Spesengenehmiger hinzufügen

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Mitarbeitern/Benutzern (HR). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Um maximale Flexibilität zu ermöglichen, können Sie in Autotask Spesengenehmiger separat von der Unternehmenshierarchie einrichten. Jeder Mitarbeiter kann als Genehmiger für einen beliebigen anderen Mitarbeiter eingesetzt werden.

Auf dieser Seite können Mitarbeiter als Spesengenehmiger für mehrere Mitarbeiter auf einmal zugewiesen werden. Auf der Seite Mitarbeitereinstellungen können sie als Spesengenehmiger für einen individuellen Mitarbeiter ausgewählt werden. Siehe Die Registerkarte „Genehmiger“ ausfüllen.

HINWEIS  Spesenberichtdaten verfügen über eine zusätzliche Sicherheitsebene. Wenn Sie aufgrund Ihrer Rolle in der Firma für alle Mitarbeiter Berichte ausführen oder Spesenberichte exportieren müssen, müssen Sie ein Spesengenehmiger für alle Mitarbeiter sein.

Spesenberichte müssen nur auf einer Ebene genehmigt werden. Sie können jedoch mehrere Genehmiger für einen Mitarbeiter einrichten. Wenn ein Mitarbeiter einen Spesenbericht einreicht, erhalten alle für den Mitarbeiter festgelegten Spesengenehmiger eine Benachrichtigungsmail, und der eingereichte Spesenbericht wird für alle Genehmiger unter Zeiterfassung > Spesenberichte > Warten auf meine Genehmigung > Spesenberichte angezeigt. Wenn ein Genehmiger den Bericht genehmigt, wird dieser dadurch für alle Genehmiger von dieser Seite entfernt.

HINWEIS  Die Funktion „Tägliche Meldungen“ teilt Ihnen mit, ob es Mitarbeiter gibt, die nicht über einen Spesengenehmiger verfügen. Siehe Tägliche Meldungen überwachen.

So können Sie ...

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Alle Mitarbeiter, die als Spesengenehmiger ausgewählt wurden, werden alphabetisch nach Nachnamen aufgeführt. Die Spalte „Mitarbeiter“ zeigt die Gesamtzahl der Mitarbeiter (einschließlich inaktive Mitarbeiter) an, die sie derzeit genehmigen. Klicken Sie auf Neuer Spesengenehmiger, um den Assistent: Spesengenehmiger zu starten.
  1. Wählen Sie den Mitarbeiter unter Spesengenehmiger aus der Liste der aktiven Autotask-Mitarbeiter aus. Klicken Sie auf das Auswahlsymbol , um die Liste der verfügbaren Mitarbeiter zu filtern.

  2. Wählen Sie unter Mitarbeiter für Genehmiger die Mitarbeiter aus, deren Spesenberichte dieser Genehmiger genehmigen wird.  Klicken Sie auf das Auswahlsymbol , um die Liste der verfügbaren Mitarbeiter zu filtern.

  3. Klicken Sie auf Speichern & Schließen, um zur Tabelle zurückzukehren oder auf Speichern & Neu, um einen anderen Genehmiger hinzuzufügen.

Der Spesengenehmiger wird per E-Mail benachrichtigt, wann immer ein Mitarbeiter aus dessen Genehmigungsliste einen Spesenbericht einreicht. Der Genehmiger kann alle Spesenberichte, die auf seine Genehmigung warten, unter > Meine ... > Warten auf meine Genehmigung > Spesenberichte finden.

  1. Um einen Genehmiger zu bearbeiten, öffnen Sie das Kontextmenü oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile und wählen Sie Bearbeiten aus.
  2. Wählen Sie unter Mitarbeiter für Genehmiger zusätzliche Mitarbeiter aus, deren Spesenberichte dieser Genehmiger genehmigen wird.  Klicken Sie auf das Auswahlsymbol , um die Liste der verfügbaren Mitarbeiter zu filtern.
  3. Um einen Mitarbeiter aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Löschsymbol neben dessen Namen, um ihn aus der Liste zu entfernen.
  4. Klicken Sie auf Speichern & Schließen, um zur Tabelle zurückzukehren oder auf Speichern & Neu, um einen anderen Genehmiger hinzuzufügen.

Um einen Mitarbeiter aus der Liste der Spesengenehmiger zu entfernen, öffnen Sie das Kontextmenü oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile und wählen Sie Löschen aus.