Benachrichtigungspanel

SICHERHEIT  Alle Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten des Tickets, der Aufgabe, der CRM-Notiz oder des Geräts

NAVIGATION  Klick auf den Reiter Benachrichtigung der Seiten „Neues Formular/Formular bearbeiten von CRM-Notizen“ für Geräte, Firmen, Verkaufschancen, Aufgaben, Tickets, Notizen oder Zeiteinträge

Statt der Registerkarte Benachrichtigung oder dem Bereich für Benachrichtigungen verfügen die neuen Autotask-Objektseiten, wie die Seiten Ticket, Aufgabe, Zeiteintrag, Notiz, Firma, Verkaufschance und Geräte, über ein Benachrichtigungspanel.

  • Das Panel ist separat von der Seite. Sie können es über einen Reiter am unteren Seitenende öffnen. Auf dem Reiter zeigt eine Kennzeichnung an, wie viele einmalige Benachrichtigungsempfänger momentan ausgewählt sind. Wenn Empfänger ausgewählt sind, ist die Kennzeichnung orange.

  • Wenn Sie auf den Reiter klicken, gleitet das Benachrichtigungspanel nach oben.
  • Das Panel kann über drei Felder verfügen: An, CC und BCC. Zu Beginn wird lediglich das Feld An angezeigt. Um die Felder CC und BCC anzuzeigen, klicken Sie auf die Links in der oberen rechten Ecke.
  • Klicken Sie in das Feld An, um die „rollenbasierten Empfänger“ für das Objekt sowie alle aktiven Arbeitsgruppen anzuzeigen. Wenn Sie einen rollenbasierten Empfänger auswählen, erhält die Person die Benachrichtigung, die dieser Rolle momentan zugewiesen ist. Interne Mitarbeiter und Arbeitsgruppen werden anhand eines grünen Punkts und externe Kontakte anhand eines lilafarbenen Punkts gekennzeichnet.

  • Die E-Mail-Adressen der Empfänger An: und CC:, jedoch keine BCC:-Empfänger, werden der internen Notiz hinzugefügt.
  • Wenn für einen externen Kontakt die Option Kontakt möchte keine Benachrichtigungsmails für Aufgaben und Tickets erhalten ausgewählt wurde, wird keine Benachrichtigungsmail versendet, selbst wenn man diesen Kontakt hier nach Rolle oder Name ausgewählt hat. Siehe Ausschluss bei Benachrichtigungen.

HINWEIS  Auf den Seiten Neue Verkaufschance und Verkaufschance bearbeiten stehen keine externen Kontakte zur Auswahl zur Verfügung.

HINWEIS  Unabhängig von der Empfängerauswahl im Benachrichtigungspanel können Aufgaben- und Ticketnotizen über eine interne oder interne & gemeinsam verwaltende Einstellung verfügen, die verhindert, dass Benutzer und mitverwaltende Benutzer Benachrichtigungen über Notizen erhalten, die sie nicht einsehen können.

So können Sie ...

Alle rollenbasierten Empfänger für das Objekt erscheinen im erweiterten Eingabefeld, sobald Sie auf das Feld An klicken.

HINWEIS  Zahlreiche rollenbasierte Empfänger erscheinen auf Benachrichtigungspanels bei mehr als einem Objekt, und jedes Objekt hat seine eigenen einmaligen rollenbasierten Empfänger. Die Bilder in diesem Thema stammen von Ticketbenachrichtigungen.

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Um einen rollenbasierten Empfänger oder eine Arbeitsgruppe zu einem Eingabefeld hinzuzufügen, klicken Sie auf den Empfänger. Jeder von Ihnen hinzugefügte rollenbasierte, individuelle oder Gruppenmitarbeiter erscheint im Feld in einer grauen Blase. Sie können bis zu 50 Blasen zu einem Feld hinzufügen.

HINWEIS  Wenn der Cursor nicht im Feld ist und Sie mit der Maus über eine Blase fahren, erscheint ein Tooltip mit den Namen der Gruppenmitglieder.

  1. Um einen Empfänger zu entfernen, klicken Sie auf das X in der Blase.

Zusätzlich zu rollenbasierten Empfängern können Sie individuelle interne Mitarbeiter und externe Kundenkontakte zur Liste der Benachrichtigungsempfänger hinzufügen.

Wenn Sie die Namen der Personen kennen, können Sie die Auto-Suggest-Funktion nutzen. Autotask sucht bei Vornamen, Nachnamen und Initialen nach einer Übereinstimmung mit dem von Ihnen eingegebenen Begriff.

  1. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens. Während Sie dies eingeben, werden immer weniger übereinstimmende Einträge angezeigt.

  1. Klicken Sie auf einen Namen, um ihn im Feld hinzuzufügen.
  1. Klicken Sie auf das Symbol Empfänger suchen rechts neben einem der Felder.

Ein Fenster wird geöffnet.

  1. Fügen Sie Empfänger hinzu:
Funktion Beschreibung
Auswahl für Art des Empfängers Mithilfe eines Optionsfelds können Sie entweder Interne Mitarbeiter (Standard) oder Externe Kontakte anzeigen. Die erste Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der ausgewählten Mitarbeiter oder Kontakte an, die zweite Zahl zeigt die Gesamtzahl der Mitarbeiter oder Kontakte im Raster an.
Klicken Sie auf ein Optionsfeld, um zwischen den beiden Listen hin- und herzuwechseln.
Kontrollkästchen Um einen Mitarbeiter oder einen Kontakt als Benachrichtigungsempfänger auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Namen.
Ausgewählte Empfänger für An | CC | BCC Alle ausgewählten Empfänger (einschließlich rollenbasierte Empfänger) werden auf der rechten Seite des Fensters angezeigt. Um einen Empfänger zu entfernen, heben Sie die Markierung des Kontrollkästchens auf oder klicken Sie auf das X in der Blase. Sie können bis zu 50 Blasen hinzufügen.
Schaltfläche „Schließen“ Verwirft alle in diesem Dialogfenster vorgenommenen Änderungen und schließt es.
Speichern & Schließen Die ausgewählten Empfänger werden gespeichert und dem entsprechenden Feld hinzugefügt. Das Dialogfenster wird geschlossen.

Zusätzlich zu rollenbasierten Empfängern, internen Mitarbeitern und externen Kontakten können Sie die Benachrichtigung an eine beliebige gültige E-Mail-Adresse senden.

  1. Geben Sie eine E-Mail-Adresse im Feld ein und klicken Sie auf Eingabe, die Tabulatortaste oder einen anderen Bereich außerhalb des Felds für Andere E-Mail-Adressen. Mehrere Adressen können durch ein Semikolon getrennt werden.
  2. Die E-Mail-Adresse erscheint im Feld in einer eigenen Blase.

Tragen Sie die verbleibenden Felder ein, sobald Sie alle Empfänger ausgewählt haben.

Feld Beschreibung
Vorlage

Vorlage für Benachrichtigungsmail

Vorlagen für Benachrichtigungsmails geben den Inhalt und das Layout der zu Benachrichtigungsmail vor. Die meisten Vorlagen enthalten neben der Betreffzeile und dem Text im Hauptteil auch Variablen, die Daten direkt aus Autotask abrufen.

HINWEIS  Wenn die Liste der Empfänger Mitarbeiter beinhaltet, denen Berechtigungen zum Anzeigen von internen Notizen, Anhängen usw. fehlen, wird der von der Variable abgerufene Text durch Siehe [Name des Objekts] ersetzt.

Dieses Feld erscheint in Objekten, die E-Mail-Benachrichtigungen beim Erstellen oder Bearbeiten unterstützen. Die Standardvorlage ist ausgewählt, kann aber geändert werden. Alle aktiven Vorlagen für Benachrichtigungsmails stehen für das Objekt und Ereignis zur Verfügung.

Wenn das Symbol für die Vorschau präsent ist, klicken Sie darauf, um eine Vorschau der ausgewählten Vorlage für Benachrichtigungsmails anzuzeigen. In der Vorlage für Benachrichtigungsmails werden Variablen anstelle von tatsächlichen Daten angezeigt.
Betreff

Betreff

Dieses Feld erscheint in Objekten bzw. ist bei ihnen aktiviert, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen beim Erstellen oder Bearbeiten unterstützen. Es gibt die Betreffzeile der zu sendenden Benachrichtigungsmail vor.

Wenn Sie eine Vorlage für Benachrichtigungsmails ausgewählt haben, wird der Betreff anhand der Betreffzeile der Vorlage eingetragen, jedoch kann dies modifiziert werden.
Zusätzlicher E-Mail-Text

Zusätzlicher E-Mail-Text

Dieses Feld erscheint in Objekten, die E-Mail-Benachrichtigungen beim Erstellen oder Bearbeiten unterstützen. Es speichert zusätzlichen Text, der in der Benachrichtigungsmail erscheinen soll.

Geben Sie Text ein, der in der Benachrichtigungsmail über dem Anhang oder dem standardmäßig aus der Vorlage übernommenen Text im Hauptteil erscheinen soll. Es hängt vom Objekt ab, ob der von Ihnen hier eingegebene Text in Autotask gespeichert wird oder nicht. Wenn der Text gespeichert wird, kann er als eine Systemnotiz angezeigt werden.
E-Mail senden von

Senden von E-Mail, E-Mail senden von

Dieses Feld legt die E-Mail-Adresse fest, die als Absenderadresse bei der Benachrichtigungsmail verwendet wird.

Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie als ausgehenden Absender verwenden möchten. Je nach Kontext sind die folgenden Optionen verfügbar:

WICHTIG  Antworten auf Benachrichtigungsmails werden an die ausgewählte E-Mail-Adresse gesendet. Stellen Sie sicher, dass die Postfächer überwacht werden oder die E-Mails entsprechend weitergeleitet werden.

Option erscheint als: Verfügbar für: Zum Auswählen als Absender verwenden:

Initiator

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Die primäre E-Mail-Adresse des einzelnen Benutzers, der das Ereignis initiiert hat, das die Benachrichtigung ausgelöst hat.

WICHTIG  Beachten Sie, dass Kunden, die auf Benachrichtigungen antworten, nun der Initiator sind, aber möglicherweise keine autorisierten Autotask-Mailserver haben. Dies kann zu Problemen hinsichtlich Unzustellbarkeit führen. Es ist immer sicherer, die Support-E-Mail-Adresse der Firma auszuwählen.

Initiator (Wenn jedoch die ausgewählte Vorlage für Benachrichtigungsmails eine Option für eine andere „E-Mail“ verwendet, wird diese genutzt.)

Workflow-Regeln

Nein (das bedeutet: Nicht die Support-E-Mail-Adresse Ihrer Firma verwenden)

Standardeinstellungen für Servicetermine

Name des Absenders <E-Mail-Adresse des Senders>

 

Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen

Name undprimäre E-Mail-Adresse desAbsenders.

Dies ist die persönlichste Option. Beachten Sie, dass wenn Sie diese Option nutzen, alle Antworten an diese Adresse gesendet werden.

Formularvorlagen

Die E-Mail-Adresse für den Support Ihrer Firma

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Die E-Mail-Adresse für den Support Ihrer Firma.

Siehe Eine standardmäßige Support-E-Mail-Adresse konfigurieren.

Ja (das bedeutet: E-Mail-Adresse Support verwenden)

Standardeinstellungen für Servicetermine

<Support-E-Mail-Adresse>

Workflow-Regeln

E-Mail senden von <E-Mail-Gruppenpostfach Ihrer Firma>

Manuelle Benachrichtigungen über eine Registerkarte oder einen Abschnitt „Benachrichtigungen“

Senden von (Name) <Support-E-Mail-Adresse>

Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen

Der für die Support-E-Mail-Adresse Ihrer Firma konfigurierte Absender (Name) in Kombination mit der Support-E-Mail-Adresse.

 

Formularvorlagen

Name des Absenders, gefolgt von der E-Mail-Adresse für den Support

Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen

Die Support-E-Mail-Adresse Ihrer Firma mit dem Namen des Initiators.

Diese Option wirkt persönlich, stellt aber gleichzeitig sicher, dass alle Antworten an den Posteingang der Supportgruppe gesendet werden. Siehe Eine standardmäßige Support-E-Mail-Adresse konfigurieren.

Formularvorlagen

<Support-E-Mail-Adresse> mit dem Namen des Initiators

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Einstellungen der Vorlage für Benachrichtigungsmail verwenden

Standardeinstellungen für Objektbenachrichtigungen

Der in der Vorlage für die Benachrichtigungsmail ausgewählte Absender.

Diese Option sollte gewählt werden, um sicherzustellen, dass einheitliche Nachrichten gesendet werden.

Formularvorlagen

Standardeinstellungen für Servicetermine

Workflow-Regeln

Alternative E-Mail-Adresse für Absender

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Eine alternative E-Mail-Adresse für Absender, die für die Warenannahmefirma konfiguriert ist.

Wenn diese Workflow-Regel lediglich für eine bestimmte Firma gilt und Sie für die Firma alternative E-Mail-Adressen für den Absender konfiguriert haben, können Sie diese aus der Dropdown-Liste auswählen. Siehe Alternative E-Mail-Adressen für Absender.

Workflow-Regeln

Sonstiges

Vorlagen für Benachrichtigungsmails

Alle E-Mail-Adressen.

Sonstige: Diese Option kann nur auf der Vorlage für die Benachrichtigungsmail ausgewählt werden. Sie können eine beliebige E-Mail-Adresse und einen beliebigen Namen eingeben. Auf einer Vorlage, die bei einer Workflow-Regel ausgewählt wurde, wird der Initiator überschrieben, falls eine in der Workflow-Regel ausgewählt wurde.

BEISPIEL  Eine Möglichkeit, diese Option zu verwenden, ist das Einrichten einer Gruppen-E-Mail für Ihren Vertrieb (z. B. sales@yourcompany.com) und sie bei Vorlagen für CRM-Benachrichtigungen zu verwenden, bei denen Ihre Support-E-Mail-Adresse unangebracht wäre.

<Blank>

Formularvorlagen

Um keine Auswahl zu treffen und die Auswahl des Absenders dem individuellen Benutzer überlassen.

Die Formularvorlage füllt das Feld Absendernicht im Benachrichtigungspanel des Objekts aus, und Benutzer müssen manuell eine Auswahl vornehmen.

Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten (nur Zeiteintrags-Benachrichtigungen)

Wählen Sie, ob Sie die Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten des Zeiteintrags in der Benachrichtigungsmail angeben wollen.

Beschreibung (nur Ticketnotiz-Benachrichtigungen)

Wählen Sie, ob Sie die Notiz-Beschreibung in der Benachrichtigungsmail angeben wollen.

Anhänge

Nur bei Ticketnotizen, Projektnotizen, Aufgabennotizen und Zeiteintragsbenachrichtigungen können Sie außerdem auswählen, ob Sie die Anhänge, falls vorhanden, mit der Benachrichtigungsmail senden wollen. Dies gilt lediglich für neue Anhänge, die mit dem Zeiteintrag verbunden sind. Vorhandene Anhänge zu Aufgaben-, Ticket- oder anderen Zeiteinträgen können nicht beinhaltet werden.
Standardeinstellungen bearbeiten Bei Formularen für Verkaufschancen, Tickets, Aufgaben und Geräten können Standardeinstellungen für Benachrichtigungen für ein Objekt eingerichtet werden. Diese Einstellungen beziehen sich speziell auf Ihr Benutzerkonto und können über die Seite Standardbenachrichtigungen verwalten werden. Siehe Standardeinstellungen für Benachrichtigungen konfigurieren.