Dokumente hinzufügen und bearbeiten

Geben Sie den Namen einer Klassifizierung ein oder nutzen Sie die Datenauswahl, um eine Klassifizierung auszuwählen. Alle aktiven Firmen aller Firmentypen sind verfügbar.

Die Firma, die Sie hier auswählen, wird der Besitzer des Dokuments. Kundenkontakte mit Zugriff auf das Kundenportal haben Zugriff auf das Dokument, wenn Intern & Firma im Feld Veröffentlichen für ausgewählt ist.

Der Standardwert ist Aktiv. Wenn „Aktiv“ ausgewählt ist, wird der Inhalt veröffentlicht, sobald Sie auf Speichern klicken. Um Inhalte für alle Benutzer, ausgenommen Administratoren, auszublenden und auf Auswahlseiten nicht verfügbar zu machen, wählen Sie Inaktiv aus.

Wählen Sie die Option zum Veröffentlichen des Dokuments aus. Die Auswahl bestimmt, wer den Inhalt anzeigen kann. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:

• Intern & alle Firmen: Dieses Dokument steht allen internen Benutzern zur Verfügung sowie allen Benutzern bei Firmen, die über das Kundenportal auf Dokumente Zugriff haben. Informationen zur Verwendung der KnowledgeBase und von Dokumenten mit dem Kundenportal finden Sie unter Kundenzugriff auf Beiträge und Dokumente in Ihrer Knowledge Base verwalten.
• Nur intern (Standard): Wenn diese Option ausgewählt ist, können lediglich Ihre internen Autotask-Benutzer auf das Dokument zugreifen.
• Intern & Firma: Dieses Dokument steht Ihren internen Benutzern zur Verfügung sowie Kundenportalbenutzern bei der zuvor ausgewählten Firma (der Besitzerfirma).

HINWEIS  Wenn Sie Inhalte für eine Firma veröffentlichen, die mit einer anderen zusammengeführt wird, wird der Status Veröffentlichen für automatisch auf Nur intern gesetzt.

Wählen Sie die Dokumentrubrik aus, in der der Inhalt erstellt oder verschoben werden soll. Die Kategorie ist standardmäßig die Kategorie, die Sie zuletzt während der aktuellen Sitzung ausgewählt haben. Wenn während der aktuellen Sitzung keine weiteren Inhalte erstellt wurden, dann ist die Auswahl standardmäßig Alle Dokumente.

Nur Autotask-Administratoren sehen das Symbol für Kategorie hinzufügen . Sie klicken darauf, um die Seite „Neue Kategorie“ zu öffnen, und fügen eine neue Kategorie hinzu. Siehe Administration der Dokumentationsverwaltung.

Standardmäßig sind neue Beiträge und Dokumente für Co-managing Benutzer sichtbar. Um den Beitrag oder das Dokument für diese Gruppe auszublenden, heben Sie die Markierung des Kontrollkästchens auf. Informationen zu Zugriffsrechten vom Typ „Co-managed“ finden Sie unter Setup für Co-Management.

HINWEIS  Dieses Feld ist für Co-managing Benutzer ausgeblendet, allerdings sind Standardwerte ausgewählt.

Geben Sie einen Titel für den Inhalt ein. Der Titel ist erforderlich, muss jedoch nicht einmalig sein.

Sie können ein oder mehrere Stichwörter (durch Komma getrennt) für diesen Inhalt eingeben. Das Stichwort ist eines der Felder, die bei einer KnowledgeBase-Suche durchsucht werden.

HINWEIS  Stichwort ist eine Einzelwortsuche. Wenn Sie einen Ausdruck mit zwei Wörtern als Stichwort verwenden möchten, verwenden Sie keine Leerzeichen zwischen den Wörtern. Wenn Sie zum Beispiel Drucker Server als Stichwort verwenden möchten, geben Sie Druckerserver im Feld ein.

Mithilfe des Abschnitts Zugehörige Einträge können Sie eine Liste der Autotask-Tickets hinzuzufügen, die mit diesem Inhalt zusammenhängen. Wenn Sie den Inhalt aus einem Ticket erstellen, wird dieses Ticket automatisch zugewiesen. Tickets sind nach Ticketnummer (aufsteigend) sortiert. Ein kleines Feuersymbol zeigt an, dass die Ticketzuweisung von einem Taskfire-Benutzer erstellt wurde. Benutzer mit Service Desk-Zugriff oder Benutzer, die auf dem Ticket als Mitarbeiter aufgeführt sind, können auf die Ticketnummer klicken, um das Ticket in einem neuen Fenster zu öffnen.

Um ein Ticket zur Liste hinzuzufügen, beginnen Sie mit der Eingabe der Ticketnummer und wählen Sie ein Ticket aus oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol und wählen Sie die Tickets aus, die Sie dem Beitrag oder Inhalt zuweisen möchten.

Um einen Inhaltseintrag über ein Ticket zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Ticket, das Sie mit dem Inhalt verknüpfen möchten, und klicken Sie auf KnowledgeBase-Suche.
2. Suchen Sie den Inhalt, den Sie verknüpfen möchten.
3. Klicken Sie auf Ticket verknüpfen.

Um andere Beiträge oder Dokumente zu verbinden, beginnen Sie mit der Eingabe des Titels und wählen Sie eine n Beitrag oder ein Dokument aus, oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol und wählen Sie den Inhalt aus, den Sie mit dem Beitrag oder Inhalt verbinden möchten.

Einige Beiträge oder Dokumente sind für eine Reihe von Geräten relevant. Dadurch, dass Benutzer alle Geräte einer bestimmten Rubrik ganz einfach zuweisen können, müssen Sie nicht ständig eine Liste aktualisieren, wenn ein neues Gerät erstellt wird.

Um dem Beitrag oder Dokument Geräterubriken zuzuweisen, beginnen Sie mit der Eingabe eines Rubriknamens oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol und wählen Sie die Geräterubriken aus, die Sie mit dem Beitrag oder Dokument verbinden möchten.

Um bis zu 100 Firmen mit dem Dokument zu verbinden, beginnen Sie mit der Eingabe des Firmennamens und wählen Sie eine Firma aus, oder klicken Sie auf das Auswahlsymbol und wählen Sie die Firmen aus, die Sie mit dem Dokument verbinden möchten. Das Zuweisen eines Dokuments ist nicht das gleiche wie das Auswählen der Besitzerfirma. Inhalte können nicht für zugehörige Firmen veröffentlicht werden. Betrachten Sie zugehörige Firmen als das Erstellen eines internen Links. Wenn beispielsweise einige Ihrer Kunden den gleichen Premium-Vertrag haben, können Sie den Vertrag Ihrer eigenen Firma zuweisen und alle Kunden, für die er gilt, damit verbinden. Das Dokument erscheint auf der Seite „Dokumentationsmanager“ bei Firmen, denen es zugewiesen ist, sodass Sie es ganz einfach zum Nachschlagen öffnen können.