Spesenberichte suchen und verwalten

SICHERHEIT  Alle Benutzer können ihre eigenen Spesenberichte durchsuchen und verwalten. Spesengenehmiger können Spesenberichte genehmigen und ablehnen. Manager können Spesenberichte auf bereit zum Übertragen an QuickBooks setzen.

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  • Um eine Liste aller Datensätze eines bestimmten Objekts in Ihrer Datenbank anzuzeigen, klicken Sie auf Suchen, ohne jegliche Filter anzuwenden.

Suchergebnisse mit mehr als 25, 50 oder 100 Datensätzen (abhängig von Ihren Einstellungen für die Datensätze pro Seite) werden seitenweise dargestellt. Nutzen Sie die Seitennavigation, um zusätzliche Ergebnisse anzuzeigen. Insgesamt werden jeweils 5.000 Datensätze abgerufen.

Der Filter Aktiv ist standardmäßig Aktiv auf den Seiten Firmensuche, Kontaktsuche, Meine Firmen und Meine Kontakte sowie bei der globalen Suche nach Firma, Kontakt (Vorname), Kontakt (Nachname) und Kontakt (E-Mail). Die Zähler im Menü Meine reflektieren lediglich aktive Einträge.

HINWEIS  Es gibt mehrere Optionen für Telefonnummernfilter. Der Filter Telefon sucht nach einer Übereinstimmung vom Typ enthält, die jegliche im Filterfeld eingegebenen Zeichen (wie beispielsweise - oder () ) beinhaltet. Die Seiten Firmensuche und Kontaktsuche verfügen über die Option Telefon (nur Zahlen), wobei Sonderzeichen im Filter und den Ergebnissen ignoriert werden. Es wird lediglich eine Suche vom Typ enthält bezüglich der im Filterfeld eingegebenen Zahlen durchgeführt. Die Seite Kontaktsuche ermöglicht außerdem die Suche nach Telefonnummer (beginnt mit). Dabei wird nach Telefonnummern gesucht, die mit dem im Filterfeld eingegebenen Wert beginnen.

Auf der Seite „Spesenberichtsuche“ finden Sie einen Filter für allgemeine Filter, mit dem Sie Ihre Spesenabrechnungen nach Status schnell finden können. Ihre Spesenberichte können die folgenden Status haben:

Name Beschreibung

Spesenberichte, die auf meine Genehmigung warten

Wenn Sie eine Spesengenehmiger sind, sucht dieser Filter Spesenabrechnungen, die an Sie übermittelt wurden.

Meine Spesenberichte (alle)

Alle Spesenberichte, die Sie übermittelt haben, unabhängig vom Status.
Meine Spesenberichte (in Bearbeitung) Der Bericht wurde noch nicht eingereicht.
Meine Spesenberichte (warten auf Genehmigung) Der Bericht wurde eingereicht, aber von Ihrem Spesengenehmiger bisher weder genehmigt noch abgelehnt.
Meine Spesenberichte (genehmigt) Der Bericht wurde genehmigt. Der Name des Spesengenehmigers sowie ein Datum und eine Uhrzeit werden in Klammern angezeigt.
Meine Spesenberichte (abgelehnt) Der Bericht wurde von Ihrem Spesengenehmiger abgelehnt und kann neu bearbeitet werden. Klicken Sie auf den Bericht, um ihn zu öffnen und den Ablehnungsgrund einzusehen, und reichen Sie ihn dann erneut ein.
Meine Spesenberichte (bezahlt) Spesenberichte, deren Zahlung vom Spesengenehmiger genehmigt wurde, und deren Status vom Zahlungsaussteller zu Bezahlt aktualisiert wurde. Siehe Spesenberichte suchen und verwalten. Wird dieser Schritt nicht ausgeführt, behält der Spesenbericht den Status Zur Zahlung genehmigt, egal, ob eine Zahlung ausgestellt wurde oder nicht.

Die folgenden Tool-Schaltflächen werden über der Ergebnisliste angezeigt:

Tool-Schaltfläche Beschreibung

Auf zahlreichen Suchseiten (jedoch nicht in den Widget-Rastern zum Nachforschen) können Sie eine neue Instanz des ausgewählten Objekts erstellen. Diese Schaltfläche ist sichtbar, bevor Sie eine Suche ausführen:

  • Klicken Sie auf Neu.
  • Bei den Objekten „Vertrag“, „Ticket“ und „Projekt“ können Sie mehrere unterschiedliche Objekttypen erstellen. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie eine Option aus.

Um Hilfe in Bezug auf das Ausfüllen der Felder zu erhalten, nutzen Sie die kontextbezogene Hilfe für die Seite, die geöffnet wird.

Bei den Suchrastern einer Reihe von Objektsuchen können Sie einige Spalten direkt im Raster bearbeiten. Um Ihre Änderungen beizubehalten, müssen Sie auf Speichern klicken.

  • Auf der Seite „Verkaufschancensuche“ kann das Abschlussdatum bei allen Verkaufschancen bearbeitet werden, deren Status Abgeschlossen oder Implementiert lautet.
  • In der Rechnungshistorie und auf der Registerkarte für Extras „Rechnungen“ können die Spalten Rechnungsnummer und Datum der Bezahlung bearbeitet werden.
  • Auf der Seite „Automatische Zuweisung von Abrechnungsartikeln“ können Sie einen Abrechnungsartikel einem Gerät zuweisen.
  • Auf der Suchseite für Projektzahlungen können Sie in der Spalte „Zahlung hinzufügen“ einen Betrag eingeben.

Damit können Sie Änderungen verwerfen, die Sie während der aktuellen Sitzung im Raster vorgenommen haben.

SICHERHEIT  Standardmäßig ist der Export für Benutzer mit Admin-Zugriffsrechten verfügbar und für alle anderen deaktiviert. Dies kann jedoch auch für andere Zugriffsrechte aktiviert werden. Siehe Kann Rasterdaten exportieren.

HINWEIS  Beim Export zu CSV: Um eine einheitliche Formatierung von Datum/Uhrzeit in der CSV-Ausgabe zu gewährleisten, empfehlen wir, dass die Autotask-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit des Benutzers mit den Windows-Formatierungseinstellungen für Datum/Uhrzeit auf dem Computer, auf dem der Export vorgenommen wird, identisch sind. Dadurch werden Konflikte dabei verhindert, wie die Software, die den Bericht generiert, das Format für Datum/Uhrzeit interpretiert.

  1. Klicken Sie auf das Symbol Als CSV exportieren.
  2. Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie die exportierte Datei herunterladen und öffnen können.

HINWEIS  Beachten Sie, dass nur die ausgewählten Spalten der ersten 5.000 Datensätze exportiert werden.

WICHTIG  Die Exportdatei enthält nicht alle Felder, die für einen erneuten Import der Daten mit den Vorlagen für den Datenimport erforderlich sind, und die Datenüberschriften stimmen nicht überein.

Mithilfe der Spaltenauswahl können Sie die Suchergebnisraster in Autotask individuell anpassen. Damit wird Folgendes festgelegt:

  • Welche Spalten im Raster angezeigt werden.
  • Die Anzeigereihenfolge der Spalten von links nach rechts.

HINWEIS  Einstellungen für die Spaltenauswahl in Suchergebnisrastern und einigen Standardberichten sind Teil der Benutzereinstellungen, die auf dem Autotask-Server gespeichert werden. Sie können sich über einen beliebigen Computer anmelden und Ihre Einstellungen für die Spaltenauswahl auf Ihre Autotask-Sitzung angewandt haben. Um die in Ihrer Autotask-Instanz gespeicherten Daten zu löschen und die Einstellungen für die Spaltenauswahl auf die Standardeinstellungen in Autotask zurückzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen zurücksetzen unter Meine > Diverses > Einstellungen.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Raster anzupassen:

  1. Klicken Sie über den Suchergebnissen auf das Symbol für die Spaltenauswahl . Die Seite für die Spaltenauswahl wird geöffnet.

Die Spalten erscheinen entweder im Bereich Verfügbare Spalten oder Ausgewählte Spalten.

  1. Doppelklicken Sie auf einen Spaltennamen oder wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links oder rechts, um die Spalten in den anderen Bereich zu verschieben.
  2. Um die Anzeigereihenfolge der Spalten zu ändern, wählen Sie eine oder mehrere Spalten im Bereich Ausgewählte Spalten aus und klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten.

HINWEIS  Die Reihenfolge von oben nach unten in der Liste Ausgewählte Spalten wird zur Reihenfolge von links nach rechts in der Liste Suchergebnisse.

  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

HINWEIS  Wenn die Zeichen + # nach dem Spaltennamen erscheinen, dann hat diese Spalte möglicherweise mehrere Einträge für einige Zeilen zurückgegeben. Wenn dies geschieht, erscheint der erste Eintrag in der Zeile gefolgt von + und dann die Anzahl der weiteren zurückgegebenen Einträge. Um die Liste der weiteren Einträge anzuzeigen, fahren Sie mit der Maus über den Eintrag in der Spalte.

Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol , um die Suche mithilfe derselben Suchkriterien erneut im aktuellen Raster auszuführen und neue Datensätze zu finden, die hinzugefügt wurden, seit Sie die Suche zum ersten Mal ausgeführt haben.
Option Verfügbar für Verfügbar im Sammelmenü? Beschreibung

Aktionen

Spesenbericht anzeigen

Alle Benutzer

 

Wählen Sie dies, um einen Spesenbericht zu öffnen.

Benutzer können ihre eigenen Spesenberichte sehen, während Genehmiger zusätzliche Spesenberichte von Mitarbeitern sehen können, bei denen sie der Spesengenehmiger sind.

Wenn Sie der Mitarbeiter sind und der Status des Spesenberichts „In Bearbeitung“ oder „Abgelehnt“ lautet, können Sie Speseneinträge und Anhänge hinzufügen oder bearbeiten.

Abgelehnte Berichte zeigen den Ablehnungsgrund oben auf der Seite an.

Wenn Sie der Genehmiger sind, wird die Seite „Spesenbericht genehmigen oder ablehnen“ geöffnet. Siehe Spesenberichte genehmigen oder ablehnen.

Eigenschaften des Spesenberichts bearbeiten

 Alle Benutzer

 

Wählen Sie dies aus, um Informationen des Spesenberichts zu modifizieren.

Benutzer können Spesenberichte bearbeiten, wenn deren Status In Bearbeitung oder Abgelehnt ist.

Genehmiger können Spesenberichte bearbeiten, wenn deren Status Warten auf Genehmigung ist. Siehe Einen Spesenbericht hinzufügen oder bearbeiten.

Spesenbericht kopieren

 Alle Benutzer

 

Siehe Einen Spesenbericht kopieren.

Spesenbericht einreichen

 Alle Benutzer

Wählen Sie diese Option, um den Spesenbericht an Ihren Genehmiger einzureichen.

Eingereichte Spesenberichte können nicht bearbeitet werden.

Spesenbericht genehmigen

Spesengenehmiger

Wählen Sie diese Option, um den Status des Spesenberichts in „Zur Zahlung genehmigt“ zu ändern.

Spesenberichte, deren Status zu „Zur Zahlung genehmigt“ aktualisiert wurde, erscheinen unter > Meine ... > Stundenzettel > Spesenberichte für den Mitarbeiter, der den Spesenbericht eingereicht hat. Siehe Spesenberichte genehmigen oder ablehnen.

Spesenbericht ablehnen

 Spesengenehmiger

Wählen Sie diese Option, um einen Spesenbericht abzulehnen. Siehe Spesenberichte genehmigen oder ablehnen.

Der Bericht wird aus Ihrer Liste „Warten auf Genehmigung“ entfernt und an den Benutzer zurückgesendet, sodass dieser die von Ihnen identifizierten Probleme beheben kann. Er muss erneut vom Benutzer eingereicht werden.

Spesenbericht auf „Unbezahlt“ setzen

 Spesengenehmiger

Ändert den Status eines Spesenberichts zu Bezahlt. Dies hat nichts mit der tatsächlichen Zahlungserteilung zu tun. Es handelt sich lediglich um eine organisatorische Option, damit der Benutzer sehen kann, dass die Zahlung eingeleitet wurde.

Spesenbericht auf „Unbezahlt“ setzen

 Spesengenehmiger

 

Ändert den Status eines Spesenberichts zurück zu Zur Zahlung genehmigt. Es handelt sich hierbei lediglich um eine organisatorische Option, damit der Benutzer sehen kann, dass die Zahlung eingeleitet wurde.

Spesenbericht löschen

 Alle Benutzer

 

Wählen Sie diese Option, um den Spesenbericht (nach einer Bestätigung) zu löschen. Sie können lediglich Ihre eigenen Spesenberichte mit dem Status In Bearbeitung oder Abgelehnt löschen, jedoch keine Berichte, bei denen Sie der Genehmiger sind.

WICHTIG  Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.
QuickBooks (Web Connector)

Auf bereit zum Übertragen an QuickBooks setzen

Manager

Dieser Abschnitt ist nur dann sichtbar, wenn die neue QuickBooks-Integration aktiviert ist.

Die Menüeinträge sind bei genehmigten Spesenberichten aktiv. Ein Managerzugriffsrecht ist erforderlich.

Spesenberichte, die auf „Bereit ...“ gesetzt sind, werden übertragen, wenn der Web Connector das nächste Mal ausgeführt wird.

Auf nicht bereit zum Übertragen an QuickBooks setzen

Manager

Wenn Ihre Firma die Funktion für Multi-Währung aktiviert hat, wird der zu erstattende Betrag sowohl in der internen Währung als auch in der Währung für die Rückerstattung angezeigt.

Wenn Sie feststellen, dass Sie von einem Spesenzeitraum zum nächsten die gleichen Spesen einreichen, können Sie einen vorhandenen Spesenbericht kopieren, um einen neuen Bericht mit den gleichen Spesen zu erstellen.

HINWEIS  Spesenberichtsanhänge werden nicht kopiert.

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Wählen Sie auf der Suchseite für Spesenberichte die Option Spesenbericht kopieren aus dem Kontextmenü aus.

Das Fenster „Neuer Spesenbericht“ wird geöffnet. Die Felder „Name“ und „Barvorauszahlung“ sind bereits anhand des ursprünglichen Berichts ausgefüllt. Das Feld „Ende des Zeitraums“ wird auf den aktuellen Tag gesetzt. Alle Felder können bearbeitet werden. Siehe Einen Spesenbericht hinzufügen oder bearbeiten.

  1. Bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf und klicken Sie dann auf Speichern & Schließen. Um den neuen Spesenbericht im Raster anzuzeigen, klicken Sie über dem Raster auf das Symbol zum Aktualisieren. Der Status des kopierten Berichts lautet In Bearbeitung.
  1. Wählen Sie Spesenbericht anzeigen, um den Bericht zu öffnen.

Jede Spesenbelegzeile im neuen Bericht ist eine genaue Kopie aus dem ursprünglichen Bericht mit Ausnahme des Spesendatums. Das Spesendatum wird basierend auf der Differenz (in Tagen) zwischen dem Spesendatum des Eintrags im ursprünglichen Bericht und dem Enddatum des Zeitraums für den ursprünglichen Bericht neu berechnet.

Das heißt, wenn beispielsweise das Enddatum des Zeitraums für den ursprünglichen Bericht der 7. Mai war und der Bericht Spesen A am 5. Mai beinhaltet, beträgt der Datumsunterschied 2 Tage.

Wenn also das Enddatum des Zeitraums für den kopierten Bericht auf den 10. Juni gesetzt ist, ist das Datum für die kopierten Spesen A der 8. Juni, d. h., 10. Juni minus 2 Tage.

  1. Um eine Belegzeile zu bearbeiten, klicken Sie auf den Eintrag, um das Fenster „Spesen bearbeiten“ zu öffnen. Siehe Spesen hinzufügen und bearbeiten.