Vorhandene Kunden und Lieferanten auf Multi-Währung umstellen

Sobald Sie Multi-Währung aktiviert haben, können Sie einem neuen Kunden ganz einfach eine Kundenwährung zuweisen. Und zwar wählen Sie dies einfach aus, wenn Sie den Datensatz für die Firma erstellen oder bearbeiten. Die einzige Voraussetzung ist, dass noch nichts für die Firma gebucht wurde.

Sie können die Währung für ein Kundenkonto ändern, sofern keines der folgenden Szenarien gilt:

  • Die Firma ist mit gebuchten Rechnungspositionen verbunden, entweder als die Umsatzfirma (die Firma, mit der abgerechnet wurde) oder als die Kostenfirma (die Firma, bei der die Arbeiten erledigt wurden).
  • Die Firma verfügt über 10.000 oder mehr ausstehende Rechnungspositionen.
  • Die Firma ist die Mutterfirma einer anderen Firma.
  • Die Firma ist die Abrechnungsfirma einer anderen Firma.

Sie können die Währung für ein Lieferantenkonto ändern, sofern keines der folgenden Szenarien gilt:

  • Sie haben eine Bestellung für den Lieferanten erstellt.
  • Bei mindestens einem Artikel ist diese Firma als Lieferant ausgewählt.

HINWEIS  Bei Lieferantenfirmen ist die Datenmodifizierung nicht verfügbar. Wenn für den Lieferanten Abhängigkeiten vorhanden sind, können Sie der Firma Ihre interne Währung zuweisen, damit die Werte in vorhandenen Bestellungen keiner anderen Währung zugewiesen werden, und eine neue Lieferantenfirma erstellen, bei der die neue Währung verwendet wird.

Eine andere Währung für Kunden mit ausstehenden Rechnungspositionen auswählen

WICHTIG  Die verschiedenen Arten von Rechnungspositionen unterscheiden sich, wenn es um Änderungen an der Kundenwährung geht. Sie müssen abrechenbare Beträge basierend auf dem folgenden Verhalten überprüfen und aktualisieren:

Ausstehender Rechnungspositionstyp Beschreibung
Arbeitsaufwand Das Währungssymbol für ausstehende Arbeitsposten wird auf die neue Währung aktualisiert. Der abrechenbare Betrag für den Arbeitsaufwand wird mithilfe der gespeicherten Stundensätze und Tätigkeitsarten für die neue Währung neu berechnet.
Warenposten, Services, Servicepakete, Meilensteine und Ratenzahlungen Abrechenbare Beträge für ausstehende Posten dieser Firma, die kein Arbeitsaufwand sind, bleiben gleich, nur das Währungssymbol wird geändert. Zum Beispiel wird ein abrechenbarer Betrag von 100,00 € zu 100,00 £ geändert. Diese Änderung wird auch auf ausstehende vertragliche Service- und Servicepaketzeiträume für die gesamte Vertragslaufzeit angewandt.
Spesen Spesen fallen in verschiedenen Währungen an, die sich von der Währung der Kundenfirma unterscheiden, der sie in Rechnung gestellt werden.
Wenn der Spesenbericht genehmigt wird, wird der Wert der Spesen in sowohl der internen als auch der Kundenwährung berechnet.
• Wenn die Kundenwährung aktualisiert wird, bevor der Spesenbericht genehmigt wird, wird der Wert für die korrekte Kundenwährung berechnet, so dass es keine Probleme gibt.
• Wenn die Kundenwährung geändert wird, nachdem der Spesenbericht genehmigt wurde, dann wird das Währungssymbol aktualisiert, jedoch nicht der Wert.

Kunden mit gebuchten Rechnungspositionen umstellen

Die Umstellung von vorhandenen Kunden auf Multi-Währung ist komplizierter. Alle gebuchten Rechnungspositionen müssen mithilfe des korrekten Wechselkurses und der Kundenwährung neu berechnet werden, was im Laufe der Zeit zu Schwankungen führt. Wenn Sie einfach nur das Währungssymbol ändern würden, wären dadurch alle gebuchten Beträge inkorrekt, und aus diesem Grunde lassen wir dies nicht zu.

Um vorhandene Kunden auf Multi-Währung umzustellen, die über gebuchte Rechnungspositionen verfügen, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

Sie erstellen eine brandneue Firma für den Kunden in der Datenbank mit der neuen Währungseinstellung und kopieren oder erstellen alle abhängigen Objekte neu, wie beispielsweise Verträge, Tickets und Verkaufschancen, die relevant sind und in Zukunft aktiv sein werden. Dies ist ein manueller Vorgang der vollständig von Ihnen kontrolliert wird und für den Sie verantwortlich sind.

Dies ist eine gute Option, wenn Sie erst vor Kurzem mit Autotask begonnen haben und noch nicht allzu viele Daten für Kunden haben, denen Sie eine neue Währung zuweisen möchten. Dies funktioniert gut, wenn Sie Verträge, Projekte und Tickets erstellt haben. Es ist keine realisierbare Option, wenn Sie Verträge, Geräte und Ratenzahlungen eingerichtet haben oder mit einem RMM-Tool integriert sind.

HINWEIS  Sie werden zwei Firmen für den Kunden haben, eine in Ihrer internen Währung, die alle Rechnungspositionen bis jetzt enthält, und eine in der neuen Kundenwährung, die mit allen zukünftigen Geschäften verbunden wird.

Sie können Datto Professional Services engagieren, um eine Datenmodifizierung vorzunehmen. Sie geben uns eine Excel-Datei mit den Firmen, denen Sie eine andere Währung zuweisen möchten, sowie den Wechselkurs, den wir zur Berechnung der historischen Abrechnungsdaten verwenden sollen. Sie können einen Durchschnittswechselkurs wählen oder uns einen Wechselkurs pro Quartal geben. Sie können es auch uns überlassen, die korrekten Wechselkurse zu suchen.

Datto Professional Services nimmt Ihre Datenbank offline, um Folgendes vorzunehmen:

  • Die jeweilige neue Währung wird allen Firmen zugewiesen.
  • Die von Ihnen bereitgestellten Wechselkurse werden verwendet, um entweder den Einzelpreis (Kundenwährung) oder den Einzelpreis (interne Währung) neu zu berechnen. Welches Feld neu berechnet wird, hängt davon ab, welche Strategie Sie bei Ihrem Workaround vor Einführung von Multi-Währung verwendet haben.

Einige unserer Kunden haben jede Rechnungsposition mehrmals eingerichtet, einmal pro Währung.

BEISPIEL  Ihre interne Währung ist das britische Pfund. Sie bieten denselben monatlichen Server-Wartungsdienst in 3 Währungen: Pfund, Euro und dänische Krone. Sie richten 3 Services ein:
Monatliche Server-Wartung (GBP) - 100,00
Monatliche Server-Wartung (EUR) - 120,00
Monatliche Server-Wartung (DKK) - 895,00

Je nach Standort des Kunden wählen Sie die entsprechende Version des Services aus. Da Sie auf der Seite „Lokale Begriffe & Symbole“ keine Währung ausgewählt haben, wird beim Generieren einer Rechnung oder Exportieren der Abrechnungstransaktion der Wert im Feld „Abrechenbarer Betrag“ ohne ein Währungssymbol in Ihre Buchhaltungssoftware übermittelt. In Ihrer Buchhaltungssoftware ist der Kunde der korrekten Währung zugewiesen, sodass die generierte Rechnung sowohl die korrekten Beträge als auch die korrekte Währung enthält.

Der Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass von Ihnen in Autotask PSA erstellte Berichte nutzlos waren, wenn Sie Posten in mehr als einer Währung enthielten, und Rentabilitätsberichte waren eigentlich gar nicht möglich.

Wenn Sie Ihre eigene Währung verwendet haben, um Kunden in anderen Ländern Rechnungen zu senden, haben Sie eventuell eine Währung auf der Seite „Lokale Begriffe & Symbole“ ausgewählt, jedoch war jede Rechnungsposition nur einmal (in Ihrer eigenen Währung) eingerichtet.

BEISPIEL  Ihre interne Währung ist das britische Pfund. Sie richten einen Service ein:
Monatliche Server-Wartung - 100,00

Wenn Sie Strategie 1 angewandt haben, werden die Einzelpreise (Kundenwährung) korrekt sein, wenn Ihren Kunden die neue Währung zugewiesen wird. Wir werden die Werte in den Feldern Einzelpreis (interne Währung) mithilfe der folgenden Formel neu berechnen:

BEISPIEL  Einzelpreis (interne Währung) = Einzelpreis (Kundenwährung) x Wechselkurs

Wenn Sie Strategie 2 angewandt haben, werden die Einzelpreise (interne Währung) korrekt sein, wenn Ihren Kunden die neue Währung zugewiesen wird. Wir werden die Werte in den Feldern Einzelpreis (Kundenwährung) mithilfe der folgenden Formel neu berechnen:

BEISPIEL  Einzelpreis (Kundenwährung) = Einzelpreis (interne Währung) / Wechselkurs

Die berechneten Werte werden in dem Maß korrekt sein, wie sehr die von uns bei der Konvertierung verwendeten Wechselkurse den tatsächlichen Wechselkursen am Tag der Transaktion entsprechen, jedoch werden sie nicht ganz genau übereinstimmen. Währungen unterliegen konstanten Schwankungen und wenn Sie Kunden Rechnungen in einer Fremdwährung bieten, kennen Sie Ihren exakten Umsatz erst dann, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt und die Zahlung in Ihre interne Währung umgewandelt wird. Dies gilt insbesondere, wenn Sie einen Durchschnittswechselkurs für historische Transaktionen verwenden.

Die Konvertierung sollte jedoch in Zahlen resultieren, die in einem Bereich von ein paar Prozent vom tatsächlichen Preis oder den tatsächlichen Umsatzzahlen liegen.

HINWEIS  Der Vorteil der Datenmodifizierung ist, dass Sie in der Lage sind, weiterhin denselben Firmendatensatz für den Kunden zu verwenden. Zukünftige Rechnungspositionen werden ebenfalls neu berechnet, daher müssen Sie keine vorhandenen Verträge terminieren und neue mit neuen Preisen erstellen.

WICHTIG  Rechnungen sind archivierte Dokumente, die in keinem der beiden Szenarien geändert werden. Das bedeutet, dass sich entweder die Währung oder der Betrag von der gebuchten Transaktion unterscheiden wird.

Übergangsprozess

SIE: Kontaktieren Sie Datto, damit wir das Modul „Multi-Währung“ aktivieren.

Wenn Sie daran interessiert sind, Multi-Währung aktivieren zu lassen, wenden Sie sich an Ihren zuständigen Datto-Mitarbeiter. Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung und werden alle Ihre Fragen beantworten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, unterschreiben Sie ein Auftragsdokument für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen. Da die Datenbankänderung ein kurzes Abstellen erfordert, während die Skripte ausgeführt werden, werden wir einen Termin für das Implementieren der Multi-Währung bei Ihnen planen.

SIE: Benachrichtigen Sie Ihre Kunden bezüglich des Wechsels zu einer anderen Währung

Benachrichtigen Sie die Kunden, denen Sie eine andere Währung zuweisen möchten, dass Sie mit ihnen ab einem bestimmten Datum Geschäfte in deren eigener Währung abwickeln werden. Übermitteln Sie Ihre Preisliste in der neuen Währung oder den Wechselkurs, auf dem die Preise basieren, und schließen Sie bei Bedarf etwaige Preisverhandlungen ab.

Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Kunden wechseln möchten: Sie sollten ihnen die Möglichkeit geben, einem Währungswechsel nicht zustimmen zu können.

DATTO: Wir installieren das Modul „Multi-Währung“.

Wir installieren das Modul „Multi-Währung“ in Ihrer Datenbank.

SIE: Aktivieren und konfigurieren Sie Multi-Währung in Ihrer Datenbank

Bevor wir die Datentransformation vornehmen, müssen Sie Multi-Währung auf Ihrer Seite aktivieren und alle Konfigurationsaufgaben abschließen. Siehe Multi-Währung konfigurieren. Des Weiteren müssen Sie uns eine Excel-Tabelle mit einer Liste aller Firmen senden, denen eine neue Währung zugewiesen wird. Wir benötigen die folgenden Informationen:

  • Organisation
  • Organisationseinheit
  • Neue Währung
  • Wechselkurs

WICHTIG  Allen miteinander verbundenen Firmen (Mutterfirmen, Tochterfirmen und Abrechnungsfirmen) muss dieselbe Währung zugewiesen werden!

DATTO: Wir kopieren Ihre Datenbank in eine Sandbox.

Sobald Sie Ihre Autotask-Instanz für Multi-Währung konfiguriert haben und Ihre Excel-Tabelle eingereicht haben, kopieren wir Ihre Autotask-Instanz zu einer Sandbox und erstellen individuelle Skripte für Ihre Datenmodifizierung. Wir nehmen die Datenmodifizierung an der Kopie in der Sandbox vor.

SIE: Prüfen Sie Ihre Datenbank in der Sandbox.

Sie haben 1 Woche Zeit, um die Daten zu prüfen und sicherzustellen, dass alles so ist, wie Sie es erwarten. Wenn Sie uns grünes Licht geben, nehmen wir dieselben Berechnungen an Ihrer echten Datenbank vor.

DATTO: Wir nehmen die Datenmodifizierung an Ihrer Datenbank vor.

Am geplanten Termin nehmen wir Ihre Datenbank offline, um die Skripte für die Datenmodifizierung auszuführen.

Wir weisen allen Firmen, die nicht länger Ihre interne Währung verwenden sollen, die neue Währung zu. Dabei beziehen wir uns auf die von Ihnen bereitgestellten Tabelle.

  • Wenn Sie Strategie 1 angewandt haben, werden die Einzelpreise (Kundenwährung) korrekt sein, wenn Ihren Kunden die neue Währung zugewiesen wird. Wir werden die Werte in den Feldern Einzelpreis (interne Währung) mithilfe der folgenden Formel neu berechnen:

Einzelpreis (interne Währung) = Einzelpreis (Kundenwährung) x Wechselkurs

  • Wenn Sie Strategie 2 angewandt haben, werden die Einzelpreise (interne Währung) korrekt sein, wenn Ihren Kunden die neue Währung zugewiesen wird. Wir werden die Werte in den Feldern Einzelpreis (Kundenwährung) mithilfe der folgenden Formel neu berechnen:

Einzelpreis (Kundenwährung) = Einzelpreis (interne Währung) / Wechselkurs

SIE: Bestätigen Sie die erfolgreiche Datenmodifizierung

Sobald die Datenmodifizierung abgeschlossen ist, prüfen Sie Ihre Daten und bestätigen Sie, dass alles erfolgreich war. Sollten Probleme auftreten, informieren Sie uns unverzüglich darüber.

HINWEIS  Wir nehmen Ihre Sandbox offline, um zu verhindern, dass Sie versehentlich in der falschen Kopie Ihrer Datenbank arbeiten.