LiveReports-Konzepte, die Sie verstehen sollten

LiveReports erlauben (oder erfordern) kein Erstellen von Joins zwischen Tabellen. Stattdessen bieten wir mithilfe von Datenkategorien Zugriff auf logisch verbundene Datensegmente. Die Informationen in einem Bericht können nur aus einer Datenkategorie stammen, daher könnte man also sagen, dass Datenkategorien der zentrale Punkt von Berichten sind.

Wenn Sie einen Bericht erstellen, müssen Sie eine der Datenkategorien auswählen, die auf der Registerkarte Rubriken aufgelistet sind.

BEISPIEL  Mithilfe der Kategorie Genehmigt & Gebucht können Sie beispielsweise Berichte über alles erstellen, dass in Autotask finanziell genehmigt wurde und auf den Kunden gebucht wurde. Die Posten, über die Sie einen Bericht erstellen möchten, sind Rechnungspositionen, die zur Rechnungsstellung bereit stehen, einschließlich Arbeitsaufwand, Services, Warenposten, Meilensteine usw.

Die Basisinformationen in einem Bericht über genehmigte und gebuchte Posten sind natürlich die gebuchten Rechnungspositionen. Für die Kategorie Genehmigt & gebucht sind gebuchte Rechnungspositionen die grundlegende Unterkategorie. Sie wird zuerst aufgeführt und mit einem Sternchen gekennzeichnet. Alle anderen Unterkategorien in der Kategorie sind Attribute der grundlegenden Unterkategorie.

Sie können sich dies als eine Tabelle in Autotask vorstellen, die die Basisdatenfelder enthält, über die Sie berichten möchten. Um die Datenfelder in dieser Unterkategorie in Ihrem Bericht verfügbar zu machen, doppelklicken oder ziehen Sie sie in den ausgewählten Kategoriebereich.

HINWEIS  Die grundlegende Unterkategorie sollte zuerst hinzugefügt werden, da sie Ihnen die meisten Optionen zur Auswahl der anderen Unterkategorien bietet.

Wenn Sie die grundlegende Unterkategorie dem ausgewählten Kategoriebereich hinzufügen, werden etliche Unterkategorien ausgegraut. Der Grund dafür ist, dass die grundlegende Unterkategorie direkt mit einigen der anderen Unterkategorien verknüpft ist.

Um Felder aus einer ausgegrauten Unterkategorie in Ihren Bericht zu platzieren, müssten Sie die Kategorie finden, die die grundlegende Unterkategorie mit der von Ihnen benötigten Unterkategorie verbindet. Wenn Sie diese Unterkategorie auswählen, werden die Unterkategorien nun verfügbar, die mit dieser verbunden sind.

Diese hierarchische Beziehung zwischen den Unterkategorien lässt sich am besten mithilfe eines Diagramms illustrieren.

Diagramm für die Kategorie „Genehmigt & gebucht“

Die grundlegende Unterkategorie wird in der oberen linken Ecke dargestellt. Um Berichte über Objekte auf der rechten Seite zu erstellen, müssen Sie die verbindenden Unterkategorien finden und Sie in den Bericht stellen.

Um herauszufinden, welche Datenfelder von welcher Unterkategorie im Bericht verfügbar gemacht werden, klicken Sie auf das Symbol Unterkategoriefelder anzeigen unterhalb der Kategorieliste.

Alle Felder können in Ihrem Bericht zu einer Spalte werden.

Diese Berichtskategorie bietet Informationen über Aufgaben- und Ticketarbeit, Projekt- und Ticketwarenposten, Meilensteine, Spesen und Ratenzahlungen. Berichte, die aus dieser Kategorie erstellt werden, können Rechnungen ergänzen, um detaillierte Informationen über die für einen Kunden geleistete Arbeit anzuzeigen.

Diagramm für die Kategorie „Genehmigt & gebucht“

Diese Datenkategorie bietet Informationen über sowohl ausstehende als auch gebuchte Rechnungspositionen. Die Informationen beinhalten Arbeiten an Aufgaben und Tickets, Projekt- und Ticketwarenposten, Meilensteine, Spesen und Ratenzahlungen.

Diagramm für die Kategorie „Rechnungspositionen“

Mithilfe dieser Berichtskategorie werden Berichte erstellt, die Informationen in Bezug auf Ticket-Change Requests enthalten, einschließlich Tickets, Verträge, Service Level Agreements, Genehmigungsstatus und andere Elemente, mit denen sie verbunden sind.

Diagramm für die Kategorie „Change Request“

Diese Berichtskategorie wird für Berichte über Warenposten verwendet, die mit vielen unterschiedlichen Autotask-Objekten verbunden sind, wie beispielsweise Firmen, Projekte, Aufgaben oder Tickets, Artikeln, Artikelgruppen und Verträgen.

Diagramm für die Kategorie „Warenposten“

Diese Kategorie kann zum Erstellen von Firmen- und/oder Kontaktlisten verwendet werden, die dann von Autotask bei Seriendruckaktivitäten exportiert werden können, wie z. B. beim Erstellen von Listen für den Direktversand und Weihnachtskarten oder bei anderen Projekten, die Detailinformationen von Kontakten und/oder Firmen erfordern.

Diagramm für die Kategorie „Kontakte und Firmen“

Mit dieser Berichtskategorie wird darüber berichtet, wie viel Arbeitsaufwand auf Stundenkontingents- und Vorauszahlungsverträgen geleistet wurde (da diese Informationen nicht auf einer Rechnung erscheinen).

Diagramm für die Kategorie „Vertragssaldo“

Mit dieser Berichtskategorie werden Berichte über Geräte erstellt sowie die Firmen, an die sie verkauft wurden.

Diagramm für die Kategorie „CRM - Geräterubrik“

Diese Berichtskategorie wird verwendet, um eine Liste der gesamten letzten CRM-bezogenen Aktivität für eine Firma zu erhalten.

Diagramm für die Kategorie „CRM - Vertriebsaktivität“

Mit dieser Berichtskategorie werden Berichte über die verkauften Ratenzahlungen, die zugehörigen Geräte und deren Status erstellt. Diese Berichtskategorie enthält keine Abrechnungsinformationen für Ratenzahlungen.

Diagramm für die Kategorie „CRM - Ratenzahlungen“

Diese Berichtskategorie wird zum Erstellen von Spesenberichten verwendet. Sie kann für interne Spesen oder Projektspesen verwendet werden.

Diagramm für die Kategorie „Spesenberichte“

Mit der Berichtskategorie „Bestände“ werden Berichte über Bestandsartikel, vorrätig verwendete Artikel und Aktivität von Bestandsartikeln erstellt.

Diagramm für die Kategorie „Bestände“ 

Diese Berichtskategorie bietet Informationen über alle Lilestones, unabhängig vom Abrechnungsstatus.

Diagramm für die Kategorie „Meilensteine“

Mit dieser Berichtskategorie werden Berichte zu Notizen in Verbindung mit Aufgaben oder Tickets erstellt, einschließlich Zusammenfassungen und interne Notizen. Mithilfe dieser Kategorie können Notizen für bestimmte Firmen, Artikel und Geräte überprüft werden.

Diagramm für die Kategorie „Notizen“ 

Diese Berichtskategorie wird für die Berichterstattung über Verkaufschancen verwendet. Verkaufschancen sind mit Firmen und Kontakten verbunden, daher sind Firmen- und Kontaktinformationen ebenfalls verfügbar. Berichterstellung mit diesen Daten kann Folgendes einschließen: Pipeline- und Prognoseberichte für Verkaufschancen (Status ist aktiv), Analyseberichte über die Verkaufschancenphasen (wie lange in einer bestimmten Phase) und Berichte zu abgeschlossenen, implementierten oder verlorenen Verkaufschancen. Zusätzlich sind Informationen zur Prognose oder Leistung für einen bestimmten Zeitraum verfügbar.

Diagramm für die Kategorie „Verkaufschancen“ 

Mit dieser Berichtskategorie wird über Gewinne für Firmen, Verträge und Projekte berichtet.

Diagramm für die Kategorie „Rentabilität“

Diese Berichtskategorie dient dazu, Berichte zu erstellen, die alle Aufgabendetails für einen Mitarbeiter zeigen, selbst wenn dieser Mitarbeiter ein zusätzlicher Aufgabenmitarbeiter ist.

Diagramm für die Kategorie „Projektmitarbeiter“ 

Diese Berichtskategorie wird zum Erstellen von Berichten über Aufgaben verwendet. Sie kann für Berichte über Aufgabenstatus, Aufgabendauer und Projektmetriken, die auf Aufgaben basieren, verwendet werden.

Diagramm für die Kategorie „Projektaufgaben“ 

Mithilfe von Berichten in dieser Kategorie können Sie alle Bestellungen überprüfen. Es gibt mehrere Filteroptionen nach Erstellungsdatum, Einreichungsdatum, Status, Bestellnummer, Lieferant und mehr.

Diagramm für die Kategorie „Bestellung“

Mit dieser Berichtskategorie werden Berichte erstellt, die Informationen über Angebote zeigen, einschließlich der Verkaufschancen und Projektprojektierungen, mit denen sie verbunden sind. Für diese Kategorie gibt es keinen vorgefertigten Systembericht.

Diagramm für die Kategorie „Angebote“

Mit dieser Berichtskategorie werden Berichte erstellt, die Lieferantenzahlungen für Hardware und über Serviceverträge geleistete Serviceleistungen erfassen.

Diagramm für die Kategorie „Lieferantenkosten von Serviceverträgen“ 

Mit dieser Berichtskategorie werden Berichte über Umsatz und Kosten in Verbindung mit Managed Services erstellt. Verwenden Sie diese um festzustellen, wie rentabel Ihre Verträge sind.

Diagramm für die Kategorie „Rentabilität für Serviceverträge“ 

Diese Berichtskategorie wird zum Erstellen von Berichten verwendet, die Serviceverträge, die in einem Vertrag enthaltenen Services sowie die Anzahl der Einheiten, den Einzelpreis und den Einkaufspreis auflisten können.

Diagramm für die Kategorie „Serviceverträge“

Diese Berichtskategorie wird zum Erstellen von Berichten verwendet, die geplante Mitarbeiteraktivität zeigen. Diese Berichte umfassen Projekt-, Ticket- und Serviceabrufverpflichtungen sowie Termine und CRM-Aufgaben.

Diagramm für die Kategorie „Mitarbeiterzuweisung“ 

Diese Berichtskategorie geht über Module in Autotask hinaus, um alle in einem bestimmten Zeitraum ausgeführten Arbeiten eines Mitarbeiters zu sammeln. Die Berichterstattung dieser Kategorie hilft dabei, Metriken für die Zahlung nach Leistung zu bestimmen.

Diagramm für die Kategorie „Mitarbeiterproduktivität“ 

Mithilfe dieser Berichtskategorie können Sie über die Auslastung der Mitarbeiter berichten. Sie ist ähnlich, aber nicht identisch mit dem gleichnamigen Standardbericht. Siehe Mitarbeiterauslastung.

Diagramm für die Kategorie „Mitarbeiterauslastung“

Diese Berichtskategorie beinhaltet alle Informationen im Zusammenhang mit Aufträgen im System.

Diagramm für die Kategorie „Aufträge“

Diese Berichtskategorie beinhaltet alle Informationen im Zusammenhang mit Serviceterminen im System.

Diagramm für die Kategorie „Servicetermine“

Diese Berichtkategorie ist für Ticketinformationen. Tickets enthalten Informationen über Firmen, Kontakte, Geräte und Service Level Agreements (SLAs), daher werden all diese Objekte als Datenfelder bei dieser Kategorie eingeschlossen. Die Berichtsarten, die mit dieser Kategorie erstellt werden, können offene Tickets, abgeschlossene Tickets, Tickets nach Gerät, Tickets nach Ticketkategorie usw. enthalten.

Diagramm für die Kategorie „Service Desk“ 

Diese Berichtkategorie ermöglicht es, über Fähigkeiten zu berichten, die für Mitarbeiter in Autotask erfasst werden, einschließlich Fähigkeiten, Zertifikate und Abschlüsse. Die einfachen in dieser Kategorie enthaltenen Systemberichte helfen Ihnen dabei, auf einen Blick die Qualifikationen Ihrer Techniker (oder anderer Mitarbeiter) einzusehen und den richtigen Mitarbeiter für jeden Auftrag zu finden.

Diagramm für die Kategorie „Fähigkeiten“

Diese Berichtskategorie ist für Taskfire-Ticketinformationen. Sie enthält Informationen über Anfragearten und Queues sowie Taskfire- und Serviceanbieter-Mitarbeiter. Die Berichte, die mit dieser Kategorie erstellt werden, enthalten offene Tickets, abgeschlossene Tickets und Tickets nach Queue.

Diagramm für die Kategorie „Taskfire-Tickets“

Mithilfe der Kategorie „Ticket-Tagging“ können Sie einen Bericht über in Ihrer Datenbank verwendete Tags generieren, egal, ob sie aktiv oder inaktiv sind. Dieser Bericht beinhaltet Informationen über die Tickets, denen die Tags zugewiesen sind, sowie genauere Details zu den einzelnen Tickets.

Diagramm für die Kategorie „Tagging“

Mit dieser Berichtskategorie werden Berichte erstellt, die Informationen in Bezug auf die Abwesenheit von Mitarbeitern anzeigen, einschließlich Anträge auf Abwesenheit, Genehmigungen und verfügbare Zeit.

Diagramm für die Kategorie „Abwesenheitsaktivität“

Diese Datenkategorie bietet Informationen über Posten, die darauf warten, im System gebucht zu werden. Die Informationen beinhalten Arbeiten an Aufgaben und Tickets, Projekt- und Ticketwarenposten, Meilensteine, Spesen und Ratenzahlungen. Daten aus dieser Berichtskategorie sind im Bereich „Genehmigen und Buchen“ im Vertragsmodul zu finden.

Diagramm für die Kategorie „Warten auf Genehmigen & Buchen“