Abwesenheitsrichtlinien

Anspruchsberechtigung für Abwesenheitsrichtlinien

WICHTIG  Abwesenheitsrichtlinien für das nächste Jahr müssen bis zum 31. Dezember des Vorjahres erstellt werden und gelten nur für Mitarbeiter, die am 1. Januar in Ihrer Autotask-Instanz eingerichtet sind. Sie werden für den Rest eines Jahres nicht anteilig berechnet. Um Mitarbeitern, die während des Jahres eingestellt werden, Abwesenheit zu gewähren, müssen Sie die Felder Zusätzliche Zeit auf der Registerkarte „Mitarbeiter > Personal“ verwenden.

Benötigen Sie Abwesenheitsrichtlinien?

Autotask Abwesenheitsrichtlinien verwalten die Ihren Mitarbeitern bewilligte bezahlte Abwesenheitszeit. Wenn Sie jemandem in Ihrer Firma bezahlte Abwesenheit bewilligen und Abwesenheit in Autotask erfassen möchten, wo diese Informationen zum Prüfen der Mitarbeiterverfügbarkeit benötigt werden, müssen Sie mindestens eine zusätzliche Abwesenheitsrichtlinie definieren.

Eine Richtlinie deckt mithilfe von Abwesenheitsplanstufen unterschiedliche Abwesenheitszeiten ab, die von der Beschäftigungsdauer abhängig sind. Sie können jedoch mehrere Richtlinien erstellen und Mitarbeitern je nach Geschäftsstelle, Beschäftigungsvertrag oder Position zuweisen.

Mitarbeiter können mit mehreren Abwesenheitsrichtlinien verknüpft werden, jedoch gilt zu jeder Zeit nur eine Richtlinie.

Ihre Autotask-Instanz enthält eine vorgegebene Systemabwesenheitsrichtlinie namens Keine. Diese Richtlinie ist allen Mitarbeitern zugewiesen, bis Sie eine andere Richtlinie definieren und diese Ihren Mitarbeitern zuweisen. Sie kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden, und sie wird nur im Dropdown-Menü „Abwesenheitsrichtlinien“ auf der Registerkarte Mitarbeiterverwaltung > Personal angezeigt. Die Richtlinie Keine kann Mitarbeitern zugewiesen bleiben, die keinen Anspruch auf bezahlte Abwesenheit haben.

HINWEIS  Die Felder der Abwesenheitsrichtlinie lassen ab sofort Zeit in Stunden und Minuten zu. Das Feld für Stunden akzeptiert lediglich ganze Stunden. Dezimalzahlen werden auf die nächste ganze Zahl gerundet. Das Feld für Minuten verfügt über ein Menü mit 4 Optionen, um viertelstündliche Intervalle zu akzeptieren: 0, 15, 30 und 45.

Richtlinientypen für Allotment und Ansammlung

Der Richtlinientyp für Abwesenheit legt fest, wie die Abwesenheit dem Mitarbeiter verfügbar gemacht wird. Abwesenheit kann entweder am 1. Januar für das gesamte Jahr zugeteilt oder im Verlauf des Jahres angesammelt werden.

Mitarbeitern, denen dieser Richtlinientyp zugewiesen ist, wird deren gesamte Abwesenheitszeit am 1. Januar zugeteilt. Die Stunden gelten für das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember) und stehen dem Mitarbeiter sofort zur Verfügung. Mit der Verwendung von Abwesenheitszeit sinkt das zugewiesene Guthaben.

Für Mitarbeiter, die Mitte des Jahres eingestellt werden, wird die Abwesenheit nicht automatisch berechnet. Benutzen Sie die Felder Zusätzliche Zeit auf der Registerkarte Personal, um Mitarbeitern, die nach dem 1. Januar beginnen, Abwesenheit zuzuweisen.

HINWEIS  Derzeit unterstützen wir keine Allotment-Richtlinien, die nicht am 1. Januar beginnen.

Rollover-Grenze

Wenn Allotment als Richtlinientyp ausgewählt wird, wird die Spalte Rollover-Grenze (Stunden) unten in der Tabelle der Abwesenheitsplanstufen für das laufende Jahrangezeigt.

Die angezeigte Zahl ist die Höchstzahl der ungenutzten Stunden, die ein Mitarbeiter in das nächste Kalenderjahr übertragen kann.

HINWEIS  Dieses Feld ist optional. Der Standardwert ist „0 Stunden“. Das bedeutet, dass Mitarbeiter keine ungenutzten Stunden in das nächste Jahr übertragen können. Negative Werte sind nicht gültig.

BEISPIEL  Ein Mitarbeiter besitzt:
Jahresurlaub = 100 Stunden und Rollover-Grenze = 32 Stunden
• Wenn der Mitarbeiter 75 Stunden im Kalenderjahr verwendet, können die verbleibenden 25 Stunden ins nächste Kalenderjahr übertragen werden.
• Wenn der Mitarbeiter 60 Stunden im Kalenderjahr verwendet, können 32 der verbleibenden 40 Stunden ins nächste Kalenderjahr übertragen werden. 8 Stunden verfallen.

Mitarbeiter, denen diese Richtlinie zugewiesen ist, sammeln schrittweise Abwesenheit im Laufe des Kalenderjahres an. Die maximale Anzahl von Abwesenheitsstunden (jährliche Stunden) wird eingestellt und dann durch die Anzahl der Ansammlungszeiträume im Jahr geteilt (siehe Ansammlungszeitraum). Das Ergebnis ist die Anzahl von Stunden, die während jedem Ansammlungszeitraum angesammelt wird (siehe Ansammlungsrate).

Angesammelte Abwesenheit wird dem Guthaben des Mitarbeiters am Ende eines jeden Ansammlungszeitraums solange hinzugefügt, bis er die Ansammlungsgrenze erreicht.

Die Abwesenheitsplanstufe basiert auf dem Einstellungsdatum. Wenn ein Mitarbeiter sich während eines Ansammlungszeitraums für eine andere Abwesenheitsplanstufe qualifiziert, dann wird die Ansammlungsrate der neuen Abwesenheitsplanstufe angewendet.

Ansammlungszeitraum

Der Ansammlungszeitraum ist das Intervall, in dem ein Mitarbeiter Abwesenheitszeit ansammelt: täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen, halbmonatlich oder monatlich. Die Standardeinstellung ist halbmonatlich. Angesammelte Stunden sind am Ende eines Ansammlungszeitraums verfügbar.

HINWEIS  Die Zeiträume „alle zwei Wochen“ und „halbmonatlich“ sind nicht dasselbe. Der Zeitraum „alle zwei Wochen“ umfasst 26 Intervalle, der Zeitraum „halbmonatlich“ hingegen 24. Die tägliche Ansammlung basiert auf 365 Tagen, selbst in einem Schaltjahr.

Der Ansammlungszeitraum wird über die Registerkarten für die Abwesenheitskategorien auf der Seite Neue Richtlinie/Richtlinie ändern ausgewählt. Für die Ansammlungszeiträume „wöchentlich“ und „alle zwei Wochen“ bestimmt eine Systemeinstellung den Wochentag, an dem ein wöchentlicher oder 14-tägiger Abwesenheits-Ansammlungszeitraum beginnt.

Ansammlungsrate

Die Rate, zu der ein Mitarbeiter pro Ansammlungszeitraum Abwesenheitszeit ansammelt. Die Formel lautet ([jährliche Stunden]/[Anzahl der Ansammlungszeiträume im Jahr]) und wird in Stunden mit bis zu drei Dezimalstellen angezeigt.

Die Ansammlungsrate wird auf der Seite „Neue Richtlinien-Abwesenheitsplanstufe/Richtlinien-Abwesenheitsplanstufe bearbeiten“ angezeigt.

HINWEIS  Im Situationen zu verhindern, bei denen die angesammelte Zeit entweder etwas weniger oder etwas mehr als der gewünschte Betrag ist, passt Autotask den Betrag für den ersten Ansammlungszeitraum an.

BEISPIEL  80 angesammelte Stunden mit 24 Abrechnungszeiträumen ergeben eine Ansammlungsrate von 3,333. Am Ende der 24 Zeiträume beträgt dies lediglich 79,92. In diesem Beispiel würde dieser erste Zeitraum zusätzlich 0,008 Stunden für insgesamt 3,341 ergeben. Ebenso ist der Betrag des ersten Ansammlungszeitraums zu Beginn eines neuen Jahrs etwas höher oder niedriger als die anderen Zeiträume, um den Unterschied auszugleichen.

Ansammlungsgrenze

Die maximale Anzahl der ungenutzten Stunden, die ein Mitarbeiter ansammeln kann, bevor seine Ansammlungsaktivität ausgesetzt wird. Ist die Höchstzahl erreicht, bleibt der Ansammlungsstopp solange bestehen, bis der Mitarbeiter einen Teil der angesammelten Abwesenheitszeit nutzt (oder Abwesenheit genehmigt wird). Dadurch verringert sich die angesammelte Zeit, und die Ansammlungsaktivität wird wieder aufgenommen.

  • Wenn die Ansammlung ausgesetzt wird, kann die Zeit, die während der Aussetzung angesammelt worden wäre, nicht wiedergewonnen werden und verfällt dauerhaft.

    • HINWEIS  Wenn kein Wert angegeben wurde, zeigt dieses Feld „Keine Ansammlungsgrenze“ an. Mitarbeiter können uneingeschränkt Abwesenheitszeit ansammeln. Da ungenutzte Abwesenheit eine finanzielle Verbindlichkeit für Ihre Firma darstellt, empfehlen wir Ihnen, eine Ansammlungsgrenze einzurichten.

    Zum Einrichten einer Abwesenheitsrichtlinie gehen Sie wie folgt vor: