Zusätzliche Funktionen bei aktivierter Multi-Währung

Gesamtüberblick

Wenn Multi-Währung aktiviert ist, werden alle Finanzdaten für Kunden und Lieferanten, die eine andere Währung als Ihre interne Währung verwenden, in zwei Währungen erfasst: in Ihrer internen Währung sowie in einer ausländischen Währung.

Informationen über die interne Währung

Die interne Währung ist die, die von Ihrer eigenen Firma sowie wahrscheinlich einem Großteil Ihrer Kunden verwendet wird.

  • Die interne Währung ist die Währung für die Buchhaltung Ihrer Firma. Alle Transaktionen, die in der Währung für Kunden, Lieferanten oder die Rückerstattung vorgenommen werden, werden mithilfe des aktuellen Wechselkurses auf der Seite „Währungen“ in Ihre interne Währung umgerechnet. Intern Währungswerte sind immer berechnet und können nicht bearbeitet werden.
    • In Bezug auf Kunden werden die Kosten für Arbeitsaufwand, Artikel und Services lediglich in Ihrer internen Währung erfasst. Alle Umsätze in ausländischen Währungen werden mithilfe der auf der Seite „Währungen“ verwalteten Wechselkurse in Ihre interne Währung umgerechnet.
    • Bei Lieferanten, von denen Sie in einer ausländischen Währung kaufen, entstehen die Kosten für Bestellpositionen in der ausländischen Währung und werden in Ihre interne Währung umgerechnet.
    • Bei Spesenberichten können sowohl die Ihren Mitarbeitern entstandenen Spesen als auch die Rückerstattungen an sie in ausländischen Währungen sein.
  • Bei der Berichterstattung wird Ihre interne Währung verwendet, jedoch stehen eine Reihe von Feldern für die Kundenwährung zur Verfügung. Siehe Zusätzliche Berichtsfelder bei mehreren Währungen.

BEISPIEL  Ihre interne Währung ist das britische Pfund. Sie verkaufen einen HP OfficeJet 4650 für $100 an einen Kunden, dessen Währung der US-Dollar ist. Ein US-Dollar entspricht 0,76112 britischen Pfund.
100 USD (Einzelpreis in der Kundenwährung)x 0,76112 (Wechselkurs) = GBP 76,11 (prognostizierter Umsatz basierend auf dem aktuellen Wechselkurs).

Informationen über ausländische Währungen (Währungen für Kunden, Lieferanten, Spesen oder zur Rückerstattung)

Sie haben Multi-Währung aktiviert, da einige Ihrer Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter eine ausländische Währung verwenden, da sie sich wahrscheinlich im Ausland befinden.

  • Kunden, denen eine andere Währung zugewiesen ist, erhalten Angebote und Rechnungen in der Kundenwährung. Alle dem Kunden vorgelegten Dokumente wie beispielsweise Angebote, Rechnungen, Vorlagen für Benachrichtigungsmails, E-Mail-Vorlagen usw. geben Preise, Gesamtpreise und abrechenbare Beträge in der Kundenwährung an.
  • Lieferanten mit einer zugewiesenen ausländischen Währung erhalten Bestellungen in der Währung für den Lieferanten. Alle Werte auf der Seite „Bestellung anzeigen“ werden in der Währung für den Lieferanten (der Bestellung) angezeigt. Dies beinhaltet den Einkaufspreis sowie den Gesamtpreis für jede Bestellposition, die Zwischensumme für den Kaufbetrag, den Wert für die Fracht, die Steuer insgesamt und die Gesamtsumme der Bestellung.
  • Bei Mitarbeitern, denen eine ausländische Währung zugewiesen ist, entstehen Spesen in mehreren Spesenwährungen, und diese werden in der Währung für die Rückerstattung ihrer Wahl erstattet. Siehe Spesenberichte mit Multi-Währung.

Der Betrag in der ausländischen Währung ist stets die „echte“ Zahl. Dies ist der Betrag, den Ihnen Kunden tatsächlich zahlen, den Ihnen Lieferanten in Rechnung stellen und den Sie dem Mitarbeiter erstatten, unabhängig vom Wechselkurs zwischen der ausländischen und Ihrer internen Währung. Bei Transaktionen mit Multi-Währung werden alle Werte in Feldern für die interne Währung mithilfe der Wechselkurse in Ihrer Währungstabelle berechnet und können nicht bearbeitet werden. Die Genauigkeit der Beträge hängt davon ab, wie aktuell die Wechselkurse sind.

Benutzeroberflächenelemente bei aktivierter Multi-Währung

Um das Verwalten von mehreren Währungen zu vereinfachen, werden eine Reihe von zusätzlichen Benutzeroberflächenelementen angezeigt, wenn Multi-Währung aktiviert ist.

Eine zusätzliche Seite wird in Autotask angezeigt, die Seite Währungen. Gehen Sie zu > Admin > Finanzen, Buchhaltung & Rechnungsstellung > Währungen.

Auf dieser Seite können Sie Folgendes tun:

  • Multi-Währung aktivieren
  • Ihre interne Währung auswählen
  • Jegliche weiteren notwendigen Währungen aktivieren
  • Das Symbol für die Anzeige sowie das positive und das negative Währungsformat für Ihre Währungen auswählen.
  • Wechselkurse Ihrer aktiven Währungen gegenüber Ihrer internen Währung verwalten
  • Die Währungshistorie prüfen

Siehe Multi-Währung aktivieren und Währungen verwalten.

Währungsfelder werden in der Anwendung mit einem Währungsindikator angezeigt. Der Währungsindikator ist eine Schaltfläche neben einem Währungsfeld. Wenn der Betrag im Feld eine Kundenwährung repräsentiert, wird das Währungssymbol für die Anzeige immer angezeigt. Lediglich bei Ihrer eigenen Währung können Sie auswählen, ob das Währungssymbol angezeigt werden soll oder nicht.

Wenn Sie eine Kundenwährung in der Preisliste einsehen, wird der Indikator zu einer Schaltfläche, die das Dialogfeld zur Währungsumrechnung öffnet. Dieses Feld zeigt den Betrag in der anderen Währung an.

Das Dialogfeld zur Währungsumrechnung rechnet den Betrag im aktuellen Feld in eine andere Währung um (mithilfe des aktuellen Wechselkurses auf der Seite „Währungen“).

  • Wenn Sie auf den Währungsindikator Ihrer internen Währung klicken, wird im Dialogfeld zur Währungsumrechnung der Betrag in der ausgewählten Kundenwährung angezeigt: Angezeigter Wert = Feldwert / Wechselkurs für die ausgewählte Kundenwährung.
  • Wenn Sie auf den Währungsindikator der ausgewählten Kundenwährung klicken, wird im Dialogfeld zur Währungsumrechnung der Betrag in Ihrer internen Währung angezeigt: Angezeigter Wert = Feldwert x Wechselkurs für die ausgewählte Kundenwährung.

Um den berechneten Wert zu akzeptieren, klicken Sie auf Kopieren in [Feldname] [(Währungssymbol)].

Wenn eine Organisation mit einer Kundenwährung verknüpft ist, zeigen die Seiten Angebot und Vertragsübersicht eine Schaltfläche zum Umschalten der Währungsanzeige an. Die linke Option, die standardmäßig angezeigt wird, ist die Kundenwährung, die rechte Option ist die interne Währung.

  • Wenn die Kundenwährung ausgewählt wird, werden alle Währungsspalten in der Kundenwährung dargestellt, mit Ausnahme von Einkaufspreis und Bruttogewinn.
  • Wird die interne Währung ausgewählt, werden alle Währungswerte in der internen Währung angezeigt.

HINWEIS  Die Währungsauswahl betrifft lediglich die Anzeige auf dieser Seite, die Währung im veröffentlichten Angebot wird dadurch nicht beeinflusst.

Wenn die Multi-Währung aktiviert ist, wird allen Widgets, für die der Filter Firma verfügbar ist, ein Filter für die Währung (des Firmen) hinzugefügt.

HINWEIS  Die Namen von Währungen sind im Dashboard auf 3 Zeichen beschränkt.

Des Weiteren können Sie Widget-Daten nach der Kundenwährung der Firma gruppieren.

Alle aktiven Währungen sind als Filter sowie als primäre und sekundäre Gruppierungen verfügbar.

Weitere Felder, die Preise, Stundensätze und abrechenbare Beträge in der Kundenwährung anzeigen, stehen entweder zum Anzeigen zur Verfügung oder werden automatisch auf zahlreichen Seiten in der Anwendung angezeigt und werden dort beschrieben, wo sie verfügbar sind.