Abrechnungsrollen hinzufügen

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Finanzen, Buchhaltung & Rechnungsstellung. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Mitarbeitern/Benutzern (HR). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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BEVOR SIE BEGINNEN  Bevor Sie mit dem Einrichten Ihrer Rollen beginnen, lesen Sie sich Einführung in die Abrechnung von Arbeitsaufwand durch.

Benötigen Sie Rollen?

Ja.

Rollen etablieren die Basisabrechnungssätze für Arbeitsaufwandsstunden dar. Jede Rolle ist mit einem Abrechnungssatz und optional einem Stundenkontingentfaktor verknüpft. Die Stundensätze werden als Standardsätze zum stundenweisen Abrechnen von Arbeitsaufwand verwendet. Die Anzahl der von Ihnen benötigten Rollen hängt davon ab, wie Ihre Firma den Arbeitsaufwand von Mitarbeitern in Rechnung stellt. Siehe Einführung in die Abrechnung von Arbeitsaufwand.

Mitarbeiter übernehmen oft mehrere Rollen und können daher mit mehreren Abrechnungssätzen verknüpft werden.  In diesem Fall kann der Mitarbeiter der Mitarbeiterliste einer Abteilung mehrfach (einmal für jede Rolle) hinzugefügt werden oder zusätzlichen Abteilungen hinzugefügt werden.

HINWEIS  Optimale Vorgehensweise: Richten Sie so wenige Rollen ein wie möglich.
Eine abrechenbare Rolle kann eventuell ausreichen (verwenden Sie eine allgemeine Bezeichnung wie beispielsweise „Support“ oder „Beratung“). Verwenden Sie dann Tätigkeitsarten, um diesen Basissatz anhand der Art des Arbeitsaufwands zu ändern, indem Sie zum Beispiel 1,5 Mal den Basissatz für „Support vor Ort“ berechnen. Siehe Tätigkeitsarten.

So können Sie ...

Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation. Füllen Sie die folgenden Felder aus oder ändern Sie sie:

Spaltenname Beschreibung
Registerkarte „Allgemein“
Name der Rolle* (erforderlich) Der Name, den Ihr Unternehmen für die Rolle verwendet. Die primäre Funktion von Rollen ist es, einen Abrechnungssatz zu etablieren. Daher sollten die Namen dies entsprechend widerspiegeln.
Aktiv Zeigt an, ob die Rolle verwendet werden kann.
Beschreibung der Rolle Eine kurze optionale Beschreibung der Rolle.
Standardsteuerkategorie (wenn Arbeitsaufwand im Angebot enthalten ist) Die von Ihnen hier ausgewählte Steuerkategorie füllt das Feld „Steuerkategorie“ auf Angeboten aus, wenn Sie Arbeitsaufwand aufführen. Dies kann jedoch bearbeitet werden.
Stundensatz der Rolle* (erforderlich) Der Stundensatz, der dem Kunden für von Mitarbeitern unter Verwendung dieser Rolle geleistete Arbeit in Rechnung gestellt wird. Wenn Multi-Währung aktiviert ist, wird der Satz in Ihrer internen Währung angezeigt (wie durch den Währungsindikator angegeben). Informationen, wie Sie Stundensätze in anderen Währungen einrichten, finden Sie unter Ihre Preisliste verwalten.

HINWEIS  Rollen können einen Abrechnungssatz von 0,00 haben. Das Anwenden eines Stundensatzes mit Nullbetrag ist eine Möglichkeit, um Kunden Ihre Zeit nicht in Rechnung zu stellen, während die Arbeit trotzdem als abrechenbar für die wöchentliche Vorgabe für abrechenbare Stunden des Mitarbeiters berechnet wird.

HINWEIS  Wenn Sie den Stundensatz ändern und nicht gebuchte Arbeitsaufwandsposten mit der Rolle verbunden sind, wird die Satzänderung auf alle diese nicht gebuchten Arbeitsaufwandsposten angewandt. Wenn Sie nicht möchten, dass der neue Satz auf vorhandene, nicht gebuchte Posten angewandt wird, müssen Sie auf der Benachrichtigungsseite auf Abbrechen klicken, zu Verträge > Genehmigen und Buchen > Arbeitsaufwand gehen und alle mit dieser Rolle verbundenen Posten buchen. Kehren Sie dann zur Registerkarte Organisationseinrichtung > Rollen zurück und ändern Sie den Rollentarif.
Stundenkontingentfaktor* (erforderlich) Der dieser Rolle zugewiesene Stundenkontingentfaktor. Mithilfe des Stundenkontingentfaktors können Sie für einen pauschalen Vertragssatz kompensieren, indem Sie den Faktor auf bestimmte Rollen anwenden.

BEISPIEL  Beträgt der vertragsmäßige Stundensatz 60 €, aber der Stundensatz für die Rolle eines leitenden Ingenieurs liegt bei 120 €, so würden durch Anwendung eines Stundenkontingentfaktors von 2 zwei Stunden Vertragsarbeitszeit pro Arbeitsstunde eines leitenden Ingenieurs genutzt werden.
Umgekehrt würde die Rolle eines Verwaltungsassistenten mit einem Stundenkontingentfaktor von 0,5 insgesamt zwei Stunden Arbeit erfordern, um eine Stunde vom Vertrag abzuziehen.
Von neuen Verträgen ausgeschlossen Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeiter diese Rolle bei Zeiteinträgen auf zukünftig erstellten Verträgen verwenden, markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Rolle bei allen neuen Verträgen auszuschließen, die nach der Aktivierung dieser Option erstellt werden. Die ausgeschlossene Rolle wird nach der Erstellung des Vertrags auf der Seite Vertragsausschlüsse angezeigt. Diese Option hat keine Auswirkung auf vorhandene Verträge und kann bei Bedarf für einzelne neue Verträge überschrieben werden.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um diese Rolle für alle neuen Verträge verfügbar zu machen.

HINWEIS  Um diese Rolle von allen aktuellen, aktiven Verträgen auszuschließen, verwenden Sie die Option Rolle von allen aktuellen aktiven Verträgen ausschließen (Rechtsklick-Menüoption in der Rollentabelle).
Registerkarte „Mitarbeiter“
Name des Mitarbeiters Die Namen aller Mitarbeiter, die dieser Rolle zugewiesen sind.
Abteilung Die Abteilung, über die diese Rolle für den Mitarbeiter verfügbar ist.

HINWEIS   Diese Liste ist schreibgeschützt. Siehe Mitarbeiter einer Abteilung verwalten oder Einen Mitarbeiter hinzufügen, bearbeiten oder kopieren

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Die Schaltfläche Preisliste anzeigen wird nur für Benutzer mit Admin > Finanz-, Buchhaltungs- und Rechnungsberechtigungen angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Seite Preisliste zu öffnen, auf der Sie Preise für alle Arten von Rechnungspositionen einrichten können. Wenn Sie Multi-Währung aktiviert haben, ist dies außerdem die Seite, auf der Preise für Rechnungspositionen in anderen Währungen eingerichtet werden. Siehe Ihre Preisliste verwalten.

Es kann vorkommen, dass Sie eine aktive Rolle haben, die Mitarbeiter nicht länger verwenden sollen, wenn Sie Zeit auf einem aktuell aktiven Vertrag eingeben. Mithilfe dieser Option im Rechtsklickmenü wird (wenn ausgewählt) die entsprechende Rolle bei allen aktuell aktiven Verträgen ausgeschlossen. Das heißt, die Rolle steht Mitarbeitern nicht länger zur Verfügung, wenn diese Zeit auf einem Vertrag eingeben, der aktuell und aktiv ist, wenn die Option im Rechtsklickmenü ausgewählt wird.

HINWEIS  Die Ausnahme hat keine Auswirkungen auf bereits vorhandene Zeiteinträge.

  1. Suchen Sie die Rolle, die Sie bei allen aktuell aktiven Verträgen ausschließen möchten.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Rolle bei allen aktuell aktiven Verträgen ausschließen“ aus.
  3. Lesen Sie die Bestätigungsnachrichten.

WICHTIG  Sobald Sie auf „OK“ klicken, kann die Ausnahme lediglich für jeden Vertrag individuell zurückgenommen werden.

  1. Um fortzufahren, klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

HINWEIS  Diese Funktion hat keine Auswirkungen auf neue Verträge, die erstellt werden, nachdem die Option ausgewählt wurde. Um eine Rolle bei allen neuen Verträgen auszuschließen, bearbeiten Sie die Rolle und markieren Sie das Kontrollkästchen „Von neuen Verträgen ausgeschlossen“. Siehe vorstehend Rollen hinzufügen oder bearbeiten.