Eine Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen oder bearbeiten

Nur Autotask-Systemabwesenheitskategorien, die anhand einer Systemeinstellung aktiviert oder deaktiviert sind, können in einer Abwesenheitsrichtlinie beinhaltet werden. Bevor Sie beginnen, müssen Sie die Abwesenheitskategorien aktivieren, die Teil Ihrer Richtlinien sein sollen, und die anderen deaktivieren.

1. > Admin > Funktionen & Einstellungen > Anwendungsübergreifende (gemeinsame) Funktionen > Systemeinstellungen
2. Erweitern Sie den Abschnitt Zeiterfassung.
3. Markieren Sie alle Abwesenheitskategorien, die Sie aktivieren möchten. Information zu diesen Einstellungen finden Sie unter: Bewegliche Feiertage, Sonderurlaub, Krankheitstage, Urlaub aktivieren
4. Wenn Sie Ansammlungsrichtlinien verwenden, prüfen Sie außerdem die Systemeinstellung Wochentag, an dem ein wöchentlicher oder 14-tägiger Abwesenheits-Ansammlungszeitraum beginnt.

Wenn Sie eine Kategorie deaktivieren, steht sie nicht für Abwesenheitsrichtlinien zur Verfügung.

WICHTIG  Wenn Sie eine in einer Abwesenheitsrichtlinie verwendete Abwesenheitskategorie deaktivieren, erhalten oder sammeln Mitarbeiter weiterhin Stunden in dieser Kategorie. Sie können die Abwesenheitskategorie jedoch nicht länger in neuen oder bestehenden Richtlinien hinzufügen oder sie bearbeiten. Wir empfehlen, dass Sie die Richtlinie ersetzen und Ihre Mitarbeiter mit der neuen Richtlinie verknüpfen.

Dieser zweite Schritt ist optional, wenn ihre Abwesenheitskategorien jedoch unterschiedliche Namen haben, sollten Sie sie umbenennen, um Verwirrung zu vermeiden.

1. Gehen Sie zu > Admin > Funktionen & Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung & Rechnungsstellung > Abrechnungsgruppen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Interne Zeit aus.
3. Klicken Sie auf die System-Spaltenüberschrift, um nach den System-internen Zeitkategorien zu sortieren und diese zu finden.
4. Um den Namen einer internen Zeitkategorie zu ändern, wählen Sie im Kontextmenü Bearbeiten aus.
5. Bearbeiten Sie den Namen und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen für Kategorie/Gruppe anzeigen für: Anträge auf Abwesenheit markiert ist, sodass Ihre Mitarbeiter auch tatsächlich Abwesenheit für diese Kategorie beantragen können.

BEISPIEL  Wenn Sie Zeitausgleich bieten, jedoch keine beweglichen Feiertage, benennen Sie die Kategorie einfach um.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Feld	Beschreibung
Allgemein
Name (erforderlich)	Geben Sie den Namen an, der in der Richtlinienliste und dem Dropdown-Menü auf der Registerkarte „Personal“ angezeigt wird.
Beschreibung	Geben Sie eine Beschreibung der Richtlinie ein sowie wem sie zugewiesen werden soll.
Aktiv	Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Richtlinie zu aktivieren. Wenn keine aktiven Richtlinien vorhanden sind, werden neue Mitarbeiter mit der Standardrichtlinie Keine verknüpft. HINWEIS  Wenn Sie eine Richtlinie deaktivieren, bleiben Mitarbeiter solange mit der inaktiven Richtlinie verknüpft, bis ihnen eine aktive Richtlinie zugewiesen wird.
Standard (für neue Mitarbeiter)	Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Richtlinie als Standard festzulegen. Neue Mitarbeiter werden automatisch mit dieser Richtlinie verknüpft. Wenn keine Richtlinie als Standard festgelegt wurde, werden neue Mitarbeiter automatisch mit der Richtlinie Keine verknüpft.
Gültig für
Mitarbeiter verknüpfen	WICHTIG  Sobald Mitarbeiter zugewiesen wurden, können Sie Abwesenheitsplanstufen und Abwesenheitskategorien in einer Abwesenheitsrichtlinie nicht aktualisieren und diese nicht löschen. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen auf allen Registerkarten korrekt sind, bevor Sie Mitarbeiter zuweisen. In diesem Popup-Fenster verknüpfen Sie Mitarbeiter mit dieser Richtlinie. Das Gültigkeitsdatum kann bearbeitet werden. Um unterschiedliche Gültigkeitsdaten einzugeben, speichern Sie die Mitarbeiter im Popup-Fenster für das jeweilige Datum. Die ausgewählten Mitarbeiter werden einem Raster hinzugefügt. Im Kontextmenü können Sie das Gültigkeitsdatum für jeden Mitarbeiter bearbeiten sowie die Zuweisung des Mitarbeiters zur Richtlinie entfernen. Mitarbeiter können außerdem auf der Registerkarte „Personal“ der Seite „Mitarbeiter“ mit einer Abwesenheitsrichtlinie verknüpft werden.
Raster der verbundenen Mitarbeiter	Zeigt eine alphabetisch geordnete Liste der mit dieser Richtlinie verknüpften Mitarbeiter sowie deren jeweilige Gültigkeitsdaten an. Im Kontextmenü können Sie das Datum für Gültig von für aktive Mitarbeiter bearbeiten sowie die Verbindung der Mitarbeiter mit der Richtlinie aufheben. Siehe Was geschieht, wenn Sie die Verbindung eines Mitarbeiters mit einer Richtlinie aufheben?. Das Kontextmenü ist für inaktive Mitarbeiter deaktiviert.

Die Anzahl der zusätzlichen Registerkarten, die Sie sehen, und die Beschriftung auf den Registerkarten hängen von den von Ihrem Administrator aktivierten Freistellungskategorien und der Benennung der Kategorien ab. Siehe Bevor Sie eine Abwesenheitsrichtlinie erstellen .... und Interne Zeitkategorien.

Die Felder und Optionen sind auf allen Registerkarten gleich.

Feld	Beschreibung
Allgemeine Informationen zu Abwesenheitskategorien
Art	Klicken Sie die Optionsfelder, um auszuwählen, wie die Abwesenheitskategorie den damit verknüpften Mitarbeitern zur Verfügung steht.
Allotment	Eine Richtlinienart, bei der die Anzahl der Stunden, auf die ein Mitarbeiter pro Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember) Anspruch hat, am 1. Januar zugeteilt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinientypen für Allotment und Ansammlung.
Ansammlung	Eine Richtlinienart, bei der ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres regelmäßig und stufenweise Abwesenheitszeit ansammelt. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinientypen für Allotment und Ansammlung.
Ansammlungszeitraum (nur Ansammlung)	Das Intervall, mit dem ein Mitarbeiter Abwesenheitszeit ansammelt. Die angesammelte Abwesenheitszeit wird am Ende eines jeden Ansammlungszeitraums dem Guthaben des Mitarbeiters hinzugefügt. Die Werte sind: Täglich, Wöchentlich, Alle zwei Wochen, Halbmonatlich und Monatlich. HINWEIS   Verwenden Sie Systemeinstellungen, um den Starttag für die Ansammlungszeiträume „Wöchentlich“ und „Alle zwei Wochen“ einzustellen. Der Standardwert ist Montag. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinientypen für Allotment und Ansammlung.
Abwesenheitsplanstufen des laufenden Jahres
Neue Abwesenheitsplanstufe	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Popup-Fenster „Neue Richtlinien-Abwesenheitsplanstufe“ zu öffnen. Diese Schaltfläche ist aktiv, solange die Richtlinie niemandem zugewiesen ist. Weitere Informationen über Abwesenheitsplanstufen finden Sie unter Eine Abwesenheitsplanstufe zu einer Richtlinie hinzufügen.
Stundentabelle	Zeigt die Beschäftigungsdauer an, die zum Erreichen der nächsthöheren Abwesenheitsplanstufe in der Abwesenheitskategorie notwendig ist, sowie die jährlichen Stunden für die bezahlte Abwesenheit und entweder die Rollovergrenze (für Allotment) oder die Ansammlungsgrenze und Ansammlungsrate (für Ansammlung). Jede Abwesenheitskategorie besitzt mindestens eine Abwesenheitsplanstufe, die bei 0 Monaten beginnt. Sie können eine beliebige Anzahl von zusätzlichen Abwesenheitsplanstufen definieren. Für jede Abwesenheitskategorie in einer Richtlinie können unterschiedliche Abwesenheitsplanstufen definiert werden. Bereits definierte Abwesenheitsplanstufen werden in einem Raster unter Abwesenheitsplanstufen des laufenden Jahres aufgeführt.

Mit Abwesenheitsplanstufen können Sie dieselbe Richtlinie für Mitarbeiter mit unterschiedlicher Beschäftigungsdauer verwenden. Sie können damit zusätzliche Abwesenheitszeit je nach Dienstalter zuweisen. Das Dienstalter wird als die Anzahl der Monate berechnet, seit denen ein Mitarbeiter beschäftigt ist, basierend auf dem Einstellungsdatum auf der Registerkarte Personal der Seite Mitarbeiter-Management. Für jede Abwesenheitskategorie in einer Richtlinie können unterschiedliche Abwesenheitsplanstufen definiert werden.

HINWEIS  Sie müssen eine andere Richtlinie verwenden, um basierend auf Firmenhierarchie unterschiedliche Abwesenheitszeiten zuzuweisen.

Abwesenheitsplanstufen bestimmen:

• Die Mindestbeschäftigungsdauer in Monaten, die zum Erreichen einer Abwesenheitsplanstufe erforderlich ist. Wenn ein Mitarbeiter sich während eines Ansammlungszeitraums für eine andere Abwesenheitsplanstufe qualifiziert, wird die Ansammlungsrate der neuen Abwesenheitsplanstufe angewandt.
• Die Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter zu Beginn des Jahres in einer Abwesenheitsplanstufe erhält oder im Laufe des Jahres ansammeln kann.
• Die maximale Anzahl der Stunden, die angesammelt oder in das nächste Jahr übertragen werden können (Ansammlungsgrenze und Rollovergrenze).

Die Abwesenheitsplanstufen für jede Abwesenheitsrichtlinie werden über das Kontextmenü im Abwesenheitsplanstufen-Raster verwaltet.

• Bereits definierte Abwesenheitsplanstufen werden in einem Raster unter Abwesenheitsplanstufen des laufenden Jahres aufgeführt. Jede Abwesenheitskategorie verfügt mindestens über die Abwesenheitsplanstufe 0+ Monate. Diese Abwesenheitsplanstufe kann bearbeitet, jedoch nicht gelöscht werden.
• Fügen Sie neue Abwesenheitsplanstufen hinzu, indem Sie auf Neue Abwesenheitsplanstufe klicken und das Popup-Fenster Neue Richtlinien-Abwesenheitsplanstufe ausfüllen.
• Abwesenheitsplanstufen können bearbeitet werden. Alle Abwesenheitsplanstufen (ausgenommen die Abwesenheitsplanstufe „0 Monate“) können gelöscht werden, solange keine Mitarbeiter mit der Richtlinie verknüpft sind.