Zugriffsrechte verwalten

SICHERHEIT  Zugriffsrechte mit Admin-Berechtigung zum Konfigurieren von Mitarbeitern/Benutzern (HR). Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

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Was sind Zugriffsrechte?

Jedem internen Mitarbeiter und mitverwaltenden Benutzer wird ein Zugriffsrecht in Autotask zugewiesen, das deren Zugriff auf Funktionen und Daten in Ihrer Autotask-Instanz kontrolliert, einschließlich das Hauptmenü Autotask-Menü von Autotask, das Menü Meine sowie Menüs bei Aufgaben und Tickets. Die Objektberechtigungen bei Zugriffsrechten steuern außerdem den Datenzugriff in Dashboard-Widgets.

WICHTIG  Zugriffsrechte, die mitverwaltenden Benutzern zugewiesen sind, sollten gesondert berücksichtigt werden. Siehe Mitverwaltete Zugriffsrechte.

Welche Zugriffsrechte werden mit Autotask bereitgestellt?

Autotask beinhaltet eine Reihe von Systemzugriffsrechten, die für spezielle Rollen in MSP-Firmen gedacht sind. Zu Beginn können Sie diese einfach den Benutzern zuweisen, die Sie einrichten.

Weitere Informationen finden Sie unter Systemzugriffsrechte.

Sie können die meisten Systemzugriffsrechte deaktivieren oder kopieren, jedoch können Sie sie nicht bearbeiten oder löschen. Sie können Systemzugriffsrechte Benutzern unverändert zuweisen, als optimale Vorgehensweise wird jedoch empfohlen, sie als Vorlagen für Ihre eigenen benutzerdefinierten Zugriffsrechte zu nutzen.

Mehr erfahren Sie in Abschnitt Empfehlungen für die optimale Vorgehensweise dieses Beitrags.

Benötigen Sie zusätzliche Zugriffsrechte?

Wahrscheinlich.

Sobald Sie sich besser mit Autotask auskennen und wissen, wie es von Ihrer Firma verwendet wird, sollten Sie eine Sicherheitsprüfung vornehmen. Falls die Systemzugriffsrechte nicht für Ihre Firma geeignet sind oder Sie zusätzliche benötigen, kopieren Sie das am ehesten entsprechende Zugriffsrecht und fügen Sie Zugriff auf spezielle Funktionen hinzu bzw. entfernen Sie ihn. Sie könnten zum Beispiel eine Manager-Version eines Zugriffsrechts erstellen, indem Sie Adminzugriff auf bestimmte Funktionen aktivieren. Siehe Sicherheitseinstellungen für Admin.

Informationen zum Bearbeiten bestehender oder Erstellen zusätzlicher Zugriffsrechte finden Sie unter Ein benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen oder bearbeiten.

Empfehlungen für die optimale Vorgehensweise

BEISPIEL  Kopieren Sie das Zugriffsrecht „Service Desk-Benutzer (System)“ und nennen Sie es „Techniker - Außendienst“.

Damit wird das Zuweisen von Zugriffsrechten bei der Einstellung neuer Mitarbeiter einfacher.

Um zu verhindern, dass Sie Systemzugriffsrechte oder alte benutzerdefinierte Zugriffsrechte verwenden, sollten Sie diese deaktivieren. Deaktivierte Zugriffsrechte können weiterhin kopiert werden, jedoch können sie keinem Benutzer zugewiesen werden.

Das Zugriffsrecht „Vollzugriff“ ist als Backup Ihres Systemadministrator-Zugriffsrechts gedacht. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie es nicht Mitarbeitern zuweisen.

Vollzugriff bietet Zugriff auf alle grundlegenden Optionen des Systemadministrator-Zugriffsrechts. Es bietet jedoch nicht automatisch Zugriff auf alle optionalen Funktionen, zum Beispiel das Kundenportal.

Die Systemzugriffsrechte werden aktualisiert, um neue Funktionen und Konfigurationsoptionen zu beinhalten, jedoch bleiben Ihre benutzerdefinierten Sicherheitseinstellungen unverändert. Gehen Sie bei jeder neuen Version die Versionshinweise durch und bearbeiten Sie Ihre benutzerdefinierten Zugriffsrechte so, dass neue Funktionen beinhaltet werden.

So können Sie ...

Zugriffsrechte werden über das Rechtsklickmenü auf der Seite „Zugriffsrechte“ verwaltet. Um die Seite zu öffnen, nutzen Sie den/die Pfad(e) im vorstehenden Abschnitt Sicherheit und Navigation.

Menüoption Beschreibung
Bearbeiten Sie können benutzerdefinierte Zugriffsrechte bearbeiten, jedoch keine Systemzugriffsrechte. Siehe Ein benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen oder bearbeiten.
Deaktivieren / Aktivieren Mit Ausnahme des Zugriffsrechts „API-Benutzer (System)“ können alle anderen System- und benutzerdefinierten Zugriffsrechte deaktiviert werden, um eine zukünftige Verwendung zu vermeiden. Bei deaktivierten Zugriffsrechten wird stattdessen die Option „Zugriffsrecht aktivieren“ angezeigt.

Kopieren

Alle Zugriffsrechte mit Ausnahme von „Zeit und Anwesenheit (System)“, „Dashboard-Benutzer (System)“ und „Freier Mitarbeiter (System)“ können kopiert werden. Da alle Zugriffsrechte auf Grundlage eines vorhandenen Zugriffsrechts erstellt werden müssen, müssen Sie die Option „Kopieren“ verwenden, um ein neues Zugriffsrecht zu erstellen. Siehe Ein benutzerdefiniertes Zugriffsrecht erstellen oder bearbeiten.
Löschen Systemzugriffsrechte können nicht gelöscht werden. Benutzerdefinierte Zugriffsrechte können gelöscht werden, sofern sie keinem Benutzer zugewiesen sind.

Details zu den Optionen im Listenmenü finden Sie unter Listen und Tabellen verwalten.