Historie der Richtlinienzuweisung

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Mitarbeitern/Benutzern (HR). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Alle Autotask-Mitarbeiter sind mit mindestens einer Abwesenheitsrichtlinie verbunden. Diese ist entweder die Standardabwesenheitsrichtlinie des Systems „Keine“ oder eine andere Richtlinie, die Sie mit dem Mitarbeiter beim Einrichten in Autotask verknüpft haben.

Mit der Zeit können Mitarbeiter mit weiteren Abwesenheitsrichtlinien verknüpft werden, obwohl nur jeweils eine davon gültig ist. Diese Zugehörigkeiten werden auf der Seite Historie der Richtlinienzuweisungen verwaltet, auf die Sie unter > Admin > Funktionen & Einstellungen > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer > Registerkarte Personal zugreifen können, indem Sie auf den Link Alle zugehörigen Richtlinien anzeigen/verwalten klicken.

  • Wenn der Mitarbeiter aktiv ist, können die Richtlinie und das Datum des Gültigkeitsbeginns für jede verknüpfte Richtlinie geändert werden.
  • Wenn der Mitarbeiter inaktiv ist, sind die Schaltfläche Eine andere Richtlinie verbinden, die Option „Verbindung aufheben“ und die Option zum Bearbeiten direkt in der Zeile deaktiviert.

HINWEIS  Die Richtlinie „Keine“ kann nicht bearbeitet werden.

Einträge im Raster „Verbundene Richtlinien“ können direkt in der Zeile bearbeitet werden.

  1. Um der Liste eine Richtlinie hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Andere Richtlinie zuordnen . Zum Raster wird eine leere Zeile im Bearbeitungsmodus hinzugefügt.
  2. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  3. Um eine Richtlinienverknüpfung zu bearbeiten klicken Sie auf eine Zeile, um sie in den Inline-Bearbeitungsmodus zu setzen. Wählen Sie eine andere Richtlinie oder ändern Sie das Datum für den Gültigkeitsbeginn.

HINWEIS  Das Datum für das Gültigkeitsende kann nicht geändert werden. Siehe nachfolgend Informationen über das Datumsfeld für das Gültigkeitsende.

  1. Um die Zuordnung einer Richtlinie aufzuheben, klicken Sie auf das Symbol Zuordnung aufheben.
  2. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern, gehen Sie mithilfe der Tabulatortaste in eine andere Zeile oder klicken Sie in eine Zelle in einer anderen Zeile. Um alle Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf Abbrechen.

Die Tabelle wird aktualisiert, um die Richtlinien in chronologischer Reihenfolge anzuzeigen, basierend auf dem Datum Gültig ab. Das frühestmögliche Datum für den Gültigkeitsbeginn kann nicht vor dem Einstellungsdatum liegen.

Dieses Datumsfeld kann nicht bearbeitet werden, jedoch werden die folgenden Selbstbearbeitungsvorgänge vorgenommen, wenn eine Verknüpfung:

  • Gelöscht wird: Das Datum für das Gültigkeitsende der vorherigen Richtlinie wird bis zu dem der gelöschten Richtlinie verlängert.
  • Eingefügt wird (zwischen vorhandenen Verknüpfungen): Wenn das Datum für den Gültigkeitsbeginn der eingefügten Richtlinie vor dem Datum für das Gültigkeitsende einer vorherigen Richtlinie liegt, wird das Datum für das Gültigkeitsende der vorherigen Richtlinie automatisch auf einen Monat vor dem Datum für den Gültigkeitsbeginn der neuen Richtlinie korrigiert.
  • Das Datum für den Gültigkeitsbeginn kann nicht vor dem Einstellungsdatum liegen (auf der Seite Mitarbeiter-Management“, Registerkarte „Personal angegeben).
  • Klicken Sie auf das Symbol zum Aufheben der Verknüpfung, um die Verbindung zwischen Mitarbeiter und Richtlinie aufzuheben.

HINWEIS  Wenn es vor der gelöschten Verknüpfung eine Verknüpfung des Mitarbeiters mit einer Richtlinie gab, übernimmt die vorherige Verknüpfung die Dauer der gelöschten.

  • Verknüpfungen von allen Richtlinien (mit Ausnahme der Richtlinie „Keine“) mit einem Mitarbeiter können aufgehoben werden.

WICHTIG  Wir raten normalerweise davon ab, die Zuweisung des Mitarbeiters zu einer bisherigen Richtlinie aufzuheben.

Sie müssen die Verbindung eines Mitarbeiters mit einer Abwesenheitsrichtlinie nicht aufheben, wenn eine neue Richtlinie zugewiesen wird. Mit der Zeit können Mitarbeiter mit mehr als nur einer Abwesenheitsrichtlinie verknüpft werden. Dies kann aus mehreren Gründen geschehen:

  • Ihre Firma erstellt für alle eine neue Abwesenheitsrichtlinie.
  • Der Mitarbeiter wird an eine neue Geschäftsstelle versetzt (möglicherweise in einem anderen Land), für die eine andere Richtlinie gilt.
  • Der Mitarbeiter wird in eine andere Abteilung befördert oder transferiert, für die eine andere Richtlinie gilt.

Es kann zu jedem Zeitpunkt nur eine Richtlinie pro Mitarbeiter gültig sein. Wird ein Mitarbeiter mit einer anderen Richtlinie verknüpft, dann wird das Datum für „Gültig bis“ der vorherigen Richtlinie einfach auf einen Tag vor dem Datum „Gültig von“ der neuen Richtlinie gesetzt. Dies geschieht automatisch und bietet somit eine Liste der bisherigen Richtlinienzuweisungen, d. h., die Historie der Richtlinienzuweisungen.

Es gibt jedoch mögliche Szenarien, in denen es erforderlich wird, die Verbindung eines Mitarbeiters mit bestehenden Richtlinien aufzuheben:

  • Mitarbeiter wurden der falschen Richtlinie zugeordnet.
  • Sie möchten eine Richtlinie löschen und können dies erst dann tun, wenn alle Mitarbeiter nicht länger mit dieser Richtlinie verbunden sind.

Wenn Sie die Zuweisung eines Mitarbeiters zu einer Richtlinie aufheben müssen, hat dies keine Auswirkungen auf eingereichte Anträge auf Abwesenheit oder sonstige unter Mitarbeiter-Management hinzugefügte Zeit. Sie sollten jedoch beachten, dass die historische Aufzeichnung (wie unter Historie der Richtlinienzuweisung aufgeführt) geändert wird. Die Richtlinienzuweisung erscheint nicht länger in der Historie, und Autotask behält keine Aufzeichnung der Zuweisung.