Die Seite „Workflow-Regeln“

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Workflow-Regeln. Nur bei Service Desk-Workflow-Regeln, Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Service Desk (Tickets). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Informationen zur Seite Workflow-Regeln

Workflow-Regeln werden auf der Seite „Workflow-Regeln“ erstellt und verwaltet. Am oberen Seitenrand sehen Sie die Schaltfläche Workflow-Regeln überprüfen . Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Audit der Workflow-Regeln auf allen Registerkarten gestartet. Siehe Audit von Workflow-Regeln.

Die Seite enthält eine Registerkarte für jede Entität, für die Workflow-Regeln verfügbar sind:

  • Auf der Registerkarte CRM verwalten Sie Regeln für Verkaufschancen, Angebote, Verkaufsaufträge und Geräte-Workflows
  • Auf der Registerkarte Vertrag verwalten Sie die Workflow-Regeln für Verträge.
  • Auf der Registerkarte Projekte verwalten Sie die Workflow-Regeln für Projekte und Aufgaben.
  • Auf der Registerkarte Service Desk verwalten Sie die Workflow-Regeln für Tickets.

Die Funktionen auf allen Registerkarten sind identisch. Um Beispiele für die einzelnen Arten von Workflow-Regeln zu sehen, beziehen Sie sich auf Beispiele für Workflow-Regeln.

Verwalten der Anzahl von Workflow-Regeln

Standardmäßig kann jeder Partner insgesamt bis zu 200 Workflow-Regeln erstellen. Es ist einfach, diese Nummer zu erreichen, daher ist es wichtig, Ihre Workflow-Regeln anhand der folgenden Tools zu verwalten:

HINWEIS  Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie mehr benötigen, wenden Sie sich bitte an unsere Professional Services-Gruppe, um Ihre Geschäftsbedürfnisse zu analysieren. Diese Mitarbeiter können Ihre Workflow-Regeln umgestalten, damit diese effizienter sind, sodass Sie innerhalb des Limits bleiben.

Die Funktionen auf allen Registerkarten sind identisch. Um Beispiele für die einzelnen Arten von Workflow-Regeln zu sehen, beziehen Sie sich auf Beispiele für Workflow-Regeln.

Workflow-Regeln verwalten

Die Feldbeschreibungen der Workflow-Regeln finden Sie unter Workflow-Regeln hinzufügen, bearbeiten und kopieren. Die Tabelle Workflow-Regeln enthält eine Reihe von Systemfeldern und berechneten Feldern, die nicht auf der Seite Workflow-Regeln neu/bearbeiten angezeigt werden. Einige erscheinen standardmäßig, andere müssen über die Spaltenauswahl ausgewählt werden.

Spaltenname Beschreibung
Zuletzt aktualisiert von Der Name des Mitarbeiters, der die Workflow-Regel zuletzt geändert hat
Erstellt von Der Name des Mitarbeiters, der die Workflow-Regel erstellt hat
Zuletzt ausgelöst Das Datum und die Uhrzeit der letzten Auslösung der Workflow-Regel. Diese Spalte enthält einen Dropdown-Filter, mit dem Sie einen dynamischen Datumsbereich auswählen können.
Anzahl für ausgelöst (letzte 30 Tage) Die Häufigkeit, mit der die Workflow-Regel in den letzten 30 Tagen ausgelöst wurde.
Aktiv Ein Häkchen zeigt an, ob die Workflow-Regel aktiviert ist.
Von Spaltenauswahl auswählen
Erstellt Das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Workflow-Regel. Diese Spalte enthält einen Dropdown-Filter, mit dem Sie einen dynamischen Datumsbereich auswählen können.
Beschreibung Die Beschreibung der Workflow-Regel, wie sie auf der Seite Neu/Workflow-Regel bearbeiten eingegeben wurde. Über die Filterzeile können Sie eine Stringsuche durchführen.
URL der Dokumentation Wenn Sie den Workflow dokumentiert haben, auf dem die Workflow-Regel basiert, und das Dokument oder der Knowledge Base-Artikel online verfügbar und mit der Workflow-Regel verknüpft ist, kann der Link von hier aus geöffnet werden.
Zuletzt aktualisiert Das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung der Workflow-Regel.

Die Spalten auf jeder Registerkarte werden separat verwaltet. Gehen Sie wie folgt vor, um das Raster anzupassen:

  1. Klicken Sie über den Suchergebnissen auf das Symbol für die Spaltenauswahl . Die Seite für die Spaltenauswahl wird geöffnet.

Die Spalten erscheinen entweder im Bereich Verfügbare Spalten oder Ausgewählte Spalten.

  1. Doppelklicken Sie auf einen Spaltennamen oder wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts, um die Spalten in den anderen Bereich zu verschieben.
  2. Um die Anzeigereihenfolge der Spalten zu ändern, wählen Sie eine oder mehrere Spalten im Bereich Ausgewählte Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten.

HINWEIS  Die Reihenfolge von oben nach unten in der Liste Ausgewählte Spalten wird zur Reihenfolge von links nach rechts in der Liste Suchergebnisse.

  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

Um eine bestimmte Workflow-Regel zu finden, stehen Ihnen die folgenden Tools zur Verfügung:

  • Neben vielen Spaltenüberschriften finden Sie ein Sortiersymbol. Klicken Sie hier, um die Liste in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge zu sortieren.

  • Die oberste Zeile in der Tabelle ist eine Filterzeile. Geben Sie eine Zeichenfolge in einem oder mehreren Feldern ein oder wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü aus. Die Suche gibt alle Workflow-Regeln zurück, die den Suchbegriff enthalten.

Die Spalten Ereignisse, Bedingungen und Aktualisierungen/Aktionen & Benachrichtigungen der einzelnen Workflow-Regeln fassen in einem Satz zusammen, was die Workflow-Regel unternimmt, sobald sie ausgelöst wird.

Sie können auch das Feld Beschreibung in der Tabelle auswählen. Siehe Auswählen der anzuzeigenden Tabellenspalten.

Um eine neue Workflow-Regel zu erstellen, klicken Sie oben in der Tabelle auf Neu. Siehe Workflow-Regeln hinzufügen, bearbeiten und kopieren. Beziehen Sie sich außerdem auf Attribute, Operatoren und Feldtypen von Workflow-Regeln.

Option Beschreibung

Bearbeiten, Bearbeiten [Objektname]

Setzt die ausgewählte Zeile in den Bearbeitungsmodus oder öffnet das Dialogfenster „<Option> bearbeiten“. Die Felder, die bearbeitet werden können, sind in der Regel diejenigen, die Sie beim Erstellen eines neuen Listenelements ausfüllen. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern oder klicken Sie auf Abbrechen.

HINWEIS  Auf einigen Seiten können Sie eventuell Systemoptionen nicht bearbeiten.

Aktivieren/Deaktivieren, Aktivieren/Deaktivieren [Objektname]

Neue Optionen sind standardmäßig aktiv.

  • Wenn eine Option deaktiviert wird, steht es nicht länger zum Verwenden zur Verfügung, allerdings bleiben vorhandene Verbindungen mit anderen Objekten bestehen und in Kraft.
  • Sie können keine Option deaktivieren, auf die an anderer Stelle verwiesen wird.

HINWEIS  Manchmal ist die Verbindung, die das Deaktivieren verhindert, nicht offensichtlich. Um zum Beispiel eine Queue oder einen Ticketstatus zu deaktivieren, der mit der eingehenden E-Mail-Verarbeitung verbunden ist, müssen Sie zuerst eine(n) andere(n) auswählen.

Kopieren, Kopieren [Objektname]

Erstellt eine Kopie der ausgewählten Option. Der Name entspricht dem ursprünglichen Namen gefolgt von „(Kopie)“.

Löschen, Löschen [Objektname]

Die Möglichkeit zum Löschen einer Option ist äußerst beschränkt. Listenoptionen können nicht gelöscht werden, wenn:

  • Die Option eine Systemoption ist.
  • Die Option die Standardoption ist, wenn ein Standard erforderlich ist.
  • Die Option mit einem Objekt verbunden ist (dafür verwendet wurde).

WICHTIG  Um Datenintegrität zu erhalten, verhindert Autotask das Löschen von Autotask-Objekten, die zugehörige Objekte haben oder auf die an anderer Stelle verwiesen wird! Wenn Sie nicht in der Lage sind, ein Objekt zu löschen, sollten Sie es deaktivieren, damit es nicht zur Verwendung zur Verfügung steht.