Eine Rechnung aus einem Ticket erstellen

SICHERHEIT  Manager mit der Berechtigung Kann Rechnungen über Ticket und Assistent: Gewonnenes Angebot erstellen (in den Vertragsberechtigungen). Zugriff auf Verträge ist nicht erforderlich.)

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Wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügen, können Sie eine Rechnung direkt aus einem Ticket erstellen.

Wenn Sie dies tun, werden alle nicht abgerechneten Arbeitsaufwandseinträge, Warenposten und Spesen auf dem Ticket genehmigt, gebucht und in Rechnung gestellt, einschließlich Posten, die über eine Mutterfirma oder Rechnungsempfänger-Firma abgerechnet werden.

Wenn Arbeitsaufwand mit einer ausgeschlossenen Tätigkeitsart oder Rolle in einen übergeordneten Ausnahmevertrag übernommen wird, werden mehrere Rechnungen über das Ticket generiert.

Mithilfe von „Jetzt abrechnen“ können Sie Rechnungsposten in Rechnung stellen, die anhand der Standardvorlage einer Firma ausgeschlossen sind, indem Sie die Vorlage zu einer ändern, bei der diese Posten eingeschlossen sind oder auf der Seite Rechnungspositionen auswählen, indem Sie die Optionen Arbeitsaufwand aus Serviceverträgen anzeigen, Arbeitsaufwand aus Pauschalverträgen anzeigen oder Services/Servicepakete mit einem Preis von 0,00 anzeigen aktivieren.

HINWEIS  Zeiteinträge, die mit einem Vertrag verbunden sind, bei dem Arbeitsaufwand nach Freigabe des Stundenzettels genehmigt & gebucht wird, werden nicht über „Jetzt abrechnen“ gebucht, wenn der zugehörige Stundenzettel noch nicht genehmigt wurde.

Aus Sicherheitsgründen ist die Rechnungsstellung aus einem Ticket auf Benutzer mit der Zugriffsberechtigung „Kann Rechnungen über Ticket und Assistent: Gewonnenes Angebot erstellen“ beschränkt. Diese Berechtigung erfordert keinen Zugriff auf Verträge.

  • Wenn Sie direkt aus einem Ticket abrechnen, können Sie die in den Firmendetails oder Rechnungseinstellungen angegebenen Einstellungen für die Steuerbefreiung, Abrechnung über Mutterfirma oder Rechnungsadresse nicht ändern. Stellen Sie sicher, dass diese Einstellungen korrekt sind, bevor Sie über das Ticket abrechnen. Siehe Registerkarte und Seite Rechnungseinstellungen.
  • Posten, die über eine Mutterfirma oder eine andere Abrechnungsfirma abgerechnet werden, werden in der Rechnung beinhaltet.
  • In diesem Fall gibt es keinen formellen Genehmigungs- & Buchungsvorgang. Bevor Sie die Rechnung erstellen, können Sie sehen, welche Arbeitsaufwandseinträge nicht gebucht sind, indem Zeiteinträge auf der Registerkarte „Aktivität“ des Tickets prüfen, wenn die Option Abrechnungsdaten anzeigen aktiviert ist. Sie sehen, welche Warenposten und Spesen nicht gebucht sind, indem Sie die Spalte Gebucht auf der Registerkarte „Warenposten & Spesen“ prüfen.
  • Wenn Sie die Rechnung sofort an den Kunden senden möchten, sollten Sie die Funktion „Rechnung per E-Mail“ für den Kunden aktivieren. Siehe Registerkarte und Seite Rechnungseinstellungen.
  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Geben Sie alle Warenposten, Spesen und Arbeitsaufwandseinträge für das Ticket ein und setzen Sie den Ticketstatus auf Abgeschlossen.
  3. Wählen Sie im Menü Tools die Option Jetzt abrechnen aus.

Wenn auf diesem Ticket keine Posten zur Rechnungsstellung verfügbar sind, werden Sie anhand eines Dialogfelds darauf hingewiesen, dass es keine verfügbaren Rechnungspositionen gibt.

Wenn Rechnungspositionen zur Rechnungsstellung verfügbar sind, werden Sie über ein Dialogfeld darüber informiert, dass diese nun gebucht werden.

  1. Klicken Sie im Dialogfenster zur Bestätigung auf OK. Die Seite „Rechnung verarbeiten“ wird geöffnet. Details zum Ausfüllen dieser Seite finden Sie unter Rechnungen verarbeiten.

Wenn Sie die Funktion „Rechnungen per E-Mail“ für diese Firma aktiviert haben, wird die Rechnung automatisch per E-Mail gesendet. Details zum Einrichten von Rechnungseinstellungen finden Sie unter Registerkarte und Seite Rechnungseinstellungen.

Wenn die Rechnungspositionen verschiedenen Bestellnummern zugeordnet sind, wird eine separate Rechnung für jede Bestellnummer erstellt und jede Rechnung wird in einer separaten E-Mail-Nachricht gesendet.

Die Rechnung für das Ticket erscheint auf der Seite „Rechnungshistorie“ mit dem Namen des Mitarbeiters, der die Rechnung erstellt hat, in die Spalte „Erstellt von“. Weitere Informationen, wie Sie die Rechnung anzeigen, per E-Mail senden, an QuickBooks übertragen oder stornieren können, finden Sie unter Rechnungen über die Rechnungshistorie verwalten.