Projektvorlagen verwenden

SICHERHEIT  Berechtigung zur Anzeige von Projekten. Siehe Sicherheitseinstellungen für Projekte.

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein vorhandenes Projekt als Vorlage speichern und ein vollkommen neues Projekt erstellen oder ein vorhandenes Projekt mithilfe der Assistenten Als Projektvorlage speichern und Aus der Vorlage importieren ändern. Wenn Sie ein neues Projekt ohne Vorlage erstellen, finden Sie weitere Informationen unter Ein Projekt mit neuen Inhalten hinzufügen.

Informationen über Projektvorlagen

Eine Vorlage ist ein vordefinierter Satz Phasen, Aufgaben und dazugehöriger Projektinformationen, den Sie als Startpunkt für neue Projektierungen und Projekte verwenden können. Sie können ein vorhandenes Projekt als Vorlage speichern und ein ganz neues Projekt aus einer Vorlage erstellen oder ausgewählte Phasen und Aufgaben in bereits vorhandene Phasen und Aufgaben importieren. Das Arbeiten mit Projektvorlagen kann Ihnen erhebliche Zeiteinsparungen bieten und dabei helfen, Prozesse und Projektpläne zu standardisieren.

So können Sie ...

Jedes Projekt kann als Vorlage für zukünftige ähnliche Projekte gespeichert werden.

NAVIGATION  Ein Projekt öffnen > Zusammenfassung > Tools > Als Projektvorlage speichern

NAVIGATION  Ein Projekt öffnen > Projektzeitplan > Aktionen > Projekt speichern als ... > Autotask-Vorlage

  1. Öffnen Sie das Dialogfeld Als Projektvorlage speichern.
  2. Vervollständigen Sie alle Seiten des Assistenten je nach Bedarf. Weitere Informationen finden Sie in den Beschreibungen in der nachfolgenden Tabelle.
  3. Wenn Sie eine Seite ausgefüllt haben, klicken Sie auf Weiter.

HINWEIS  Wenn Sie auf Zurück klicken, um zu einer vorherigen Seite zurückzukehren, verlieren Sie Ihre Einstellungen auf der aktuellen Seite.

  1. Wenn alle Seiten fertig sind, klicken Sie auf Fertig.

Die Vorlage kann nun im Assistenten: Projekt aus Vorlage ausgewählt werden. Sie können danach suchen und sie unter Projekte > Vorlagen öffnen. Siehe Projektvorlagen verwenden oder Projekte, Projektvorlagen und Projektierungen suchen und verwalten.

NAVIGATION  > Projekte > Projekt aus Vorlage oder Projekte > Projekt > Schaltfläche „Aus der Vorlage importieren“ oder > Projekte > Suchen > Projekte > Neu > Projekt aus Vorlage oder Projekt bearbeiten > Schaltfläche „Aus der Vorlage importieren“

NAVIGATION  Sie können auch ein neues Projekt erstellen und mit einem Angebot direkt auf der Seite „Neues Angebot/Angebot bearbeiten“ verknüpfen, indem Sie auf die Schaltfläche Neu aus Vorlage klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Ein Autotask-Angebot hinzufügen oder bearbeiten.

Gehen Sie wie vor vor, um ein Projekt aus einer Vorlage hinzuzufügen:

  1. Öffnen Sie den Assistenten Aus der Vorlage importieren.
  2. Vervollständigen Sie alle Seiten des Assistenten. Seitenbeschreibungen finden Sie unter Seiten der Assistenten.

HINWEIS  Wenn Sie auf Zurück klicken, um zu einer vorherigen Seite zurückzukehren, verlieren Sie Ihre Einstellungen auf der aktuellen Seite.

  1. Wenn die letzte Seite vollständig ausgefüllt ist, klicken Sie auf Fertigstellen.

Ihr neues Projekt wird auf der Seite „Neues Projekt“ oder „Projekt bearbeiten“ geöffnet. Sie können nun Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen oder das Projekt speichern.

Die Seiten des Assistenten Als Projektvorlage speichern und Aus der Vorlage importieren sind „zwei Seiten der gleichen Medaille“ und haben die meisten Funktionen gemeinsam.

Feld oder Funktion Beschreibung
Seite „Projektvorlage auswählen“ (nur Assistent „Aus der Vorlage importieren“)
Projektvorlage Der Assistent Aus der Vorlage importieren beginnt mit der Auswahl der Vorlage. Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste aller aktiven Vorlagen aus.
Seite „Allgemeine Informationen“
Allgemeine Informationen

Der Assistent Als Projektvorlage speichern beginnt mit der Seite „Allgemeine Informationen“. Diese Seite enthält die Felder Allgemeine Informationen die aus dem ursprünglichen Projekt kopiert oder aus der Vorlage in das neue Projekt kopiert wurden.

  • Eine neue Vorlage wird automatisch Ihrer eigenen Firma zugeordnet. Das Feld Firma kann nicht bearbeitet werden. Wenn Sie die Vorlage zum Erstellen eines neuen Projekts verwenden, müssen Sie eine Firma auswählen, bevor das Projekt gespeichert werden kann.

  • Das Startdatum ist standardmäßig das aktuelle Datum, und das Enddatum basiert auf der Dauer und den Projekteinstellungen des ursprünglichen Projekts (oder der Vorlage). Diese Einstellungen werden mit der Vorlage gespeichert und aus der Vorlage in das neue Projekt kopiert.

  • Alle Feldwerte können geändert werden. Feldbeschreibungen finden Sie unter Allgemeine Informationen.

HINWEIS  Wenn Sie den Assistenten auf der Seite „Neues Projekt“ oder „Projekt bearbeiten“ starten, wird die Seite „Allgemeine Informationen“ übersprungen, da Sie entweder allgemeine Informationen auf der Seite „Neues Projekt“ eingeben oder ein Projekt, wenn Sie es bearbeiten, bereits vorhanden ist. Sie importieren nur ausgewählte Posten aus der Vorlage.
Seite „Posten des Projektzeitplans wählen“
Liste der Aufgaben und Phasen Klicken Sie auf die Zeilennummer für jede Phase und Aufgabe, die Sie in die Vorlage oder das neue Projekt kopieren möchten.
Um mehrere Phasen und Aufgaben zu kopieren, verwenden Sie Strg + Klick für die gewünschten Einträge. Um alle Phasen und Aufgaben auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift ganz links.
  • Start- und Endtermine von geplanten Posten werden basierend auf dem Startdatum der neuen Vorlage oder des neuen Projekts neu berechnet. Datumsangaben, die an einem Wochenende liegen, werden auf den nächsten Geschäftstag verschoben.
  • Der Status für alle Aufgaben in der neuen Vorlage oder dem neuen Projekt wird auf Neu gesetzt, unabhängig vom Aufgabenstatus des Originals.
  • Untergeordnete Phasen ohne ihre übergeordneten Phasen werden als eigenständige Phasen angezeigt.
    • Aufgabenchecklisten bei ausgewählten Aufgaben werden aus der Vorlage kopiert und auf Nicht abgeschlossen gesetzt.
  • Die Werte der benutzerdefinierten Felder aus den ausgewählten Aufgaben werden aus dem ursprünglichen Projekt oder der Vorlage kopiert.

HINWEIS  Wenn ein Projekt mit einer Vorlage bearbeitet wird, werden benutzerdefinierte Felder nicht aktualisiert.

Seite „Zusätzliche Posten zum Kopieren in die Projektvorlage | Zusätzliche Posten zum Kopieren aus der Projektvorlage
Liste der Posten, die Sie auswählen können, um in das neue Projekt zu kopieren

Sie können die folgenden Posten aus der Vorlage kopieren:

  • Kalendereinträge: Beachten Sie, dass Kalendereinträge ihr ursprüngliches Datum beibehalten, auch wenn es in der Vergangenheit liegt. Wenn Sie Kalendereinträge kopieren, müssen Sie sie neu planen.

  • Projektwarenposten: Produktinformationen werden kopiert, Abrechnungsinformationen (Vertrag, Zahlungsmethode, Bestellnummer usw.) hingegen nicht.

  • Teammitglieder: Teammitglieder, die Kundenkontakte sind, werden nur dann in ein neues Projekt kopiert, wenn das Projekt mit derselben Firma wie in der Vorlage verknüpft wird.

  • Projekteinstellungen: Dies wird nicht angezeigt, wenn Sie den Assistenten über die Seite „Neues Projekt“ oder „Projekt bearbeiten“ oder die Projektzeitplanseite öffnen. Sie können diese Einstellung auf der Seite „Neues Projekt“ oder „Projekt bearbeiten“ bearbeiten, nachdem Sie den Assistenten beendet haben, oder über Seite „Projektplan“ > Aktionen > Projekt > Projekteinstellungen bearbeiten nachdem Sie das Projekt gespeichert haben.
    Eine Beschreibung der Einstellungen finden Sie unter Einstellungen für den Projektzeitplan.