Mitarbeiter deaktivieren und aktivieren

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Mitarbeitern/Benutzern (HR). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Einem inaktiven Mitarbeiter können nicht länger Aufgaben oder Tickets zugeordnet werden, und dieser kann sich nicht mehr bei Autotask anmelden. Historische Informationen über den Mitarbeiter (z. B. auf einem Ticket geleistete Arbeit) bleiben verfügbar.

HINWEIS  Sie können keine Mitarbeiter aus Autotask löschen, da diese mit mehreren systemgebundenen Objekten (wie beispielsweise Arbeitseinträge und Stundenzettel) verknüpft sind.

HINWEIS  Administratoren können eine Systemeinstellung aktivieren, um automatisch alle Mitarbeiter mit der Berechtigung „Admin > Mitarbeiter/Benutzer (Personal)“ zu benachrichtigen, sobald ein Mitarbeiter mit dem Status = aktiv erstellt oder ein inaktiver Mitarbeiter mit dem Status = aktiv gespeichert wird. Siehe Richtlinie zur Benachrichtigung über Sicherheitsereignisse.

Wenn eine Ressource Ihr Unternehmen verlässt...

Wenn ein Mitarbeiter aus der Firma ausscheidet, bleibt das Benutzerkonto mit Zeiteinträgen, Tickets und Projekten verknüpft. Aus diesem Grund können Sie dieses Konto nicht aus Autotask löschen. Zusätzlich zum Deaktivieren des Benutzers sind andere Aufgaben durchzuführen, um dieses Benutzerkonto „außer Kraft“ zu setzen.

BEVOR SIE BEGINNEN  Bevor Sie den Benutzer deaktivieren, führen Sie die im Thema Das Ausscheiden eines Mitarbeiters handhaben beschrieben Aufgaben aus.

So können Sie ...

HINWEIS  Durch das Hinzufügen eines neuen aktiven Mitarbeiters oder das Aktivieren eines inaktiven Mitarbeiters (ausgenommen gebührenfreie Mitarbeiter mit lediglich API-Benutzer-Zugriff) fallen eventuell zusätzliche Lizenzgebühren an.

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite den Filter „Aktiv“ oder „Inaktiv“ aus, je nachdem, mit welcher Liste Sie arbeiten möchten.
  3. Um mehrere Mitarbeiter zu aktivieren oder zu deaktivieren, wählen Sie die Kontrollkästchen zur Auswahl in der ersten Spalte aus.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zeile. Um Mitarbeiter aus der Liste der aktiven Mitarbeiter zu deaktivieren, wählen Sie Mitarbeiter deaktivieren oder Ausgewählte Mitarbeiter deaktivieren aus. Um Mitarbeiter aus der Liste der inaktiven Mitarbeiter zu aktivieren, wählen Sie Mitarbeiter aktivieren oder Ausgewählte Mitarbeiter aktivieren aus.

Die Mitarbeiterseite wird aktualisiert und die nun inaktiven Mitarbeiter werden ausgeblendet. Um inaktive Mitarbeiter anzuzeigen, klicken Sie in der Schaltflächenleiste auf Inaktiv anzeigen.

  1. Wenn Sie die Systemeinstellung aktiviert haben, wird eine Benachrichtigungsmail an Richtlinie zur Benachrichtigung über Sicherheitsereignisse gesendet.

HINWEIS  Die Benachrichtigungsmail, die an Administratoren gesendet wird, wenn ein Mitarbeiter erneut aktiviert wird, gibt an, ob der Mitarbeiter erneut aktiviert oder bearbeitet wurde. Somit können Sie Outlook-Regeln für jedes Szenario erstellen.

Sie können außerdem einen Mitarbeiter auf der Registerkarte Sicherheit der Seite Mitarbeiter-Management aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Aktiv auswählen oder die Auswahl aufheben.

HINWEIS  Sie können Ihren letzten aktiven Mitarbeiter nicht deaktivieren. Der Autotask-Administrator zählt nicht als ein aktiver Mitarbeiter.

HINWEIS  Um Datensätze von inaktiven Mitarbeitern besser verwalten zu können, erstellen Sie eine neue Abteilung und nennen Sie sie beispielsweise „Inaktive Mitarbeiter“. Weisen Sie die neue Abteilung allen inaktiven Mitarbeitern als deren Standardabteilung zu.