Konfigurieren der MS Exchange-Erweiterung bei Verwendung von Microsoft Office 365

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Microsoft-Erweiterungsmodulen. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Dieses Thema behandelt die Konfiguration der Integration zwischen Autotask und MS Exchange, wenn es sich um einen lokalen MS Exchange-Server handelt und nicht um Microsoft Office 365 oder eine von einem Drittanbieter gehostete Umgebung. Informationen zu anderen Konfigurationen finden Sie unter So richten Sie die MS Exchange-Erweiterung ein.

BEVOR SIE BEGINNEN  Wenn Sie die Integration zwischen Autotask und MS Exchange einrichten und Microsoft Office 365 verwenden, ist eine Multi-Faktor-Authentifizierung erforderlich. Sie können entweder Exchange Web Services (EWS) oder Microsoft Graph für die Authentifizierung verwenden. EWS ist eine veraltete API, die allgemeine Berechtigungen erfordert. Microsoft Graph erfordert detailliertere Berechtigungen. Sie wählen die Authentifizierungsmethode aus, wenn Sie die App in Microsoft Azure AD oder Microsoft Entra ID registrieren. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unterErstellen der Exchange-App-Registrierung in Microsoft Entra ID oder Azure AD.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die MS Exchange-Erweiterung einzurichten, wenn Sie Microsoft Office 365 verwenden (keine von Drittanbietern gehostete Version oder einen lokalen Server):

  1. Erstellen Sie eine App-Registrierung in Microsoft Azure, um eine Multi-Faktor-Authentifizierung einzurichten. Siehe Erstellen der Exchange-App-Registrierung in Microsoft Entra ID oder Azure AD.

  2. Füllen Sie die Seite MS Exchange-Erweiterungskonfiguration aus. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

  3. Füllen Sie alle erforderlichen Felder wie unten beschrieben aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

So können Sie ...

Auf dieser Registerkarte aktivieren Sie das MS Exchange-Erweiterungsmodul, geben Serverdetails und Zugangsdaten für die Synchronisation ein und legen fest, wer Fehlerbenachrichtigungen erhalten soll.

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, werden die Konfigurationseinstellungen des MS Exchange Servers mithilfe der Einstellungen im Abschnitt Synchronisierungsanmeldeinformationen überprüft. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung, wenn die Konfigurationseinstellungen funktionieren, oder eine Fehlermeldung, wenn sie fehlschlagen. Einträge, die nicht validiert werden können, weisen ein Warnsymbol auf.

HINWEIS  Wenn Sie Änderungen an den Feldern Version, Exchange Server-Adresse, virtuelles Exchange Server-Verzeichnis oder Domäne vornehmen, werden alle Elemente beim Speichern der Änderung automatisch neu synchronisiert. Wenn die Synchronisation ausgeführt wird, während Sie versuchen, neue Einstellungen zu speichern, erhalten Sie eine Fehlermeldung und sie müssen es erneut versuchen, wenn die aktuelle Synchronisation abgeschlossen ist.

Kontrollkästchen Beschreibung

MS Exchange-Integration aktivieren

Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiv. Die Synchronisation beginnt, sobald Sie die Integrationseinstellungen erfolgreich speichern. Wenn Sie Ihre Einstellungen konfigurieren und das Erweiterungsmodul zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren möchten, heben Sie die Markierung dieses Kontrollkästchens auf, bevor Sie beginnen.

Wenn Ihr Exchange-Dienst über Microsoft Office 365 läuft, füllen Sie den Abschnitt Serverdetails wie folgt aus:

Feldname Beschreibung
Profilname* Geben Sie einen beliebigen Profilnamen ein, der für Sie geeignet ist.
Unser Exchange-Server wird von einer Drittpartei gehostet Lassen Sie dieses Kontrollkästchen nicht markiert.
Adresse des Exchange-Servers* Geben Sie outlook.office365.com.
Virtuelles Verzeichnis des Exchange-Servers Lassen Sie dieses Feld leer.
MS Graph verwenden Die Authentifizierungsmethode wird ausgewählt, wenn Sie die App in Microsoft Azure registrieren. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unterErstellen der Exchange-App-Registrierung in Microsoft Entra ID oder Azure AD.

Wenn Sie MS Graph für die Authentifizierung verwenden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

Anfordern einer Synchronisation alle* Geben Sie das Synchronisationsintervall (in Minuten) ein. Das Intervall muss mindestens 10 Minuten betragen. Beachten Sie jedoch, dass die tatsächliche Synchronisationszeit länger sein kann, je nachdem, ob sich weitere Elemente in der Queue des MS Exchange Servers befinden.

Wenn Sie eine Fehlermeldung wie "Wir können Ihre Änderungen zu diesem Zeitpunkt nicht speichern, da eine Synchronisierung läuft, bitte versuchen Sie es später erneut" erhalten, erhöhen Sie die Anforderungssynchronisierung jedes Intervall auf mindestens eine Stunde, um sicherzustellen, dass die neue Synchronisierung nicht vor dem Ende der vorherigen Synchronisierung beginnt. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, speichern Sie Ihre Änderungen und passen Sie optional die Zeit zurück an.

Um diesen Abschnitt auszufüllen, müssen Sie die App bereits in Microsoft Azure / Entra ID registriert haben. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie unterErstellen der Exchange-App-Registrierung in Microsoft Entra ID oder Azure AD.

Nachdem Sie die App registriert haben, füllen Sie den Abschnitt Synchronisierungsanmeldeinformationen auf der Registerkarte Allgemein wie folgt aus oder bearbeiten Sie ihn:

Feld Office 365
Lokales Setup verwenden (Standardauthentifizierung) Wählen Sie dieses Kontrollkästchen nicht aus.
E-Mail (für Testzwecke) Geben Sie die E-Mail-Adresse eines aktiven Azure-Benutzers mit einem Postfach an. Gehen Sie zu Azure Active Directory > Benutzer und kopieren Sie die E-Mail-Adresse eines Mitgliedbenutzers.
Client-ID Öffnen Sie die Seite für die App-Registrierung Ihrer Autotask MS Exchange-Erweiterungsapp und kopieren Sie die Anwendungs-ID (Client) in das Feld.
Geheimnis Klicken Sie auf Bearbeiten und fügen Sie den von Ihnen für das Exchange-Erweiterungsmodul erstellten Wert für das Client-Geheimnis in dieses Feld ein.

HINWEIS  Einmal konfiguriert, wird dieser Feldwert sowohl im Ruhezustand verschlüsselt als auch in Autotask unkenntlich gemacht. Der Wert kann bearbeitet, aber nicht angezeigt werden.
Mandant Öffnen Sie die Seite für die App-Registrierung Ihrer Autotask MS Exchange-Erweiterungsapp und kopieren Sie die Verzeichnis-ID (Mandant) in das Feld.
Feld Beschreibung
E-Mail-Benachrichtigungen senden Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die benachrichtigt werden sollen, wenn die MS Exchange-Erweiterung auf Probleme oder Fehler stößt (z. B. wenn der MS Exchange-Server ausfällt und die Synchronisierung nicht ausgeführt werden kann). Trennen Sie E-Mail-Adressen durch Semikolons.

Mithilfe der Registerkarte Synchronisation können Sie die Arten der Kalendereinträge konfigurieren, die aus und zu MS Exchange exportiert werden, sowie die Standardzahl der vergangenen und zukünftigen Tage zum Synchronisieren der Ereignisse.

Feld Beschreibung
Termine ermöglichen Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Autotask-Termine zu MS Exchange zu exportieren. Wenn dies ausgewählt ist, sehen Ihre Benutzer deren Autotask Termine in Microsoft Outlook oder einem anderen E-Mail-Client oder einer anderen Kalenderanwendung, die Ihre Firma verwendet.

Wenn dieses Kontrollkästchen NICHT markiert ist, ist das Kontrollkästchen Autotask-Termine mit Exchange synchronisieren auf der Profilseite des Benutzers deaktiviert.
Kontakte freigeben, für die der Mitarbeiter zuständiger Mitarbeiter oder Verkaufschancen-Verantwortlicher ist Wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist, werden Autotask Kontakte, bei denen der Benutzer der zuständige Mitarbeiter oder der Verkaufschancen-Verantwortliche ist, an Exchange und seine Client-Anwendungen übertragen.

WICHTIG  Wenn Sie außerdem das Autotask MS Outlook-Erweiterungsmodul verwenden, während das MS Exchange-Erweiterungsmodul aktiviert und dieses Kontrollkästchen markiert ist, können Sie keine Kontakte mithilfe des Outlook-Erweiterungsmoduls synchronisieren. Um die Outlook-Erweiterung zum Synchronisieren aller Kontakte zu verwenden, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Servicetermine ermöglichen Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Servicetermine des Benutzers von Autotask zu MS Exchange zu exportieren.
To-Dos ermöglichen Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um To-Dos von Autotask zu MS Exchange zu importieren/exportieren, die Ihnen zugewiesen sind.
Öffentlichen Ordner ALLER Autotask Kontakte erstellen (nur wenn EWS verwendet wird)
 Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen öffentlichen Ordner auf Ihrem MS Exchange-Server einzurichten, der alle Autotask-Kontakte enthält.

WICHTIG  Dieser Ordner steht allen MS Exchange-Benutzern zur Verfügung, nicht nur denen, die die Autotask-Integration verwenden werden. Bevor Sie diese Option wählen, denken Sie über die Auswirkungen auf die Sicherheit nach. Wenn diese Option ausgewählt ist, kann jeder Exchange-Benutzer alle Ihre Kontaktdaten auf seinen PC herunterladen.
Feld Beschreibung
Termine mit ALLEN Detailinformationen Wählen Sie diese Option, um Termine aus MS Exchange zusammen mit allen Text- und Teilnehmerinformationen zu importieren.
Termine ohne Detailinformationen Wählen Sie diese Option, um Termine nur mit deren Start- und Endzeiten zu importieren.
Exchange-Termine nicht importieren Wählen Sie diese Option, wenn Sie keine Termine aus MS Exchange importieren möchten.

HINWEIS   Wenn dieses Kontrollkästchen markiert, ist das Kontrollkästchen Exchange-Termine mit Autotask synchronisieren auf der Profilseite des Benutzers deaktiviert.

Termine mit „freier Zeit“ an Autotask senden (wenn nicht markiert, werden Termine mit „freier Zeit“ nicht gesendet)

 

 Dieses Kontrollkästchen ist deaktiviert, wenn das Optionsfeld Exchange-Termine nicht importieren ausgewählt ist.

Standardmäßig werden MS Exchange- oder Outlook-Termine, bei denen die Zeit als "Freizeit" angezeigt wird, weiterhin mit der Autotask- und Blockzeit im Kalender des Benutzers synchronisiert. Heben Sie die Markierung für diese Einstellung auf, um die Synchronisation von Terminen mit freier Zeit zu verhindern.

HINWEIS  Termine mit freier Zeit werden bei der Mitarbeiterverfügbarkeit und der Mitarbeiterproduktivität nicht berücksichtigt.

HINWEIS  Sie müssen außerdem die Option, Termine mit „freier Zeit“ zu senden, im Microsoft Outlook-Erweiterungsmodul deaktivieren, wenn Sie diese Einstellung deaktivieren. Siehe Configuring the Outlook extension.
Feld Beschreibung
Vergangene Kalendereinträge Geben Sie an, um wie viele Tage die Integration standardmäßig zurückgehen soll, um nach Daten zur Synchronisation zu suchen. Der Mindestwert für dieses Feld ist „1“ und der Höchstwert „30“.
Wiederkehrende Kalendereinträge Geben Sie die Standardzahl an zukünftigen Tagen ein, die das MS Exchange-Erweiterungsmodul nach wiederkehrenden Kalendereinträgen für die Synchronisation durchsuchen soll. Der Mindestwert für dieses Feld ist „1“ und der Höchstwert „30“.

Die Registerkarte Mitarbeiter führt alle Autotask-Benutzer in Ihrer Autotask-Instanz auf. Auf dieser Registerkarte können Sie das Erweiterungsmodul für einen oder mehrere Benutzer aktivieren, das Datum und die Uhrzeit des letzten Synchronisationsversuchs für jeden Mitarbeiter anzeigen und eine Seite öffnen, die der Registerkarte MS Exchange auf der Profilseite eines beliebigen Mitarbeiters ähnelt, um sein Benutzerprofil zu konfigurieren.

HINWEIS  Die Benutzer, für die das Exchange-Erweiterungsmodul aktiviert ist, müssen ihre Kalendereinträge und Kontakte nicht synchronisieren. Auf deren Benutzerprofilseite haben sie vollständige Kontrolle über diese Funktion. Sie können Einstellungen deaktivieren oder selektiv die Einträge aktivieren, die sie synchronisieren möchten.

Um das MS Exchange-Erweiterungsmodul für einen oder mehrere Benutzer zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Kontrollkästchen in der Überschriftszeile aus, um alle Mitarbeiter auszuwählen, oder wählen Sie individuelle Benutzer aus.
  2. Klicken Sie auf Speichern.
  3. Optional. konfigurieren Sie die Synchronisationseinstellungen von individuellen Benutzern, indem Sie auf den Zeitstempel oder den Link k.A. in der Spalte Letzter Synchronisationsversuch klicken. Siehe Benutzerprofile für MS Exchange konfigurieren.

Allen neu aktivierten Mitarbeitern wird eine Bestätigungsmail mit Anweisungen zum Anpassen der EINSTELLUNGEN für die MS Exchange-Synchronisation auf ihrer Profilseite gesendet.

Die Datensynchronisation ist nicht automatisch; dies muss für jeden Benutzer explizit aktiviert und konfiguriert sein. Die Konfiguration kann vom Benutzer oder vom Administrator vorgenommen werden.

Administratoren:

  1. Gehen Sie zu > Admin > Erweiterungsmodule & Integrationen > Microsoft-Erweiterungsmodule > MS Exchange > Registerkarte Mitarbeiter.
  2. Suchen Sie den Mitarbeiter, dessen Profil Sie konfigurieren möchten.
  3. Klicken Sie auf der Seite Erweiterte Einstellungen für Benutzerprofil auf den Link für Datum und Uhrzeit in der Spalte Letzter Synchronisationsversuch.
  4. Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte aus. Siehe Die Registerkarte „MS Exchange“.

Benutzer:

NAVIGATION  Meine ... > Diverses > Profil

  1. Wählen Sie Diverses > Profil aus.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte MS Exchange.
  3. Füllen Sie die Felder auf der Registerkarte aus. Siehe Die Registerkarte „MS Exchange“.