Firmen und Kontakte gleichzeitig importieren
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> Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Dienstprogramme > Firmen-/Kontaktimport > Klick auf „Importieren“
BEVOR SIE BEGINNEN Bitte lesen Sie sich die allgemeinen Anweisungen zum Importieren und Aktualisieren von Daten in Autotask in diesem Thema durch: Daten importieren oder aktualisieren.
WICHTIG Um Firmen oder Kontakte nach dem Exportieren im Importformat zu aktualisieren, müssen Sie die Importvorlage für Firmen oder die Importvorlagefür Kontakte verwenden.
Nutzen Sie die Importvorlage für Firmen und Kontakte, um Firmen, Kontakte oder beides zu importieren und zu erstellen. Die folgende Tabelle bietet Ihnen Details zum Ausfüllen der Importdatei.
HINWEIS Wenn Sie ein Häkchen in der Spalte Muss in der Datenbank nachgesehen werden? sehen, heißt das, dass in der Autotask-Benutzeroberfläche ein Wert aus einer Liste ausgewählt wird. Sie können Optionen wählen die gegenwärtig inaktiv sind, jedoch müssen sie vorhanden sein. Gehen Sie zu der in der Spalte Beschreibung dargestellten Seite und sehen Sie nach, welche Optionen gültig sind.
*= erforderliches Feld
HINWEIS In der Vorlage steht vor erforderlichen Namensfeldern bei Firmen [erforderlich] (ohne Sternchen) und bei erforderlichen Namensfeldern für Kontakte [erforderlich *] (mit Sternchen). Die Kontaktfelder [erforderlich *] (mit Sternchen) sind nur beim Importieren oder Aktualisieren von Kontakten erforderlich.
| Feld | Muss in der Autotask-Instanz nachgesehen werden? | Beschreibung |
|---|---|---|
| Firmenfelder |
||
| Firma: Name* | Der Name einer Firma ist erforderlich. |
|
| Organisation: {0} | Sie können eine Firmennummer mit bis zu 50 alphanumerischen Zeichen eingeben, die als Referenz für externe Anwendungen wie beispielsweise Buchhaltungssoftware verwendet wird. WICHTIG Ihre eigene Firma wird mit der Firmen-ID 0 (Null) gekennzeichnet und kann auch die Firmennummer 0 (Null) haben. Importieren Sie keinen Datensatz mit der Firmennummer Null. |
|
| Firma: Adresse 1, Adresse 2, Ort, Bundesland, Postleitzahl | Geben Sie die Informationen bezüglich der Firmenadresse ein. | |
| Firma: Land | Ja | Geben Sie den Anzeigenamen eines Landes ein, das unter > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Länder aufgelistet ist. |
| Kontakt: Zusätzliche Adressinformationen | Zusätzliches Feld, das mit der Adresse angezeigt werden kann. Wenn Sie eine Steuer-ID oder sonstige Informationen auf Dokumenten an den Kunden anzeigen müssen, geben Sie diese hier ein. | |
| Firma: Telefon* | Sowohl für Firmen- als auch Kontaktimporte erforderlich. Diese Telefonnummer wird sowohl für die Firma als auch den Kontakt gespeichert, es sei denn, Sie geben eine andere Telefonnummer in der Spalte Kontakt: Telefonnummer ein. | |
| Firma: Alternative Telefonnr. 1 | Geben Sie eine zusätzliche Telefonnummer ein, die sowohl für die Firma als auch den Kontakt gespeichert wird, es sei denn, Sie geben eine andere Telefonnummer in der Spalte Kontakt: Telefonnummer ein. | |
| Firma: Alternative Telefonnr. 2 | Tragen Sie (falls vorhanden) eine weitere Telefonnummer ein, die nur für die Firma gespeichert wird. | |
| Organisation: {0} | Tragen Sie eine Faxnummer ein, die sowohl für die Firma als auch für den Kontakt gespeichert wird. Wenn der Kontakt eine andere Faxnummer hat, können Sie sie später bearbeiten. Siehe Kontakte hinzufügen und bearbeiten. | |
| Organisation: {0} | Diese URL wird ein Link, um die Website der Firma über Autotask aufzurufen. | |
| Firma: Fahrstrecke (Hin- und Rückweg) | Geben Sie die Fahrtstrecke für den Hin- und Rückweg zwischen Ihrer Geschäftsstelle und der des Kunden ein. Wenn Sie die Strecke im Firmendatensatz speichern, können Sie schnell und einfach einen Warenposten zu einem Ticket oder Projekt hinzufügen, um Fahrtkosten in Rechnung zu stellen. Siehe Service Desk-Systemeinstellungen und Einen Ticketwarenposten hinzufügen oder bearbeiten oder Einen Projektwarenposten hinzufügen oder bearbeiten. |
|
| Organisation: {0} | Ja | Eine Klassifizierung, die die Beziehung zwischen Ihnen und der Firma beschreibt. Firmentypen beinhalten Kunde, Lead, Interessent, nicht interessiert, ehemalig, Lieferant, Partner. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der Unternehmenstyp standardmäßig auf den in der ausgewählten Unternehmenskategorie eingestellten gesetzt. Erfahren Sie mehr über Firmentypen im Abschnitt Überblick über Firmen. |
| Firma: Klassifizierung | Ja | Geben Sie den Namen des Klassifizierungssymbols wie auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Symbole für Klassifizierung ein. Erfahren Sie mehr über Firmenklassifizierungen unter Symbole für Klassifizierung. |
| Firmenrubrik | Ja | Diese Spalte ist optional. Wenn kein Wert eingegeben wird, wird die Firma mit der Standardfirmenrubrik importiert. Weitere Informationen zu Firmenrubriken finden Sie im Abschnitt Rubriken verwalten. |
| Firma: Zuständiger Mitarbeiter (dies bezieht sich auf den zuständigen Mitarbeiter für diese Firma) | Ja | Geben Sie einen zuständigen Mitarbeiter im Format Nachname, Vorname aus der Liste der Mitarbeiter in Ihrer Datenbank ein ( > Admin > Firmeneinstellungen & Benutzer > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer (Personal) > Mitarbeiter/Benutzer). Der zuständige Mitarbeiter ist die Person in Ihrer Organisation, die die gesamte Verantwortung für die Firmenbeziehung trägt und dafür zuständig ist. Firmen, bei denen Sie der zuständige Mitarbeiter oder Mitglied des zuständigen Teams sind, können unter „  > MEINE ... > CRM > Firmen“ gefunden werden. Außerdem können Ihre Zugriffsrechte so konfiguriert sein, dass Sie zusätzliche Berechtigungen für Meine Firmen erhalten.Wenn Sie dieses Feld leer lassen, übernimmt es standardmäßig den Namen des Mitarbeiters, der den Import vornimmt. |
| Firma: Verkaufsgebiet, Firma: Marktsegment, Firma: Konkurrent | Ja | Sie finden diese Felder hier: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte. Sie bieten Kriterien für die Such- und Berichtsfunktionen und sind individuell von Ihrem Administrator angepasst worden. Weitere Informationen finden Sie unter Verkaufsgebiete, Marktsegmente und Konkurrenten. |
| Firma: Mutterfirma | Ja | Wenn die neue Firma die Tochterfirma einer vorhandenen Firma ist, geben Sie den Namen der Mutterfirma ein. Tochterfirmen einer anderen Firma können nicht als übergeordnete Firma ausgewählt werden. Um mehr über Mutter- und Tochterfirmen zu erfahren, beziehen Sie sich auf Überblick über Firmen. |
| Facebook-URL, Twitter-URL, LinkedIn-URL | Geben Sie Links zu den Social Media-Seiten der Firma ein. | |
| Börsenkürzel, Börse, SIC-Code | Geben Sie (falls vorhanden) das Börsenkürzel, die Börse und den SIC-Code für die Firma ein. | |
| Nettoinventarwert | Geben Sie den Nettoinventarwert der Firma im Textformat ein. | |
| Firma: Firmenwarnung, Firma: Warnung bei neuem Ticket, Firma: Ticketdetailwarnung | Geben Sie Warnmeldungen ein, die auf den Seiten „Firmendetails“, „Neues Ticket“ und „Ticket“ der ausgewählten Firma erscheinen. Genaueres über Warnungen finden Sie unter Die Registerkarten „Firmen- und Kontaktwarnungen“. | |
| Währung (verfügbar, wenn Multi-Währung aktiviert ist) | Ja | Geben Sie den aus drei Buchstaben bestehenden Namen einer Währung ein. Wenn kein Land angegeben ist oder das angegebene Land nicht über eine ausgewählte Währung verfügt, wird die interne Währung verwendet. Wenn die Spalte beim Aktualisieren vorhandener Firmen leer gelassen wird, wird die Währung der Firma nicht geändert. |
| Firma: Steuerregion | Ja | Geben Sie die Steuerjurisdiktion ein, deren Steuerregeln für diesen Firmenstandort gelten. Sie finden die Liste der gültigen Steuerregionen hier: > Admin > Funktionen & Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung und Rechnungsstellung > Steuerregionen & -kategorien. Steuerregionen müssen bereits in Ihrer Datenbank eingerichtet sein. Siehe Ihre Steuertabelle konfigurieren. |
| Firma: Steuerbefreit |
Geben Sie Ja oder Nein ein.
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| Organisation: {0} | Geben Sie die Steueridentifikationsnummer für diese Firma ein. | |
| Firma: Rechnungsvorlage | Ja | Die Rechnungsvorlage legt das Erscheinungsbild aller Rechnungen fest, die für diese Firma veröffentlicht werden. Wenn dies leer bleibt, wird standardmäßig die Vorlage übernommen, die mit dem Land der Firma verknüpft ist, oder die globale Standardvorlage, wenn keine Standardvorlage für das Land vorhanden ist. Wenn Sie eine andere Vorlage zuweisen möchten, geben Sie den Namen der Vorlage hier ein. Rechnungsvorlagen, die Sie auswählen können, finden Sie auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Finanzen, Buchhaltung & Rechnungsstellung > Rechnungsvorlagen. |
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Firma: E-Mail-Vorlage für Rechnungen |
Ja |
Wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden senden, erstellt Autotask automatisch eine E-Mail-Nachricht, die mit der Rechnung gesendet wird. Der Inhalt dieser Nachrichten wird mithilfe von Vorlagen für E-Mail-Nachrichten bestimmt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Standard-E-Mail-Vorlage für Rechnungen verwendet. Wenn Sie eine andere E-Mail-Nachricht zuweisen möchten, geben Sie den Namen der Nachricht hier ein. E-Mail-Vorlagen für Rechnungen finden Sie auf der Seite |
| Firma: Kontakt Rechnungsempfänger (Einzelwert) |
Ja |
Der Kontaktempfänger ist der Kundenkontakt, an den die Rechnung per E-Mail gesendet wird. Wählen Sie die Kundenkontakte aus, an die Sie die Rechnungen per E-Mail senden möchten, wenn die Rechnungen bearbeitet werden.
|
| Firma: Mitarbeiter Rechnungsempfänger (Einzelwert) | Ja |
Der Mitarbeiterempfänger ist der interne Benutzer, an den die Rechnung per E-Mail gesendet wird. Wählen Sie die Benutzernamen aus, an die Sie die Rechnungen per E-Mail senden möchten, wenn die Rechnungen bearbeitet werden
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| Firma: Angebotsvorlage | Ja | Die Angebotsvorlage legt das Erscheinungsbild aller Angebote fest, die für diese Firma veröffentlicht werden. Wenn dies leer bleibt, wird standardmäßig die Vorlage übernommen, die mit dem Land der Firma verknüpft ist, oder die globale Standardvorlage, wenn keine Standardvorlage für das Land vorhanden ist. Wenn Sie eine andere Vorlage zuweisen möchten, geben Sie den Namen der Vorlage hier ein. Angebotsvorlagen, die Sie auswählen können, finden Sie auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Vertrieb & Verkaufschancen > Angebotsvorlagen. |
| Firma: E-Mail-Nachricht für Angebot | Ja | Wenn Sie ein Angebot für einen Kunden veröffentlichen, erstellt Autotask automatisch eine E-Mail-Nachricht, die mit dem Angebot gesendet wird. Der Inhalt dieser Nachrichten wird mithilfe von Vorlagen für E-Mail-Nachrichten bestimmt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Standardvorlage für E-Mail-Nachrichten für Angebote verwendet. Wenn Sie eine andere E-Mail-Nachricht zuweisen möchten, geben Sie den Namen der Nachricht hier ein. Sie finden E-Mail-Nachrichten für Angebote auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Vertrieb & Verkaufschancen > E-Mail-Nachrichten für Angebote. |
| Firma: Aktiv/Inaktiv | Wenn Sie neue Einträge importieren, geben Sie zum Aktivieren das Word Aktiv und zum Deaktivieren das Wort Inaktiv ein. Wenn die Spalte leer bleibt, wird ebenfalls aktiviert. Wenn Sie beim Import vorhandene Einträge aktualisieren, geben Sie zum Aktivieren das Wort Aktiv ein, zum Deaktivieren das Wort Inaktiv und lassen Sie die Spalte leer, um nichts zu unternehmen (der aktuelle Status für Aktiv/Inaktiv wird nicht geändert). Wenn die Spalte anderen Text als Aktiv oder Inaktiv enthält, schlägt der Import fehl. Beziehen Sie sich auf die zu prüfenden Felder in der Tabelle Duplikatkriterien für Importe. |
|
| Unternehmen: Rechnungen per E-Mail aktivieren |
|
Geben Sie Ja ein, um Rechnungen per E-Mail zu aktivieren, nein, um sie zu deaktivieren. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird das Senden von Rechnungen per E-Mail deaktiviert. Wenn keine E-Mail-Vorlage angegeben wird, wird die Standardvorlage des Systems verwendet. |
|
Unternehmen: Rechnungen per E-Mail an zuständigen Mitarbeiter senden |
|
Geben Sie Ja ein, um eine Kopie der E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter zu senden und sie nicht zu deaktivieren. Wenn das Feld leer bleibt, wird die Funktion deaktiviert. Wenn keine E-Mail-Vorlage angegeben wird, wird die Standardvorlage des Systems verwendet. |
|
Unternehmen: QuickBooks-Übertragungsmethode (wenn die QuickBooks-Integration aktiviert ist) |
|
Akzeptiert die folgenden Eingaben:
|
| Benutzerdefinierte Felder für Firma, Site-Konfiguration und Kontakt | Benutzerdefinierte Felder können für alle Objekte, die sie unterstützen, importiert und exportiert werden, mit einer Ausnahme: Benutzerdefinierte Felder vom Typ Liste (Mehrfachauswahl) können weder exportiert noch importiert werden. Inaktive Listenoptionen können ebenfalls importiert und exportiert werden. Erforderliche benutzerdefinierte Felder können nicht leer gelassen werden, andernfalls schlägt der Import fehl. Benutzerdefinierte Felder werden als solche identifiziert und erscheinen nach allen Systemfeldspalten. Weitere Informationen über die Einrichtung und Verwendung von UDFs finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder verwalten | |
| Felder für Kontakte | ||
| Kontakt: Externe ID | Geben Sie eine Kontakt-ID aus einem externen CRM-System ein. | |
| Kontakt: Anrede und Kontakt: Namenszusatz |
Ja | Geben Sie eine Anrede wie „Herr“, „Frau“ usw. oder einen Namenszusatz wie beispielsweise „Jr.“ ein. Die Liste der Anreden und Namenszusätze ist konfigurierbar. Anreden und Namenszusätze müssen auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Anreden und Namenszusätze eingegeben werden. |
| Kontakt: Vorname*, Kontakt: Zweiter Vorname, Kontakt: Nachname* |
Sie können diese Vorlage verwenden, um entweder nur Firmen, nur Kontakte oder beides zu importieren. Wenn Sie Kontakte importieren, sind Vor- und Nachname erforderlich, und Sie müssen Firma: Name sowie Firma: Telefonnummer eintragen, um sicherzustellen, dass der Kontakt der richtigen Firma hinzugefügt wird. |
|
| Kontakt: Titel | Geben Sie den Jobtitel für den Kontakt ein. | |
| Kontakt: E-Mail-Adresse* | Geben Sie die E-Mail-Adresse für den Kontakt ein. Die E-Mail-Adresse ist beim Importieren von Kontakten erforderlich. | |
| Kontakt: E-Mail Adresse 2 und Kontakt: E-Mail-Adresse 3 | Geben Sie eine oder zwei weitere E-Mail-Adressen für diesen Kontakt ein. Diese Adressen werden bei Suchen und der eingehenden E-Mail-Verarbeitung genutzt. | |
| Kontakt: Standort | Ja | Geben Sie gegebenenfalls den zugehörigen Firmenstandort ein. Wenn die Adressfelder des Kontakts leer sind, wird die Adresse für diesen Standort als Kontaktadresse verwendet. Siehe Registerkarte Ihre Firma - Geschäftsstellen. Wenn der Import genutzt wird, um einen Kontakt zu aktualisieren, der noch keine Adresse hat, und die Adressfelder im Import leer sind, wird die Adresse für diesen Standort verwendet. |
| Kontakt: Adresse 1, Adresse 2, Ort, Bundesland, Postleitzahl | Geben Sie die Adresse ein, die mit dem Kontakt verbunden ist. Wenn Sie diese Felder leer lassen und jedoch einen Standort zugewiesen haben, wird die Adresse des Standorts verwendet. Wenn der Import genutzt wird, um einen Kontakt zu aktualisieren, der noch keine Adresse hat, und diese Felder sind leer, wird die Adresse des Standorts verwendet. |
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| Kontakt: Land | Ja | Geben Sie den Anzeigenamen eines Landes ein, das unter > Admin > Funktionen & Einstellungen > Firmen & Kontakte > Länder aufgelistet ist. |
| Kontakt: Zusätzliche Adressinformationen | Zusätzliches Feld, das mit der Adresse angezeigt werden kann. Wenn Sie eine Steuer-ID oder sonstige Informationen auf Dokumenten an den Kunden anzeigen müssen, geben Sie diese hier ein. | |
| Kontakt: Telefonnummer | Geben Sie die Telefonnummer des Kontakts ein. | |
| Durchwahl, Alternative Telefonnummer, Handynummer, Fax | Geben Sie die Durchwahl, die alternative Telefonnummer, die Handynummer und die Faxnummer für den Kontakt ein. | |
| Kontakt: Facebook-URL, Twitter-URL, LinkedIn-URL | Geben Sie Links zu den Social Media-Seiten des Kontakts ein. | |
| Kontakt: Kundenportal-Benutzername, Kundenportal-Zugriffsrecht |
Wenn Sie einen Kundenportal-Benutzernamen für einen Kontakt in Ihrer Importdatei beinhalten, wird das Kundenportal für die Firma aktiviert und der neue Kundenportalbenutzer erhält eine Benachrichtigungsmail mit seinem Benutzernamen und Passwort (wird automatisch generiert). Wenn der Import ein Kundenportal-Zugriffsrecht beinhaltet, muss dies entweder mit einem System- oder einem benutzerdefiniertem Kundenportal-Zugriffsrecht übereinstimmen. Ist kein Kundenportal-Zugriffsrecht vorhanden, wird das Zugriffsrecht auf das Standardzugriffsrecht Einfach gesetzt. Wenn Sie den Kundenportal-Benutzernamen aktualisieren, wird die Benachrichtigungsmail erneut gesendet. |
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| Kontakt: Name der Kontaktgruppe | Ja | Um den Kontakt zu einer vorhandenen Kontaktgruppe hinzuzufügen, geben Sie den Namen der Kontaktgruppe hier ein. Siehe Kontaktgruppen hinzufügen und verwalten. |
| Kontakt: Neue E-Mail-Adresse | Um die E-Mail-Adresse des Kontakts zu aktualisieren, müssen Sie die neue Adresse in der Spalte Kontakt: Neue E-Mail-Adresse in der CSV-Tabelle angeben. Die ursprüngliche E-Mail-Adresse ist in der Spalte [erforderlich] Kontakt: E-Mail-Adresse ebenfalls erforderlich, da sie zum Verifizieren des Kontakts erforderlich ist. | |
| Kontakt: Aktiv/Inaktiv | Wenn Sie neue Einträge importieren, geben Sie zum Aktivieren das Word Aktiv und zum Deaktivieren das Wort Inaktiv ein. Wenn die Spalte leer bleibt, wird ebenfalls aktiviert. Wenn Sie beim Import vorhandene Einträge aktualisieren, geben Sie zum Aktivieren das Wort Aktiv ein, zum Deaktivieren das Wort Inaktiv und lassen Sie die Spalte leer, um nichts zu unternehmen (der aktuelle Status für Aktiv/Inaktiv wird nicht geändert). Wenn die Spalte anderen Text als Aktiv oder Inaktiv enthält, schlägt der Import fehl. Beziehen Sie sich auf die zu prüfenden Felder in der Tabelle Duplikatkriterien für Importe. |
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| Kontakt: Primärer Kontakt |
Wenn im Feld Primärer Kontakt in der Importvorlage Ja eingetragen ist, wird der zugehörige Kontakt als primärer Kontakt für seine Firma gesetzt.
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| Abrechnungsartikel - Kontakt | Ja | Der Abrechnungsartikel muss auf der Seite > Admin > Funktionen & Einstellungen > Artikel, Services, & Bestände > Artikel eingerichtet werden. |
| Kontakt: Abrechnungsartikel gültig von | Zeigt standardmäßig das aktuelle Datum an. | |
| Kontakt: Ablaufdatum für Abrechnungsartikel | Ist standardmäßig leer. | |
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Kontakt: Erlaubt E-Mails für Aufgaben/Tickets (ja/nein) |
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Tragen Sie in diesem Feld Ja ein, um Benachrichtigungsmails an den Kontakt bei Aufgaben oder Tickets zuzulassen. |
| Kontakt: Kontaktdetailwarnung, Kontakt: Neue Ticketwarnung, Kontakt: Ticketdetailwarnung | Geben Sie Warnmeldungen ein, die auf den Seiten „Kontakt“, „Neues Ticket“ und „Ticket“ des ausgewählten Kontakts erscheinen. Weitere Informationen über Kontaktwarnungen finden Sie unter Die Registerkarten „Firmen- und Kontaktwarnungen“. | |
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Kontakt: Rechnungen per E-Mail senden |
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Geben Sie Ja ein, um das Senden von Rechnungen per E-Mail für diesen Kontakt zu aktivieren, nein, um ihn zu deaktivieren. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird das Senden von Rechnungen per E-Mail deaktiviert. |
Um herauszufinden, wie Sie einen Import rückgängig machen können, beziehen Sie sich auf Einen Import zurücknehmen.
