Definitionen und Berechnungen für Finanzielles

Seit Monatsbeginn (MTD)

• Gefiltert nach Buchungsdatum: Alle Umsatz- und Kostenposten, die zwischen dem ersten und dem heutigen Tag des aktuellen Kalendermonats gebucht wurden oder als gebucht gezählt wurden (wenn zum Beispiel heute der 26.11.2014 ist, sind dies alle Posten, die zwischen dem 1.11.2014 und dem 26.11.2014 gebucht wurden).
• Gefiltert nach Postendatum: Alle Umsatz- und Kostenposten, deren Postendatum zwischen dem ersten und dem heutigen Tag des laufenden Monats liegt (wenn zum Beispiel heute der 26.11.2014 ist, sind dies alle Posten, deren Postendatum zwischen dem 1.11.2014 und dem 26.11.2014 liegt).

Letztes Jahr MTD

• Gefiltert nach Buchungsdatum: Alle Umsatz- und Kostenposten, die zwischen dem ersten und dem heutigen Tag des aktuellen Kalendermonats im letzten Jahr gebucht wurden oder als gebucht gezählt wurden (wenn zum Beispiel heute der 26.11.2014 ist, sind dies alle Posten, die zwischen dem 1.11.2013 und dem 26.11.2013 gebucht wurden).
• Gefiltert nach Postendatum: Alle Umsatz- und Kostenposten, deren Postendatum zwischen dem ersten und dem heutigen Tag des aktuellen Kalendermonats im letzten Jahr liegt (wenn zum Beispiel heute der 26.11.2014 ist, sind dies alle Posten, deren Postendatum zwischen dem 1.11.2013 und dem 26.11.2013 liegt).

Seit Jahresbeginn (YTD)

• Gefiltert nach Buchungsdatum: Alle Umsatz- und Kostenposten, die zwischen dem ersten und dem heutigen Tag des laufendes Jahres gebucht wurden oder als gebucht gezählt wurden (wenn zum Beispiel heute der 26.11.2014 ist, sind dies alle Posten, die zwischen dem 1.1.2014 und dem 26.11.2014 gebucht wurden).
• Gefiltert nach Postendatum: Alle Umsatz- und Kostenposten, deren Postendatum zwischen dem ersten und dem heutigen Tag des laufenden Jahres liegt (wenn zum Beispiel heute der 26.11.2014 ist, sind dies alle Posten, deren Postendatum zwischen dem 1.1.2014 und dem 26.11.2014 liegt).

Letztes Jahr YTD

• Gefiltert nach Buchungsdatum: Alle Umsatz- und Kostenposten, die zwischen dem ersten Tag des letzten Kalenderjahres und dem heutigen Datum im letzten Jahr gebucht wurden (wenn zum Beispiel heute der 26.11.2014 ist, sind dies alle Posten, die zwischen dem 1.1.2013 und dem 26.11.2013 gebucht wurden).
• Gefiltert nach Postendatum: Alle Umsatz- und Kostenposten, deren Postendatum zwischen dem ersten Tag des letzten Kalenderjahres und dem heutigen Datum im letzten Jahr liegen (wenn zum Beispiel heute der 26.11.2014 ist, sind dies alle Posten, deren Postendatum zwischen dem 1.1.2013 und dem 26.11.2013 liegt).

Die Tabellen auf der Übersichtsseite „Finanzielles“ ermöglichen es Ihnen, gebuchte Umsatz- und Kostenposten entweder nach dem Buchungsdatum oder dem Postendatum zu filtern. Die folgenden Daten sind die Postendaten der unterschiedlichen Postenarten:

• Arbeitsaufwand: Arbeitsdatum
• Projektwarenposten: Kaufdatum
• Ticketwarenposten: Kaufdatum
• Einrichtungsgebühr für Servicevertrag: Startdatum des Vertrags
• Service eines Servicevertrags: Startdatum der Vertragslaufzeit
• Servicepaket eines Servicevertrags: Startdatum der Vertragslaufzeit
• Stundenkontingentkauf: Kaufdatum
• Vorauszahlungskauf: Kaufdatum
• Ratenzahlung: Startdatum des Ratenzahlungszeitraums
• Gesamtkosten der Ratenzahlungen: Gültigkeitsdatum der Ratenzahlung
• Meilenstein: Fälligkeitsdatum für den Meilenstein
• Spesen: Spesendatum

Ausstehende Posten sind all jene Posten, die noch nicht genehmigt und gebucht wurden, mit den folgenden Ausnahmen:

• Services, Servicepakete und Ratenzahlungen gelten als „Ausstehend“, wenn sie noch nicht genehmigt und gebucht wurden UND ihr Postendatum im oder vor dem laufenden Monat liegt (wenn zum Beispiel heute der 26.11.2014 ist, werden alle Posten, deren Postendatum am oder vor dem 30.11.2014 liegt, in den Berechnungen für „Ausstehend“ miteinbezogen).
• Stundenkontingentkäufe und Vorauszahlungskäufe gelten als „Ausstehend“, bis sie als „Bezahlt“ gekennzeichnet werden.
• Ratenzahlungskosten gelten bis zum Gültigkeitsdatum der Ratenzahlung als „Ausstehend“.

Gebuchte Posten sind all jene Posten, die genehmigt und gebucht wurden.

Einige Posten durchlaufen den Genehmigungs- und Buchungsvorgang nicht und werden anhand einer anderen Logik als „Gebucht“ gezählt. Dazu zählen:

• Stundenkontingent-, Vorauszahlungs- und Ticketkäufe: Diese Käufe zählen als gebuchte Umsätze, sobald sie als „Bezahlt“ markiert werden. Dabei wird das Kaufdatum als Buchungsdatum verwendet.
• Ratenzahlungskosten: Ratenzahlungen werden am und nach dem Gültigkeitsdatum der Ratenzahlung als gebuchte Kosten gezählt.

• Gewinn = Umsatz minus Kosten.
• Rentabilität = [(Gewinn/Umsatz) x 100]. Dies wird immer als Prozentzahl dargestellt.

Spesen (Posten aus Spesenberichten von Mitarbeitern), die nicht mit einer Firma verknüpft sind, werden nicht als ein Umsatz- oder Kostenposten gezählt, wenn wir die Rentabilität einer Firma oder eines Projekts berechnen. Spesen werden nie als Umsatz/Kosten bei Verträgen gezählt, selbst wenn die Spesen mit einem Projekt zusammenhängen, das einem Vertrag zugewiesen ist.

• Umsatz = Abrechenbarer Betrag der Spesen, die als Abrechenbar für Firma markiert sind. Der abrechenbare Betrag wird während des Genehmigungs- und Buchungsvorgangs bestimmt. Er entspricht normalerweise dem Belegbetrag, kann jedoch während dem Genehmigungs- und Buchungsvorgang geändert werden.
• Kosten = Belegbetrag für Spesen, die als Abrechenbar für Firma markiert sind.
• Bei ausstehenden Spesen, die als „Abrechenbar für Firma“ markiert sind, gilt: Umsatz = Kosten. Da Sie jedoch den abrechenbaren Betrag unter Verträge > Genehmigen und Buchen > Spesen anpassen können, könnte sich der abrechenbare Betrag und somit der Umsatz ändern, sobald die Spesen gebucht werden. Bei Fällen, in denen der Belegbetrag nicht dem abrechenbaren Betrag entspricht, wird der Belegbetrag als Kostenposten und der abrechenbare Betrags als Umsatzposten gezählt.

Ratenzahlungen sind nicht mit Verträgen oder Projekten verknüpft und werden in den Gewinn- und Rentabilitätstabellen für Verträge und Projekte nicht berücksichtigt. Allerdings werden sie bei der Berechnung der Gesamtrentabilität einer Firma miteinbezogen.

• Ratenzahlungsumsatz ist der abrechenbarer Betrag für Ratenzahlungen.
• Ratenzahlungskosten ist der Betrag, der im Feld für die Gesamtkosten der Ratenzahlung eingegeben wurde. Die Gesamtkosten der Ratenzahlung zählen am Gültigkeitsdatum der Ratenzahlung als gebuchter Kostenposten.

Was zählt als Umsatz?

Autotask PSA ist keine Buchhaltungssoftware und erfasst den tatsächlichen Erhalt von Bargeld oder anderen Zahlungsmitteln nicht.

• Umsatz enthält alle abrechenbaren Beträge (in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt), die gebucht wurden.
  Einige Posten werden als gebucht behandelt, obwohl sie den Vorgang „Genehmigen und Buchen“ nicht durchlaufen. Dies sind:
  
  • Stundenkontingent- und Vorauszahlungskäufe, sobald sie als bezahlt markiert sind, wobei das Kaufdatum als Buchungsdatum verwendet wird
    
  • Der bereits eingegangene Betrag bei Pauschalverträgen (der bei der Vertragserstellung eingegeben wird). Danach wird dies als ein Meilenstein angezeigt, der als erste Vertragszahlung bezeichnet wird).
• Ausstehender Umsatz beinhaltet alle abrechenbaren Beträge, die noch nicht gebucht wurden.
• Arbeitsaufwand, Warenposten und Spesen, die mit Projektierungen verbunden sind, sowie Arbeitsaufwand, der mit internen Projekten verbunden ist, zählen nicht als Umsatz.

Was zählt als Kosten?

Autotask ist keine Buchhaltungssoftware und erfasst die tatsächlichen Aufwendungen nicht.

• Bei Posten, die gebucht werden können, werden die Warenposten am Postendatum als ausstehende Warenposten und am Buchungsdatum als gebuchte Warenposten gezählt. Ausnahmen sind Ratenzahlungsposten, die alle vor dem Gültigkeitsdatum der Ratenzahlung als ausstehend und am oder nach dem Gültigkeitsdatum der Ratenzahlung als gebucht gezählt werden.
• Posten, die Projektierungen zugeordnet sind, werden nicht als Warenposten gezählt.

Unter „Finanzielles“ werden die folgenden Einnahmen- und Kostenposten auf Firmenebene erfasst und sind in den Tabellen „Firmenrentabilität“ und „Rentabilität nach Monat“ enthalten sowie in der Tabelle „Zu buchender Umsatz“ im Executive Dashboard und unter „Gewinndetails nach Firma“ und „Gewinnübersicht nach Firma“ in der LiveReports-Familie „Gewinn“ (Firma, Vertrag, Projekt):

In der folgenden Tabelle werden die Finanzberichte auf Firmenebene (Überblick, Firmenrentabilität und Rentabilität nach Monat) mit den Standarddetailberichten vor und nach der Abrechnung verglichen. Hier werden die Umsatz- und Kostenposten, die im Finanziellen enthalten sind, im Vergleich mit den Standardberichten aufgelistet.

Umsatzposten der Firma	Die Tabellen „Firmenrentabilität“ und „Rentabilität nach Monat“	Details vor der Abrechnung	Details nach der Abrechnung
Arbeitsaufwand für Aufgaben und Tickets: Gesamtpreis für direkt abrechenbaren Arbeitsaufwand
Ticketwarenposten: Abrechenbarer Betrag der Ticketwarenposten, die als „Abrechenbar für Firma“ markiert sind		(es sei denn, das Projekt ist an einen Servicevertrag gebunden)	(es sei denn, das Projekt ist an einen Servicevertrag gebunden)
Projektwarenposten: Abrechenbarer Betrag der Projektwarenposten, die als „Abrechenbar“ markiert sind		(es sei denn, das Projekt ist an einen Servicevertrag gebunden)	(es sei denn, das Projekt ist an einen Servicevertrag gebunden)
Vertragswarenposten: Abrechenbarer Betrag der Projektwarenposten, die als „Abrechenbar“ markiert sind		(es sei denn, das Projekt ist an einen Servicevertrag gebunden)	(es sei denn, das Projekt ist an einen Servicevertrag gebunden)
Pauschalvertrag: Meilensteinbetrag		Nur Meilensteine mit dem Status „Bereit zur Abrechnung“ und „In Bearbeitung“	Nur Meilensteine mit dem Status „Abgerechnet“
Pauschalvertrag: Bereits eingegangener Betrag (dieses Feld ist während der Erstellung eines Pauschalvertrags mit dem Vertragsassistenten verfügbar und erstellt einen bereits gebuchten Meilenstein namens „Erste Vertragszahlung“)
Servicevertrag: Abrechenbarer Betrag für Services
Servicevertrag: Abrechenbarer Betrag für Servicepakete
Servicevertrag: Abrechenbarer Betrag für Einrichtungsgebühr für den Vertrag
Stundenkontingentvertrag: Gesamtpreis für Stundenkontingent bei „Stundenkontingentkäufen“, die als „Bezahlt“ markiert sind
Stundenkontingentvertrag: Gesamtpreis für abrechenbaren zusätzlichen Arbeitsaufwand
Vorauszahlungsvertrag: Anzahl der „Vorauszahlungskäufe“, die als „Bezahlt“ markiert sind
Vorauszahlungsvertrag: Gesamtpreis für abrechenbaren Arbeitsaufwand, der nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt ist (aufgrund eines unzureichenden Vorauszahlungssaldos)
Vorauszahlungsvertrag: Tatsächlich abrechenbarer Betrag der Projektwarenposten, die als „Abrechenbar“ markiert und nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt sind
Vorauszahlungsvertrag: Abrechenbarer Betrag der Ticketwarenposten, die als „Abrechenbar für Firma“ markiert und nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt sind
Ratenzahlungen: Abrechenbarer Betrag für Ratenzahlungen
Spesen: Abrechenbarer Betrag für Spesen, die als „Abrechenbar für Firma“ markiert sind		Es sei denn, das Projekt ist durch einen Servicevertrag abgedeckt	Es sei denn, das Projekt ist durch einen Servicevertrag abgedeckt
Kostenposten der Firma		Details vor der Abrechnung	Details nach der Abrechnung
Arbeitsaufwand: Interne Kosten für Arbeitsaufwand (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Projektwarenposten: Gesamtkosten der Projektwarenposten (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Ticketwarenposten: Gesamtkosten der Ticketwarenposten (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Vertragswarenposten: Gesamtkosten der Vertragswarenposten (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Spesen: Belegbetrag für Spesen, die als „Abrechenbar für Firma“ markiert sind
Ratenzahlungen: Gesamtkosten
Service-/Servicepaketkosten

Verträge sind Hilfsmittel, die festlegen, wie einem Kunden Arbeitsaufwand und Materialien in Rechnung gestellt werden. Sie decken jedoch nicht alle abrechenbaren Posten ab. Ratenzahlungen (abrechenbare Posten für Geräte) und Spesen werden nie als Umsatz über einen Vertrag erfasst.

Die folgenden Umsatz- und Kostenposten sind in den Tabellen „Gewinn nach Vertrag“ und „Rentabilität nach Vertrag“ enthalten sowie in der Tabelle „Umsatz nach Vertragstyp“ auf dem Executive Dashboard, in „Gewinndetails nach Vertrag“ und der „Gewinnübersicht nach Vertrag“ in der LiveReports-Familie „Gewinn“ (Firma, Vertrag, Projekt):

Vertragsumsatzposten	Kein Vertrag	Individualverträge	Pauschalverträge	Serviceverträge	Stundenkontingentverträge	Vorauszahlungsverträge
Arbeitsaufwand für Aufgaben und Tickets: Gesamtpreis für direkt abrechenbaren Arbeitsaufwand
Ticketwarenposten: Abrechenbarer Betrag der Ticketwarenposten, die als „Abrechenbar für Firma“ markiert sind
Projektwarenposten: Abrechenbarer Betrag der Projektwarenposten, die als „Abrechenbar“ markiert sind
Vertragswarenposten: Abrechenbarer Betrag der Ticketwarenposten, die als „Abrechenbar für Firma“ markiert sind
Pauschalvertrag: Meilensteinbetrag (€)
Pauschalvertrag: Bereits eingegangener Betrag (dieses Feld ist während der Erstellung eines Pauschalvertrags mit dem Vertragsassistenten verfügbar und erstellt einen bereits gebuchten Meilenstein namens „Erste Vertragszahlung“)
Servicevertrag: Abrechenbarer Betrag für Serviceleistungen, Servicepakete und Einrichtungsgebühr für Vertrag
Stundenkontingentvertrag: Gesamtpreis für Stundenkontingent bei „Stundenkontingentkäufen“, die als „Bezahlt“ markiert sind
Stundenkontingentvertrag: Gesamtpreis für abrechenbaren zusätzlichen Arbeitsaufwand
Vorauszahlungsvertrag: Anzahl der „Vorauszahlungskäufe“, die als „Bezahlt“ markiert sind
Vorauszahlungsvertrag: Gesamtpreis für abrechenbaren Arbeitsaufwand, der nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt ist (aufgrund eines unzureichenden Vorauszahlungssaldos)
Vorauszahlungsvertrag: Tatsächlich abrechenbarer Betrag der Projektwarenposten, die als „Abrechenbar“ markiert und nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt sind
Abrechenbarer Betrag der Ticketwarenposten, die als „Abrechenbar für Firma“ markiert und nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt sind
Vertragswarenposten	Kein Vertrag	Individualvertrag	Pauschalverträge	Serviceverträge	Stundenkontingentverträge	Vorauszahlungsverträge
Arbeitsaufwand: Interne Kosten für Arbeitsaufwand (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Projektwarenposten: Unsere Kosten der Projektwarenposten (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Vertragswarenposten: Gesamtkosten der Vertragswarenposten (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Ticketwarenposten: Gesamtkosten der Ticketwarenposten (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Service-/Servicepaketkosten

Da Sie einen Abrechnungsvertrag für mehrere Projekte und/oder Tickets verwenden können, wird nur Umsatz, der einem bestimmten Projekt zugerechnet werden kann, als Projektumsatz gewertet. Dieser Projektumsatz umfasst abrechenbaren und zusätzlichen Arbeitsaufwand sowie an eine Projektphase gebundene Meilensteine. Der Umsatz, der nicht einem bestimmten Projekt zugerechnet werden kann, wird auf Vertragsebene berichtet.

Beispiel: Ein Stundenkontingentvertrag wird auf zwei verschiedene Projekte angewandt und der Arbeitsaufwand, der über Aufgaben aus beiden Projekten erfasst wird, nutzt die Stunden aus dem Stundenkontingent. Der Umsatzposten, in diesem Fall der Stundenkontingentkauf, kann keinem der beiden Projekte zugerechnet werden. Er ist nur mit dem Vertrag verbunden.

Weitere Informationen finden Sie in den Tabellen Gewinn nach Vertrag und Rentabilität nach Vertrag.

Unter „Finanzielles“ werden die folgenden Umsatz- und Kostenposten auf Projektebene erfasst und sind in den Tabellen „Gewinn nach Projekt“ und „Rentabilität nach Projekt“ sowie in den „Gewinndetails nach Projekt“ und der „Gewinnübersicht nach Projekt“ in der LiveReports-Familie „Gewinn“ (Firma, Vertrag, Projekt) enthalten:

Projektumsatzposten	Kein Vertrag	Individualverträge	Pauschalverträge	Serviceverträge	Stundenkontingentverträge	Vorauszahlungsverträge
Arbeitsaufwand für Aufgaben: Gesamtpreis des direkt abrechenbaren Arbeitsaufwands
Projektwarenposten: Tatsächlich abrechenbarer Betrag der Projektwarenposten, die als „Abrechenbar“ markiert sind
Pauschalvertrag: Betrag (€) der an eine Phase gebundenen Meilensteine
Stundenkontingentvertrag: Gesamtpreis für abrechenbaren zusätzlichen Arbeitsaufwand
Vorauszahlungsvertrag: Anzahl der „Vorauszahlungskäufe“, die als „Bezahlt“ markiert sind
Vorauszahlungsvertrag: Gesamtpreis für abrechenbaren Arbeitsaufwand, der nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt ist (aufgrund eines unzureichenden Vorauszahlungssaldos)
Vorauszahlungsvertrag: Tatsächlich abrechenbarer Betrag der Projektwarenposten, die als „Abrechenbar“ markiert und nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt sind
Spesen: Abrechenbarer Betrag der Spesen, die mit einem Projekt verbunden sind
Projektwarenposten	Kein Vertrag	Individualvertrag	Pauschalverträge	Serviceverträge	Stundenkontingentverträge	Vorauszahlungsverträge
Arbeitsaufwand: Interne Kosten für Arbeitsaufwand (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Projektwarenposten: Unsere Kosten der Projektwarenposten (abrechenbar und nicht abrechenbar)
Spesen: Belegbetrag der Spesen, die mit einem Projekt verbunden sind

Der Bericht „Finanzielles des Projekts“ behandelt interne Projekte und Projektierungsprojekte genau wie Kundenprojekte, obwohl diese keinerlei Umsatz generieren.

Der Bericht „Finanzielles des Projekts“ enthält keine Daten aus Projekten, die an einen Servicevertrag gebunden sind. Die Tabellen unter „Finanzielles“ hingegen enthalten Daten aus Projekten, die an Serviceverträge gebunden sind.

Projektumsatzposten	Kein Vertrag	Individualverträge	Pauschalverträge	Serviceverträge	Stundenkontingentverträge	Vorauszahlungsverträge	Bericht „Finanzielles des Projekts“
Arbeitsaufwand für Aufgaben: Gesamtpreis des direkt abrechenbaren Arbeitsaufwands							(ausgenommen Serviceverträge)
Projektwarenposten: Tatsächlich abrechenbarer Betrag der Projektwarenposten, die als „Abrechenbar“ markiert sind							(ausgenommen Serviceverträge)
Pauschalvertrag: Betrag (€) der an eine Phase gebundenen Meilensteine							(ausgenommen Serviceverträge)
Stundenkontingentvertrag: Gesamtpreis für abrechenbaren zusätzlichen Arbeitsaufwand							(ausgenommen Serviceverträge)
Vorauszahlungsvertrag: Anzahl der „Vorauszahlungskäufe“, die als „Bezahlt“ markiert sind							(ausgenommen Serviceverträge)
Vorauszahlungsvertrag: Gesamtpreis für abrechenbaren Arbeitsaufwand, der nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt ist (aufgrund eines unzureichenden Vorauszahlungssaldos)							(ausgenommen Serviceverträge)
Vorauszahlungsvertrag: Tatsächlich abrechenbarer Betrag der Projektwarenposten, die als „Abrechenbar“ markiert und nicht durch einen Vorauszahlungskauf abgedeckt sind							(ausgenommen Serviceverträge)
Spesen: Abrechenbarer Betrag der Spesen, die mit einem Projekt verbunden sind							(ausgenommen Serviceverträge)
Projektwarenposten	Kein Vertrag	Individualvertrag	Pauschalverträge	Serviceverträge	Stundenkontingentverträge	Vorauszahlungsverträge	Bericht „Finanzielles des Projekts“
Arbeitsaufwand: Interne Kosten für Arbeitsaufwand (abrechenbar und nicht abrechenbar)							(ausgenommen Serviceverträge)
Projektwarenposten: Unsere Kosten der Projektwarenposten (abrechenbar und nicht abrechenbar)							(ausgenommen Serviceverträge)
Spesen: Belegbetrag der Spesen, die mit einem Projekt verbunden sind							(ausgenommen Serviceverträge)