Externe Sachkonten

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Finanzen, Buchhaltung & Rechnungsstellung. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Das externe Sachkonto ist das zentrale Buchhaltungsbuch eines Unternehmens. Es enthält Konten für das Umlaufvermögen, das Anlagevermögen, Verbindlichkeiten, Umsatz- und Spesenposten sowie Gewinne und Verluste. Alle Geschäftstransaktionen werden in externen Sachkonten aufgezeichnet.

Autotask erfasst keine Abrechnungstransaktionen in externen Sachkonten. Sie können jedoch in Autotask die externen Sachkonten festlegen, die Ihre Firma in ihrer Finanzsoftware verwendet, und sie dann mit Ihrer Buchhaltungsanwendung verbinden.

Wenn Sie dann Ihre Rechnungstransaktionen aus Autotask exportieren und in Ihre Buchhaltungssoftware importieren, wird bereits auf das richtige externe Sachkonto verwiesen.

  1. Die Namen der externen Sachkonten in Ihrer Buchhaltungssoftware müssen genau mit denen in Autotask übereinstimmen. Drucken Sie deshalb zu Beginn eine Liste Ihrer externen Sachkonten aus.
  2. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  3. Klicken Sie auf Neu. Am Ende der Liste wird eine zusätzliche Zeile eingefügt.
  4. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie eine Tätigkeitsart erstellen ((missing or bad snippet)), können Sie sie mithilfe einer Dropdown-Liste einem externen Sachkonto zuweisen. Siehe Abrechnungsgruppen einrichten.

Option Beschreibung

Bearbeiten, Bearbeiten [Objektname]

Setzt die ausgewählte Zeile in den Bearbeitungsmodus oder öffnet das Dialogfenster „<Option> bearbeiten“. Die Felder, die bearbeitet werden können, sind in der Regel diejenigen, die Sie beim Erstellen eines neuen Listenelements ausfüllen. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern oder klicken Sie auf Abbrechen.

HINWEIS  Auf einigen Seiten können Sie eventuell Systemoptionen nicht bearbeiten.

Aktivieren/Deaktivieren, Aktivieren/Deaktivieren [Objektname]

Neue Optionen sind standardmäßig aktiv.

  • Wenn eine Option deaktiviert wird, steht es nicht länger zum Verwenden zur Verfügung, allerdings bleiben vorhandene Verbindungen mit anderen Objekten bestehen und in Kraft.
  • Sie können keine Option deaktivieren, auf die an anderer Stelle verwiesen wird.

HINWEIS  Manchmal ist die Verbindung, die das Deaktivieren verhindert, nicht offensichtlich. Um zum Beispiel eine Queue oder einen Ticketstatus zu deaktivieren, der mit der eingehenden E-Mail-Verarbeitung verbunden ist, müssen Sie zuerst eine(n) andere(n) auswählen.

Löschen, Löschen [Objektname]

Die Möglichkeit zum Löschen einer Option ist äußerst beschränkt. Listenoptionen können nicht gelöscht werden, wenn:

  • Die Option eine Systemoption ist.
  • Die Option die Standardoption ist, wenn ein Standard erforderlich ist.
  • Die Option mit einem Objekt verbunden ist (dafür verwendet wurde).

WICHTIG  Um Datenintegrität zu erhalten, verhindert Autotask das Löschen von Autotask-Objekten, die zugehörige Objekte haben oder auf die an anderer Stelle verwiesen wird! Wenn Sie nicht in der Lage sind, ein Objekt zu löschen, sollten Sie es deaktivieren, damit es nicht zur Verwendung zur Verfügung steht.