  1. Gehen Sie zu Verträge > Rechnungen & Anpassungen > Rechnungsstellung / Posten zur Rechnungsstellung. Alle Firmen mit Posten zur Rechnungsstellung werden aufgelistet.
  2. Wählen Sie im Feld Firma die Mutterfirma aus.
  3. Wählen Sie das Kontrollkästchen Posten der Tochterfirma anzeigen aus.
  4. Klicken Sie in der Ergebnistabelle auf den Namen der Mutterfirma, um das Dialogfenster Ausgewählte Rechnungen verarbeiten zu öffnen.
  5. Klicken Sie auf Rechnungspositionen auswählen.
  6. Markieren Sie das Kontrollkästchen Verfügbare Posten für Tochterfirma anzeigen.
  7. In der nachfolgenden Tabelle werden verfügbare Posten von Tochterfirmen zusammen mit Posten der Mutterfirma für die Rechnungsstellung aufgelistet. Um alle Posten (der Mutter- und der Tochterfirma) in Rechnung zu stellen, lassen Sie alle Posten ausgewählt.

HINWEIS  Rechnungen an eine Mutterfirma können Rechnungspositionen von mehreren Tochterfirmen beinhalten.

  1. Klicken Sie auf OK und schließen Sie den Rechnungsvorgang ab. Die Posten der Tochterfirmen werden nach Firma gruppiert auf der Rechnung der Mutterfirma dargestellt.
  2. Sobald Posten einer Tochterfirma einer Mutterfirma in Rechnung gestellt wurden, werden sie nicht länger auf der Seite „Posten zur Rechnungsstellung“ für die Tochterfirma angezeigt.

Das Aufheben der Beziehung zwischen Mutter- und Tochterfirma hat die folgenden Auswirkungen:

  • Mutterfirmenkontakte, die mit Rechnungspositionen der Tochterfirma verknüpft sind, werden gelöscht.
  • Wenn Rechnungen per E-Mail aktiviert sind und der E-Mail-Kontakt ein Mutterfirmenkontakt ist, werden Rechnungsmails an den zuständigen Mitarbeiter gesendet.
  • Alle Posten von Tochterfirmen, die mit einem Mutterfirmenvertrag verbunden sind (wie beispielsweise Tickets), sind nicht länger mit einem Vertrag verbunden.
  • Gebuchte Arbeitsposten bleiben mit dem Mutterfirmenvertrag verbunden und werden der Mutterfirma in Rechnung gestellt.
  • Ausstehende Arbeitsposten sind nicht länger mit dem Mutterfirmenvertrag verbunden.
  • Außervertragliche Rechnungspositionen, die noch nicht gebucht wurden und von der Einstellung „Außervertragliche Posten Mutterfirma in Rechnung stellen“ betroffen waren, werden der Tochterfirma in Rechnung gestellt.

Dies hat keine Auswirkungen auf gebuchte Rechnungspositionen.