Change Advisory Boards verwalten

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Service Desk (Tickets). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Wenn die Änderungsverwaltungsfunktion in Ihrer Autotask-Instanz aktiviert ist, verwenden Sie Änderungsbeiräte, um sicherzustellen, dass Änderungsanforderungstickets gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens überprüft und genehmigt werden, bevor wesentliche Änderungen vorgenommen werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Change Management.

Change Advisory Boards sind Teams aus benannten Einzelpersonen, rollenbasierten Mitarbeitern und möglicherweise mitverwaltenden Benutzern, die Change Request Tickets zugewiesen sind, um eine geplante Änderung zu evaluieren und Entscheidungen zu treffen. Diese werden anhand ihres Fachwissens vorkonfiguriert.

Change Advisory Boards können global sein, das heißt, sie können Tickets von jedem Kunden zugewiesen werden, oder organisationsspezifisch. Wenn Organisationskontakte für eine CAB ausgewählt sind, kann die CAB nur Änderungsanforderungstickets der angegebenen Organisation und, wenn dies eine übergeordnete Organisation ist, Tickets eines Kindes zugewiesen werden.

Die Verwendung von Change Advisory Boards optimiert das Genehmigungsverfahren, da Sie die Genehmiger nicht für jedes Change Request Ticket einzeln auswählen müssen.

Um ein Change Advisory Board zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Klicken Sie auf Neu, um das Fenster Change Advisory Board zu öffnen.
  3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
Felder Beschreibung

Allgemein

Name

Geben Sie dem Board einen Namen, aus dem hervorgeht, wann es eingesetzt werden soll.

Beschreibung

Fügen Sie optional weitere Details hinzu.

Aktiv

Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Aktiv, um das Change Advisory Board sofort verfügbar zu machen.

HINWEIS  Inaktive Change Advisory Boards stehen nicht für die Auswahl auf Change Request-Tickets zur Verfügung, allerdings bleiben alle Verknüpfungen intakt, die vorgenommen wurden, als das Change Advisory Board aktiv war.

Mitglieder

Mitarbeitermitglieder

Wählen Sie die internen Mitarbeiter aus, die dem Change Advisory Board zugewiesen werden.

Sonstige Mitglieder

Verwenden Sie die Kontrollkästchen im Bereich Sonstige Mitglieder , damit Autotask automatisch rollenbasierte Mitglieder zum Board hinzufügt.

Organisationsmitglieder

Zugewiesene Firma

Wenn Sie das CAB einer bestimmten Organisation zuordnen möchten, wählen Sie hier eine aus.

  • Auf diese Weise können Sie zusätzlich zu den Ressourcen und der gemeinsamen Verwaltung von Benutzern Kontakte dieser Organisation oder ihrer übergeordneten Organisation als Genehmiger hinzufügen.

HINWEIS  Wenn die Eltern-Kind-Beziehung unterbrochen wird, werden die Kontakte der Elternorganisation automatisch aus der KABINE entfernt.

  • Die Organisation muss vom Typ Kunde oder Lieferant sein, da der Zugriff auf das Kundenportal erforderlich ist, um die Genehmigung zu erteilen.

CABs, die keiner Organisation zugeordnet sind, gelten als "global". "

  • Sie können keine Unternehmenskontakte als permanente Mitglieder hinzufügen, aber Sie können die Option Andere Mitglieder verwenden.
  • Sie können dieses CAB nicht für Änderungsmanagement-Tickets verwenden, die mit einer anderen Organisation verknüpft sind.

Organisationsmitglieder

Wählen Sie einen oder mehrere Unternehmenskontakte aus, die der KABINE hinzugefügt werden sollen.

WICHTIG  Alle zugewiesenen Kontakte müssen Zugriff auf das Kundenportal haben, da sie sonst keine Tickets anzeigen oder genehmigen können.

Einstellungen für Co-Management

Für mitverwaltende Benutzer verfügbar (wenn Mitverwaltung aktiviert ist)

Wenn dieses Kontrollkästchen ausgewählt ist, können mitverwaltende Benutzer, die dem Board als Teammitglieder hinzugefügt wurden, dieses Change Advisory Board einem Change Request Ticket zuweisen.

Dieses Feld ist standardmäßig ausgewählt.

WICHTIG  Es gibt weitere Einschränkungen für die Sichtbarkeit von CAB für mitverwaltende Benutzer. Siehe Mitverwalteter Helpdesk und Change Advisory Boards.

Sichtbarkeit für Boardmitglieder (wenn Mitverwaltung aktiviert ist)

Zusätzlich können Sie bestimmte Boardmitglieder für mitverwaltende Benutzer ausblenden. Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:

  • Kann alle Genehmiger sehen (Standard): Wählen Sie diese Option, damit mitverwaltende Benutzer alle anderen Boardmitglieder und deren Antworten sehen können.

  • Kann nur andere mitverwaltende Benutzer sehen: Wählen Sie diese Option, damit mitverwaltende Benutzer andere Boardmitglieder sehen können, die mitverwaltende Benutzer sind.

  • Kann nur sich selbst sehen: Mitverwaltende werden Benutzer gehindert, andere Boardmitglieder zu sehen.

  1. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

Co-managing Benutzer können Mitglieder eines Change Advisory Boards (CAB) sein. Wird ein mitverwaltender Benutzer als Change-Genehmiger zugewiesen, wird das Ticket für diesen Benutzer sichtbar. Dies kann zu Sicherheitsproblemen führen.

  • Change Advisory Boards wurden ursprünglich mit internen Mitarbeitern konzipiert. Die Mitgliedschaft basiert auf Fachwissen und Entscheidungskompetenz. CABs sind nicht auf bestimmte Unternehmen beschränkt; sie können Change Request Tickets beliebiger Unternehmen zugewiesen werden.
  • Mitverwaltende Benutzer sind andererseits Firmenkontakte. Außerhalb von CABs müssen sie speziell einer Firma zugewiesen werden, um Zugriff auf ihre Tickets zu haben.

Um das potenzielle Sicherheitsrisiko zu reduzieren, können co-managing Benutzer nur Change Advisory Boards sehen und zuweisen, die

  • wurden gekennzeichnet als verfügbar für mitverwaltende Benutzer und
  • sind Mitglied von oder
  • sie sind Mitglied eines co-managing Teams, das der Ticketfirma zugewiesen wurde. Dabei ist eines der Mitglieder des co-managing Teams Teil des CAB
  • Das Change Advisory Board beinhaltet keine mitverwaltenden Benutzer, sondern lediglich interne Mitarbeiter.

Auf diese Weise können CABs nach Firma getrennt werden. Mitverwaltende Benutzer sehen immer nur CABs, denen sie zugewiesen sind, und können diese lediglich Tickets von Firmen zuweisen, denen sie zugewiesen sind.

BEISPIEL  
Change Advisory Board 1 (CAB 1) hat die mitverwaltenden Benutzermitglieder A, B und C. Sie sind der Firma BMW zugewiesen. CAB 2 hat die nutzenden Mitglieder B, C und D. Sie sind mit einer Tochtergesellschaft von BMW verbunden. CAB 3 hat die nutzenden Mitglieder E, F und G. Sie sind mit Audi, einem Konkurrenten von BMW, verbunden.
• Da A nicht zur BMW-Tochtergesellschaft gehört, wollen wir CAB 2 nicht offenlegen, da A nicht mit D zusammenarbeitet.
• B und C sind Topmanager bei BMW, die Änderungsmanagementprozesse für BMW einleiten oder genehmigen müssen, also werden sie CAB 1 und CAB 2 sehen, da das Ticket, an dem sie arbeiten, entweder für BMW oder für die Tochtergesellschaft sein könnte.
• Da D für die BMW-Tochtergesellschaft arbeitet, wäre CAB 1 nicht sichtbar.
• E, F und G arbeiten nicht für BMW, sie arbeiten für Audi und können auch kein CAB 1 oder CAB 2 sehen.

Alle Change Advisory Boards (global und organisationsspezifisch) werden auf der Seite Change Advisory Boards erstellt und verwaltet. Im Kontextmenü können Sie CABs bearbeiten, aktivieren/deaktivieren und löschen.