Standardeinstellungen für Benachrichtigungen konfigurieren

Wo können Sie Standardeinstellungen für Benachrichtigungen konfigurieren?

Jedes Mal, wenn Sie eine manuelle E-Mail-Benachrichtigungen senden, müssen Sie die E-Mail-Empfänger auswählen. Es ist nicht immer einfach, die richtigen Empfänger auszuwählen. Aus diesem Grund wurde eine Funktion hinzugefügt, mit der jeder Autotask-Benutzer Standardeinstellungen konfigurieren kann, um Empfänger für Benachrichtigungsmails in den meisten Situationen zu bestimmen. Sie können die Standardeinstellungen bei Bedarf überschreiben.

Diese Funktion ist auf den Seiten „Neu“ und „Bearbeiten“ der folgenden Seiten verfügbar:

• Anhang (Ticket, Aufgabe und Projekt)
• Vertrag
• CRM-Notiz (Firmen-, Kontakt- und Verkaufschancennotiz)
• RMM-Gerät
• Notiz (Gerät, Vertrag, Projekt, Aufgabe und Ticket)
• Verkaufschance
• Arbeitsbericht senden
• Servicetermin
• Aufgabe und Projektproblem
• Ticket und Ticket weiterleiten/ändern
• Ticket, Aufgabe und Interner Zeiteintrag

Der Link Standardeinstellungen bearbeiten befindet sich unten im Abschnitt bzw. auf der Registerkarte Benachrichtigung.

HINWEIS  Sie können keine Standardempfänger für Kurznotizen und Quick-Zeiteinträge auf den Registerkarten Aktivität konfigurieren, jedoch kann ein Administrator die Vorlage für Benachrichtigungsmails auswählen, die beim Senden verwendet wird. Siehe Eine Vorlage für Benachrichtigungsmails für Kurznotizen und Quick-Zeiteinträge auswählen.

WICHTIG  Wenn Sie auf Ihrer Profilseite auf Benutzereinstellungen zurücksetzen klicken, werden diese Einstellungen gelöscht.

Standardeinstellungen für Benachrichtigungen konfigurieren

Um Standardeinstellungen für Benachrichtigungen zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
2. Scrollen Sie zum unteren Ende des Abschnitts, Panels oder der Registerkarte Benachrichtigung und klicken Sie auf Standardeinstellungen bearbeiten. Das Dialogfenster „Standardeinstellungen für Benachrichtigungen“ wird geöffnet.
   
   
3. Füllen Sie die Felder wie nachfolgend beschrieben aus:

Feld	Beschreibung
Vorlage für Benachrichtigungsmail	Vorlage für Benachrichtigungsmail Vorlagen für Benachrichtigungsmails geben den Inhalt und das Layout der zu Benachrichtigungsmail vor. Die meisten Vorlagen enthalten neben der Betreffzeile und dem Text im Hauptteil auch Variablen, die Daten direkt aus Autotask abrufen. HINWEIS  Wenn die Liste der Empfänger Mitarbeiter beinhaltet, denen Berechtigungen zum Anzeigen von internen Notizen, Anhängen usw. fehlen, wird der von der Variable abgerufene Text durch Siehe [Name des Objekts] ersetzt. Dieses Feld erscheint in Objekten, die E-Mail-Benachrichtigungen beim Erstellen oder Bearbeiten unterstützen. Die Standardvorlage ist ausgewählt, kann aber geändert werden. Alle aktiven Vorlagen für Benachrichtigungsmails stehen für das Objekt und Ereignis zur Verfügung. Wenn das Symbol für die Vorschau präsent ist, klicken Sie darauf, um eine Vorschau der ausgewählten Vorlage für Benachrichtigungsmails anzuzeigen. In der Vorlage für Benachrichtigungsmails werden Variablen anstelle von tatsächlichen Daten angezeigt.
E-Mail senden von	Senden von E-Mail, E-Mail senden von Dieses Feld legt die E-Mail-Adresse fest, die als Absenderadresse bei der Benachrichtigungsmail verwendet wird. Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie als ausgehenden Absender verwenden möchten. Je nach Kontext sind die folgenden Optionen verfügbar: WICHTIG  Antworten auf Benachrichtigungsmails werden an die ausgewählte E-Mail-Adresse gesendet. Stellen Sie sicher, dass die Postfächer überwacht werden oder die E-Mails entsprechend weitergeleitet werden. Option erscheint als: Verfügbar für: Zum Auswählen als Absender verwenden: Initiator Vorlagen für Benachrichtigungsmails Die primäre E-Mail-Adresse des einzelnen Benutzers, der das Ereignis initiiert hat, das die Benachrichtigung ausgelöst hat. WICHTIG  Beachten Sie, dass Kunden, die auf Benachrichtigungen antworten, nun der Initiator sind, aber möglicherweise keine autorisierten Autotask-Mailserver haben. Dies kann zu Problemen hinsichtlich Unzustellbarkeit führen. Es ist immer sicherer, die Support-E-Mail-Adresse der Firma auszuwählen. Initiator (Wenn jedoch die ausgewählte Vorlage für Benachrichtigungsmails eine Option für eine andere „E-Mail“ verwendet, wird diese genutzt.) Workflow-Regeln Nein (das bedeutet: Nicht die Support-E-Mail-Adresse Ihrer Firma verwenden) Standardeinstellungen für Servicetermine Name des Absenders <E-Mail-Adresse des Senders>   Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen Name undprimäre E-Mail-Adresse desAbsenders. Dies ist die persönlichste Option. Beachten Sie, dass wenn Sie diese Option nutzen, alle Antworten an diese Adresse gesendet werden. Formularvorlagen Die E-Mail-Adresse für den Support Ihrer Firma Vorlagen für Benachrichtigungsmails Die E-Mail-Adresse für den Support Ihrer Firma. Siehe Eine standardmäßige Support-E-Mail-Adresse konfigurieren. Ja (das bedeutet: E-Mail-Adresse Support verwenden) Standardeinstellungen für Servicetermine <Support-E-Mail-Adresse> Workflow-Regeln E-Mail senden von <E-Mail-Gruppenpostfach Ihrer Firma> Manuelle Benachrichtigungen über eine Registerkarte oder einen Abschnitt „Benachrichtigungen“ Senden von (Name) <Support-E-Mail-Adresse> Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen Der für die Support-E-Mail-Adresse Ihrer Firma konfigurierte Absender (Name) in Kombination mit der Support-E-Mail-Adresse.   Formularvorlagen Name des Absenders, gefolgt von der E-Mail-Adresse für den Support Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen Die Support-E-Mail-Adresse Ihrer Firma mit dem Namen des Initiators. Diese Option wirkt persönlich, stellt aber gleichzeitig sicher, dass alle Antworten an den Posteingang der Supportgruppe gesendet werden. Siehe Eine standardmäßige Support-E-Mail-Adresse konfigurieren. Formularvorlagen <Support-E-Mail-Adresse> mit dem Namen des Initiators Vorlagen für Benachrichtigungsmails Einstellungen der Vorlage für Benachrichtigungsmail verwenden Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen Der in der Vorlage für die Benachrichtigungsmail ausgewählte Absender. Diese Option sollte gewählt werden, um sicherzustellen, dass einheitliche Nachrichten gesendet werden. Formularvorlagen Standardeinstellungen für Servicetermine Workflow-Regeln Alternative E-Mail-Adresse für Absender Vorlagen für Benachrichtigungsmails Eine alternative E-Mail-Adresse für Absender, die für die Warenannahmefirma konfiguriert ist. Wenn diese Workflow-Regel lediglich für eine bestimmte Firma gilt und Sie für die Firma alternative E-Mail-Adressen für den Absender konfiguriert haben, können Sie diese aus der Dropdown-Liste auswählen. Siehe Alternative E-Mail-Adressen für Absender. Workflow-Regeln Sonstiges Vorlagen für Benachrichtigungsmails Alle E-Mail-Adressen. Sonstige: Diese Option kann nur auf der Vorlage für die Benachrichtigungsmail ausgewählt werden. Sie können eine beliebige E-Mail-Adresse und einen beliebigen Namen eingeben. Auf einer Vorlage, die bei einer Workflow-Regel ausgewählt wurde, wird der Initiator überschrieben, falls eine in der Workflow-Regel ausgewählt wurde. BEISPIEL  Eine Möglichkeit, diese Option zu verwenden, ist das Einrichten einer Gruppen-E-Mail für Ihren Vertrieb (z. B. sales@yourcompany.com) und sie bei Vorlagen für CRM-Benachrichtigungen zu verwenden, bei denen Ihre Support-E-Mail-Adresse unangebracht wäre. <Blank> Formularvorlagen Um keine Auswahl zu treffen und die Auswahl des Absenders dem individuellen Benutzer überlassen. Die Formularvorlage füllt das Feld Absendernicht im Benachrichtigungspanel des Objekts aus, und Benutzer müssen manuell eine Auswahl vornehmen.
Benachrichtigen	Abschnitt „Benachrichtigung“ Diese Überschrift bzw. dieser Abschnitt erscheint überall dort, wo eine Benachrichtigungsmail von Autotask gesendet werden kann sowie im Dialogfenster für Standardeinstellungen bei Objekten, die dies unterstützen. Es folgt eine Checkliste mit rollenbasierten Empfängern, die für den Erhalt der E-Mail ausgewählt werden können. In der E-Mail selbst werden die Rollennamen durch die Kontakte oder Mitarbeiter in diesen Rollen ersetzt. Siehe Rollenbasierte Nachrichtenempfänger. Bei Objekten (jedoch nicht in den Standardeinstellungen) können Sie Kontakte und Mitarbeiter zur Liste der Empfänger hinzufügen sowie externe E-Mail-Adressen im Feld Andere E-Mail(s) eingeben. Kundenkontakte werden im Feld An: hinzugefügt, während interne Mitarbeiter im Feld BCC: hinzugefügt werden. Damit die Benachrichtigungsmail gesendet werden kann, müssen Sie mindestens einen Empfänger in den Feldern An:, CC:, BCC: oder Andere E-Mail(s) eingeben.
Nur bei Vertrags-, Projekt- und Aufgabennotizen
Beschreibung der Notiz zu E-Mail hinzufügen	Wählen Sie dies, um die Inhalte aus dem Beschreibungsfeld der neuen oder bearbeiteten Notiz in der Benachrichtigung zu beinhalten.
Anhänge in E-Mail beinhalten	Wenn Anhänge zur Notiz hinzugefügt werden, wählen Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Anhänge in der Benachrichtigung zu beinhalten.
Nur bei Ticketzeiteinträgen und Ticketnotizen
Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten zu E-Mail hinzufügen (nur bei Zeiteinträgen)	Wählen Sie dies, um die Inhalte aus dem Feld Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten in der Benachrichtigung zu beinhalten.
Beschreibung der Notiz zu E-Mail hinzufügen (nur bei Notizen)	Wählen Sie dies, um die Inhalte aus dem Feld Beschreibung der Notiz in der Benachrichtigung zu beinhalten.
Anhänge in E-Mail beinhalten	Wenn Anhänge zur Notiz oder zum Zeiteintrag hinzugefügt werden, wählen Sie dieses Kontrollkästchen aus, um diese Anhänge zur Benachrichtigungsmail hinzuzufügen.

4. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

HINWEIS  Wenn Sie speichern, wird die Seite geschlossen, und Sie gelangen an die Stelle zurück, über die Sie das Dialogfenster geöffnet haben. Die Standardeinstellungen für Benachrichtigungen werden erst wirksam, wenn Sie das nächste mal diese Ereignisseite öffnen.