Systemeinstellungen für die Zeiterfassung

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von „Anwendungsübergreifenden (gemeinsamen) Funktionen". Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

NAVIGATION  Linkes Navigationsmenü > Verwaltung > Funktionen und Einstellungen > Anwendungsweite (gemeinsam genutzte) Funktionen > Systemeinstellungen > Arbeitszeittabellen

Diese Systemeinstellung (wenn aktiviert) ermöglicht Benutzern, Zeiteinträge zu erstellen, die sich über zwei Tage erstrecken, z. B. 1.1.2022 23:00 Uhr - 2.1.2022 13:00 Uhr. Dies wirkt sich auf Zeiteintragsformulare für Aufgaben und Tickets aus.

Wenn diese Systemeinstellung deaktiviert ist, würde das obige Beispiel die Erstellung von zwei separaten Zeiteinträgen erfordern.

Das Startdatum des Zeiteintrags wird zu Abrechnungszwecken, bei der Mitarbeiterauslastung und zur Umsatzrealisierung verwendet.

Diese Systemeinstellung (wenn aktiviert) ermöglicht Mitarbeitern, bei der Zeiteingabe auf einer Projektaufgabe eine beliebige Rolle auszuwählen, die ihnen in einer Abteilung oder Queue zugewiesen ist.

Wenn die Systemeinstellung deaktiviert ist, können Mitarbeiter, die der Aufgabe als verantwortlicher oder zusätzlicher Mitarbeiter zugewiesen sind, ihre Zeit nur unter der zugewiesenen Rolle eingeben. Wenn der Mitarbeiter nicht direkt der Aufgabe zugewiesen ist, sondern Mitglied der der Aufgabe zugewiesenen Abteilung ist, kann er alle ihm in dieser Abteilung zugewiesenen Rollen verwenden. Siehe Die Registerkarte „Zugehörigkeiten“ ausfüllen.

Diese Systemeinstellung legt den Anfangstag für wöchentliche und 14-tägige Ansammlungszeiträume fest. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen Wochentag aus und speichern Sie Ihre Auswahl.

Der wöchentliche Ansammlungszeitraum läuft vom ausgewählten Wochentag bis zu dessen Vortag. Der 14-tägige Zeitraum beträgt zwei wöchentliche Ansammlungszeiträume.

Wenn Sie den Anfangstag ändern und dies dazu führen wird, dass Sie die Abwesenheit für einen oder mehrere Mitarbeiter neu berechnen müssen und es mehrere Ansammlungsrichtlinien mit wöchentlichen und 14-tägigen Ansammlungszeiträumen gibt, erhalten Sie die Nachricht, dass „Ansammlungsraten für Planstufen“ und „angesammelte Stunden des Mitarbeiters“ neu berechnet werden müssen. Wenn Sie „Ja“ auswählen, berechnet Autotask diese ab dem Zeitpunkt, ab dem die Mitarbeiter dieser Einstellung zugewiesen wurden, bis zum Ende des folgenden Jahres neu.

HINWEIS  Die einzige Möglichkeit, dies rückgängig zu machen ist, den Anfangstag auf seinen ursprünglichen Wert zurückzusetzen.

Wählen Sie dieses Kontrollkästchen aus, wenn Sie Ihren Benutzern gestatten möchten, Arbeitsaufwandseinträge auf Tickets auf deren Stundenzetteln anzuzeigen, zusätzlich zu der Projektaufgabenzeit und der internen Zeit, welche automatisch angezeigt werden.

Wählen Sie dieses Kontrollkästchen aus, wenn Sie das Runden bei Zeiteinträgen auf Projektaufgaben oder Tickets aktivieren möchten, jedoch lediglich die Abrechnungszeit runden möchten und nicht die auf den Stundenzettel des Mitarbeiters angewandte Zeit. In einigen Ländern sind Sie dazu verpflichtet, die genauen Arbeitsstunden zu erfassen und müssen diese Einstellung daher aktivieren.

Wenn Ihre Firma eine oder mehrere Arten von bezahlter Abwesenheit bietet, markieren Sie alle zutreffenden Kontrollkästchen, um die ausgewählten Optionen an folgenden Stellen anzuzeigen:

• Meine Zeitübersicht, die unter Linkes Navigationsmenü > Startseite > Meine > Stundenzettel > Zeitübersicht erscheint
• Seiten "Neue Richtlinie" und "Richtlinie bearbeiten", die über das linke Navigationsmenü > Verwaltung > Verwaltungskategorien > Organisationseinstellungen & Benutzer > Ressourcen/Benutzer (HR) > Ressourcen/Benutzer (HR) > Freizeitrichtlinien aufgerufen werden
• Der Bereich Zusätzliche Zeit unter der Registerkarte Personal der Seite Mitarbeiter-Management, wenn Sie Mitarbeiter unter > Admin > Firmeneinstellungen & Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer erstellen oder bearbeiten.

WICHTIG  Die unterschiedlichen Abwesenheitskategorien können auf der Seite „Abrechnungsgruppen > Interne Zeit“ umbenannt werden. Die neuen Bezeichnungen erscheinen auf der gesamten Autotask-Site, daher können Ihre Abwesenheitskategorien unterschiedliche Namen haben.

Verwenden Sie das linke Navigationsmenü > Verwaltung > Verwaltungskategorien > Funktionen & Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung & Fakturierung > Abrechnungscodes > Registerkarte Interne Zeit, um festzulegen, ob diese Option des internen Zeitcodes in den Dropdown-Listen für reguläre Zeit oder für Freizeitanträge angezeigt werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Interne Zeitkategorien.

Diese Einstellung definiert die Länge des normalen Arbeitstags in Ihrer Firma. Sie wird verwendet, um die Anzahl der Stunden für einen eintägigen Feiertag bei Berechnungen für Stundenzettel und Mitarbeiterverfügbarkeit im Bericht Baseline-Details zur Mitarbeiterauslastung (siehe Berichte über Mitarbeiterauslastung bei Projekten), im Anträge auf Sonderurlaub & Urlaub nach Mitarbeiter-Bericht sowie in Widgets für das Objekt Abwesend festzulegen. Der Standardwert ist 8 Stunden. Um den Standardwert zu ändern, löschen Sie die 8 und geben den entsprechenden Wert ein.

Diese Einstellung definiert die Anzahl der Stunden in einer normalen Arbeitswoche Ihrer Firma. Sie gibt die Anzahl der Stunden für eine einwöchige Arbeitswoche an, die bei Berechnungen für Stundenzettel und Mitarbeiterverfügbarkeit im Bericht „Zeiteinhaltung nach Abteilung“ (siehe Berichte über Zeiterfassung) sowie im Bericht „Projektfinanzen im Vergleich zum Budget“ (siehe Berichte über Projektfinanzen und -rentabilität) verwendet wird. Der Standardwert ist 40. Um den Standardwert zu ändern, löschen Sie die 40 und geben den entsprechenden Wert ein.

Zeiteintragsberechtigung

Standardmäßig können Benutzer ihre eigenen Zeiteinträge hinzufügen, bearbeiten und löschen. Ihre Firma kann Zeiterfassungsgenehmiger oder sowohl Zeiterfassungsgenehmiger als auch Administratoren aktivieren, um Zeit einzugeben und Anträge auf Abwesenheit für andere Benutzer einzureichen. Für Benutzer mit der Zeiteintragsberechtigung erscheinen der Abschnitt Zeiteintragsberechtigung und das Auswahlfeld Mitarbeiter auf allen Zeiteintragsseiten, sodass sie einen Zeiteintrag für einen anderen Benutzer erstellen können. Sie können außerdem die nicht eingereichten Stundenzettel von Benutzern anzeigen.

Die Zeiteintragsberechtigung wird über eine Systemeinstellung aktiviert. Siehe Zeiteintragsberechtigung.

WICHTIG  Um Zeit einzugeben, müssen die Genehmigenden berechtigt sein, die betreffenden Aufgaben und Tickets anzuzeigen.

Um Zeit für einen anderen Benutzer einzugeben oder deren Stundenzettel einzusehen, klicken Sie auf die Dropdown-Auswahl Mitarbeiter und wählen Sie den Namen des Benutzers aus.

• Zeiterfassungsgenehmiger können lediglich Zeit für andere Benutzer eingeben, bei denen sie der Zeiterfassungsgenehmiger sind und lediglich bei Aufgaben und Tickets, denen der Mitarbeiter bereits zugewiesen ist.
• Administratoren können Übermacht für alle Mitarbeiter sowie bei einer beliebigen Aufgabe oder einem beliebigen Ticket eingeben. Adminzugriff auf entweder Mitarbeiter/Benutzer (Personal), Service Desk (Tickets) (bei Ticket-Zeiteinträgen) oder Projekte & Aufgaben (für die Zeiteingabe auf Aufgaben) ist erforderlich. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

Administratoren und Genehmiger können:

• Zeiteinträge bearbeiten und löschen, die sie für eine andere Person hinzugefügt haben.
• Zeiteinträge bearbeiten, die der Benutzer erstellt hat, sofern der Stundenzettel noch nicht eingereicht wurde.
• Zeiteinträge löschen, die sie selbst für einen Benutzer erstellt haben.

Sie können nicht:

• Von einem Benutzer erstellte Zeiteinträge löschen.
• Zeiteinträge bearbeiten, die von einem Benutzer erstellt und auf einem Stundenzettel eingereicht wurden.

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

• Aktiviert für Zeiterfassungsgenehmiger: Wählen Sie diese Option, wenn nur Zeiterfassungsgenehmiger in der Lage sein sollen, Zeiteinträge oder Anträge auf Abwesenheit für Mitarbeiter, bei denen sie der Zeiterfassungsgenehmiger sind, hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen (wenn sie sie für Mitarbeiter eingegeben haben).
• Aktiviert für Zeiterfassungsgenehmiger und Administratoren: Wählen Sie diese Option, damit Zeiterfassungsgenehmiger und Administratoren Zeiteinträge oder Anträge auf Abwesenheit hinzufügen, bearbeiten oder löschen können (wenn sie diese für Mitarbeiter eingegeben haben).

Diese Einstellung legt fest, wie der Wert für „Leistung im Vergleich zu Vorgabe“ eines Mitarbeiters für Dashboard-Widgets und den Mitarbeiterauslastungsbericht berechnet wird.

• Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist der Wert für „Leistung im Vergleich zu Vorgabe“ eines Mitarbeiters der prozentuale Anteil der für den Kunden abrechenbaren Stunden pro Vorgabe für abrechenbare Stunden. Die Vorgabe für abrechenbare Stunden eines Mitarbeiters wird auf der Registerkarte „Personal“ der Seite „Mitarbeiter-Management“ festgelegt.
• Wenn diese Systemeinstellung aktiviert ist, ist der Wert für „Leistung im Vergleich zu Vorgabe“ der prozentuale Anteil der für den Kunden abrechenbaren Stunden pro ausgeglichener Vorgabe für abrechenbare Stunden (ausgeglichene Vorgabe für abrechenbare Stunden = Vorgabe für abrechenbare Stunden - als bezahlte Abwesenheit eingegebene Zeit).

Die Vorgabe für abrechenbare Stunden wird mit den Systemabwesenheitskategorien abgeglichen z. B. Urlaub, Sonderurlaub, Krankentage oder bewegliche Feiertage, plus allen internen Zeitkategorien (nicht System), bei denen „In Abwesenheitsanfragen anzeigen“ = wahr ist.

HINWEIS  Die Systemabwesenheitskategorien können unter „Abrechnungsgruppen > Interne Zeit“ umbenannt werden, daher können sich Ihre Kategorienamen von den vorstehenden Beispielen unterscheiden. Siehe Interne Zeitkategorien.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit Benutzer eine Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten eingeben müssen, wenn sie die interne Zeit eingeben. Wenn das Kontrollkästchen nicht ausgewählt ist, ist das Feld für die Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten optional.

Um Zeiteinträge auf Projektaufgaben auf die nächste angegebene Anzahl von Minuten aufzurunden, geben Sie die Anzahl der Minuten ein.

HINWEIS  Diese systemweite Einstellung kann von der einem Ticket zugewiesenen Rubrik überschrieben werden. Beziehen Sie sich auf die Registerkarte „Allgemein“ der Aufgabenrubrik, Rundung von Zeiteinträgen.

Um Zeiteinträge auf Tickets auf die nächste angegebene Anzahl von Minuten aufzurunden, geben Sie die Anzahl der Minuten ein.

HINWEIS  Projektzeiteinträge werden auch dann gerundet, wenn diese in dezimaler Zeit eingegeben werden.

HINWEIS  Diese systemweite Einstellung kann von der einem Ticket zugewiesenen Rubrik überschrieben werden. Beziehen Sie sich auf die Registerkarte „Allgemein“ der Ticketrubrik, Rundung von Zeiteinträgen.

Autotask Administratoren können die Benachrichtigung individuell anpassen, die angezeigt wird, wenn ein Mitarbeiter einen Stundenzettel einreicht.