Schätzungen und verbleibende Stunden

Eine der Herausforderungen beim Projektmanagement ist die Berechnung des zum Abschluss des Projekts notwendigen verbleibenden Arbeitsaufwands.

Anfangs sieht es ganz einfach aus: Sie geben den geschätzten Zeitaufwand für jede Aufgabe ein, weisen Mitarbeiter zu und berücksichtigen Kapazität und Arbeitsauslastung. Sobald Ihre Mitarbeiter jedoch damit beginnen, an Aufgaben zu arbeiten, treten Diskrepanzen zwischen der ursprünglichen Schätzung und den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden auf sowie der ursprünglichen Schätzung und der überarbeiteten Schätzung. Im Nu könnten Ihre Schätzungen um einen beträchtlichen Betrag abweichen.

Sobald Arbeit an einer Aufgabe begonnen hat, ist die beste verfügbare Schätzung nicht unbedingt die ursprüngliche Schätzung, sondern die im Kopf der Mitarbeiter, die an einer Aufgabe arbeiten. Da sie den besten Überblick über die verbleibenden Stunden auf einer Aufgabe haben, können sie das Feld Verbleibende Stunden auf der Seite „Aufgaben-Zeiteintrag“ ändern.

Wenn das Feld Verbleibende Stunden manuell geändert und tatsächliche Arbeitsstunden erfasst werden, die größer oder kleiner als der geschätzte Zeitaufwand sind, werden dadurch Änderungen ausgelöst, die in einem berechneten Feld namens Voraussichtliche Abweichung von geschätztem Zeitaufwand erfasst werden. Dieses Thema illustriert, wie Zeiteinträge und Änderungen an den verbleibenden Stunden beim Saldo der voraussichtlichen Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand auf Aufgaben- und Projektebene berücksichtigt werden.

Wir beginnen ein neues Projekt, das 2 Aufgaben mit geschätztem Zeitaufwand und keine Zeiteinträge (tatsächliche Arbeitsstunden) hat.

BEISPIEL  Formel: Geschätzter Zeitaufwand - tatsächliche Arbeitsstunden = verbleibende Stunden

Das Insight Arbeitszeitverwaltung auf der Aufgabenseite sieht wie folgt aus:

Bevor Sie eine Zeit für die Aufgaben eingeben, entsprechen die verbleibenden Stunden dem geschätzten Zeitaufwand und es gibt keine Voraussichtliche Abweichung von geschätztem Zeitaufwand. Dasselbe gilt auf Projektebene, wo die Stunden auf allen Aufgaben zusammengefasst werden:

Als nächstes erstellen wir einen Zeiteintrag, der unter dem geschätzten Zeitaufwand liegt. Nachdem Sie Zeit eingegeben haben, werden die tatsächlichen Arbeitsstunden automatisch von den verbleibenden Stunden abgezogen:

BEISPIEL  Verbleibende Stunden = geschätzter Zeitaufwand - tatsächliche Arbeitsstunden.

Wenn Sie den Status In Bearbeitung beibehalten und somit angeben, dass weitere Zeiteinträge möglich sind, sieht das Insight „Arbeitszeitverwaltung“ für die Aufgabe folgendermaßen aus:

Autotask geht davon aus, dass die ursprüngliche Schätzung weiterhin gilt und dass eine Arbeitsstunde verbleibt.

Was passiert, wenn wir den Rest der Besprechung übersprungen und die Aufgabe auf abgeschlossen setzen? Wir geben an, dass es keine verbleibenden Stunden gibt. Verbleibende Stunden können nicht weniger als null sein. Wir wollen den ursprünglich geschätzten Zeitaufwand ebenfalls nicht ändern, also was passiert mit dem Anteil des geschätzten Zeitaufwands, den wir nicht genutzt haben?

Hier kommt das Feld Voraussichtliche Abweichung von geschätztem Zeitaufwand ins Spiel. Damit wird erfasst, dass wir für diese Aufgabe nun unter der ursprünglichen Schätzung liegen.

Die voraussichtliche Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand wird außerdem auf der Projektübersichtsseite reflektiert:

BEISPIEL  Abweichung = verbleibende Stunden [0] + tatsächliche Arbeitsstunden [1] - geschätzter Zeitaufwand [2]

Wenn Sie alle Aufgaben im Projekt abschließen (Projektzeitplan > Kontrollkästchen „Alle auswählen“ > Abschließen) oder das Projekt abschließen (Projektübersicht > Optionen > Projekt abschließen), werden die verbleibenden Stunden auf allen nicht abgeschlossenen Aufgaben auf 0,00 gesetzt, wenn sie abgeschlossen werden, und die voraussichtliche Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand wird für alle Aufgaben gemäß der Formel aktualisiert.

Was geschieht, wenn die Aufgabe mehr statt weniger Zeit erfordert? Wir erstellen einen Zeiteintrag für die zweite Aufgabe, der größer ist als der geschätzte Zeitaufwand und sehen uns das Insight „Arbeitszeitverwaltung“ auf der Aufgabenseite an:

Sie haben es erraten: Die voraussichtliche Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand für die Aufgabe entspricht 4 Stunden. All dies stimmt auf der Projektübersichtsseite überein.

Unser Implementierungsmanager für das Projekt wird gebeten, zusätzliches Projekttraining durchzuführen. Er fügt dies als eine Aufgabe zu seinem Projekt hinzu. Seine erste Schätzung beträgt 8 Stunden. Am Ende des Tages stellt er fest, dass er 2 weitere Stunden benötigt, um das Projekttraining abzuschließen. Er gibt seine Zeit ein und aktualisiert die verbleibenden Stunden manuell auf 2.

Wenn wir uns die Aufgabenseite ansehen, können wir sehen, dass er 2 Stunden zur gesamten Schätzung für die Aufgabe und das Projekt hinzugefügt hat.


Unser Implementierungsmanager erkennt, dass er schlecht 8 tatsächliche Arbeitsstunden für diesen Trainingstag eingeben kann, da er eine recht lange Mittagspause mit dem Kunden verbracht hat. Daher öffnet er die Aufgabenseite und bearbeitet den Zeiteintrag, indem er ihn zu 7 Stunden ändert.

WICHTIG  Er ändert zwar den Zeiteintrag, jedoch NICHT die Tatsache, dass er von einem Zeitaufwand von 10 Stunden ausgeht. Die Formel lautet: Verbleibende Stunden = geschätzter Zeitaufwand + Abweichung - insgesamt geleistete Arbeitsstunden. Dasselbe würde gelten, wenn wir den Zeiteintrag komplett löschen würden. Auf der Aufgabe würden 10 verbleibende Stunden bleiben.

Der Kunde möchte, dass unser Implementierungsmanager noch einen Tag länger bleibt. Er beschließt, dies anhand einer Auftragsänderung an der ursprünglichen Aufgabe zu erfassen. Im Kontextmenü der Aufgabe wählt er Neu > Auftragsänderung (Warenposten) aus, und im Feld „Auftragsänderungsstunden“ gibt er 5 weiter Stunden ein, um einen kompletten Tag zu haben.

Die Aufgabe sieht nun folgendermaßen aus:

Die Auftragsänderungsstunden werden zum geschätzten Zeitaufwand hinzugefügt. Sie werden außerdem zu den verbleibenden Stunden hinzugefügt. Dies wird auf der Projektübersichtsseite reflektiert:

Wir müssen unsere Formel wie folgt aktualisieren:

BEISPIEL  Verbleibende Stunden = geschätzter Zeitaufwand + Auftragsänderungsstunden + Abweichung - tatsächliche Arbeitsstunden

Wenn Sie eine Auftragsänderung hinzufügen oder nach oben revidieren, werden die verbleibenden Stunden erhöht, durch Löschen oder Revidieren nach unten werden die verbleibenden Stunden reduziert. Wenn Sie die Änderungsreihenfolge auf 2 Stunden verringern, sieht das Insight „Arbeitszeitverwaltung“ wie folgt aus:

Wenn Sie nun Zeit eintragen, die größer als die verbleibenden Stunden ist (sagen wir mal 6 Stunden), wird die zusätzliche Stunde zur voraussichtlichen Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand hinzugefügt.

Es ist möglich, dass Ihnen beim Erstellen der Aufgabe nicht vollkommen bewusst war, was unternommen werden muss, und die ursprüngliche Schätzung liegt daher komplett daneben. Sie möchten die ursprüngliche Schätzung ändern, um das Projekt realistischer zu machen.

Sie bearbeiten daher die Aufgabe und ändern den geschätzten Zeitaufwand. Beachten Sie die Formel für die verbleibenden Stunden:

BEISPIEL  Verbleibende Stunden = geschätzter Zeitaufwand + Auftragsänderungsstunden + Abweichung - tatsächliche Arbeitsstunden

Wenn Sie auf Nein und auf die Aufgabe klicken

  • Die Aufgabe verbleibende Stunden hat,
  • Die verbleibenden Stunden größer als 0 sind,
  • Die Aufgabe nicht abgeschlossen ist,
  • Es eine Abweichung auf der Aufgabe gibt,

sehen Sie die folgende Meldung:

  • Wenn Sie die verbleibenden Stunden beibehalten, erscheinen die tatsächlichen Arbeitsstunden als voraussichtliche Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand.
  • Wenn Sie die verbleibenden Stunden auf 0,00 setzen, wird die voraussichtliche Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand gemäß dieser Formel neu berechnet:

BEISPIEL  Voraussichtliche Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand = tatsächliche Arbeitsstunden - (geschätzter Zeitaufwand + Auftragsänderung)

Wenn Sie eine oder mehrere Aufgaben weiterleiten oder ändern, kann das Feld „Geschätzter Zeitaufwand“ geändert werden.

WICHTIG  Dies hat tief reichende und unwiderrufliche Konsequenzen.
• Das Feld „Geschätzter Zeitaufwand“ wird in jeder einzelnen ausgewählten Aufgabe (selbst bei abgeschlossenen Aufgaben) auf die Anzahl der Stunden aktualisiert, die Sie in das Feld eingeben. Dadurch wird die voraussichtliche Abweichung vom geschätzten Zeitaufwand für jede Aufgabe und das Projekt insgesamt neu berechnet.
• Sie erhalten die gleiche Projektzeitplan-Warnung, und wenn Sie auf Verbleibende Stunden auf 0,00 setzen klicken, sind die verbleibenden Stunden für alle Aufgaben ebenfalls betroffen.

Wir raten davon ab, den geschätzten Zeitaufwand in Menge zu aktualisieren.

In der Autotask-Anwendung können Sie die verbleibenden Stunden auf der Zeiteintragsseite ändern, jedoch nicht auf der Aufgabe.

In der API können Sie die verbleibenden Stunden auf der Aufgabe ändern, jedoch nicht über den Zeiteintrag. Sie können die verbleibenden Stunden einer abgeschlossenen Aufgabe nicht in der API ändern (sie sind immer 0).

Zusätzliche Ressourcen

Die Auswirkungen des verbleibenden und geschätzten Zeitaufwands von Serviceterminen finden Sie unter „Einzuplanende Stunden“ beim Arbeiten mit Serviceterminen verwenden.