Die Registerkarte „Kundenportal“

SICHERHEIT  Sicherheitsstufe mit Zugriff auf CRM und Berechtigung Alle bearbeiten oder Meine bearbeiten für die zugehörige Organisation. Service Desk-Objektberechtigungen zum Hinzufügen und Bearbeiten von Tickets. Um Einstellungen zu bearbeiten, Sicherheitsstufe mit Kann die Benutzereinstellungen das Kundenportal auf der Seite Kontakt bearbeiten/Detail bearbeiten Berechtigung. Vorschau des Kundenportals, Sicherheitsstufe mit Kann Vorschau des Kundenportals anzeigen Berechtigung.

NAVIGATION   > CRM> Suche > Kontakt (Nachname) oder Kontakt (Vorname) oder Kontakt (E-Mail) > Klick auf einen Kontakt

BEVOR SIE BEGINNEN  Alle aktiven Kundenorganisationen sind standardmäßig aktiviert. Die Kontakte sind jedoch standardmäßig deaktiviert.

Die Registerkarte Kundenportal wird in der Registerkartenleiste für Extras auf der Seite Kontaktdetails angezeigt. Auf dieser Registerkarte aktivieren Sie das Kundenportal und konfigurieren die Kundenportal-Einstellungen für einen individuellen Kundenkontakt.

Sie können Zeit sparen, indem Sie auf jeder Kunden-Site einen Kontakt mit dem Zugriffsrecht Manager oder Taskfire-Administrator einrichten. Mit diesen Zugriffsrechten können Kontakte Benutzer für ihre eigene Organisation über das Kundenportal verwalten. Siehe Kundenportal-Zugriffsrechte hinzufügen oder bearbeiten.

Um das Kundenportal für einen Kundenkontakt zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Seite Kontaktdetails. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Klicken Sie in der Registerkartenleiste für Extras auf die Registerkarte Kundenportal.
  3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    4. Feldname Beschreibung
    Allgemein
    Kundenportal aktivieren Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Kundenportal für diesen Kontakt zu aktivieren.
    Benutzername (erforderlich)

    Dieses Feld wird aktiv, wenn Sie Kundenportal aktivierenauswählen. Der Benutzername ist standardmäßig die E-Mail-Adresse des Benutzers, kann jedoch bearbeitet werden. Muss einmalig sein.

    Der Benutzername muss zwischen 4 und 200 Zeichen umfassen und kann Folgendes enthalten:

    • Lateinische Buchstaben in Groß- und Kleinschreibung: a–z, A–Z
    • Zahlen: 0 bis 9
    • Zeichen: ! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } und ~
    • Punkt: .

    HINWEIS  Der Punkt kann nicht das erste oder letzte Zeichen sein und nicht mehrmals hintereinander erscheinen.

    Status der Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA)
    (wird nur dann angezeigt, wenn 2FA für das Kundenportal aktiviert ist)

    Dieses schreibgeschützte Feld zeigt einen der folgenden Status an:

    • Konfiguriert: 2FA ist erforderlich und wurde konfiguriert.

    • Nicht konfiguriert: 2FA ist erforderlich und wurde nicht konfiguriert.

    • Nicht erforderlich: Dieser Kontakt ist ein regulärer Kundenportalbenutzer und 2FA ist nur für Taskfire-Benutzer erforderlich.

    Das Feld ist ausgeblendet, wenn sowohl Kundenebene als auch globale Ebene auf Nicht erforderlich gesetzt sind.
    Zugriffsrecht

    Benutzerdefiniertes Zugriffsrecht hinzufügen

    Wenn für diesen Benutzer kein geeignetes Zugriffsrecht vorhanden ist, können Benutzer mit Admin-Berechtigungen für „Kundenportal & Taskfire“ ein neues benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen, indem sie auf die Schaltfläche Benutzerdefiniertes Zugriffsrecht hinzufügen klicken oder auf das Aktionsmenü klicken und neben einem vorhandenen benutzerdefinierten Zugriffsrecht Bearbeiten auswählen. Siehe Kundenportal-Zugriffsrechte hinzufügen oder bearbeiten.
    Zugriffsrecht

     

    Das Zugriffsrecht gibt dem Kundenkontakt die Berechtigung, bestimmte Handlungen im Kundenportal und Taskfire vorzunehmen. Wenn Sie mit der Maus über den Namen des Zugriffsrechts fahren, werden die mit den einzelnen Zugriffsrechten verbundenen Berechtigungen angezeigt. Weitere Informationen über Zugriffsrechte finden Sie unterZugriffsrechte für das Kundenportal und Taskfire verwalten.

    • Kundenportalbenutzer, die lediglich Tickets eingeben werden, sollten ein Kundenportal-Standardzugriffsrecht zugewiesen bekommen.
    • Nur Benutzer, die interne Tickets bearbeiten und verwalten werden, sollten ein Taskfire-Zugriffsrecht besitzen.

    WICHTIG  Nur Autotask-Administratoren (keine Kundenadministratoren) können Taskfire-Zugriffsrechte zuweisen. Diese Handlung löst einen Abrechnungsvorgang aus.

    • Benutzer, denen die Sicherheitsstufe Manager oder Taskfire Administrator zugewiesen ist, können andere Benutzer in ihrer Organisation aktivieren und erstellen. Sie sollten sie also zuerst erstellen und ihnen erlauben, andere Benutzer in der Organisation einzurichten.

    Klicken Sie in der Tabelle der Sicherheitsstufen auf ein Optionsfeld, um diesem Client-Kontakt eine Sicherheitsstufe zuzuweisen.
    Formatierung

    Datumsformat
    Zeitformat
    Zahlenformat

    Die Felder für Datum, Uhrzeit und Zahlenformatreflektieren Ihre Standardeinstellungen, jedoch können Sie sie für Kundenkontakte an verschiedenen Stellen ändern. Siehe Einstellungen.
  1. Klicken Sie auf Speichern. Der Kundenkontakt erhält eine Willkommens-E-Mail mit einem Link, um ein Passwort einzurichten. Der Link ist 14 Tage lang gültig.

Sobald das Kundenportal für einen Benutzer aktiviert wurde, sind in der Schaltflächenleiste die folgenden Zusatzfunktionen verfügbar:

Name der Schaltfläche Beschreibung
Kundenportal anzeigen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um sich als ausgewählter Benutzer im Kundenportal anzumelden.

WICHTIG  Diese Option ist für Benutzer nicht verfügbar, die kein entsprechendes Zugriffsrecht haben. Weitere Informationen finden Sie unter Ein benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen oder bearbeiten.
Passwort zurücksetzen/Benutzer benachrichtigen

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erhält der Benutzer einer E-Mail mit dem Link Passwort zurücksetzen. Dazu wird die Standardvorlage für Benachrichtigungsmail bei dem Ereignis E-Mail: Passwort zurücksetzen verwendet. Siehe Vorlagen für Benachrichtigungsmails hinzufügen oder bearbeiten.

Der Link ist eine Stunde lang gültig.

HINWEIS  Benutzer können ihr Passwort ganz einfach zu einem leichter merkbaren Passwort ändern, sobald sie sich im Portal anmelden. Leiten Sie sie an den Link Kennwort ändern im Menü Meine Einstellungen oben auf jeder Portalseite weiter.

2FA zurücksetzen
(wenn 2FA erforderlich ist)

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird eine Nachricht geöffnet.

  • Klicken Sie auf Ja, um die 2FA-Konfiguration für diesen Kontakt zu löschen. Sie werden gezwungen sein, 2FA bei ihrer nächsten Anmeldung mit einem neuen Code neu zu konfigurieren.

  • Klicken Sie auf Nein, um den Zurücksetzen abzubrechen.