Vorlagen für Benachrichtigungsmails

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen & Umfragen. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigungen zum Konfigurieren von Service Desk (Tickets), Firmen & Kontakte, Vertrieb & Verkaufschancen, Verträge & Rückbuchung , Projekte & Aufgaben oder Kundenportal & Taskfire, abhängig vom Objekt. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

NAVIGATION   > Admin > Automatisierung > E-Mail-Benachrichtigungen & Umfragen > Domain-Einstellungen

NAVIGATION   > Admin > Automatisierung > E-Mail-Benachrichtigungen & Umfragen > Vorlagen für Benachrichtigungen

Autotask ist eng mit E-Mail verknüpft. Es generiert ausgehende E-Mail-Nachrichten, die beteiligte Personen informieren, wenn bestimmte Ereignisse eintreten, eingehende E-Mails verarbeiten und in Tickets, Aufgaben, Notizen oder Zeiteinträge umwandeln.

Idealerweise sollten Autotask konfiguriert werden, damit die Verarbeitung und Generierung von E-Mails komplett automatisiert wird.

  • Sie können festlegen, welche E-Mails in Autotask-Objekte umgewandelt werden, indem Sie die E-Mails filtern, die an ein Autotask Postfach weitergeleitet werden. Siehe Eingehende E-Mail-Verarbeitung.
  • Sie können auswählen, wer eine Benachrichtigungsmail erhält, indem Sie Empfänger basierend auf deren Rolle in einem bestimmten Vorgang auswählen. Siehe Rollenbasierte Nachrichtenempfänger.
  • Sie können standardisierte Kommunikationsnachrichten erstellen, die in einer Vielzahl von Situationen selektiv gesendet werden. Siehe Benachrichtigungsmails.
  • Sie können festlegen, wer der offensichtliche Absender (und Antwort an: Empfänger) der E-Mail-Kommunikation sein wird. Siehe Einen Benachrichtigungsabsender auswählen.
  • Sie können das Senden von Benachrichtigungen für fast jeden vorstellbaren Fall automatisieren. Siehe Autotask Workflow-Regeln.

Alle diese Prozesse sollten als System angesehen und zusammen konfiguriert werden. Administratoren und Manager sollten festlegen, wann eine Nachricht versendet wird, wer sie erhält, wie der Text der Nachricht aussieht und wer als Absender erscheint. Eine manuelle Benachrichtigung ist immer möglich, sollte aber die Ausnahme sein.

WICHTIG  Mehr ist weniger! Kunden werden mit Nachrichten überflutet. Senden Sie nur Nachrichten, die wirklich notwendig sind, und heben Sie sie optisch hervor.

Informationen über Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Vorlagen für Benachrichtigungsmails ähneln Formbriefen, die den Inhalt und das Layout der zu sendenden E-Mail festlegen. Sie enthalten Informationen, die für das Ereignis relevant sind, das die Benachrichtigungsmail ausgelöst hat. Die meisten Vorlagen enthalten neben dem Text im Hauptteil auch Variablen, die Daten direkt aus Autotask abrufen.

Autotask enthält grundlegende Vorlagen für Benachrichtigungsmails, die verwendet werden können, wenn eine Benachrichtigungsmail manuell gesendet oder für eine Workflow-Regel konfiguriert wird. Sie können zusätzliche Vorlagen für Benachrichtigungsmails erstellen und vorhandene ändern oder kopieren.

Die Verwendung von Benachrichtigungsmails (und Vorlagen, um sie zu generieren) ist optional. Andere Autotask-Tools, z. B. Dashboard-Widgets, können Ihren internen Workflow effizienter machen. Siehe Wann Workflow-Regeln nicht die beste Alternative sind. Sie haben jedoch ihren Platz, wenn Sie mit Ihren Kunden kommunizieren, insbesondere mit Kunden, die keinen Zugang zum Kundenportal haben. Sie sollten Ihre Kundenkommunikationsstrategie analysieren, bestimmen, welche Ereignisse zu einer Benachrichtigungsmail führen sollen, und dann die vorhandenen Vorlagen überprüfen und ändern.

WICHTIG  Unabhängig davon, ob Sie Vorlagen für Benachrichtigungsmails verwenden möchten oder nicht, beachten Sie, dass jedem Ereignis mindestens eine aktive Vorlage für Benachrichtigungsmails zugeordnet sein muss. Um zu verhindern, dass eine Benachrichtigungsmail für eine Workflow-Regel ausgelöst wird, muss sie in der Workflow-Regel entfernt werden.

Die Seite „Vorlagen für Benachrichtigungsmails“

Vorlagen für Benachrichtigungsmails werden auf der Seite Vorlagen für Benachrichtigungsmails erstellt und verwaltet. Jede Registerkarte steht für einen Bereich in Autotask. Auf jeder Registerkarte werden die Vorlagen nach den Ereignissen gruppiert, die Benachrichtigungsmails auslösen können. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

Benutzer mit Admin-Berechtigungen können diese einfachen Vorlagen bearbeiten oder (wenn Sie über HTML-Programmierkenntnisse verfügen) neue, individuell angepasste Vorlagen erstellen.

HINWEIS  Die E-Mail-Nachrichten, die mit veröffentlichten Angeboten oder Rechnungen gesendet werden, werden getrennt von Benachrichtigungsvorlagen verwaltet. Siehe Vorlagen für E-Mail-Nachrichten für Rechnungen oder Angebote hinzufügen oder bearbeiten.

Jede Vorlage wurde entworfen, um bei speziellen Ereignissen genutzt zu werden. Ein Beispiel für ein Ereignis ist Ticket - erstellt oder bearbeitet. Die Benachrichtigungsmail, die den Benutzer über das Eintreten dieses Ereignisses informiert, könnte Felder wie beispielsweise Ticketnummer, Beschreibung, Priorität und Fälligkeitsdatum enthalten. Wenn Sie eine Benachrichtigung für Verkaufschance - abgeschlossen senden, müssen Sie komplett andere Felder wie beispielsweise „Gesamtbetrag“ und „Verkaufsgebiet“ anzeigen.

Gleichwohl können Ereignisse mit mehreren Vorlagen und Vorlagen mit mehreren Ereignissen verbunden sein. Außerdem gibt es auch nicht zugewiesene Vorlagen.

HINWEIS  Vorlagen, die noch nicht mit einem Autotask-Ereignis verbunden sind, werden auf jeder Registerkarte unter der Überschrift Nicht verbunden angezeigt. Aktive Vorlagen, die nicht mit einem Ereignis verbunden sind, stehen dennoch zur Verwendung bei Workflow-Regeln zur Verfügung.

Ihre Autotask-Datenbank enthält mindestens eine Vorlage für Benachrichtigungsmails für jede Ereignisart, die eine Benachrichtigung auslösen kann. Diese Vorlage ist die Standardvorlage, die in Autotask LiveMobile und im Kundenportal verwendet wird, oder wenn durch den Benutzer oder die Workflow-Regel keine andere Auswahl vorgenommen wird.

WICHTIG  Vorlagen für Kundenportal- und Taskfire-Benachrichtigungen können nicht bei Workflow-Regeln für Tickets verwendet werden. Sie werden lediglich für Kundenportal-/Taskfire-Ereignisse genutzt.

Die folgenden Ereignisse können Benachrichtigungsmails auslösen:

Registerkarte Ereignisse
CRM Verkaufschance - erstellt oder bearbeitet
Verkaufschance - abgeschlossen
Verkaufschance - neu zugewiesen
Verkaufschance - verloren
Verkaufschancenanhang - hinzugefügt
Angebot - erstellt oder bearbeitet
Auftrag - erstellt oder bearbeitet (verfügbar, wenn Beschaffung aktiviert ist)
Auftragsanhang - hinzugefügt
To-Do - erstellt oder bearbeitet
Notiz - erstellt oder bearbeitet
Firma - auf ehemalig gesetzt
Firmenanhang - hinzugefügt
Notiz - erstellt oder bearbeitet
Ticketanhang - hinzugefügt
Gerätenotiz - erstellt oder bearbeitet
Projekte Projekt - erstellt
Projekt - abgeschlossen
Projektanhang - hinzugefügt
Projektnotiz - erstellt oder bearbeitet
Aufgabe - erstellt oder bearbeitet

Aufgabe - Kundenabzeichnung (über LiveMobile)
Aufgabenanhang - hinzugefügt
Aufgabenzeiteintrag - erstellt oder bearbeitet
Aufgabennotiz - erstellt oder bearbeitet
Projektproblem - erstellt oder bearbeitet
Service Desk Ticket - erstellt oder bearbeitet
Ticket - weitergeleitet
Ticket - Kundenabzeichnung (über LiveMobile)
Ticketanhang - hinzugefügt
Ticketzeiteintrag - erstellt oder bearbeitet
Ticketnotiz - erstellt oder bearbeitet
Vorlage für Ticketserie - Erstellt oder bearbeitet
Ticket mit Servicetermin - erstellt
Servicetermin Servicetermin - erstellt oder bearbeitet
Servicetermin - Kundenabzeichnung (über LiveMobile)
Arbeitsbericht - gesendet
Verträge

 

 Vertrag - erstellt
Stundenkontingentvertrag - Benachrichtigungsregel
Ticketvertrag - Benachrichtigungsregel
Vorauszahlungsvertrag - Benachrichtigungsregel

Vertragsnotiz - erstellt oder bearbeitet
Stundenzettel Interner Zeiteintrag - erstellt oder bearbeitet
Spesenanhang - hinzugefügt
Bestände Posten - genehmigt
Posten - abgelehnt
Posten - bestellt
Posten - erhalten
Posten - geliefert/versendet
Bestellung - per E-Mail gesendet
Kundenportal/Taskfire Taskfire/Gemeinsames Ticket - erstellt oder bearbeitet
Taskfire/Gemeinsame Ticketnotiz - erstellt
Taskfire/Gemeinsamer Ticketzeiteintrag - erstellt oder bearbeitet
Kundenportal-Ticket - erstellt oder bearbeitet
Kundenportal-Ticketnotiz - erstellt
E-Mail: Kundenportalbenutzer - Willkommen
E-Mail: Taskfire-Benutzer - Willkommen
E-Mail: Passwort zurücksetzen
E-Mail: Passwort geändert
Diverses KnowledgeBase-Beitrag - erstellt oder bearbeitet
Dokument - erstellt oder bearbeitet

Workflow-Regeln

Workflow-Regeln lösen automatisch Ereignisse aus und können so konfiguriert werden, dass Benachrichtigungsmails generiert werden. Siehe Registerkarte „Benachrichtigung“.

Eingehende E-Mail-Verarbeitung

Wenn eine eingehende E-Mail das Objekt nicht erstellt, wird immer eine Fehlerbenachrichtigungs-E-Mail an den E-Mail-Absender gesendet. Wenn Sie keine Benachrichtigungsvorlage auswählen, verwendet Autotask eine nicht bearbeitbare Systembenachrichtigung.

Eine Erfolgsbenachrichtigung ist optional. Wenn keine Vorlage für die Erfolgsbenachrichtigung ausgewählt ist, wird keine E-Mail an den E-Mail-Absender gesendet.

Wenn Sie sich für das Versenden von Erfolgsbenachrichtigungen entscheiden, können Sie entweder die regulären Vorlagen für das Ereignis verwenden (Ticket, Ticketnotiz, Ticket-Zeiteintrag, Projektnotiz, Aufgabennotiz oder Aufgaben-Zeiteintrag erstellt) oder separate Vorlagen für die Bearbeitung eingehender E-Mails verwenden.

Siehe Ein benutzerdefiniertes Postfach konfigurieren.

Auf den Registerkarten Service Desk und Projekte werden zusätzlich die Vorlagen für Benachrichtigungsmails aufgelistet, die in Verbindung mit der Verarbeitung eingehender E-Mails verwendet werden, obwohl sie keinen objektbezogenen Ereignissen zugeordnet sind. Siehe Fehler- und Erfolgsbenachrichtigungen (an interne Mitarbeiter und/oder andere E-Mail-Adressen).

Vorlagen für Benachrichtigungsmails verwalten

Option Beschreibung

Neu

Klicken Sie hierauf, um eine neue Vorlage für Benachrichtigungsmails zu erstellen oder HTML-Code aus einer externen Quelle einzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorlagen für Benachrichtigungsmails hinzufügen oder bearbeiten.

HINWEIS  Aktualisierte HTML-Vorlagen für alle Ereignisse können als ZIP-Datei heruntergeladen und sofort verwendet oder von einem Mitarbeiter mit HTML-Kenntnissen modifiziert werden: Neue Vorlagen für Benachrichtigungsmails.

Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren (nur Registerkarte „Bestände“)

Auf der Registerkarte Bestände können Sie ein Dialogfeld öffnen, in dem Sie die Bestandsereignisse auswählen können, für die Benachrichtigungsmails gesendet werden sollen.

Sie können nicht angeben, welche Empfänger automatisch Benachrichtigungen für Bestandsereignisse erhalten. Siehe Bestandsbenachrichtigungen aktivieren/deaktivieren.

Rechtsklickmenü (bewegen Sie den Mauszeiger über das Bearbeitungssymbol , um auf Optionen zuzugreifen)

Vorlage für Benachrichtigungsmails bearbeiten

Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol oder informieren Sie sich unter Vorlagen für Benachrichtigungsmails hinzufügen oder bearbeiten über Details.

Vorlage für Benachrichtigungsmails aktivieren/deaktivieren

Die Standardvorlage für ein Ereignis kann nicht deaktiviert werden.

Verbunden mit ...

In einem Fly-Out-Menü können Sie die Ereignisse auswählen, denen die Vorlage zugeordnet werden soll. Eine Vorlage kann mehreren Ereignissen zugeordnet werden, und mehrere Vorlagen können einem einzelnen Ereignis zugeordnet werden.

Vorlage für Benachrichtigungsmails kopieren

Erstellt eine exakte Kopie der ausgewählten Vorlage für Benachrichtigungsmails.

Als Standard festlegen

Dadurch wird die ausgewählte Benachrichtigungsvorlage zum Standard für das gewünschte Ereignis.

Verbindung mit Vorlage für Benachrichtigungsmail trennen

Unterbricht die Zuordnung zwischen einer Vorlage und einem Ereignis. Wenn die eine Vorlage nicht anderen Ereignissen zugeordnet ist, wird sie im Abschnitt Nicht verbunden auf der Registerkarte angezeigt.

Vorlage für Benachrichtigungsmails löschen

Sie können eine Vorlage für Benachrichtigungsmails nicht löschen, wenn die Vorlage mit einer Workflow-Regel verbunden ist oder wenn es die einzige Vorlage für Benachrichtigungsmails ist, die mit einem Ereignis verbunden ist.

Vorlagen für Benachrichtigungsmails und Workflow-Regeln

Zusätzlich zu Ereignissen können Vorlagen für Benachrichtigungsmails auch direkt Workflow-Regeln zugewiesen werden.

Es ist möglich, dass die Standardvorlage für Benachrichtigungsmails für das Ereignis, das die Workflow-Regel auslöst, eine andere ist, als die Vorlage für Benachrichtigungsmails, die mit der Workflow-Regel selbst verbunden ist. In diesem Fall überschreibt die Einstellung der Workflow-Regel die Standardvorlage des Ereignisses, es sei denn, das Kontrollkästchen Standardvorlage für Benachrichtigungsmail für Ereignis verwenden, wenn eine entsprechende Vorlage für die Benachrichtigungsmail für das Ereignis vorhanden ist ist ausgewählt.

Bei manuellen Benachrichtigungen überschreibt die Auswahl des Benutzers die Standardeinstellung.