Status von Serviceterminen
Sicherheit und Navigation
SICHERHEIT Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Service Desk (Tickets). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.
NAVIGATION
> Admin > Funktionen & Einstellungen > Service Desk (Tickets) > Status von Serviceterminen
Servicetermine verfügen über ein konfigurierbares Statusmerkmal, das in Suchen, Filtern und im Einsatzkalender sowie auf der Seite „Servicetermin“ und in allen Serviceterminlisten verfügbar ist. Es gibt zwei vorkonfigurierte Systemstatus („Neu“ und „Abgeschlossen“), jedoch können Administratoren bis zu 50 aktive Status erstellen.
BEISPIEL Somit können Sie Status wie beispielsweise „Vom Kunden storniert“ erstellen. In verschiedenen Serviceterminlisten kann Autotask das berechnete Feld Zeitraum für Stornierungsmeldung (Startdatum/-zeit des Servicetermins minus Datum/Zeit der Stornierung in Stunden, auf zwei Dezimalstellen gerundet) anzeigen, das ebenfalls in LiveReports verfügbar ist. So könnten Sie, wenn der Kunde Ihnen die Stornierung nicht mindestens 24 Stunden im Voraus ankündigt, ihm die Zeit trotzdem in Rechnung stellen.
Status werden auf einer editierbaren Tabelle verwaltet.
So können Sie ...
Einen neuen Status für Servicetermine erstellen
- Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
- Klicken Sie auf der Seite „Status von Serviceterminen“ auf Neu.
Eine neue Zeile wird am unteren Rand der Tabelle eingefügt.
- Füllen Sie die folgenden Felder entsprechend aus bzw. wählen Sie die gewünschten Optionen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Symbol und Farbe | Um Status einfach zu identifizieren, können Sie jedem Status eine Farbe und ein Symbol zuweisen. Der Status wird in der ausgewählten Farbe auf den Seiten für Servicetermine sowie in Listen angezeigt. |
| Status-Name | Der Status-Name ist erforderlich und kann bis zu 50 Zeichen beinhalten. Status-Namen sind beschreibend, jedoch werden sie alle einer von drei Statusarten zugeordnet, die das Verhalten des Servicetermins bestimmen. |
| Statusart | Die Optionen für die Statusart lauten: • Offen: Diese Statusart wird Status zugewiesen, bei denen sowohl der Kunde als auch der Serviceanbieter der Meinung sind, dass der Servicetermin wie geplant stattfinden wird. • Storniert: Der Servicetermin wurde zuvor geplant, jedoch kann entweder der Kunde oder der Serviceanbieter nicht fortfahren. • Abgeschlossen: Der Servicetermin wurde wie geplant durchgeführt. Aufgaben und Tickets können noch offen sein, jedoch wurde die zugeteilte Zeit mit dem Kunden verbracht. Sie können die Statusart von vorhandenen Status ändern, jedoch hat dies weitreichende Konsequenzen. Siehe Was geschieht, wenn die Statusart geändert wird?.. |
| Standard | Der als Standard ausgewiesener Status wird angewandt, wenn neue Servicetermine erstellt werden. Der Systemstatus Neu ist zunächst der Standardstatus, jedoch können Sie einen beliebigen anderen Status als Standard einrichten. |
| Aktiv | Sie können maximal 50 aktive Status haben. Heben Sie die Markierung des Kontrollkästchens auf, um einen Status zu deaktivieren. |
| System | Neu und Abgeschlossen sind Systemstatus. Mit Ausnahme des Merkmals Standard können sie nicht bearbeitet werden. |
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Reihenfolge für die Anzeige der Status festlegen
Die Anzeigereihenfolge der Status in der Dropdown-Liste Status wird durch die Reihenfolge der Status in der Tabelle bestimmt.
- Um die Reihenfolge zu ändern, klicken Sie auf den Ziehpunkt der Zeile links neben der Zeilennummer und ziehen Sie die Zeile an eine neue Position.
Was geschieht, wenn die Statusart geändert wird?
Wenn Sie den Status eines Servicetermins bearbeiten und die Statusart ändern, charakterisieren Sie alle Servicetermine mit diesem Status neu. Eine Warnmeldung zeigt Folgendes an:
- Die Anzahl der betroffenen Servicetermine. Dies sind alle vergangenen und zukünftigen Servicetermine mit dem Status, den Sie bearbeiten.
- Die aktuelle und die neue Statusart.
- Wenn die neue Statusart „Abgeschlossen“ oder „Storniert“ ist, wird das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit sowie der Name des Mitarbeiters aufgezeichnet.
- Wenn die neue Statusart „Offen“ ist, wird der Name des Mitarbeiters sowie das Datum und die Uhrzeit, an dem der Servicetermin storniert oder abgeschlossen wurde, gelöscht.
HINWEIS Der Status der Tickets und Aufgaben im Servicetermin ist nicht davon betroffen.
Wo Stornierungsinformationen zu finden sind
Stornierungsinformationen sind in der Spaltenauswahl und der Filterauswahl der Seiten Servicetermin-Suche und > Meine ... Servicetermine zu finden:
- Storniert von
- Stornierungsdatum
- Zeitraum für Stornierungsmeldung (Startdatum/-zeit des Servicetermins minus Datum/Zeit der Stornierung in Stunden, auf zwei Dezimalstellen gerundet)
- Status
- Statussymbol (nur auf Suchseiten)
Diese Felder sind ebenfalls in der Unterkategorie „Servicetermine“ in LiveReports verfügbar.
Bei Workflow-Regeln für sowohl Aufgaben als auch Tickets können Sie „Servicetermin storniert“ als Ereignis auswählen. Dies wird ausgelöst, sobald der Status eines Servicetermins von einem anderen Status als „Storniert“ zur Statusart „Storniert“ geändert wird.
HINWEIS Stornierte Servicetermine werden aus LiveMobile und Outlook entfernt, wenn Sie jedoch die Exchange-Integration nutzen, bleibt der Servicetermin im Zeitplan (wobei „Storniert“ davor steht).
