Wie bestimmt wird, welches Objekt erstellt werden soll

Mitarbeiter und Techniker Ihrer Firma können E-Mail-Indikatoren zu E-Mails hinzufügen, die an die Postfächer der E-Mail-Verarbeitung geleitet werden, um Aufgaben- oder Ticketzeit zu erfassen, den Stundensatz für Zeiteinträge zu ändern, den Aufgaben- oder Ticketstatus zu aktualisieren und den Genehmigungsstatus eines Change Request-Tickets zu ändern.

Führen Sie einen der folgenden Indikatoren in der ersten Zeile des E-Mail-Texts auf, um Autotask mitzuteilen, welche Aufgaben durchgeführt werden sollen.

• #T= weist Autotask an, den E-Mail-Text als Zeiteintrag statt als Notiz hinzuzufügen.
• #R= zusammen mit #T= ändert den Stundensatz zu dem nach dem Indikator aufgeführten Stundensatz (für Ticket- und Aufgabenzeiteinträge).
• #S= zusammen mit #T= ändert den Status des Tickets oder der Aufgabe zu dem nach dem Indikator aufgeführten Status.

HINWEIS  Eine Änderung der Rolle (#R=) oder eine Änderung des Status (#S=) muss zu einem Zeiteintrag gehören, ansonsten wird die angegebene Rolle bzw. der angegebene Status als Text in einer Notiz hinzugefügt.

Mehrere E-Mail-Indikatoren müssen mit Leerzeichen getrennt werden. Stellen Sie sicher, dass der Status oder die Rolle, den/die Sie eingeben, in Ihrer Autotask-Instanz vorhanden ist.

WICHTIG  Geben Sie keinen weiteren Text in der erste Zeile des E-Mail-Texts an. Zusätzliche Informationen müssen in der Zeile unterhalb der E-Mail-Indikatoren eingegeben werden (wie im vorstehenden Beispiel). Wenn Sie zusätzliche Informationen hinzufügen, beachten Sie, dass die eingehende E-Mail-Verarbeitung nicht mehr als 8.000 Zeichen (einschließlich Kopfzeile) bei Ticket- oder Aufgaben-Zeiteinträgen, Ticket-, Aufgaben- oder Projektnotizen oder Tickets bearbeitet. Change Review-Notizen werden auf die ersten 2.000 Zeichen begrenzt.

BEISPIEL  Das unten aufgeführte Beispiel erstellt einen 30-minütigen Zeiteintrag (#T=0,5) auf dem Ticket mithilfe des Stundensatzes für Überstunden (#R=Überstunden-Support) und setzt das Ticket auf Abgeschlossen (#S=Abgeschlossen). Die Kommentare des Technikers werden in der Zeile unterhalb der E-Mail-Indikatoren eingegeben:
#T=0,5 #S=Abgeschlossen #R=Überstunden-Support
Kunde war mit schneller, temporärer Lösung zufrieden, Ticket geschlossen. Termin vor Ort erforderlich, um Wiederauftreten zu vermeiden.

HINWEIS  Gegenwärtig können Sie die Tätigkeitsart bei einem Zeiteintrag nicht festlegen, der über die eingehende E-Mail-Verarbeitung erstellt wurde. Wenn Ihre eigene Firma Tätigkeitsarten verwendet, um den Stundensatz einer Rolle auf Zeiteinträgen anzupassen, und Sie dieselben Sätze beim Hinzufügen von Zeit über die E-Mail-Verarbeitung verwenden möchten, müssen Sie zusätzliche Rollen in Autotask hinzufügen, die über den angepassten Satz abrechnen. Sie können die entsprechende Rolle (#R) beim Hinzufügen des Zeiteintrags einrichten.

Um den Genehmigungsstatus eines Change Request-Tickets zu ändern, müssen die folgenden beiden Bedingungen erfüllt werden:

• Das erste Wort in der ersten Zeile des E-Mail-Texts muss Genehmigen, Genehmigt, Ablehnen oder Abgelehnt lauten.
• Die Wörter „Change Request“ sowie die Ticketnummer müssen in der Betreffzeile der E-Mail erscheinen.

BEISPIEL  Change Request T20210430.0001

Folgende Projekt- und Aufgabenobjekte können erstellt werden:

Enthält die E-Mail-Betreffzeile ...	… dann erstellt Autotask Folgendes:
	Projekt Notiz	Aufgabennotiz	Aufgabe Zeiteintrag	Status Aktualisieren	Rolle Aktualisieren
E-Mails von Mitarbeitern und Kundenkontakten
Eine gültige Projektnummer
Eine gültige Aufgabennummer, keinen Zeiteintragsindikator
Nur E-Mails von Mitarbeitern (E-Mail-Indikatoren im Text der E-Mail sind erforderlich)
Eine gültige Aufgabennummer und einen gültigen Zeiteintragsindikator (#T=)
Eine gültige Aufgabennummer, einen gültigen Zeiteintragsindikator (#T=) und einen gültigen Statusindikator (#S=)
Eine gültige Aufgabennummer und einen gültigen Statusindikator (#S=)
Eine gültige Aufgabennummer, einen gültigen Zeiteintragsindikator (#T=) und einen gültigen Rollenindikator (#R=)
Eine gültige Aufgabennummer und einen gültigen Rollenindikator (#R=)

Folgende Ticketeinträge können erstellt werden:

Enthält die E-Mail-Betreffzeile ...	… dann erstellt Autotask Folgendes:
	Ticket	Ticket Notiz	Ticket Zeiteintrag	Status Aktualisieren	Rolle Aktualisieren	Genehmigungs-aktualisierung
E-Mails von Mitarbeitern und Kundenkontakten
Keine gültige Ticket-, Projekt- oder Aufgabennummer
Gültige Ticketnummer, E-Mail-Indikator in der ersten Zeile des E-Mail-Texts
Nur E-Mails von Mitarbeitern (E-Mail-Indikatoren im E-Mail-Text sind erforderlich). Siehe
Eine gültige Ticketnummer und einen gültigen Zeiteintragsindikator (#T=)
Eine gültige Ticketnummer, einen gültigen Zeiteintragsindikator (#T=) und einen gültigen Statusindikator (#S=)
Eine gültige Ticketnummer und einen gültigen Statusindikator (#S=)
Eine gültige Ticketnummer, einen gültigen Zeiteintragsindikator (#T=) und einen gültigen Rollenindikator (#R=)
Eine gültige Ticketnummer und einen gültigen Rollenindikator (#R=)
Eine gültige Change Request-Ticketnummer, die Wörter Change Request, Ticket hat den Status Angefordert, Teilweise genehmigt, Genehmigt oder Abgelehnt, das erste Wort in der ersten Zeile des E-Mail-Texts muss Genehmigen, Genehmigt, Ablehnen oder Abgelehnt sein, UND die Absenderadresse gehört zu einem zugewiesenen Genehmiger des Tickets (nur wenn „Change Management“ aktiviert ist).