Die Organisationsstruktur einrichten

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Die Organisationsstruktur ist standardmäßig deaktiviert. Wenn sie aktiviert wird, kann dies besonders im Bereich Sicherheit zu wesentlichen Änderungen bei Autotask führen. Daher wird empfohlen, dass Sie sich zuerst mit den Anwendungsfällen vertraut machen, die von der Organisationsstruktur unterstützt werden. Siehe Abrechnung und Geschäftssparten und Datensegmentierung.

Um die Organisationsstruktur zu aktivieren und Felder und Steuerungselemente für Geschäftssparten in Autotask anzuzeigen, markieren Sie das Kontrollkästchen Organisationsstruktur aktivieren.

Wenn Sie die Organisationsstruktur deaktivieren möchten, müssen Sie zuerst die Verbindungen aller Benutzer mit allen Geschäftssparten aufheben. Wenn auch nur ein Benutzer mit einer Geschäftssparte verbunden ist, ist das Kontrollkästchen deaktiviert.

HINWEIS  Sie können alle Einstellungen auf dieser Seite konfigurieren, bevor Sie dieses Kontrollkästchen markieren.

Nun können Sie Ihre Bereiche und Geschäftssparten hinzufügen.

BEISPIEL  OPTIMALE VORGEHENSWEISE: Fügen Sie zuerst alle Ihre Bereiche hinzu und dann alle Ihre Geschäftssparten. Bearbeiten Sie dann jeden Bereich und verbinden Sie ihn mit allen zutreffenden Geschäftssparten. Bearbeiten Sie zuletzt alle Geschäftssparten und stellen Sie sicher, dass sie mit allen entsprechenden Bereichen kombiniert werden.

1. Klicken Sie im Abschnitt „1. Ebene“ oder „2. Ebene“ auf Neu. Das Dialogfenster Neuer Bereich oder Neue Geschäftssparte wird geöffnet.

Um eine Zeile im Raster zu bearbeiten, fahren Sie mit der Maus über das Kontextmenü und wählen Sie Bearbeiten aus.

2. Füllen Sie die folgenden Felder aus oder ändern Sie sie.

Name	Beschreibung
Name	Geben Sie einen Namen für den Bereich oder die Geschäftssparte ein. Namen für Bereiche sind auf 50 Zeichen und für Geschäftssparten auf 75 Zeichen begrenzt.
Beschreibung	Geben Sie eine Beschreibung mit bis zu 400 Zeichen ein.
Aktiv	Per Standardeinstellung aktiviert. Sie können bis zu 25 aktive Bereiche und 100 aktive Geschäftssparten haben. Wenn Sie das Limit für Bereiche oder Geschäftssparten erreicht haben, ist das Kontrollkästchen „Aktiv“ nicht markiert und deaktiviert. Sie müssen zuerst einen anderen Eintrag deaktivieren.
Bereichszuweisung oder Geschäftsspartenzuweisung	Geben Sie an, welche Bereiche und Geschäftssparten miteinander verbunden werden. Das Feld „Nicht verbunden“ enthält alle aktiven Geschäftssparten oder Bereiche, die gegenwärtig nicht mit dieser Ebene verbunden sind. Das Feld „Verbunden“ enthält alle aktiven Bereiche oder Geschäftssparten, die gegenwärtig mit dieser Ebene verbunden sind. Geschäftssparten oder Bereiche, die zu einer inaktiven Kombination von „Bereich > Geschäftssparte“ gehören, werden im Feld „Verbunden“ angezeigt, jedoch steht „[inaktive Kombination]“ hinter ihrem Namen.

3. Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Kombination wird zur Liste der Organisationsstrukturen hinzugefügt.

Die Tabellen in allen drei Abschnitten zeigen ein Kontextmenü, das Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Organisationsstruktur hilft.

Option	Beschreibung
Bereiche
Deaktivieren	Durch Deaktivieren des Bereichs werden ebenfalls alle Kombinationen dieses Bereichs mit Geschäftssparten deaktiviert.
Aktivieren	Durch Aktivieren des Bereichs werden Kombinationen dieses Bereichs mit Geschäftssparten nicht automatisch aktiviert; sie erfordern eine manuelle Aktivierung. WICHTIG  Kombinationen bleiben inaktiv, da sie eventuell manuell deaktiviert wurden (unabhängig von der Deaktivierung des Bereichs). Die Option Aktivieren wird deaktiviert, wenn bereits 25 aktive Abteilungen vorhanden sind.
Löschen	Wenn Kombinationen mit diesem Bereich verbunden sind, ist die Option „Löschen“ deaktiviert.
Geschäftssparten
Deaktivieren	Durch Deaktivieren der Geschäftssparte werden ebenfalls alle Kombinationen dieser Geschäftssparte mit Bereichen deaktiviert.
Aktivieren	Durch Aktivieren der Geschäftssparte werden automatisch alle Kombinationen dieser Geschäftssparte mit Bereichen aktiviert. Die Option Aktivieren wird deaktiviert, wenn bereits 100 aktive Geschäftsbereiche vorhanden sind.
Löschen	Wenn Kombinationen mit dieser Geschäftssparte verbunden sind, ist die Option „Löschen“ deaktiviert.
Organisationsstruktur
Bearbeiten	Wenn Sie „Bearbeiten“ für eine Geschäftsspartenzeile auswählen, wird ein Popup-Fenster geöffnet. Sie können das Kontrollkästchen „Aktiv“ markieren oder dessen Markierung aufheben. Auch können Sie Mitarbeiter mit einer Geschäftssparte verbinden. Siehe Geschäftssparten und Datenzugriff von Mitarbeitern und Benutzer auf der Seite „Organisationsstruktur“ zu einer Geschäftssparte hinzufügen.
Deaktivieren	ZEILEN FÜR BEREICHE: Der Bereich und seine untergeordneten Geschäftsspartenkombinationen werden deaktiviert. Kombinationen von untergeordneten Geschäftssparten mit anderen Bereichen werden nicht deaktiviert. ZEILEN FÜR GESCHÄFTSSPARTEN: Geschäftsspartenkombinationen können uneingeschränkt deaktiviert werden.
Aktivieren	ZEILEN FÜR BEREICHE: Wenn das Limit von 25 aktiven Bereichen noch nicht erreicht wurde, wird der Bereich auf aktiv gesetzt. Die untergeordneten Geschäftsspartenkombinationen für den Bereich werden jedoch nicht automatisch aktiviert. ZEILEN FÜR GESCHÄFTSSPARTEN: Geschäftsspartenkombinationen können uneingeschränkt aktiviert werden.
Löschen	ZEILEN FÜR BEREICHE: Wenn Kombinationen mit diesem Bereich verbunden sind, ist die Option „Löschen“ deaktiviert. ZEILEN FÜR GESCHÄFTSSPARTEN: Zeilen für Geschäftssparten können nicht gelöscht werden, wenn gebuchte Rechnungspositionen, Verträge, Tickets, Projekte, Ratenzahlungen, Spesenberichte oder Workflow-Regeln mit der Kombination verbunden sind. Sie können die Kombination entweder deaktivieren oder alle Verbindungen von Objekten hierzu entfernen und sie dann löschen.