Berichtssicherheit

Autotask bietet Benutzern eine Reihe von vorgefertigten Berichten für alle Bereiche des Produkts. Es gibt zwei Arten von vorgefertigten Berichten: Standardberichte und System-LiveReports. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen den beiden Berichtsarten finden Sie unter Einen vorgefertigten Bericht finden.

Mehrere Sicherheitsebenen steuern den Zugriff auf vorgefertigte Berichte sowie die Daten in den Berichten.

  • Die Einstellungen, die den Zugriff auf Berichte regeln (d. h., wer einen Bericht ausführen kann), sind bei Standardberichten und LiveReports unterschiedlich.
  • Die Einstellungen, die den Zugriff auf Daten regeln (d. h., welche Daten Benutzer sehen, wenn sie einen Bericht ausführen), sind sowohl bei Standardberichten als auch bei LiveReports die gleichen. Diese Einstellungen gelten auch für Widgets und Suchtabellen.

Optimale Vorgehensweisen

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter lediglich Zugriff auf Berichte und Daten haben, die sie benötigen, empfiehlt Datto, unsere optimalen Vorgehensweisen für die Berichtssicherheit durchzugehen. Überprüfen Sie dann die Zugriffsrechtseinstellungen Ihrer Firma für Berichts- und Datenzugriff zusammen mit den Veröffentlichungseinstellungen für LiveReports und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.

Zugriff auf Standardberichte wird hauptsächlich anhand der Zugriffsrechtseinstellungen unter Berichte geregelt.

Die Berichtseinstellungen gewähren Zugriff zum Anzeigen von Berichten nach Berichtskategorie. Die verfügbaren Berichtskategorien lauten: CRM, Projekte, Service Desk, Verträge & Abrechnung, Mitarbeiter, Zeit & Spesen, Executive, Sonstiges und Admin.

HINWEIS  Der Abschnitt Berichte bei Zugriffsrechten beinhaltet außerdem vier LiveReports-Berechtigungen. Diese Berechtigungen steuern den Zugriff auf LiveReports-Funktionen wie beispielsweise Zugriff auf den LiveReports Designer. Sie beziehen sich nicht auf den Benutzerzugriff zum Anzeigen von LiveReports. Die Berechtigung zum Anzeigen eines LiveReports wird gewährt, wenn der LiveReport veröffentlicht wird. Siehe Zugriff auf System-LiveReports.

Wenn eine Berichtskategorie für ein Zugriffsrecht ausgewählt wird, können alle Benutzer mit diesem Zugriffsrecht auf die meisten Berichte zugreifen, die dieser Kategorie zugewiesen sind.

HINWEIS  Einige Berichte erfordern zusätzliche Berechtigungen. Beispielsweise erfordern Standardberichte, die es dem Benutzer ermöglichen, Organisations- und Kontaktlisten zu exportieren, den Zugriff auf die CRM-Berichtskategorie und die Berechtigung Kann auf Exportfunktionen im CRM-Abschnitt zugreifen. Um Details zu den erforderlichen Berechtigungen eines Berichts zu erhalten, suchen Sie den Bericht über die Berichtsuche. Beziehen Sie sich auf Einen vorgefertigten Bericht finden.

Wenn das Zugriffsrecht eines Benutzers Zugriff auf eine Berichtskategorie gewährt, erscheinen die Berichte auf der Registerkarte für diese Kategorie auf der Seite „Berichte“. Sie können über das Autotask PSA-Menü auf die Seite „Berichte“ zugreifen.

Wenn eine Kategorie nicht ausgewählt ist, sehen Benutzer mit diesem Zugriffsrecht keine Standardberichte auf der Registerkarte für diese Kategorie auf der Seite „Berichte“. Siehe Auf Berichte zugreifen.

System-LiveReports sind von Autotask PSA vorgefertigte Berichte, die jedoch nicht automatisch für Benutzer verfügbar sind (unabhängig von den Ansichtsberechtigungen für Berichtskategorien im Zugriffsrecht des Benutzers). Alle LiveReports müssen veröffentlicht werden. Die beim Veröffentlichen eines System-LiveReports getroffenen Auswahlen legen fest, welche Benutzer auf diesen Bericht zugreifen können und wo sie darauf zugreifen können. LiveReports können für eine oder mehrere Abteilungen, Zugriffsrechte oder individuelle Mitarbeiter veröffentlicht werden.

Wenn Sie einen LiveReport veröffentlichen, geben Kategorien nicht vor, wer einen Bericht anzeigen kann. Sie legen lediglich fest, wo in Autotask Benutzer auf den Bericht zugreifen können. Zum Beispiel erscheint ein für die LiveReports-Kategorie „Service Desk“ veröffentlichter LiveReport unter der Überschrift „LiveReports“ der Registerkarte „Service Desk“ auf der Seite „Berichte“.

Wenn ein LiveReport für die zugewiesene Abteilung oder das Zugriffsrecht eines Mitarbeiters oder direkt für den Mitarbeiter veröffentlicht wird, kann der Mitarbeiter über die Kategorie-Registerkarte auf den LiveReport zugreifen, für die der Bericht veröffentlicht ist, selbst wenn er keine Zugriffsberechtigung auf diese Standard-Berichtskategorie oder ein zugehöriges Modul in Autotask hat (z. B. Projekte).

Details zum Veröffentlichen eines LiveReports finden Sie unter LiveReports veröffentlichen.

Der Zugriff auf alle Berichte, für die ein Benutzer Ansichtsberechtigungen hat (sowohl Standardberichte als auch LiveReports), erfolgt hauptsächlich über die Seite „Berichte“.

HINWEIS  Einige Berichte für Administratoren und Managers sind außerdem über die alten Service Desk-, Projekte- oder Executive Dashboards verfügbar.

Die Seite „Berichte“ enthält eine Registerkarte für jede Berichtskategorie. Benutzer sehen immer alle Kategorie-Registerkarten.

Standardberichte erscheinen nur dann auf einer Kategorie-Registerkarte, wenn der Benutzer berechtigt ist, Berichte in dieser Kategorie anzuzeigen. LiveReports erscheinen auf der Registerkarte, wenn der Bericht für diese Registerkarte sowie für den Benutzer oder das Zugriffsrecht bzw. die Abteilung des Benutzers veröffentlicht wird.

Sie können über das Autotask PSA-Menü auf die Seite „Berichte“ zugreifen.

HINWEIS  Das Untermenü für Berichte enthält außerdem Links zum LiveReports Designer und LiveReports Publisher, wenn der Benutzer Zugriffsberechtigungen für diese Funktionen hat.

Klicken Sie auf „Berichte“, um die Seite „Berichte“ zu öffnen, oder fahren Sie mit der Maus über „Berichte“ und klicken Sie auf eine Berichtskategorie im Untermenü (z. B. „Service Desk“), um direkt zur Registerkarte für diese Kategorie zu gelangen.

  1. Wenn Sie keine Registerkarte über das Autotask PSA-Menü ausgewählt haben, wählen Sie die gewünschte Kategorie über die Seite „Berichte“ aus.

Auf den meisten Registerkarten sind Berichte in Gruppen organisiert. Alle Registerkarten verfügen über eine Gruppe für LiveReports.

  1. Klicken Sie auf eine Gruppenüberschrift, um die Gruppenliste zu erweitern.
  2. Klicken Sie auf den Berichtsnamen, um den Bericht auszuführen.