Kontakte hinzufügen und bearbeiten

Wenn Sie die Seite Neuer Kontakt über die Seite Firmendetailsgeöffnet haben, werden die Abschnitte Firmenname, Adresse und Telefon aus dem Datensatz der Firma ausgefüllt. Wenn Sie die Seite nicht auf diese Weise geöffnet haben, klicken Sie auf das Symbol für die Firmenauswahl und wählen Sie eine Firma aus, der Sie den Kontakt hinzufügen möchten.

WICHTIG  Nach dem Erstellen kann ein Kontakt nicht zu einer anderen Firma verschoben werden.

Der StatusAktiv ist standardmäßig ausgewählt. Wenn Sie ihn zu Inaktiv ändern, deaktivieren Sie den neuen Kontakt. Sie können auf den folgenden Seiten inaktive Kontakte nicht auswählen:

• Neues Angebot und Angebot bearbeiten
• Neues To-Do und To-Do bearbeiten
• Neue Notiz und Notiz bearbeiten
• Neuer Vertrag und Vertrag bearbeiten
• Projekt > Teamansicht > Neu > Teammitglied
• Neue Ticketserie

Wenn ein Kontakt auf der Seite Rechnungseinstellungen als Empfänger von Rechnungen benannt ist, wird ein Warndialog geöffnet, der Sie darauf hinweist, dass der Kontakt keine Rechnungs-E-Mails mehr erhalten wird.

Wenn ein Kontakt deaktiviert wird, wird auch das zugehörige mitverwaltende Benutzerkonto deaktiviert. Wenn Sie einen Kontakt deaktivieren, weil er zu einer anderen Tochtergesellschaft wechselt, ordnen Sie den mitverwaltenden Benutzer einem anderen Kontakt zu.

Ein schreibgeschütztes Feld, das angibt, ob der neue Kontakt Zugriff auf Ihr Kundenportal hat. Der Standardwert ist Inaktiv.

HINWEIS  Um das Kundenportal zu aktivieren, müssen Sie zuerst den Kontakt speichern.

Namensfelder

Auf den Vornamen, zweiten Vornamen und Nachnamen wird in Zahlreichen anderen Objekten verwiesen, häufig in Kombination mit einer Rolle, die eine Person in diesem Kontext übernimmt, oder einer Handlung, die sie vornimmt.

Geben Sie den Vornamen (Rufnamen), Nachnamen und optional den Zweitnamen der Person ein.

Anrede und Namenszusatz

Dieses Feld zeigt die Anrede einer Person (Herr, Frau usw.), die Generation (Jr., Sr.) sowie die beruflichen Leistungen (Dr.) einer Person an, die mit Ihrer eigenen Firma (hier Mitarbeiter genannt) oder einer Firma in Ihrer Datenbank (hier Kontakt genannt) verbunden ist. Die Liste der Anreden und Namenszusätze ist konfigurierbar.

Wählen Sie eine Anrede oder einen Namenszusatz aus der Dropdown-Liste aus.

Titel

Dieses Feld zeigt den Jobtitel einer Person an, die mit Ihrer eigenen Firma (hier Mitarbeiter genannt) oder einer Firma in Ihrer Datenbank (hier Kontakt genannt) verbunden ist. Auf den Titel wird in zahlreichen anderen Objekten verwiesen, häufig in Kombination mit einer Rolle, die eine Person in diesem Kontext übernimmt, oder einer Handlung, die sie vornimmt.

Geben Sie optional eine Kontakt-ID aus einem anderen CRM-System ein.

Primärer Kontakt Der primäre Kontakt ist der Lead-Kontakt einer Firma und wird der primäre Outsourcing-Kontakt, wenn diese Firma ein Outsourcing-Partner wird. Es kann jeweils nur einen primären Kontakt geben. Wenn Sie den ersten Kontakt für eine vorhandene Firma erstellen, ist das Kontrollkästchen für den primären Kontakt standardmäßig ausgewählt, jedoch kann die Markierung aufgehoben werden. Auf der Seite Firma ist dieses Feld schreibgeschützt. Um einen Kontakt als den primären Kontakt einzurichten, markieren Sie das Kontrollkästchen Primärer Kontakt auf der Seite Kontakt bearbeiten .

E-Mail-Adresse

Dieses Feld ist mit Kontakten und Mitarbeitern verbunden. Bei Mitarbeitern ist es erforderlich. Bei Kontakten ist sie erforderlich, es sei denn, die Option Abmeldung von Aufgaben-/Ticket-Benachrichtigungen ist aktiviert. Wenn Sie auf die E-Mail-Adresse klicken, wird Ihr Standard-E-Mail-Client gestartet.

Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein. Die maximale Zeichenlänge bei E-Mails beträgt 254 Zeichen.

Wenn ein Kontakt auf der Seite Rechnungseinstellungen als Empfänger von Rechnungen benannt ist und Sie die E-Mail-Adresse löschen, wird ein Warndialog geöffnet, der Sie darauf hinweist, dass der Kontakt keine Rechnungs-E-Mails mehr erhalten wird.

Bei der eingehenden E-Mail-Verarbeitung prüft die Mail-Verarbeitung die primären Adressen aller Kontakte beim Versuch, den Kontakt für eine E-Mail zu identifizieren. Wird keine Übereinstimmung gefunden, prüft die Mail-Verarbeitung als nächstes E-Mail-Adresse 2 für alle Kontakte und dann E-Mail-Adresse 3. Bei Duplikaten in der E-Mail-Adresse 2 oder E-Mail-Adresse 3 wird der erste übereinstimmende Kontakt verwendet.

Diese Adressen werden auch eingeschlossen, wenn in einer Kontakttabellensuche oder in der Autotask-Schnellsuche nach E-Mail-Adressen gesucht wird. Sie können diese Felder als Spalten im Ergebnisraster der Vertragssuche anzeigen.

Telefon

Mit Autotask können Sie mehrere Telefonnummern für jedes der folgenden Objekte erfassen:

• Kontakte (Telefon, Durchwahl, alternative Telefonnr., Handynr., Fax)
• Firmen (Telefon, alternative Telefonnr. 1, alternative Telefonnr. 2, Fax)
• Standorte (Telefon, alternative Telefonnr. 1, alternative Telefonnr. 2, Fax)
• Mitarbeiter (dienstliche Telefonnr., Durchwahl, private Telefonnr., Handynr.)

Nur bei Firmen und Hauptstandorten ist das Feld Telefon erforderlich. Wenn Sie einen Kontakt beim Erstellen einer Firma hinzufügen, wird standardmäßig die Telefonnummer der Firma eingegeben.

Auf die Telefonnummer wird in zahlreichen anderen Objekten verwiesen, häufig in Kombination mit einer Rolle, die eine Person in diesem Kontext übernimmt, oder einer Handlung, die sie vornimmt. Beispielsweise verweist [Verkaufschance: Verantwortlicher - Handynummer] auf die Handynummer des Mitarbeiters, der als Verkaufschancen-Verantwortlicher hierfür verantwortlich ist.

Ihre Firma - Geschäftsstellen

Ein Standort ist eine individuelle Geschäftseinheit, die mit einer Firma in Autotask verbunden ist. Bei der Geschäftseinheit kann es sich um einen separaten Standort handeln, wie beispielsweise eine Tochtergesellschaft oder ein Franchiseunternehmen. Oder es kann ein Bereich oder eine Dienststelle sein, die am selben Standort wie die Firma tätig ist, wie beispielsweise die Notaufnahme eines Krankenhauses (wobei das Krankenhaus die Autotask-Firma ist). Die Firma handhabt die Abrechnung für die Geschäftseinheit. Siehe Firmenstandorte hinzufügen und bearbeiten.

Wählen Sie den Standort aus, der dem Objekt zugewiesen werden soll.

Der Firmenstandort kann anhand von bestimmten Regeln automatisch ausgefüllt werden:

• Wenn die ausgewählte Firma über einen Hauptstandort verfügt, wird dieser Standort automatisch in diesem Feld eingetragen. Wenn kein Hauptstandort vorhanden ist, können lediglich Standorte ausgewählt werden, die mit dieser Firma verbunden sind.
• Wenn eine Formularvorlage angewandt wird und der Standort dabei eingetragen wird, jedoch nicht die Firma, dann wird im Feld Firma automatisch die Firma für den Standort eingetragen.
• Wenn ein Kontakt ausgewählt und mit einem aktiven Firmenstandort verbunden wird, wird der Standort des Kontakts nur dann im Standortfeld des Tickets eingetragen, wenn gegenwärtig kein Standort ausgewählt ist oder der aktuelle Standort der Hauptstandort der Firma ist. Wenn ein Ticket auf der Seite Kontaktdetails erstellt wird, wird der Standort des Kontakts verwendet.
• Wenn ein Gerät mit dem Ticket verbunden ist, wird der aktive Standort des Geräts automatisch im Standortfeld eingetragen, es sei denn, der Standort wurde manuell ausgewählt.

Sie können die automatische Auswahl manuell überschreiben. Wenn der Standort erforderlich ist, jedoch keiner ausgewählt wurde, wird der Hauptstandort für die Firma verwendet.

Adressfelder

Adressfelder sind ein integraler Teil der Datensätze für Firmen, Kontakte sowie Mitarbeiter und werden von Objekten übernommen (oder dort eingetragen), die Teil des Abrechnungs-Workflows sind. Zu den Feldern zählen Adresse 1, Adresse 2, Ort, Bundesland/Kanton und Postleitzahl. Hier können sie als Rechnungsadresse, Verkauft an, Rechnung an und Versand an ausgewiesen werden.

Das Adressformat kann bei Dokumenten, die Kunden vorgelegt werden (z. B. Angebote und Rechnungen), individuell angepasst werden.

Tragen Sie die für eine Adresse erforderlichen Felder ein.

Zusätzliche Adressinformationen

Dieses Feld erscheint in einigen Objekten, die Adressen speichern. Ländernamen, die keinem Autotask-Land zugeordnet werden können, erscheinen in diesem Feld.

Geben Sie weitere optionale Adressinformationen ein, die auf Dokumenten für den Kunden angezeigt werden sollen.

HINWEIS  Der Kontakt erhält weiterhin Erfolgs- und Fehlerbenachrichtigungen über die eingehende E-Mail-Verarbeitung. Sie können einen Kontakt nicht vom Erhalt dieser Benachrichtigungen ausschließen. Dadurch wird auch das Feld E-Mail-Adresse nicht benötigt.

Wenn der Kontakt zuvor gelöscht (anonymisiert) wurde, wird oben auf der Seite Kontakt ein Informationsbanner angezeigt. Obwohl Sie anonymisierte Kontakte bearbeiten können, wird die Anonymisierung dadurch nicht aufgehoben. Weitere Informationen finden Sie unter Kontakte und Mitarbeiter löschen (anonymisieren).