Spesen hinzufügen und bearbeiten

Neuem Bericht hinzufügen

• Diese Option ist standardmäßig ausgewählt, wenn Sie das Fenster „Neue Spesen“ über ein Ticket oder Projekt öffnen. Alle Felder im Fenster „Neuer Spesenbericht“ werden angezeigt und müssen ausgefüllt werden. Siehe .Füllen Sie die folgenden Felder aus oder ändern Sie sie:
Vorhandenem Bericht hinzufügen

• Klicken Sie auf das Auswahlsymbol und wählen Sie einen Spesenbericht aus. Alle Spesenberichte, die entweder „In Bearbeitung“ oder „Abgelehnt“ sind, sind verfügbar.
  Diese Option ist standardmäßig ausgewählt, wenn Sie das Fenster „Neue Spesen“ über einen Spesenbericht öffnen, der als Standard eingerichtet ist. Sie können auf das Auswahlsymbol klicken und einen anderen Spesenbericht aus der Liste der Berichte auswählen, deren Status „Nicht eingereicht“ oder „Abgelehnt“ lautet.

Ist standardmäßig der aktuell ausgewählte Spesenbericht. Um neue Spesen zu einem andere n Bericht hinzuzufügen, klicken Sie auf das Auswahlsymbol . Es wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem alle Spesenberichte mit dem Status In Bearbeitung oder Abgelehnt aufgelistet werden.

HINWEIS  Wenn Sie einen Beleg für die Spesen haben, geben Sie das Datum auf dem Beleg ein.

Klicken Sie auf Unternehmensrichtlinie, um die Liste der Ausgabenlimits für die verschiedenen Kategorien anzuzeigen. Wenn Sie eine Kategorie mit Regeln auswählen, werden diese über dem Feld „Betrag“ angezeigt.

Dieses Feld wird nur dann angezeigt, wenn die Systemeinstellung Feld für Tätigkeitsart auf der Seite „Neue Spesen/Spesen bearbeiten“ anzeigen aktiviert ist. Ist dieses optionale Feld sichtbar, können Sie eine Tätigkeitsart für die Spesen auswählen. Der XML-Rechnungsexport verwendet dann das mit der Tätigkeitsart verbundene externe Sachkonto, um das Element <gl_code /> auszufüllen. Wenn das Feld „Tätigkeitsart“ leer ist, wird kein Wert für das externe Sachkonto exportiert.

Wenn Sie die Spesen mit einem Ticket oder einer Projektaufgabe verknüpfen, die einer Tätigkeitsart zugewiesen sind, so wird diese Tätigkeitsart in das Feld eingetragen. Dies kann bearbeitet werden.

Das externe Sachkonto für die Tätigkeitsart wird nur in der Rechnungs-XML exportiert. Die Spesenexportberichts-XML verwendet auch weiterhin das mit der Spesenkategorie verknüpfte externe Sachkonto.

BEISPIEL  Wenn die Spesen an einen bestimmten Händler bezahlt wurden, geben Sie den Namen des Händlers in Ihrer Beschreibung an.
Wenn es sich bei den Spesen um Bewirtungsspesen handelt, geben Sie die Namen der teilnehmenden Personen an.

HINWEIS  Wenn Regeln oder Ausgabelimits mit der ausgewählten Spesenkategorie verknüpft sind, werden die für Sie relevanten Regeln über diesem Feld angezeigt. Wenn es weitere Regeln für die Kategorie gibt, die nicht direkt auf Sie zutreffen, so wird ein Pluszeichen (+) angezeigt, gefolgt von der Anzahl der zusätzlichen Regeln.
Sie können auf Unternehmensrichtlinie klicken, um eine Liste aller Ausgabenlimits bezüglich der Spesenkategorien einzusehen.

HINWEIS  Regeln, die direkt auf Sie zutreffen, überschreiben die Abteilungsregeln, und Abteilungsregeln überschreiben Firmenregeln.

Wenn Sie entweder Firmenscheck oder Firmenkreditkarte auswählen, ist der eingegebene Betrag nicht erstattungsfähig.

Weitere Informationen finden Sie unter Mit Bestellnummern arbeiten.

HINWEIS  Wenn Sie über einen Beleg verfügen, können Sie ihn einscannen und als Anhang dem Spesenbericht hinzufügen.

Der Abschnitt Neue Anhänge hinzufügen ist immer reduziert. Wenn das Fenster erweitert ist, wird das Dialogfeld Neuer Anhang automatisch geöffnet. Hier hinzugefügte Anhänge werden automatisch mit den individuellen Spesen verbunden.

Füllen Sie das Dialogfenster „Neuer Anhang“ aus. Sobald Sie einen Anhang speichern, erscheint er im Raster Anhänge. Siehe Anhänge hinzufügen und verwalten.

Hochgeladene Anhänge erscheinen in einem separaten Abschnitt Anhänge.

HINWEIS  Spesen können mit Firmen vom Typ „Kunde“, „Partner“ und „Lieferant“ verbunden werden.

Wenn Sie Spesen mit einer Firma, einem Ticket, einem Projekt oder eine Aufgabe verknüpfen, können Sie Spesen bei Ihren Rentabilitätsberechnungen berücksichtigen und sie optional Ihren Kunden in Rechnung stellen. Wenn Sie keine Firma angegeben, werden die Spesen Ihrer eigenen Firma zugewiesen.

Um diese Spese mit einer Firma zu verknüpfen, beginnen Sie damit, den Firmennamen im Feld einzutragen und wählen Sie dann die entsprechende Firma aus. Wenn Sie den Firmennamen nicht kennen, klicken Sie auf das Symbol für die Datenauswahl und suchen Sie nach der Firma.

HINWEIS  Es gelten die Zugriffsberechtigungen für CRM-Firmen. Um Firmen in der Firmenauswahl anzeigen zu können, müssen Sie über „Alle“ oder „Meine“ für die Berechtigung „Firma anzeigen“ oder die Berechtigung „ALLE Firmen in Auswahllisten für Firmen anzeigen“ verfügen.

Wenn Sie eine zugehörige Firma auswählen, können Sie ein Ticket oder eine Projektaufgabe auswählen.

Hierdurch wird die Genauigkeit Ihrer Rentabilitätsberichte erhöht, da Spesen problemlos berücksichtigt werden können. Dies trifft zu, egal, ob die Spesen für die Firma abrechenbar sind oder nicht.

Wenn die Schaltfläche Mit Ticket verknüpfen ausgewählt wird, erscheint die Datenauswahl für Tickets.

Klicken Sie auf das Symbol für die Datenauswahl und suchen Sie nach dem korrekten Ticket, um die Spesen mit einem Ticket zu verknüpfen.

Wenn das Optionsfeld Mit Projekt/Aufgabe verknüpfen und Ihr Zugriffsrecht die Berechtigung zum Anzeigen von Projekten umfasst, werden die Auswahlfelder für Projekt- und Aufgabendaten angezeigt.

Um die Spesen mit einer Aufgabe zu verknüpfen, müssen Sie zuerst das Projekt auswählen, dem die Aufgabe zugewiesen ist, und dann eine Aufgabe aus dem Menü für das Feld Aufgabe.

Wenn Ihr Zugriffsrecht das Anzeigen von Projekten nicht zulässt, wird lediglich das Feld „Aufgabe“ angezeigt. Im Menü „Aufgabe“ werden alle offenen Aufgaben angezeigt, die Ihnen zugewiesen und mit der ausgewählten Firma verbunden sind. Nach dem Aufgabennamen steht der Projektname.