Gebuchte Rechnungspositionen suchen und Transaktionen rückbuchen

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Verträge & Rückbuchung. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Beim Rückbuchen wird der Schritt „Genehmigen & Buchen“ rückgängig gemacht und die rückgebuchten Rechnungspositionen werden zurück unter Genehmigen & Buchen verschoben, wo sie (mit Ausnahme von stornierten Warenposten) modifiziert und erneut gebucht werden können.  Wenn ein gebuchter Vertrags-, Projekt- oder Ticketwarenposten storniert und dann rückgebucht wird, erscheint er nicht unter „Genehmigen & Buchen“.

• Benutzer mit Zugriff auf „Verträge“ können Posten über die Seite „Rechnungsstellung/Posten zur Rechnungsstellung“ rückbuchen. Alle Posten, die in der Rechnungsvorschau erscheinen, werden rückgebucht.
• Administratoren können individuelle Transaktionen über das Admin-Modul rückbuchen.

Der Rückbuchungsvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.  Manuelle Änderungen und Anpassungen an Rechnungspositionen, die vor der ersten Buchung vorgenommen wurden, müssen erneut manuell eingegeben werden.

• Um eine Liste aller Datensätze eines bestimmten Objekts in Ihrer Datenbank anzuzeigen, klicken Sie auf Suchen, ohne jegliche Filter anzuwenden.

Suchergebnisse mit mehr als 25, 50 oder 100 Datensätzen (abhängig von Ihren Einstellungen für die Datensätze pro Seite) werden seitenweise dargestellt. Nutzen Sie die Seitennavigation, um zusätzliche Ergebnisse anzuzeigen. Insgesamt werden jeweils 5.000 Datensätze abgerufen.

• Um nach bestimmten Datensätzen zu suchen, wenden Sie einen oder mehrere Filter an. Siehe Einen Suchfilter anwenden.

Der Filter Aktiv ist standardmäßig Aktiv auf den Seiten Firmensuche, Kontaktsuche, Meine Firmen und Meine Kontakte sowie bei der globalen Suche nach Firma, Kontakt (Vorname), Kontakt (Nachname) und Kontakt (E-Mail). Die Zähler im Menü Meine reflektieren lediglich aktive Einträge.

HINWEIS  Es gibt mehrere Optionen für Telefonnummernfilter. Der Filter Telefon sucht nach einer Übereinstimmung vom Typ enthält, die jegliche im Filterfeld eingegebenen Zeichen (wie beispielsweise - oder () ) beinhaltet. Die Seiten Firmensuche und Kontaktsuche verfügen über die Option Telefon (nur Zahlen), wobei Sonderzeichen im Filter und den Ergebnissen ignoriert werden. Es wird lediglich eine Suche vom Typ enthält bezüglich der im Filterfeld eingegebenen Zahlen durchgeführt. Die Seite Kontaktsuche ermöglicht außerdem die Suche nach Telefonnummer (beginnt mit). Dabei wird nach Telefonnummern gesucht, die mit dem im Filterfeld eingegebenen Wert beginnen.

Tool-Schaltfläche	Beschreibung
(nur Vertrags-Admins)	Rückbuchen Klicken Sie auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Verträge & Rückbuchung > Rückbuchen auf diese Schaltfläche, um bis zu 500 ausgewählte Transaktionen rückzubuchen.
	Spaltenauswahl Mithilfe der Spaltenauswahl können Sie die Suchergebnisraster in Autotask individuell anpassen. Damit wird Folgendes festgelegt: Welche Spalten im Raster angezeigt werden. Die Anzeigereihenfolge der Spalten von links nach rechts. HINWEIS  Einstellungen für die Spaltenauswahl in Suchergebnisrastern und einigen Standardberichten sind Teil der Benutzereinstellungen, die auf dem Autotask-Server gespeichert werden. Sie können sich über einen beliebigen Computer anmelden und Ihre Einstellungen für die Spaltenauswahl auf Ihre Autotask-Sitzung angewandt haben. Um die in Ihrer Autotask-Instanz gespeicherten Daten zu löschen und die Einstellungen für die Spaltenauswahl auf die Standardeinstellungen in Autotask zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen zurücksetzen unter Meine > Diverses > Einstellungen. Gehen Sie wie folgt vor, um das Raster anzupassen: Klicken Sie über den Suchergebnissen auf das Symbol für die Spaltenauswahl . Die Seite für die Spaltenauswahl wird geöffnet. Die Spalten erscheinen entweder im Bereich Verfügbare Spalten oder Ausgewählte Spalten. Doppelklicken Sie auf einen Spaltennamen oder wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts, um die Spalten in den anderen Bereich zu verschieben. Um die Anzeigereihenfolge der Spalten zu ändern, wählen Sie eine oder mehrere Spalten im Bereich Ausgewählte Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten. HINWEIS  Die Reihenfolge von oben nach unten in der Liste Ausgewählte Spalten wird zur Reihenfolge von links nach rechts in der Liste Suchergebnisse. Klicken Sie auf Speichern & Schließen. HINWEIS  Wenn die Zeichen + # nach dem Spaltennamen erscheinen, dann hat diese Spalte möglicherweise mehrere Einträge für einige Zeilen zurückgegeben. Wenn dies geschieht, erscheint der erste Eintrag in der Zeile gefolgt von + und dann die Anzahl der weiteren zurückgegebenen Einträge. Um die Liste der weiteren Einträge anzuzeigen, fahren Sie mit der Maus über den Eintrag in der Spalte.
	Schaltfläche „Exportieren“ SICHERHEIT  Standardmäßig ist der Export für Benutzer mit Admin-Zugriffsrechten verfügbar und für alle anderen deaktiviert. Dies kann jedoch auch für andere Zugriffsrechte aktiviert werden. Siehe Kann Rasterdaten exportieren. HINWEIS  Beim Export zu CSV: Um eine einheitliche Formatierung von Datum/Uhrzeit in der CSV-Ausgabe zu gewährleisten, empfehlen wir, dass die Autotask-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit des Benutzers mit den Windows-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit auf dem Computer, auf dem der Export vorgenommen wird, identisch sind. Dadurch werden Konflikte dabei verhindert, wie die Software, die den Bericht generiert, das Format für Datum/Uhrzeit interpretiert. Klicken Sie auf das Symbol Als CSV exportieren. Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie die exportierte Datei herunterladen und öffnen können. HINWEIS  Beachten Sie, dass nur die ausgewählten Spalten der ersten 5.000 Datensätze exportiert werden. WICHTIG  Die Exportdatei enthält nicht alle Felder, die für einen erneuten Import der Daten mit den Vorlagen für den Datenimport erforderlich sind, und die Datenüberschriften stimmen nicht überein.
	Aktualisieren Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol , um die Suche mithilfe derselben Suchkriterien erneut im aktuellen Raster auszuführen und neue Datensätze zu finden, die hinzugefügt wurden, seit Sie die Suche zum ersten Mal ausgeführt haben.

HINWEIS  Um die Liste auszudrucken, nutzen Sie die Schaltfläche zum Exportieren und drucken Sie dann die exportierte Datei aus.

1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
2. Klicken Sie auf eine Registerkarte und wählen Sie einen Rechnungspositionstyp aus.

3. Wenden Sie Filter an und suchen Sie nach den Posten, die Sie rückbuchen möchten. Übereinstimmende Transaktionen werden im Suchergebnisraster angezeigt.

HINWEIS  Filter Abteilung auf dieser Seite gibt gebuchte Rechnungspositionen zurück, bei denen die Standardabteilung des Mitarbeiters der ausgewählte Posten ist, sowie gebuchte Rechnungspositionen, bei denen die Abteilung der Aufgabe der ausgewählte Posten ist.

HINWEIS  Die Suchergebnisse enthalten eventuell Transaktionen, die bereits in Rechnung gestellt wurden, es sei denn, der Filter „Wurde in Rechnung gestellt“ wurde auf Nein gesetzt. In Rechnung gestellte Transaktionen können nicht rückgebucht werden, und die Kontrollkästchen für die Auswahl sind bei ihnen deaktiviert.
Wenn Sie die Buchung von in Rechnung gestellten Posten rückgängig machen möchten, müssen Sie zunächst die Rechnung stornieren. Siehe Eine Rechnung stornieren.

HINWEIS  Standardmäßig zeigt das Raster 25 Einträge pro Seite an, wenn Ihre Suche jedoch eine größere Anzahl von Transaktionen zurückgibt, können Sie die Option „Datensätze pro Seite“ verwenden, um 50 oder 100 Einträge pro Seite anzuzeigen.

4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite für alle Transaktionen, die Sie rückbuchen möchten. Sie können bis zu 500 Transaktionen auf einmal rückbuchen.
5. Klicken Sie auf Rückbuchen.

HINWEIS  Wenn Sie Arbeitsaufwandseinträge mit der Einstellung „Nach Freigabe des Stundenzettels“ rückbuchen, erscheinen diese auf der Seite „Genehmigen & Buchen“, damit sie modifiziert und erneut gebucht werden können, selbst wenn sie ursprünglich dort nicht genehmigt und gebucht wurden. Die Abrechnungseinstellung des Vertrags muss nicht zu „Manuell“ geändert werden, um sie sichtbar zu machen. Diese Posten können nicht über ein Raster zum Nachforschen für Abrechnungs-Widget rückgebucht werden!

WICHTIG  Wenn ein Arbeitsaufwandseintrag von mehreren Stundenkontingent- oder Vorauszahlungskäufen (mithilfe von „Abzug verschieben“) abgezogen wurde, zwingt Autotask Sie dazu, alle oder keine der Abzüge bezüglich des Arbeitsaufwandseintrags rückzubuchen. Wenn ein Abzug bereits in Rechnung gestellt wurde, muss diese Rechnung zuerst storniert werden, bevor Sie fortfahren können.

Die Seite wird aktualisiert und alle rückgebuchten Posten wurden zurück auf die Seite Verträge > Genehmigen & Buchen verschoben.  Sie können Änderungen vornehmen und diese, wie gehabt, erneut buchen.

HINWEIS  Wenn die Rechnung exportiert wurde, müssen Sie die Posten in Ihrer Buchhaltungssoftware manuell ändern.

Sie können außerdem Rechnungen während des Batchverarbeitungsvorgangs von Rechnungen rückbuchen. Dadurch werden alle abrechenbaren Transaktionen auf einer individuellen Rechnung rückgebucht. Siehe Rechnungen rückbuchen.