Sichtbarkeit von Mitarbeitern einschränken

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Mitarbeitern/Benutzern (HR). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Standardmäßig können alle Benutzer alle anderen Benutzer in Ihrer Datenbank sehen und ihnen Objekte zuweisen, jedoch können Sie diese Sichtbarkeit auf lediglich die Benutzer beschränken, mit denen der Mitarbeiter bestimmte Verbindungen teilt. Zahlreiche Kunden nutzen diese Funktion zusammen mit Geschäftssparten: Somit können Sie nicht nur den Zugriff auf Daten, sondern auch auf andere Benutzer in Ihrer Datenbank verhindern.

BEISPIEL  Selbst wenn Geschäftssparten nicht aktiviert und Sicherheit nicht relevant ist, kann das Einschränken der Sichtbarkeit von Mitarbeitern sinnvoll sein, wenn Sie die Auswahllisten für Mitarbeiterfelder drastisch kürzen möchten.

Einschränkungen bei der Sichtbarkeit von Mitarbeitern werden auf der Seite „Zugriffsrecht“ konfiguriert.

  1. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.
  2. Scrollen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ zum Abschnitt Sonstiges.
  3. Markieren Sie im Bereich „Sichtbarkeit von Mitarbeitern“ die Option Verfügbarkeit von Mitarbeitern auf eigene Person beschränken, plus (alles Zutreffende markieren). Dadurch werden vier weitere Auswahlkästchen verfügbar.
  1. Markieren Sie eines oder mehrere Kontrollkästchen. Diese Berechtigungen sind additiv. Wenn Sie beispielsweise die Kontrollkästchen „Abteilung“ und „Arbeitsgruppe“ auswählen, sehen Benutzer Mitarbeiter, mit denen sie eine Abteilung teilen, plus Mitarbeiter, mit denen sie eine Arbeitsgruppe teilen.
Begrenzung basiert auf Benutzer sieht
Mitarbeiter mit einer gemeinsamen/allgemeinen aktiven Kombination von „Bereich > Geschäftssparte“ Mitarbeiter, mit denen er mindestens eine Kombination von „Bereich > Geschäftssparte“ teilt. Diese Option ist nur dann aktiviert, wenn die Organisationsstruktur aktiviert ist.
Mitarbeiter mit einer gemeinsamen/allgemeinen aktiven Firma (basierend auf zuständigem Mitarbeiter oder zuständigem Team) Mitarbeiter, die im selben zuständigen Team für mindestens eine Firma sind.
Mitarbeiter mit einer gemeinsamen/allgemeinen Abteilung Mitarbeiter, mit denen er eine Abteilung teilt.
Mitarbeiter mit einer gemeinsamen/allgemeinen aktiven Arbeitsgruppe Mitarbeiter, mit denen er eine Arbeitsgruppe teilt.

HINWEIS  Die Liste der verfügbaren (sichtbaren) Mitarbeiter wird kompiliert, sobald Sie sich anmelden. Änderungen mit Auswirkungen auf die Sichtbarkeit (Abteilungszugehörigkeit, Änderungen auf der Seite „Mitarbeiter bearbeiten“ usw.) treten bei Ihrer nächsten Anmeldung in Kraft.

Wo gelten diese Einschränkungen?

Wenn die Sichtbarkeit eingeschränkt ist, wird der Filter „Rolle“ bei Tickets ausgeblendet.

WICHTIG  Für Benutzer mit Mitarbeitereinschränkungen sind nicht verfügbare Mitarbeiter in Autotask nicht vollkommen unsichtbar.

Mitarbeitereinschränkungen gelten überall dort, wo Mitarbeiter ausgewählt und gefiltert werden können:

  • Seiten „Neues Objekt/Objekt bearbeiten“
  • Mitarbeiterauswahl in Suchrastern
  • Mitarbeiterfilter in Dashboard-Widgets
  • Mitarbeiterfilter in Standardberichten und LiveReports
  • Verfügbare Mitarbeiter in den alten Projekte- und Service Desk-Dashboards
  • Namentlich genannte (im Gegensatz zu dynamischen) Mitarbeiter bei Benachrichtigungen für Objekte/Notizen/Zeiteinträge
  • Ticket weiterleiten/ändern
  • Assistent: Firma auf ehemalig setzen
  • Assistenten für gewonnene und verlorene Verkaufschancen
  • Assistent: Neuzuweisung der Leads
  • Assistent: Projekt archivieren
  • Spesenbericht
  • E-Mail für Bestandsbestellung
  • Assistent: Geräteaustausch
  • Mitarbeiter auf den Seiten und der Suche für Arbeitskollegen
  • Status-Board „Anwesend/Abwesend“

Einschränkungen gelten nicht für:

  • Mitarbeiter für „Gruppieren nach“ bei Dashboard-Widgets
  • Bereits ausgewählte Mitarbeiter auf den Seiten „Neues Objekt/Objekt bearbeiten“ sowie Detailseiten für Objekte, einschließlich Mitarbeiternamen, die im Aktivitäts-Feed angezeigt werden
  • Mitarbeiternamen in Rasterspalten
  • Mitarbeiterlisten auf Admin-Seiten
  • Mitarbeiterlisten in der API
  • Mitarbeiternamen in exportierten Suchrastern (mit anderen Worten, wenn Sie es im Raster sehen, ist es auch im Export vorhanden)