Objekte zusammenlegen

Informationen über das Zusammenlegen

Es werden ständig Duplikate von Datensätzen erstellt. Dies führt zu Verwirrung und Problemen bei der Rechnungsstellung. Um Duplikate zu beseitigen, enthält Autotask Dienstprogramme zum Zusammenlegen, die verwendet werden, um Objektduplikate zusammenzuführen. Sie alle funktionieren auf gleiche Weise:

  • Sie finden einen duplizierten Datensatz (oder mehrere Datensätze bei Tickets), den Sie in einen anderen zusammenlegen möchten. Dies ist das ursprüngliche Ausgangsobjekt.
  • Sie finden den Datensatz (üblicherweise den, mit den meisten Aktivitäten), den Sie beibehalten möchten. Dies ist das Zielobjekt.
  • Notizen, Objekte und Extras, die mit dem ursprünglichen Objekt verbunden sind, werden an das Zielobjekt übertragen.
  • Das ursprüngliche Objekt wird entweder deaktiviert oder gelöscht.
  • Notizen, die das Zusammenlegen erfassen, werden zu beiden Objekten hinzugefügt.

Die folgenden Autotask-Objekte verfügen über ein Dienstprogramm zum Zusammenführen:

  • Kontakte: Mithilfe der Zusammenführung von Kontakten können Sie alle Verkaufschancen, To-Dos, Notizen (Aktivitäten), Tickets, Projektaufgaben und Abrechnungsregeln, die mit einem Kontakt verbunden sind, in einen anderen Kontakt bei derselben Firma zusammenlegen.
  • Geräte: Beim Zusammenlegen von Geräten können Sie Geräteduplikate zu einem Gerät zusammenführen.
  • Firmen: Beim Zusammenführen von Firmen können Sie Daten aus einer Firma in eine andere Firma zusammenführen.
  • Tickets: Das Zusammenlegen und Aufnehmen von Tickets wird verwendet, um zwei oder mehr Tickets für dasselbe Problem bei derselben Firma zu vereinen. Die Optionen für das Zusammenführen von Tickets sind bidirektional, je nachdem, welches Ticket Sie offen halten möchten und an welchem Ticket Sie gerade arbeiten. Um das aktuelle Ticket offen zu halten, würden Sie andere Tickets darin „aufnehmen“. Um das aktuelle Ticket zu schließen und seine Inhalte an ein anderes zu übertragen, würden Sie es in das andere Ticket „zusammenlegen“. Siehe Tickets zusammenlegen.

Prozess der Zusammenführung

Siehe Tickets zusammenlegen.

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Firmen & Kontakte. Siehe Firmen & Kontakte.

NAVIGATION   > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Dienstprogramme > Kontakte zusammenführen

Das Dienstprogramm „Firmaszusammenführung“ ist dafür gedacht, doppelte Firmendatensätze zu erledigen.

Bevor Sie Firmen zusammenführen, sollten Sie die ursprüngliche Firma eindeutig identifizieren, indem Sie möglicherweise „ - löschen" an den Firmennamen anhängen.

Um eine ursprüngliche Firma in eine Zielfirma zusammenzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Klicken Sie auf das Symbol für die Datenauswahl neben dem Feld Ursprüngliche Firma. Die Suchseite für Firmen wird geöffnet.  Gehen Sie zur Firma, die Sie mit einer anderen Firma zusammenführen möchten und wählen Sie diese aus.  Die ausgewählte Firma wird im Feld Ursprüngliche Firma eingetragen.
  3. Markieren Sie das Kontrollkästchen Ursprüngliche Firma löschen, um den duplizierten Firmendatensatz zu löschen.

Wenn Sie dies nicht tun, werden alle Kontakte, Verkaufschancen, To-Dos und Notizen in den Datensatz der Zielfirma übertragen, der duplizierte Firmendatensatz wird jedoch beibehalten. In diesem Fall sollten Sie den Firmennamen der ursprünglichen Firma ändern, um anzuzeigen, dass der Firmendatensatz keine gültige Auswahl ist, und ihn deaktivieren.

HINWEIS  Solange der Firmentyp nicht auf Kunde gesetzt ist, können Benutzer mit der Berechtigung zum Löschen von Firmen die Firma manuell in CRM löschen.

  1. Klicken Sie auf das Symbol für die Datenauswahl neben dem Feld Zielfirma. Suchen und wählen Sie auf der Seite „Firmensuche“ die Firma aus, in der Sie die Daten zusammenführen wollen.
  2. Klicken Sie auf Zusammenführen, um die Daten aus der ursprünglichen Firma in die Zielfirma zu verschieben.
  • Kontaktdatensätze werden nicht zusammengeführt. Wenn die Zielfirma nun Kontaktduplikate enthält, verwenden Sie ein ähnliches Verfahren, um Kontakte zusammenzuführen. Siehe Kontakte zusammenführen.

    • HINWEIS  Wenn das Erstellungsdatum der ursprünglichen Firma vor dem Erstellungsdatum der Zielfirma liegt, wird das Datum der ursprünglichen Firma das Erstellungsdatum für die zusammengeführte Firma.

    Wenn Sie Firmen zusammenführen, geschieht Folgendes:

    • Verträge werden von der ursprünglichen Firma zur Zielfirma verschoben, somit werden Abrechnungsregeln mit diesen Verträgen verschoben. Kontakte und/oder Geräte werden ebenfalls von der ursprünglichen Firma in die Zielfirma verschoben, daher werden Kontakt- und Gerätezuweisungen zu Abrechnungsartikeln ebenfalls übertragen.
    • Kontakte werden nicht zusammengeführt.
    • Änderungsbeiräte werden von der Quellorganisation in die Zielorganisation verschoben.
    • Wenn das Erstellungsdatum der ursprünglichen Firma vor dem Erstellungsdatum der Zielfirma liegt, wird das Datum der ursprünglichen Firma das Erstellungsdatum für die zusammengeführte Firma.
    • Firmenstandorte werden an die Zielfirma übertragen.
    • Der Hauptstandort der ursprünglichen Firma wird unter Verwendung des Namens der ursprünglichen Firma an die Zielfirma übertragen. Siehe Was passiert mit Firmenstandorten beim Zusammenführen?.
    • Wenn die ursprüngliche Firma über einen Hauptstandort verfügt und die ursprüngliche Firma nicht gelöscht wird, dann wird der Hauptstandort in der Zielfirma übernommen, und die ursprüngliche Firma behält eine Kopie ihres Hauptstandorts.
    • Wenn es Duplikate bei den Standortnamen gibt, wird eine Zahl an den Standortnamen angehängt.

    BEISPIEL  Ursprüngliche Firma hat Standort „Berlin“, Zielfirma hat Standort „Berlin“. Nach dem Zusammenführen hat die Zielfirma „Berlin“ und „Berlin (2)“.

    • Wenn Sie die Ursprüngliche Firma nicht mit dem Kontrollkästchen löschen, können Benutzer mit der Berechtigung zum Löschen von Firmen dies manuell über CRM vornehmen.

    • Firmenstandorte werden an die Zielfirma übertragen.
    • Der Hauptstandort der ursprünglichen Firma wird unter Verwendung des Namens der ursprünglichen Firma an die Zielfirma übertragen.
    • Wenn es Duplikate bei den Standortnamen gibt, wird eine Zahl an den Standortnamen angehängt.

    BEISPIEL  Ursprüngliche Firma hat Standort „Berlin“, Zielfirma hat Standort „Berlin“. Nach dem Zusammenführen hat die Zielfirma „Berlin“ und „Berlin (2)“.

    • Wenn die ursprüngliche Firma über einen Hauptstandort verfügt und die ursprüngliche Firma nicht gelöscht wird, dann wird der Hauptstandort in der Zielfirma übernommen, und die ursprüngliche Firma behält eine Kopie ihres Hauptstandorts.
    • Verträge werden von der ursprünglichen Firma zur Zielfirma verschoben, somit werden Abrechnungsregeln mit diesen Verträgen verschoben. Kontakte und Geräte werden ebenfalls von der ursprünglichen Firma zur Zielfirma verschoben, somit werden die Zuweisungen von dem Kontakt und Gerät zu Abrechnungsartikeln ebenfalls übertragen.

    Die folgenden ursprünglichen Firmen können nicht mit einer anderen Firma zusammengeführt werden:

    • Ihre eigene Firma (Firmen-ID 0). Sie verfügt über besondere Funktionen in Autotask. Siehe Ihre eigene Firma in Autotask.
    • Ursprüngliche Firmen, die einer Kaseya-Modulorganisation für die Integrierte Kundenabrechnung zugeordnet sind oder waren. Siehe Integrierte Kundenabrechnung und Autotask-Firmen Modulfirmen zuordnen.
    • Ursprüngliche Firmen, die mit einer verarbeiteten Zahlung verbunden sind oder jemals verbunden waren. Siehe Zahlungsabwicklung mit BNG.
    • Firmen, die als ein Outsourcing-Partner eingerichtet sind.
    • Wenn Multi-Währung aktiviert ist, ursprüngliche Firmen, die eine andere Währung als die Zielfirma haben.

    SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Firmen & Kontakte. Siehe Firmen & Kontakte.

    NAVIGATION   > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Dienstprogramme > Kontakte zusammenführen

    „Kontakte zusammenführen“ ist ein Dienstprogramm, mit dem Sie alle einem Kontakt zugeordneten Verkaufschancen, To-Dos, Notizen (Aktivitäten), Tickets, Projektaufgaben und Abrechnungsregeln mit einem anderen Kontakt derselben Firma zusammenführen können. Dieses Dienstprogramm wird verwendet, um Kontaktduplikate zu löschen. Das Zusammenführen von Kontakten kann nicht rückgängig gemacht werden.

    Wenn der Ausgangskontakt mit einer verarbeiteten Zahlung verbunden ist, kann er nicht mit einem anderen Kontakt zusammengelegt werden. Siehe Zahlungsabwicklung mit BNG.

    HINWEIS  Wenn ein Kontakt, der ein zusätzlicher Kontakt auf einem Ticket ist, in einen anderen Kontakt zusammengelegt wird, ersetzt der Zielkontakt den ursprünglichen Kontakt als zusätzlichen Kontakt auf dem Ticket. Er wird jedoch nicht als zusätzlicher Kontakt hinzugefügt, wenn er in den Kontakt zusammengelegt wird, der auf dem Ticket bereits der verantwortliche Mitarbeiter oder ein zusätzlicher Kontakt ist.

    Um einen Kontakt mit einem anderen zusammenzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
    2. Klicken Sie auf das Symbol für die Datenauswahl neben dem Feld Ausgangskontakt.

    Die Seite Kontakt auswählen wird geöffnet.

    1. Wechseln Sie zu dem Kontakt, den Sie in einen anderen Kontakt zusammenführen wollen und wählen Sie diesen aus. Das Feld Ausgangskontakt wird mithilfe des ausgewählten Kontakts ausgefüllt.

    HINWEIS  Sie können die Felder für Vornamen oder Nachnamen nutzen, um Ihre Kontaktsuche einzuschränken.

    1. Markieren Sie das Kontrollkästchen Löschen, um den duplizierten Kontaktdatensatz zu löschen.  Wenn Sie dies nicht tun, werden alle Verkaufschancen, Angebote, To-Dos, Aktivitäten, Tickets und Projektaufgaben auf den Datensatz des Zielkontakts übertragen, der duplizierte Kontaktdatensatz wird jedoch beibehalten.
    2. Klicken Sie auf das Symbol für die Datenauswahl neben dem Feld Zielkontakt.
    3. Wechseln Sie zu dem Kontakt, in dem Sie die Daten zusammenführen wollen, und wählen Sie diesen aus. Das Feld Zielkontakt wird mithilfe des ausgewählten Kontakts ausgefüllt.
    4. Klicken Sie auf Zusammenführen, um Ihre Zusammenführung abzuschließen.

    HINWEIS  Kundenportalbenutzer können nicht gelöscht werden. Wir empfehlen Ihnen, diese Kontakte zu deaktivieren, nachdem ihrer zugeordneten Informationen mit einem anderen Kontakt zusammengeführt wurden.

    • Wenn ein Kontakt, der ein zusätzlicher Kontakt auf einem Ticket ist, in einen anderen Kontakt zusammengelegt wird, ersetzt der Zielkontakt den ursprünglichen Kontakt als zusätzlichen Kontakt auf dem Ticket. Er wird jedoch nicht als zusätzlicher Kontakt hinzugefügt, wenn er in den Kontakt zusammengelegt wird, der auf dem Ticket bereits der verantwortliche Mitarbeiter oder ein zusätzlicher Kontakt ist.
    • Kundenportalbenutzer können nicht gelöscht werden. Wir empfehlen Ihnen, diese Kontakte zu deaktivieren, nachdem ihrer zugeordneten Informationen mit einem anderen Kontakt zusammengeführt wurden.

    SICHERHEIT  Berechtigung zum Bearbeiten von Geräten.

    NAVIGATION  
    • Gerätesuche > Kontextmenü
    • Widget-Raster zum Nachforschen bei Gerät > Kontextmenü
    • Gerät > Tools
    • Gerätedetails > Registerkarten für Extras > Zugehörige Einträge

    1. Wählen Sie über das Menü Tools der Seite Gerätedetails oder das Kontextmenü des Suchrasters für Geräte Mit anderem Gerät zusammenlegen aus.

      Das Dialogfeld zum Zusammenlegen wird geöffnet:
    2. Klicken Sie auf das Symbol für die Datenauswahl und wählen Sie das Gerät aus, in das Sie zusammenlegen möchten.

    HINWEIS  Geräte mit der Rubrik SSL-Zertifikat und Domain können nur in einem Gerät mit derselben Rubrik zusammengelegt werden. Für Felder, die nicht spezifisch für diese Rubriken sind, sowie für benutzerdefinierte Felder gelten die normalen Zusammenführungsregeln. Details, die nur die Rubriken „Domain“ und „SSL-Zertifikat“ gelten, werden nicht zusammengeführt.

    1. Klicken Sie auf Zusammenlegen.

    Das Zusammenlegen von Geräten für Autotask-Integrationen hängt von der Identifikationsnummer des Geräts ab. Dies ist entweder die von der Integration vorgegebene ID für das Gerät oder die Autotask-ID, die beim manuellen Erstellen eines Geräts zugewiesen wurde.

    • Ein Gerät mit einer Datto RMM-Geräte-ID und/oder einer Datto BCDR-Geräte-ID kann nicht zusammengelegt werden, es sei denn, das Gerät, in das Sie zusammenlegen, hat dieselbe Geräte-ID. Sie können Nicht-RMM/BCDR-Geräte in RMM/BCDR-Geräte einbinden, aber nicht umgekehrt.
    • Andere Integrationen, die die interne Autotask-ID in ihrem eigenen System speichern, können nicht zusammengelegt werden, es sei den, der Anbieter hat ausdrücklich angegeben, dass er dies handhaben wird.
    • Das ursprüngliche Gerät wird deaktiviert.

    • Alle Felder, die einen Wert für dieses Gerät, jedoch nicht das ausgewählte Gerät haben, werden in das ausgewählte Gerät kopiert.

    • Zum ursprünglichen Gerät und zum Zielgerät wird eine Notiz über das Zusammenlegen hinzugefügt.
    • Anhänge und Notizen werden an das Zielgerät übertragen.
    • Tickets und Ratenzahlungen werden nicht übertragen und Beziehungen zwischen Geräten werden nicht geändert.
    • Workflow-Regeln für das Bearbeiten werden ausgelöst, wenn Änderungen am ursprünglichen oder dem Zielgerät vorgenommen werden.
    • Zur Gerätehistorie wird eine Zeile hinzugefügt. In der Historie des ursprünglichen Geräts steht in der Zeile der Handlungsspalte Zusammengelegt, während beim Zielgerät entsprechend Aufgenommen steht. Diese Handlung enthält außerdem einen Zeitstempel zusammen mit dem Namen des Mitarbeiters, der die Handlung initiiert hat.