Notiztypen

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von „Anwendungsübergreifenden (gemeinsamen) Funktionen". Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigungen zum Konfigurieren von Service Desk (Tickets), Firmen & Kontakte, Vertrieb & Verkaufschancen, Verträge & Rückbuchung , Projekte & Aufgaben oder Kundenportal & Taskfire, abhängig vom Objekt. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Notiztypen sind Kategorien, die auf Notizen angewandt werden. Sie haben eigentlich keine große Bedeutung, jedoch kann die globale Notizensuche anhand dem Feld „Notiztyp“ gefiltert werden. Siehe Eine globale Notizensuche ausführen.

Viele Notiztypen sind Systemnotiztypen, die mit Ihrer Autotask-Instanz geliefert werden und nicht deaktiviert oder gelöscht werden können.

So können Sie ...

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Um einen neuen Notiztyp hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Neu und wählen Sie das Objekt aus, für das der neue Notiztyp verfügbar sein soll. Sie können zwischen Ticket/Aufgabe, Projekt, Gerät oder Vertrag wählen. Öffnen Sie alternativ die Registerkarte für das Objekt, für das Sie einen neuen Notiztyp erstellen möchten, und klicken Sie auf Neu. Die Seite wird geöffnet.
  3. Um einen vorhandenen Notiztyp zu bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten aus dem Kontextmenü aus oder klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Zeile. Die Seite wird geöffnet.
  4. Füllen Sie die folgenden Felder aus oder aktualisieren Sie sie:
Feld Beschreibung
Name* Geben Sie den Namen ein, der im Dropdown-Menü des Felds Notiztyp erscheinen soll, wenn eine Notiz erstellt wird.
Beschreibung* Dieses Feld ist erforderlich, wird jedoch bei der Auswahl des Notiztyps nicht angezeigt.
Veröffentlichen in (nur Ticket-/Vorgangs- und Projektnotiztypen)

 

Veröffentlichen für

Die Veröffentlichungsart legt fest, wer Notizen einsehen oder Anhänge öffnen kann, die von einem Mitarbeiter erstellt wurden (die Sichtbarkeit von Systemnotizen wird durch das Zugriffsrecht des Benutzers bestimmt). Dies wird entweder vom Notiztyp übernommen (jedoch kann bearbeitet werden) oder im Dropdown-Menü Veröffentlichen für ausgewählt. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

  • Alle Autotask-Benutzer: Die Notiz oder der Anhang können von internen und Co-managing Mitarbeitern sowie Kundenkontakten mit Kundenportal-Zugriff auf das übergeordnete Objekt angezeigt werden. Siehe Kundenportal-Zugriffsrechte hinzufügen oder bearbeiten.
  • Nur intern: (nicht für Zugriffsrechte vom Typ „Co-managed“ beim Hinzufügen von Anhängen verfügbar) Die Notiz oder der Anhang kann von internen Mitarbeitern eingesehen werden, mit Ausnahme derer, die ein Zugriffsrecht vom Typ „Co-managed“ haben. Einige Objekte, bei denen dies die einzige Option ist, verfügen über das Kontrollkästchen Nur intern.
  • Intern & Gemeinsame Verwaltung (nur Tickets und Ticketnotizen): Die Notiz oder der Anhang können von internen Mitarbeitern und Mitarbeitern eingesehen werden, die über ein Zugriffsrecht vom Typ Mitverwaltung verfügen. Siehe Co-managed Helpdesk (System). Die folgenden Systemnotiztypen verwenden standardmäßig diese Einstellung für Veröffentlichen für:
    • Anderes Ticket aufgenommen
    • In Projekt kopiert
    • Notiz für Ticketduplikat
    • Notiz weiterleiten/ändern
    • In Ticket zusammengelegt
    • Wenn ein mitverwaltender Benutzer eine E-Mail sendet und die Postfachkonfiguration auf Nur intern festgelegt ist, wird sie unabhängig davon unter Intern & gemeinsam verwaltet veröffentlicht.
  • Projektteam (nur Projektnotizen): Die Notiz kann von internen Mitarbeitern und Kundenteammitgliedern des Projekts eingesehen werden.

Anhänge ohne die Auswahloption Veröffentlichen für übernehmen die Sichtbarkeit des übergeordneten Objekts.

BEISPIEL  Wenn Sie beim Bearbeiten einer Ticketnotiz einen Anhang hinzufügen, wird die Option Veröffentlichen für der Ticketnotiz auf den Anhang angewandt.

HINWEIS  Das Feld Veröffentlichen für kann auch bei System-Notiztypen bearbeitet werden.
Aktiv Wählen Sie dieses Kontrollkästchen, um den Notiztyp sofort verfügbar zu machen. Um diesen zu deaktivieren, heben Sie die Markierung des Kontrollkästchens auf. Wenn der Notiztyp ein Systemnotiztyp ist, können Sie ihn nicht deaktivieren.
  1. Klicken Sie auf Speichern.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Notiztyp zu löschen:

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Sie Löschen. Wenn der Notiztyp mit einer Notiz oder einem Systemnotiztyp verbunden ist, ist die Option Löschen nicht verfügbar.

  3. Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja.