Wie MS Exchange-Elemente synchronisiert werden

Kalendereinträge

Während der ersten Synchronisation, nachdem der Eintrag erstellt wurde, werden alle ursprünglichen Informationen (Zeit und Details) übertragen. Alle Autotask-Kalendereinträge werden als Termine an Exchange übertragen. Der Titel, das Datum, die Uhrzeit und der Standort (bei Serviceterminen) werden an Exchange übertragen, und Informationen aus Autotask-Feldern, die nicht im Kalendereintrag berücksichtigt werden können, werden in eine Textdatei im Detailbereich des Termins umgewandelt.

Exchange-Termine werden wie folgt an Autotask übertragen:

  • Bei öffentlichen Terminen werden sowohl der Titel als auf die Details übertragen.
  • Bei privaten Terminen lautet der Titel einfach „Termin“, und es werden keine Details übertragen.

Nach der ursprünglichen Synchronisation werden Datums- und Zeitänderungen immer in beide Richtungen für Termine und Aufgaben übertragen, aber Detailänderungen (d. h. wird der Name für eine Besprechung geändert) nicht übertragen, wenn der Termin ursprünglich in Autotask erstellt und anschließend in Exchange geändert wurde. Bei Serviceterminen werden in MS Exchange vorgenommene Änderungen nicht zurück an Autotask übertragen. Allerdings wird im Hauptteil des Exchange-Kalendereintrags ein Hyperlink zum Bearbeiten des Servicetermins beinhaltet.

HINWEIS  Alle konvertierten Autotask-Kalendereinträge enthalten einen „ExecuteCommand“-Hyperlink, der den ursprünglichen Kalendereintrag in Autotask öffnet, wenn er auf einem PC angeklickt wird. Wenn Sie nicht bei Autotask angemeldet sind, werden Sie automatisch zu Ihrer Autotask-Anmeldeseite weitergeleitet. Beachten Sie, dass ExecuteCommand nicht von Autotask LiveMobile unterstützt wird.

In Autotask erstellte Einträge Art der in Exchange vorgenommenen Änderung Wird die Änderung in Autotask übernommen?
Termine Datums- oder Zeitänderung
Termine Betreff/Name, Details/Beschreibung ändern, Eintrag löschen  
To-Do Datums- oder Zeitänderung
To-Do Betreff/Name, Details/Beschreibung ändern, Eintrag löschen  
Servicetermine Beliebig  
In Exchange erstellte Einträge Art der in Autotask vorgenommenen Änderung Wird die Änderung in Exchange übernommen?
Termine Datums- oder Zeitänderung

WICHTIG   Wenn Sie das Datum oder die Uhrzeit für eine Besprechung in Autotask aktualisieren, die ursprünglich in MS Exchange erstellt wurde, wird die Besprechungszeit lediglich in Ihrem eigenen Outlook-Kalender aktualisiert. Die Funktion „Aktualisierung senden“ wird nicht in Outlook durchgeführt, um die Kalender der Teilnehmer zu aktualisieren.

Termine Betreff/Name, Details/Beschreibung ändern, Eintrag löschen  

HINWEIS  Wenn Sie Änderungen an Einträgen in dem System vornehmen, in dem sie erstellt wurden, werden sie immer mit dem anderen System synchronisiert.

WICHTIG  Gelöschte Termine aus Autotask bleiben in Outlook sichtbar, sofern Sie sie nicht entfernen. Greifen Sie auf den Ordner Gelöschte Elemente der Anwendung zu, und stellen Sie sicher, dass er leer ist, bevor die nächste Synchronisierung stattfindet. Autotask PSA überwacht den Ordner Gelöschte Elemente und weiß, welche Termine entfernt werden müssen.

Kontakte

Ihr Autotask-Administrator kann eine der folgenden Optionen für die Synchronisation von Kontakten auswählen:

  • Kontakte, bei denen Sie der zuständige Mitarbeiter oder Verkaufschancen-Verantwortliche sind, in Ihren persönlichen Kontaktordner in Outlook übertragen.

HINWEIS  Exchange synchronisiert (überträgt) keine Kontakte an Mitglieder des zuständigen Teams. Es werden lediglich Kontakte für Benutzer synchronisiert, die der zuständige Mitarbeiter oder der Verantwortliche einer Autotask-Verkaufschance sind, die mit einer Firma verbunden ist.

  • Alle Kontakte in einen öffentlichen Kontaktordner übertragen (diese Option ist bei Hosted MS Exchange nicht verfügbar).
  • Keine Kontakte an MS Exchange übertragen.

HINWEIS  Inaktive Kontakte werden nicht synchronisiert.

Sie können sich außerdem dafür entscheiden, einen persönlichen Autotask-Ordner für Ihre Autotask-Kontakte zu erstellen, indem Sie das Kontrollkästchen Autotask-Kontakte in eigenen Ordner synchronisieren in den Konfigurationseinstellungen für Ihr MS Exchange-Benutzerprofil markieren. Siehe Die Registerkarte „MS Exchange“.

Das MS Exchange-Erweiterungsmodul prüft die folgenden Informationen, bevor ein Kontakt erstellt wird, um das Erstellen eines Datensatzduplikats zu vermeiden: Vorname und Nachname des Kontakts, Firmenname und E-Mail-Adresse. Wenn es bei einem dieser Felder keine Übereinstimmung bei Autotask und Outlook gibt, wird in Outlook ein neuer Kontakt erstellt. Wenn die ersten drei Felder übereinstimmen, das Feld für die E-Mail-Adresse jedoch leer ist, wird der existierende Kontakteintrag aktualisiert.

HINWEIS  Wenn Sie bereits Kontakte in Ihren persönlichen Kontaktordner synchronisiert haben und dann dazu übergehen, in den Autotask-Kontaktordner zu synchronisieren, wird empfohlen, dass Sie die Kontakte von der ursprünglichen Stelle per Drag & Drop in den neuen Autotask-Kontaktordner verschieben. Nur neue und aktualisierte Kontakte werden in den Autotask-Kontaktordner verschoben.