Die Importvorlage für Ticketnotizen und Ticketzeiteinträge ausfüllen

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Service Desk (Tickets). Dieser Import berücksichtigt keine Zeiteintragsberechtigung Berechtigungen. Alle Benutzer mit Zugriff auf den Import können Zeiteinträge für andere Personen erstellen.

NAVIGATION   > Admin > Funktionen & Einstellungen > Service Desk (Tickets) > Dienstprogramme > Ticketzeiteintrag- & Ticketnotizimport > Klick auf „Importieren“

BEVOR SIE BEGINNEN  Bitte lesen Sie sich die allgemeinen Anweisungen zum Importieren und Aktualisieren von Daten in Autotask in diesem Thema durch: Daten importieren oder aktualisieren.

Mithilfe der Importvorlage für Ticketzeiteinträge und Ticketnotizen können Sie Ticketzeiteinträge und -notizen aus einer .csv-Datei importieren. Wenn beim Import ein übereinstimmender Zeiteintrag bzw. eine übereinstimmende Notiz gefunden wird, kann er/sie übersprungen oder aktualisiert werden. Ein Zeiteintrag wird auf Basis von Autotask-Ticketnummer + Mitarbeiter + Startdatum/-zeit + Enddatum/-zeit abgeglichen. Eine Ticketnotiz wird auf Basis von Autotask-Ticketnummer + Erstellt von Mitarbeiter (oder Kontakt) + Erstellungsdatum/-zeit + Titel abgeglichen.

HINWEIS  Wenn Sie den Import nutzen, um Zeiteinträge oder Notizen zu aktualisieren, beachten Sie, dass Zeiteinträge und Notizen nicht verschoben werden können (von einem Ticket zu einem anderen) und dass Zeiteinträge auf eingereichten oder genehmigten Stundenzetteln nicht aktualisiert werden können.

Die nachfolgende Tabelle bietet Ihnen Details zum Ausfüllen der Importdatei.

HINWEIS  Wenn Sie ein Häkchen in der Spalte Muss in der Datenbank nachgesehen werden? sehen, heißt das, dass in der Autotask-Benutzeroberfläche ein Wert aus einer Liste ausgewählt wird. Sie können Optionen wählen die gegenwärtig inaktiv sind, jedoch müssen sie vorhanden sein. Gehen Sie zu der in der Spalte Beschreibung dargestellten Seite und sehen Sie nach, welche Optionen gültig sind.

*= erforderliches Feld
Felder, die nur für Notizen oder nur für Zeiteinträge erforderlich sind, sind entsprechend markiert.

Feld Muss in der Autotask-Instanz nachgesehen werden? Beschreibung
Externe Ticket-ID (alte Version)   Geben Sie die externe Ticket-ID ein.
Autotask-Ticketnummer Ja Geben Sie die Autotask-Ticketnummer ein. Dieses Feld kann nicht durch einen Import aktualisiert werden.
Erstellungsdatum/-zeit (bei Notizen erforderlich)   Dieses Feld kann nicht durch einen Import aktualisiert werden.

Geben Sie das Datum in Ihrem Autotask-Datumsformat gefolgt von einem Leerzeichen und dann der Uhrzeit in Ihrem Autotask-Zeitformat ein, z. B. 10.10.2020 20:00.

  • Wenn nur ein Datum angegeben wird, wird 00:00 Uhr als Zeitkomponente verwendet.
  • Dieses Feld wird bei Zeiteinträgen ignoriert. Der Wert für Enddatum/-zeit wird als Erstellungsdatum/-zeit für den Zeiteintrag verwendet.
Erstellt von Mitarbeiter
Ja

Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein, der den Zeiteintrag oder die Notiz erstellt hat.

Wenn sowohl dieses Feld als auch das Feld Erstellt von Kontakt leer sind, wird vom System der Name des Mitarbeiters in diesem Feld eingetragen, der den Import vorgenommen hat.

Sie können entweder ein Vorname Nachname Format oder das Format Nachname, Vorname verwenden.
Erstellt von Kontakt   Geben Sie den Namen des Firmenkontakts ein, der den Zeiteintrag oder die Notiz erstellt hat. Der Kontakt muss gültig sein und mit der angegebenen Firma oder ihrer Mutterfirma verbunden sein. Inaktive Kontakte werden akzeptiert.
  • Sie können entweder ein Vorname Nachname Format oder das Format Nachname, Vorname verwenden. Wenn Sie einen Wert im Feld Erstellt von Mitarbeiter eingeben haben, müssen Sie dieses Feld leer lassen.
Mitarbeiter (bei Zeiteinträgen erforderlich) Ja Sie können entweder ein narratives Format oder das Format Nachname, Vorname verwenden.

Gültige Mitarbeiter finden Sie hier: > Admin > Firmeneinstellungen > Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer.
Rolle Ja Geben Sie eine gültige Rolle für den Mitarbeiter ein. Wenn die angegebene Rolle keine gültige Rolle für den Mitarbeiter ist, wird beim Import eine Fehlermeldung angezeigt. Gültige Rollen für den Mitarbeiter finden Sie hier: > Admin > Firmeneinstellungen > Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer > Registerkarte Zugehörigkeiten.

Wenn keine Rolle angegeben ist, wird die Rolle folgendermaßen eingerichtet:

  • Wenn der Mitarbeiter der verantwortliche oder ein zusätzlicher Mitarbeiter auf dem Ticket ist, wird die Rolle entsprechend auf die Rolle des verantwortlichen oder zusätzlichen Mitarbeiters des Tickets gesetzt
  • Wenn der Mitarbeiter dem Ticket nicht als verantwortlicher oder zusätzlicher Mitarbeiter zugewiesen ist, dann wird die Rolle auf die standardmäßige Queue-Rolle des Mitarbeiters gesetzt
  • Wenn der Mitarbeiter nicht der verantwortliche oder ein zusätzlicher Mitarbeiter auf dem Ticket ist und ihm keine Queue-Rolle zugewiesen ist, dann wird die Rolle auf die Abteilungsrolle des Mitarbeiters gesetzt.
  • Wenn der Mitarbeiter keine Abteilungsrolle hat, wird beim Import eine Fehlermeldung angezeigt.
Startdatum/-zeit   Geben Sie das Startdatum und die Startzeit für den Zeiteintrag ein. Geben Sie das Datum in Ihrem Autotask-Datumsformat gefolgt von einem Leerzeichen und dann der Uhrzeit in Ihrem Autotask-Zeitformat ein, z. B. 10.10.2020 20:00.
Enddatum/-zeit   Geben Sie das Enddatum und die Endzeit für den Zeiteintrag ein. Geben Sie das Datum in Ihrem Autotask-Datumsformat gefolgt von einem Leerzeichen und dann der Uhrzeit in Ihrem Autotask-Zeitformat ein, z. B. 10.10.2020 20:00.
Abrechnungsabzug/-aufschlag   Geben Sie den Abrechnungsabzug/-aufschlag für den Zeiteintrag im Dezimalformat ein. Um die Zeit abzuziehen, beginnen Sie mit einem Minus. Beispiel: -0,5 zieht 30 Minuten vom Zeiteintrag ab.
Titel   Geben Sie den Titel der Notiz ein.

Die Titel bei Ticketnotizen können erforderlich oder optional sein. Siehe Notiztitel.

  • Wenn Notiztitel optional sind und Sie keinen Titel eingeben, ist dieses Feld leer.
  • Wenn Notiztitel bei der Ticketrubrik erforderlich sind und Sie für dieses Feld keinen Wert eingeben, verwendet Autotask die ersten 100 Zeichen aus der Beschreibung der Ticketnotiz als Titel.

Wenn Sie Zeiteinträge importieren, verwendet Autotask die ersten 100 Zeichen aus dem Feld Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten als Titel.

Wenn kein Eintrag im Feld Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten vorhanden ist, verwendet das System die ersten 100 Zeichen der internen Notiz als Titel.
Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten  

Geben Sie die Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten ein.
Interne Notizen  

Geben Sie die internen Notizen ein.
Notiztyp (bei Notizen erforderlich) Ja Sie finden gültige Notiztypen hier: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Anwendungsübergreifende (gemeinsame) Funktionen > Notiztypen.
Vertrag Ja

Geben Sie den Namen eines gültigen Vertrags ein, der mit der angegebenen Firma oder ihrer Mutterfirma verbunden ist. Inaktive Verträge werden akzeptiert. Hier können Sie nach Verträgen suchen: > Verträge > Suchen > Verträge.

  • Wenn kein Wert angegeben ist, bleibt das Feld leer. Der Vertragsname wird nicht vom Ticket übernommen.
  • Wenn der in diesem Feld eingegebene Wert ein Ticketvertrag ist, muss das Ticket denselben Ticketvertrag haben.

HINWEIS  Die Einstellung Sofort abrechnen eines Vertrags bucht automatisch einen importierten Zeiteintrag. Wenn Sie den Zeiteintrag buchen möchten, müssen Sie ein gültiges Buchungsdatum angeben.

Tätigkeitsart Ja

Geben Sie eine gültige Tätigkeitsart für den Zeiteintrag ein. Sie finden gültige Tätigkeitsarten hier: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung & Rechnungsstellung > Abrechnungsgruppen.

  • Wenn kein Wert angegeben ist, bleibt das Feld leer. Die Tätigkeitsart wird nicht vom Ticket übernommen.
  • Wenn Sie eine Notiz importieren, wird dieses Feld ignoriert.
Nicht abrechenbar   Dieses Feld gilt nur für Zeiteinträge.

Um den Zeiteintrag abrechenbar zu machen, geben Sie Nein oder Falsch ein.

Um den Zeiteintrag nicht abrechenbar zu machen, geben Sie Ja oder Wahr ein.

  • Wenn Sie beim Erstellen eines Zeiteintrags keinen Wert für dieses Feld angeben, wird die Einstellung für Abrechenbar aus der Tätigkeitsart übernommen.
  • Wenn kein Eintrag im Feld Tätigkeitsart vorhanden ist, wird dieses Feld automatisch auf falsch (abrechenbar) gesetzt.
  • Wenn die Tätigkeitsart eine andere abrechenbare Einstellung als das Feld Abrechenbar hat, hat das Feld Abrechenbar Vorrang.
  • Alle importierten abrechenbaren Zeiteinträge werden auf Auf Rechnung anzeigen festgelegt, und für alle importierten nicht abrechenbaren Zeiteinträge, Zeiteinträge für die Null-Firma, alle Posten in einem Pauschalvertrag und alle Posten in einem Servicevertrag werden diese Einstellung deaktiviert.
Buchungsdatum   Geben Sie (falls zutreffend) das Datum ein, an dem der Zeiteintrag gebucht wurde.

Wenn Sie einen Zeiteintrag importieren und kein Wert für dieses Feld vorhanden ist, wird der Zeiteintrag erstellt und als noch nicht genehmigt & gebucht markiert. Wenn Sie einen Zeiteintrag importieren und einen Wert für dieses Feld angeben, wird der Zeiteintrag als genehmigt & gebucht markiert.

Wenn Sie eine Notiz importieren, wird dieses Feld ignoriert.

Logik für das Erstellen und Aktualisieren von internen Notizen und Zusammenfassungen der ausgeführten Arbeiten
Wenn Sie eine Notiz importieren und der Datensatz enthält lediglich einen Wert für die Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten, wird die Notiz für alle Autotask-Benutzer veröffentlicht. Wenn eine Notiz erstellt wird und einen Wert für die interne Notiz enthält, wird die Notiz nur intern veröffentlicht.

Wenn Sie eine Notiz importieren und der Datensatz einen Wert für sowohl die Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten als auch die interne Notiz enthält, werden zwei Notizen erstellt und jede Notiz wird wie vorstehend beschrieben entsprechend veröffentlicht. Die interne Notiz ist eine Antwort auf die Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten.

Wenn Sie eine Notiz aktualisieren, wird zusätzlich zum Aktualisieren der Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten durch den Import die interne Notiz aktualisiert, wenn Ticketnummer + Mitarbeiter (oder Kontakt) + Erstellungsdatum/-zeit + Titel übereinstimmen. Wenn keine Übereinstimmung vorhanden ist, wird durch den Import eine neue interne Notiz als Antwort auf die Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten erstellt.

Um herauszufinden, wie Sie einen Import rückgängig machen können, beziehen Sie sich auf Einen Import zurücknehmen.