Spesenberichte mit Multi-Währung
Autotask-Kunden mit aktivierter Multi-Währung werden oft mit der folgenden Situation konfrontiert:
BEISPIEL Anna arbeitet für eine internationale Firma mit Hauptsitz in London. Die interne Währung ihrer Firma ist das britische Pfund.
Sie lebt in München, daher ist ihre bevorzugte Währung für die Rückerstattung der Euro.
Sie reist in die Schweiz, um einen Kunden zu beraten, wobei Spesen in sowohl Euro als auch Schweizer Franken anfallen.
Wenn Multi-Währung aktiviert ist, kann sie Folgendes tun:
- Für den Spesenbericht eine Währung für die Rückerstattung auswählen
HINWEIS Diese Einstellung kann durch eine Systemeinstellung deaktiviert und auf die Standardwährung für die Rückerstattung des Benutzers beschränkt sein.
- Die einzelnen Spesen in der entsprechenden Währung eingeben, sodass sie ihren Belegen entsprechen
- Mithilfe von Autotask den Betrag „Zu erstattender Betrag“ berechnen lassen, indem sie auf den Währungsindikator für das Feld Betrag klickt und den Betrag in das Feld Zu erstattender Betrag kopiert
- Den berechneten Betrag überschreiben, um für Umtauschgebühren und Änderungen am Wechselkurs aufzukommen
Ihre Firma kann:
- Alle Währungen aktivieren, die sie bei Geschäften verwenden wird. Siehe Kundenwährungen sowie Währungen für Lieferanten aktivieren und Wechselkurse einrichten.
- Jedem Benutzer eine Standardwährung für die Rückerstattung zuweisen. Dies ist üblicherweise die Währung des Landes, in dem sie leben. Siehe Die Registerkarte „Allgemein“ ausfüllen auf der Mitarbeiterseite.
- Spesen in der Währung für Spesen sowie für die Rückerstattung erfassen
- Spesen dem Kunden in der Kundenwährung (Währung für Spesen) in Rechnung stellen
- Berichte über Spesen in ihrer eigenen internen Währung erstellen
HINWEIS Wenn Spesenberichte an QuickBooks übertragen werden, wird der Betrag im Währungsfeld für die Rückerstattung verwendet.
So können Sie ...
Spesen in mehreren Währungen erstellen
Allgemeine Informationen finden Sie unter Spesen hinzufügen und bearbeiten.
- Klicken Sie auf Neue Spesen.
- Die Währung für die Rückerstattung zeigt Ihre Standardwährung für die Rückerstattung an. Wählen Sie optional eine andere aktive Währung aus.
- Wählen Sie im Abschnitt „Spesen“ die Währung für die Spesen aus dem Dropdown-Menü Währung aus. Dadurch wird der Währungsindikator im Feld „Betrag“ zur gewählten Währung geändert.
- Geben Sie im Feld „Betrag“ den Spesenbetrag in der Währung ein, in der die Spesen entstanden sind. Klicken Sie auf den Währungsindikator, um den berechneten Betrag in Ihrer Währung für die Rückerstattung anzuzeigen.
- Um den berechneten Betrag in das Feld „Zu erstattender Betrag“ zu kopieren, klicken Sie auf In „Zu erstattender Betrag“ kopieren.
- Wenn der berechnete Betrag im Feld „Zu erstattender Betrag“ nicht ganz richtig ist (aufgrund von Gebühren oder einer Änderung beim Wechselkurs), können Sie dies überschreiben.
HINWEIS Dieses Feld ist deaktiviert, wenn die ausgewählte Währung Ihre Währung für die Rückerstattung ist. Das Feld ist deaktiviert und automatisch auf den Wert 0 gesetzt, wenn die für diese Spesen gewählte Zahlungsmethode nicht rückzahlbar ist.
- Klicken Sie auf Speichern & Schließen.
