Angebote suchen und verwalten

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Zugriff auf CRM. Ihre Zugriffsrechte erlauben möglicherweise nicht auf alle Verkaufschancen und Angebote Zugriff. Aus auf Geschäftssparten bezogenen Sicherheitsgründen folgt ein Angebot der Geschäftssparte, die seiner zugehörigen Verkaufschance zugewiesen ist.

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BEVOR SIE BEGINNEN  Diese Funktion kann in Ihrer Autotask-Instanz ausgeblendet sein, da sie nicht aktiviert ist. Wenn ja, können Sie sie auf der Seite > Admin > Adminkategorien > Aktivierungen aktivieren. Siehe Aktivierungen.

  • Um eine Liste aller Datensätze eines bestimmten Objekts in Ihrer Datenbank anzuzeigen, klicken Sie auf Suchen, ohne jegliche Filter anzuwenden.

Suchergebnisse mit mehr als 25, 50 oder 100 Datensätzen (abhängig von Ihren Einstellungen für die Datensätze pro Seite) werden seitenweise dargestellt. Nutzen Sie die Seitennavigation, um zusätzliche Ergebnisse anzuzeigen. Insgesamt werden jeweils 5.000 Datensätze abgerufen.

Der Filter Aktiv ist standardmäßig Aktiv auf den Seiten Firmensuche, Kontaktsuche, Meine Firmen und Meine Kontakte sowie bei der globalen Suche nach Firma, Kontakt (Vorname), Kontakt (Nachname) und Kontakt (E-Mail). Die Zähler im Menü Meine reflektieren lediglich aktive Einträge.

HINWEIS  Es gibt mehrere Optionen für Telefonnummernfilter. Der Filter Telefon sucht nach einer Übereinstimmung vom Typ enthält, die jegliche im Filterfeld eingegebenen Zeichen (wie beispielsweise - oder () ) beinhaltet. Die Seiten Firmensuche und Kontaktsuche verfügen über die Option Telefon (nur Zahlen), wobei Sonderzeichen im Filter und den Ergebnissen ignoriert werden. Es wird lediglich eine Suche vom Typ enthält bezüglich der im Filterfeld eingegebenen Zahlen durchgeführt. Die Seite Kontaktsuche ermöglicht außerdem die Suche nach Telefonnummer (beginnt mit). Dabei wird nach Telefonnummern gesucht, die mit dem im Filterfeld eingegebenen Wert beginnen.

Die folgenden Tool-Schaltflächen werden über der Ergebnisliste angezeigt:

Tool-Schaltfläche Beschreibung

Auf zahlreichen Suchseiten (jedoch nicht in den Widget-Rastern zum Nachforschen) können Sie eine neue Instanz des ausgewählten Objekts erstellen. Diese Schaltfläche ist sichtbar, bevor Sie eine Suche ausführen:

  • Klicken Sie auf Neu.
  • Bei den Objekten „Vertrag“, „Ticket“ und „Projekt“ können Sie mehrere unterschiedliche Objekttypen erstellen. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie eine Option aus.

Um Hilfe in Bezug auf das Ausfüllen der Felder zu erhalten, nutzen Sie die kontextbezogene Hilfe für die Seite, die geöffnet wird.

Wenn der Kaseya Quote Manager (früher Datto Commerce) und die Angebotsanfragefunktion aktiviert sind, wird die Seite Wählen Sie ein Angebotstool geöffnet, auf der Sie entweder Autotask oder Kaseya Quote Manager als Angebotstool auswählen können. Siehe Auswählen eines Angebotstools.

Mithilfe der Spaltenauswahl können Sie die Suchergebnisraster in Autotask individuell anpassen. Damit wird Folgendes festgelegt:

  • Welche Spalten im Raster angezeigt werden.
  • Die Anzeigereihenfolge der Spalten von links nach rechts.

HINWEIS  Einstellungen für die Spaltenauswahl in Suchergebnisrastern und einigen Standardberichten sind Teil der Benutzereinstellungen, die auf dem Autotask-Server gespeichert werden. Sie können sich über einen beliebigen Computer anmelden und Ihre Einstellungen für die Spaltenauswahl auf Ihre Autotask-Sitzung angewandt haben. Um die in Ihrer Autotask-Instanz gespeicherten Daten zu löschen und die Einstellungen für die Spaltenauswahl auf die Standardeinstellungen in Autotask zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen zurücksetzen unter Meine > Diverses > Einstellungen.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Raster anzupassen:

  1. Klicken Sie über den Suchergebnissen auf das Symbol für die Spaltenauswahl . Die Seite für die Spaltenauswahl wird geöffnet.

Die Spalten erscheinen entweder im Bereich Verfügbare Spalten oder Ausgewählte Spalten.

  1. Doppelklicken Sie auf einen Spaltennamen oder wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts, um die Spalten in den anderen Bereich zu verschieben.
  2. Um die Anzeigereihenfolge der Spalten zu ändern, wählen Sie eine oder mehrere Spalten im Bereich Ausgewählte Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten.

HINWEIS  Die Reihenfolge von oben nach unten in der Liste Ausgewählte Spalten wird zur Reihenfolge von links nach rechts in der Liste Suchergebnisse.

  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

HINWEIS  Wenn die Zeichen + # nach dem Spaltennamen erscheinen, dann hat diese Spalte möglicherweise mehrere Einträge für einige Zeilen zurückgegeben. Wenn dies geschieht, erscheint der erste Eintrag in der Zeile gefolgt von + und dann die Anzahl der weiteren zurückgegebenen Einträge. Um die Liste der weiteren Einträge anzuzeigen, fahren Sie mit der Maus über den Eintrag in der Spalte.

Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol , um die Suche mithilfe derselben Suchkriterien erneut im aktuellen Raster auszuführen und neue Datensätze zu finden, die hinzugefügt wurden, seit Sie die Suche zum ersten Mal ausgeführt haben.

HINWEIS  Die Optionen des Kontextmenüs hängen von Ihrem Zugriffsrecht ab und davon, welches Angebotsraster Sie einsehen.

Fahren Sie mit der Maus über das Symbol für das Kontextmenü, um auf die folgenden Optionen zuzugreifen:

Menüoption Beschreibung
Allgemein
Angebot bearbeiten Öffnet die Seite „Angebot bearbeiten“. Siehe Ein Autotask-Angebot hinzufügen oder bearbeiten.
Angebotseinstellungen für Firma bearbeiten Öffnet die Seite „Angebotseinstellungen bearbeiten“. Siehe Registerkarte und Seite „Angebotseinstellungen“.
Angebotene Artikel anzeigen/bearbeiten Öffnet die Seite „Angebotener Artikel“. Siehe Die Seite „Angebot (Angebotener Artikel)“.
Anzeigen
Verkaufschance Öffnet die Seite „Verkaufschance“. Siehe Die Verkaufschancenseite.
Organisation Öffnet die Seite Firma . Siehe Die Seite Firma.
Angebot (Vorschau) Öffnet das Angebot in dem Format, das beim Veröffentlichen eines Angebots verwendet wird. Siehe Eine Angebotsvorschau oder ein Angebot anzeigen.
Aktionen für Angebot
Angebot kopieren

Öffnet das Fenster Neues Angebot. Die Seite Angebotener Artikel ist eine exakte Kopie des ursprünglichen Angebots. Alle anderen Angebotsfelder auf allen Registerkarten sind standardmäßig leer oder nichts ist ausgewählt. Informationen zum Ausfüllen von Angebotsfeldern finden Sie unter Ein Autotask-Angebot hinzufügen oder bearbeiten.

HINWEIS  Angebote, die im Kaseya Quote Manager (ehemals Datto Commerce) erstellt wurden, können nicht kopiert werden, und diese Option ist deaktiviert.

Gewonnenes Angebot Öffnet den Assistent: Gewonnenes Angebot für das ausgewählte Angebot. Erfordert die Berechtigung zum Bearbeiten des ausgewählten Angebots und seiner Verkaufschance.
Wenn das Angebot nicht das Hauptangebot für die Verkaufschance ist, wird eine Nachricht angezeigt:
-Wenn die Verkaufschance nicht über einen verknüpften Auftrag verfügt, können Sie das Angebot zum Hauptangebot der Verkaufschance machen und dann mit dem Assistent fortfahren.
-Wenn die Verkaufschance über einen verknüpften Auftrag verfügt, werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie das Angebot nicht gewinnen können, da die Verkaufschance bereits mit einem Auftrag verknüpft ist.
Siehe Angebote gewinnen oder verlieren (Schnellangebote).
Verlorenes Angebot Öffnet das Dialogfeld „Verlorenes Angebot“ für dieses Angebot. Erfordert die Berechtigung zum Bearbeiten des ausgewählten Angebots und seiner Verkaufschance. Siehe Angebote gewinnen oder verlieren (Schnellangebote).
Angebot löschen Öffnet ein Dialogfeld, um den Löschvorgang zu bestätigen. Klicken Sie auf OK, um das Angebot zu löschen, oder brechen Sie den Löschvorgang ab. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Alle CRM-Benutzer können Angebote löschen, selbst wenn sie nicht der zuständige Mitarbeiter oder der Verkaufschancen-Verantwortliche sind.

HINWEIS   Ein mit einem Beschaffungsauftrag verbundenes Angebot kann nicht gelöscht werden.