Abteilungen

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Ihrer Firma. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Mitarbeitern/Benutzern (HR). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Informationen über Abteilungen

Alle Mitarbeiter müssen mit mindestens einer Abteilung in einer Rolle verbunden sein.

Ihre Autotask-Instanz enthält eine Systemabteilung namens Administration. Wenn Sie eine ältere Autotask-Instanz verwenden, hat Ihre standardmäßige Systemabteilung eventuell den Namen Personalabteilung. Sie können die Standardabteilung bearbeiten, jedoch können Sie den Zuweisungsstandard nicht übertragen oder diese Abteilung löschen. Ihre Autotask-Instanz enthält eventuell weitere Abteilungen, die keine Systemabteilungen sind. Sie können diese verwenden, modifizieren und löschen sowie bei Bedarf weitere Abteilungen hinzufügen.

Abteilungen haben die folgenden Funktionen:

  • Abteilungen weisen Mitarbeitern zusammen mit Service Desk-Queues Abrechnungsrollen zu. Benutzer sind nicht einfach einer Abteilung zugewiesen, sondern sind Abteilungen in einer bestimmten Abrechnungsrolle zugewiesen. Mitarbeiter können mit mehreren Abteilungen in mehr als einer Rolle zugewiesen sein.

BEISPIEL  Ein Techniker ist der Technikabteilung als Teamleiter, Technik und der Administrationsabteilung in seiner Rolle als Manager zugewiesen.

  • Ein Abteilungsleiter hat Sichtbarkeit über alle Projekte, die Abteilungsmitgliedern zugewiesen sind.

  • Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe können Benutzer verantwortliche und zusätzliche Mitarbeiter anhand von Abteilung filtern.

  • Optional können Sie Abteilungen mit bestimmten Tätigkeitsarten verbinden. Somit können Sie eine Einstellung der Aufgabenrubrik verwenden, um die Tätigkeitsarten bei mit der Abteilung verbundenen Aufgaben auf lediglich die zugewiesenen Tätigkeitsarten einzuschränken. Siehe Einschränkung von Tätigkeitsarten.

  • Auch können Sie Berichte in Bezug auf Mitarbeiter und Arbeitsaufwand erstellen und das Feld „Abteilung“ als Filter oder zur Gruppierung verwenden.

So können Sie ...

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Um eine neue Abteilung hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu, um die Seite Neue Abteilung zu öffnen.  Um eine bestehende Abteilung zu bearbeiten, wählen Sie im Kontextmenü Bearbeiten . Die Seite Abteilung bearbeiten wird geöffnet.
  3. Füllen Sie auf der Registerkarte Allgemein die folgenden Felder aus oder aktualisieren Sie sie.
    4. Feldname Beschreibung
    Registerkarte „Allgemein“
    Abteilungsname* (erforderlich) Der Name, den Ihre Firma für die Abteilung verwendet, zum Beispiel Produktentwicklung.
    Primärer interner Standort* (erforderlich) Der interne Standort, dem die Abteilung zugeordnet ist. Beim Hinzufügen oder Bearbeiten einer Abteilung ist dieses Feld ein Dropdown-Menü, das alle zuvor konfigurierten internen Standorte anzeigt. Siehe Geschäftsstellen.

    Auf der Seite Abteilungsdetails bearbeiten ist dieses Feld mit einem neuen Link ausgestattet. Klicken Sie hier, um einen neuen internen Standort hinzuzufügen.
    Nummer der Abteilung Die der Abteilung zugeordnete Nummer, falls Ihre Firma eine numerische Kennzeichnung für Abteilungen verwendet.
    Beschreibung Eine Kurzbeschreibung der Abteilung.
  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

Ressourcen können Abteilungen auf der Registerkarte Ressourcen auf der Seite Abteilung bearbeiten oder auf der Registerkarte Verknüpfungen auf der Seite Ressourcenverwaltung zugeordnet werden. Weitere Informationen zum Verwalten von Abteilungen für Ressourcen auf der Seite Ressourcenverwaltung finden Sie unterEinen Mitarbeiter hinzufügen, bearbeiten oder kopieren.

Um Ressourcenzuordnungen auf der Seite Abteilung bearbeiten zu verwalten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte Ressourcen. Alle der Abteilung zugewiesenen Mitarbeiter werden aufgelistet.

HINWEIS  Das Wort „inaktiv“ wird in Klammern neben den Mitarbeitern angezeigt, die nicht länger aktiv sind.

  1. Um dieser Abteilung eine neue Ressourcen- und Rollenkombination zuzuordnen, klicken Sie auf Neu.

HINWEIS  Wenn ein Mitarbeiter mehrere Rollen für eine Abteilung ausübt, müssen Sie den Mitarbeiter separat für jede Rolle hinzufügen.

  1. Wählen Sie den Ressourcennamen und den Rollennamen aus. Markieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Standardmäßige Abteilung und standardmäßige Rolle. Mitarbeiter können mehreren Abteilungen zugewiesen werden, müssen jedoch eine Standardabteilung haben.
  2. Markieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Abteilungsleiter.

HINWEIS  Manager, die Abteilungsleiter sind, können die Projekte einsehen, an denen ihre Mitarbeiter arbeiten, ohne selbst Mitglied des Projektteams zu sein.

  1. Klicken Sie auf Speichern.
  2. Um die Ressourcen- und Rollenkombination zu bearbeiten, zu deaktivieren oder zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Position und treffen Sie die entsprechende Auswahl.
  3. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.

Optional können Sie Abteilungen mit bestimmten Tätigkeitsarten verbinden. Somit können Sie eine Einstellung der Aufgabenrubrik verwenden, um die Tätigkeitsarten bei mit der Abteilung verbundenen Aufgaben auf lediglich die zugewiesenen Tätigkeitsarten einzuschränken. Siehe Einschränkung von Tätigkeitsarten.

WICHTIG  Um dieser Abteilung eine bestehende Arbeitsart zuzuordnen, müssen Sie die Arbeitsart bearbeiten und dort die Abteilung auswählen. Detaillierte Informationen finden Sie unter Tätigkeitsarten.

HINWEIS  Auf der Registerkarte Arbeitstypen können Sie die tatsächlichen Arbeitstypen selbst verwalten und nicht nur eine Assoziation. Mit den Funktionen Neu, Bearbeiten und Löschen werden neue Arbeitstypen erstellt, bestehende bearbeitet oder gelöscht.

Gehen Sie wie folgt vor, um Arbeitstypen aus der Abteilung zu verwalten:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte Arbeitstypen. Alle aktiven und inaktiven Tätigkeitsarten, die dieser Abteilung zugeordnet sind, werden aufgelistet.
  2. Um einen neuen Arbeitstyp hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Diese Aktion erstellt einen neuen Arbeitstyp mit einer Standardzuordnung zu der aktuellen Abteilung, an der Sie arbeiten.
  3. Um stattdessen einen vorhandenen Arbeitstyp dieser Abteilung zuzuordnen, gehen Sie zu > Admin > Funktionen und Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung und Rechnungsstellung > Rechnungscodes > Arbeitstypen. Siehe Tätigkeitsarten.
  4. Um die Zuordnung des Arbeitstyps zur Abteilung zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Belegposten und wählen Sie Arbeitstyp bearbeiten. Dadurch wird die Seite Arbeitstyp bearbeiten geöffnet. Löschen Sie das Feld Abteilung, um die Zuordnung zu entfernen, und klicken Sie dann auf Speichern.
  5. Um einen Arbeitstyp zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Zeilenelement und wählen Sie Arbeitstyp löschen. Dadurch wird die tatsächliche Arbeitsart gelöscht, nicht nur die Zuordnung zwischen der Arbeitsart und der Abteilung.

Um eine Abteilung zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Klicken Sie auf das Kontextmenü und wählen Sie Löschen. Wenn die Abteilung über bestehende Verknüpfungen verfügt, ist die Option Löschen nicht verfügbar.

  3. Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja.

Sie können die Systemabteilung (Standardname „Administration“) oder Abteilungen, die mit Mitarbeitern oder Tätigkeitsarten verbunden sind, nicht löschen. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.