Microsoft-Erweiterungsmodule

Unterstützte Microsoft-Anwendungen

Datto hat die folgenden Erweiterungsmodule für Microsoft-Anwendungen erstellt und unterstützt:

Vergleich zwischen Outlook und Exchange

Das Autotask MS Outlook-Erweiterungsmodul und das Autotask MS Exchange-Erweiterungsmodul führen viele gleiche Funktionen aus. Es gibt jedoch Unterschiede in der Art, wie Autotask zwischen diesen beiden Erweiterungsmodulen synchronisiert.

  • Im Allgemeinen handelt es sich bei dem MS Exchange-Erweiterungsmodul um ein automatisches, von Systemadministratoren kontrolliertes Verfahren zur Synchronisation von Autotask-Kalender- und Kontaktdaten mit dem Outlook-Kalender und Kontaktordnern der Benutzer.
  • Das MS Outlook-Erweiterungsmodul synchronisiert ebenfalls Autotask-Kalender- und Kontaktdaten, gibt Benutzern jedoch mehr Kontrolle über einen manuellen Synchronisationsprozess.
Autotask MS Outlook-Erweiterungsmodul Autotask MS Exchange-Erweiterungsmodul
Synchronisation  
Autotask-Benutzer muss das Synchronisationsintervall einrichten und steuern. Das Synchronisationsintervall ist eine MS Exchange-Integrationseinstellung, die vom Autotask-Administrator für alle Benutzer konfiguriert wird. Das Mindestintervall beträgt 10 Minuten. Beachten Sie jedoch, dass die tatsächliche Synchronisationszeit länger sein kann, je nachdem, ob sich noch andere Elemente in der Queue des MS Exchange Servers befinden.
Sie erhalten Kalendereinträge aus Autotask (manuell beim Starten bzw. Schließen der Outlook-Anwendung oder in geplanten Intervallen). Sie synchronisieren Kalendereinträge aus Autotask (automatisch entsprechend des vom Autotask-Administrator konfigurierten Synchronisationsintervalls).
Die Synchronisation erfolgt nur dann, wenn Outlook für den Autotask-Benutzer offen ist. Die Synchronisation erfolgt in planmäßig festgelegten Intervallen und erfordert keine offene Outlook-Anwendung.
Benutzer kontrollieren innerhalb der durch den Autotask-Administrator gesetzten Begrenzungen, welche Posten synchronisiert werden:

• Termine (aus Outlook und Autotask)
• Kontakte (aus Outlook und Autotask)
• To-Dos (aus Autotask)
• Servicetermine (aus Autotask)		 Benutzer kontrollieren innerhalb der durch den Autotask-Administrator gesetzten Begrenzungen, welche Posten synchronisiert werden:

• Termine (aus Outlook und Autotask) Private Outlook-Termine werden ebenfalls in den Autotask-Kalender übertragen, jedoch nur mit dem Namen „Termin“. Die Übertragung bezieht sich lediglich auf das Datum und die Zeit, nicht jedoch auf die Details.
• Kontakte (NUR aus Autotask)
• To-Dos (aus Autotask)
• Servicetermine (aus Autotask)
Kontakte  
Sie erhalten alle Autotask-Kontakte oder Autotask-Kontakte, bei denen Sie zuständiger Mitarbeiter oder Verkaufschancen-Verantwortlicher sind (entsprechend der Konfiguration des Outlook-Erweiterungsmoduls)

HINWEIS  Um Kontakte in Outlook zu synchronisieren, wenn MS Exchange aktiviert ist, verwenden Sie die unter Kontakte in Outlook mit aktiviertem MS Exchange-Erweiterungsmodul synchronisieren angegebenen Konfigurationseinstellungen.

 Sie synchronisieren Kontakte aus Autotask (automatisch entsprechend des vom Autotask-Administrator konfigurierten Synchronisationsintervalls).
Sie senden ausgewählte Kontakte an Autotask (deaktiviert, wenn MS Exchange für denselben Benutzer aktiviert ist) Nicht verfügbar. Das MS Exchange-Erweiterungsmodul unterstützt das Senden von Kontakten AN Autotask nicht.
Termine  
Sie senden Terminserien an Autotask (wo sie ein Seriensymbol anzeigen und als Gruppe gelöscht werden können). Sie senden Terminserien an Autotask (ohne Seriensymbol).
Sie müssen die ausgewählten Termine manuell an Autotask senden.

HINWEIS  Dies ist deaktiviert, wenn das MS Exchange-Erweiterungsmodul für denselben Benutzer aktiviert ist.

 Es gibt die Option, alle Termine mit vollständigen Termindetails bzw. ohne Details aus Outlook mit Autotask zu synchronisieren. Private Outlook-Termine werden ebenfalls in den Autotask-Kalender übertragen, jedoch nur mit dem Namen „Termin“. Die Übertragung bezieht sich lediglich auf das Datum und die Zeit, nicht jedoch auf die Details.
Installation und Setup  
Auf jedem Workstation-PC sind ein Client-Download und eine Installation erforderlich.

Download ist über die Downloadseite in Autotask verfügbar: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Anwendungsübergreifende (gemeinsame) Funktionen > Downloads > MS Outlook-Erweiterungsmodul für Autotask. Siehe Downloading and installing the MS Outlook Extension.		 Die Seite für das MS Exchange-Erweiterungsmodul ist für die Konfiguration in Autotask verfügbar ( > Admin > Erweiterungsmodule & Integrationen > Microsoft-Erweiterungsmodule > MS Exchange). Außerdem erstellt ein Autotask-Administrator ein spezielles Benutzerkonto für die Synchronisation in MS Exchange (erfordert Unterstützung von einem MS Exchange-Administrator).

Das Erweiterungsmodul funktioniert mit:

  • 32-Bit: Outlook 2007/Outlook 2010/Outlook 2013/Outlook 2016/Outlook 2019
  • 64-Bit: Outlook 2010/Outlook 2013 (v3.1.7)/Outlook 2016/Outlook 2019
 Kann mit allen MS Exchange Client-Geräten und -Anwendungen betrieben werden, einschließlich Outlook Web Access (OWA), PDAs und allen Mail-Clients, die MS Exchange unterstützen.
• CRM To-Do hinzufügen
• Kontakt hinzufügen
• Kontaktnotiz hinzufügen
• Kontaktnotiz aus E-Mail hinzufügen
• Projektzeit eingeben
• Projektnotiz hinzufügen
• Projektnotiz aus E-Mail hinzufügen
• Aufgabennotiz hinzufügen
• Aufgabennotiz aus E-Mail hinzufügen
• Start-/Stoppzeit eingeben
• Servicetermin hinzufügen
• Ticket hinzufügen
• Ticket aus E-Mail hinzufügen
• Ticketnotiz hinzufügen
• Ticketnotiz aus E-Mail hinzufügen

Um in Outlook die Kontaktsynchronisation für alle Kontakte oder Kontakte zu aktivieren, für die der Benutzer zuständiger Mitarbeiter oder Verkaufschancen-Verantwortlicher ist (entsprechend der Konfiguration des MS Outlook-Erweiterungsmoduls), müssen Sie die Kontaktintegration im MS Outlook-Erweiterungsmodul aktivieren und die Kontaktsynchronisation im MS Exchange-Erweiterungsmodul deaktivieren.

Kontaktintegration für das Autotask MS Outlook-Erweiterungsmodul aktivieren

  1. Wählen Sie in Outlook aus dem Autotask PSA-Menü Optionen aus.
  2. Wählen Sie im Optionsfenster für das MS Outlook-Erweiterungsmodul die Registerkarte Kontakte aus.
  3. Markieren Sie das Kontrollkästchen Kontaktintegration aktivieren.
  4. Vervollständigen Sie weitere Einstellungen wie gewünscht.

Kontaktsynchronisation für das MS Exchange-Erweiterungsmodul ausschalten

Diese Anweisungen beziehen sich auf Anwendungen, bei denen das MS Exchange-Erweiterungsmodul bereits konfiguriert ist. Wenn Sie das MS Exchange-Erweiterungsmodul zum ersten Mal einrichten, beziehen Sie sich auf das Thema „MS Exchange konfigurieren“ für Ihre MS Exchange-Version.

  1. Melden Sie sich bei Autotask als Administrator an (dieser Benutzer sollte sich auch mit MS Exchange Server auskennen).
  2. Wählen Sie > Admin > Erweiterungsmodule & Integrationen > Microsoft-Erweiterungsmodule > MS Exchange aus. Die Seite für die Konfiguration von MS Exchange wird geöffnet und beinhaltet drei Registerkarten für die Konfiguration des Erweiterungsmoduls.
  3. Suchen Sie in der Registerkarte „Synchronisation“ unter Autotask-Einträge zu Exchange exportieren die Option Kontakte freigeben, für die der Mitarbeiter zuständiger Mitarbeiter oder Verkaufschancen-Verantwortlicher ist.
  4. Wenn diese Option ausgewählt ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
  5. Klicken Sie auf Speichern und verlassen Sie das Erweiterungsmodul.