Das Ausscheiden eines Mitarbeiters handhaben

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Mitarbeitern/Benutzern (HR). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

NAVIGATION   > Admin > Firmeneinstellungen & Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Abwesenheitsrichtlinien > Neue Richtlinie oder Richtlinie bearbeiten

Wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt, können Sie diesen Mitarbeiter nicht aus Autotask löschen, da er mit einigen systemgebundenen Objekten (wie beispielsweise Arbeitseinträge, Stundenzettel, Tickets und Projekte) verknüpft ist. Sie können den Benutzer deaktivieren, jedoch müssen Sie weitere Handlungen vornehmen, um dieses Benutzerkonto „außer Kraft“ zu setzen.

Führen Sie die folgenden Aufgaben in dieser Reihenfolge aus, bevor Sie den Benutzer deaktivieren:

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Suchen Sie den Mitarbeiter nach Nachnamen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann Mitarbeiter bearbeiten aus.
  3. Gehen Sie zur Registerkarte „Sicherheit“ und wählen Sie Mitarbeiter gesperrt und Zurücksetzen des Passworts deaktivieren aus. Damit wird verhindert, dass der Benutzer sein Passwort über die Anmeldeseite, die Profilseite und die Willkommens-E-Mail zurücksetzen kann. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

Um sicherzustellen, dass alle noch nicht abgerechneten Arbeitsaufwandseinträge verarbeitet werden können, reichen Sie alle noch nicht eingereichten Stundenzettel ein. Abhängig von den Einstellungen für die Zeiteintragsberechtigung kann ein Zeiterfassungsgenehmiger oder ein Administrator die Stundenzettel des Mitarbeiters einreichen. Siehe Zeiteintragsberechtigung.

HINWEIS  Um die nicht eingereichten Stundenzettel des Mitarbeiters ganz einfach zu finden und einzureichen, fügen Sie das Widget „Nicht eingereichte Stundenzettel nach Mitarbeiter (seit Jahresbeginn)“ zu einer Ihrer Dashboard-Registerkarten hinzu Das Widget ist in der Widget-Bibliothek für das Objekt Stundenzettel verfügbar. Sie können die Widget-Einstellungen ändern, um auf Stundenzettel von vor dem aktuellen Jahr zuzugreifen. Sie können Stundenzettel über das Raster zum Nachforschen dieses Widgets Stundenzettel einzeln oder in Masse einreichen. Siehe Die Bibliothek für Dashboard-Widgets.

Führen Sie eine Suche nach allen Tickets mit einem anderen Status als „Abgeschlossen“ aus, bei denen der Mitarbeiter der verantwortliche Mitarbeiter ist.

  • Klicken Sie auf das Auswahlkontrollkästchen auf der Liste der Suchergebnisse. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann Ticket weiterleiten/ändern aus.
  • Wenn dieser Mitarbeiter an Projekten beteiligt war, führen Sie den Bericht Projekte > Berichte > LiveReports > Aufgabe nach Mitarbeiter aus, um zu sehen, welche Aufgaben neu zugewiesen werden müssen. Wenn Sie den Bericht nicht unter „Projekte > Live Reports“ sehen, muss er für Sie oder Ihr Zugriffsrecht veröffentlicht werden. Siehe LiveReports veröffentlichen.

LiveReports, die von deaktivierten Benutzern geplant werden, werden nicht ausgeführt, und es wird eine Benachrichtigungsmail über den Fehler an Mitarbeiter gesendet, die in der zugehörigen Systemeinstellung festgelegt sind. Siehe Benachrichtigung über inaktiven Planer eines LiveReports.

  • Um die geplanten Berichte zu ändern, gehen Sie zu > Berichte > LiveReports > LiveReports Designer.
  • Klicken Sie auf das Symbol für den Projektzeitplan, um die Registerkarte „Geplante Berichte“ zu öffnen, geplante Berichte zu bearbeiten und zu speichern. Dadurch wird deren Name aus dem Projektzeitplan entfernt. Siehe Geplante Berichte verwalten.

Wenn der Mitarbeiter ein Zeiterfassungsgenehmiger für andere Mitarbeiter war, gehen Sie zu > Admin > Firmeneinstellungen & Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Zeiterfassungsgenehmiger. Klicken Sie auf den entsprechenden Namen und entfernen Sie alle „Mitarbeiter bereits auf Genehmigungsliste“. Weisen Sie diesen Mitarbeitern neue Zeiterfassungsgenehmiger zu.

Navigieren Sie zu > Admin > Organisationseinstellungen & Benutzer > Ressourcen/Benutzer (HR) > Ressourcen/Benutzer (HR) und finden Sie ihren Ressourcendatensatz. Wählen Sie auf der Registerkarte Sicherheit die Mitarbeiter muss keine Stundenzettel einreichen Einstellung aus.

Für Benutzer mit einer Vertriebsrolle müssen Sie deren Kundenkonten neu zuweisen.

Wenn es mehr als eine Handvoll gibt, verwenden Sie die Option Im Format der Importvorlage exportieren auf der Seite Firmensuche. Damit können Sie Ihre Datensätze auf einmal durchgehen oder aktualisieren und sie dann erneut mithilfe der Aktualisierungsoption importieren. Siehe Daten importieren oder aktualisieren.

Wenn Sie zuständige Teams verwenden, suchen Sie auch im Feld Zuständiges Team nach dem Namen des Mitarbeiters und wiederholen Sie den Vorgang.

Wir empfehlen die Verwendung von rollenbasierten Mitarbeitern in Workflow-Regeln, wenn Sie jedoch benannte Mitarbeiter verwenden, überprüfen Sie Ihre Workflow-Regeln und bearbeiten Sie alle Stellen, bei denen auf den Mitarbeiter verwiesen wird.

Sobald die Ressource inaktiviert ist, kann die Überprüfung der Workflow-Regeln Ihnen helfen, alle Regeln zu finden, auf die auf die inaktive Ressource verwiesen wird. Siehe Audit von Workflow-Regeln.

Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, deaktivieren Sie den Mitarbeiter wie unter Mitarbeiter deaktivieren und aktivieren beschrieben.

HINWEIS  Um Datensätze von inaktiven Mitarbeitern besser verwalten zu können, erstellen Sie eine neue Abteilung und nennen Sie sie beispielsweise „Inaktive Mitarbeiter“. Weisen Sie die neue Abteilung allen inaktiven Mitarbeitern als deren Standardabteilung zu.